Controles de Sistemas y Organizaciones (SOC): Tipos de informes, auditorías e impacto en SaaS

TL; DR El cumplimiento de la normativa SOC, especialmente la SOC 2, es ahora fundamental para que las empresas de SaaS cierren acuerdos, generen confianza y consigan financiación. La SOC 1 abarca sistemas financieros como la nómina. SOC 2 protege los datos de los clientes según cinco criterios. SOC 3 es un resumen compartible de SOC 2. El tipo I verifica los controles en un único punto. El tipo II los revisa a lo largo del tiempo. SOC 2 mejora los ciclos de ventas, pero requiere una clara responsabilidad y procesos estructurados.

Un informe reciente de Gartner Un estudio reveló que el 60% de las empresas ahora evalúan el riesgo de ciberseguridad antes de firmar un contrato con un proveedor. 

Para las startups de SaaS, eso lo cambia todo. Especialmente cuando casi el 70% de los capitalistas de riesgo Prefiero respaldar a las empresas que ya cuentan con la certificación SOC 2. Esto significa que la seguridad y el cumplimiento ya no son meros requisitos, sino condiciones indispensables.

cumplimiento de SOC, especialmente SOC 2Se ha convertido discretamente en el referente de confianza a la hora de cerrar acuerdos, captar capital o vender participaciones en la empresa.

A continuación, analizaremos en detalle qué son los Controles de Sistemas y Organización (SOC, por sus siglas en inglés), por qué se crearon, los desafíos de su implementación, los beneficios del marco y mucho más.

¿Qué es el marco de Controles de Sistemas y Organizaciones (SOC)?

SOC son las siglas de Controles de Sistemas y Organizaciones, y define un marco para evaluar la forma en que las empresas gestionan y protegen sus datos, especialmente cuando manejan información para otras empresas.

Para las empresas de servicios, como las plataformas SaaS, los procesadores de pagos o las herramientas en la nube, el SOC proporciona un medio para demostrar que los procesos están estructurados, implementados sistemáticamente y son seguros.

AICPA y el origen de SOC

Los marcos SOC fueron creados por el Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA). Este organismo es responsable de definir los estándares de certificación que utilizan los auditores para evaluar de forma independiente cómo las empresas gestionan los controles, el riesgo y la confiabilidad.

Pero las empresas trasladaron infraestructuras y operaciones críticas a proveedores externos. Todo, desde el almacenamiento en la nube hasta los datos de los clientes y la nómina. Esto generó la necesidad de una garantía independiente y verificable.

Los informes SOC surgieron de este trabajo como una forma formal de evaluar y demostrar que los sistemas internos funcionan de manera segura y confiable.

Los auditores siguen un proceso riguroso y estandarizado a través de SOC 2 para evaluar cómo se construyen los sistemas, cómo se gestionan los riesgos y si los controles implementados son adecuados. De esta manera, los clientes, socios y reguladores obtienen una forma confiable de verificar cómo una empresa gestiona el acceso, supervisa los riesgos, responde a los incidentes y mantiene la integridad del sistema.

Descripción general de SOC 1, SOC 2, SOC 3

Existen tres tipos de informes SOC. Cada uno tiene una finalidad diferente, dependiendo del tipo de datos que maneja una empresa y de las personas que necesitan consultar el informe.

SOC 1: Informes financieros 

La certificación SOC 1 es importante cuando su servicio tiene un impacto directo en los informes financieros de un cliente. Esto es común en el caso de proveedores de nóminas, sistemas de facturación o administradores de fondos.

Qué cubre: Controles internos relacionados con los estados financieros
Para quién es: Equipos financieros, auditores externos

SOC 2: Controles de seguridad y privacidad de los datos

SOC 2 es el estándar de oro para las empresas SaaS. Se centra en cómo se gestionan los datos de los clientes según cinco criterios de servicios de confianza: seguridad, disponibilidad, integridad del procesamiento, confidencialidad y privacidad.

Lo que cubre: Controles relacionados con la seguridad, la privacidad y la disponibilidad de los datos.
¿Para quién es?Clientes, socios y equipos de seguridad

SOC 3: Resumen público de SOC 2

SOC 3 es una versión simplificada y compartible de SOC 2 que las empresas publican para demostrar el cumplimiento sin revelar detalles confidenciales de los controles.

Qué cubre: Resumen de alto nivel de los hallazgos de SOC 2
Para quién es: Público general, clientes potenciales

Cada uno de estos informes se presenta en dos tipos:

SOC Tipo I

Esta versión evalúa si los controles necesarios están implementados y diseñados correctamente a una fecha específica. Analiza cómo están diseñados los controles en un momento determinado.

El auditor revisa la documentación, las políticas de acceso, las listas de verificación de incorporación y otros elementos para confirmar que los sistemas están estructurados y que existen políticas.

Confirma el diseño, no el funcionamiento.

Caso de uso: Las startups o los equipos en fase inicial utilizan los informes de tipo I para demostrar sus intenciones. Esto proporciona a los clientes potenciales y socios una visión formal de cómo la empresa aborda la seguridad, incluso si esos controles aún no se han puesto a prueba con el tiempo.

SOC Tipo II

Esta versión analiza la eficacia de dichos controles durante un período definido, generalmente de 3 a 12 meses. El auditor verifica si las mismas políticas se mantuvieron vigentes a lo largo del tiempo, si las alertas se activaron cuando se esperaba y si los empleados siguieron la lista de verificación de desvinculación en cada ocasión.

Un informe de tipo II demuestra que existían controles más allá de las políticas basadas en papel y que estos funcionaron repetidamente.

Caso de uso: La mayoría de los compradores empresariales solicitan la certificación SOC 2 Tipo II. Esta certificación indica madurez operativa, demuestra que los equipos aplican las políticas de manera confiable y que se puede confiar en esos controles en el día a día de la actividad empresarial.

Nota: El SOC 3 solo se emite como Tipo II. No existe una versión Tipo I para el SOC 3.

¿Por qué es tan importante el cumplimiento de la normativa SOC 2 para las empresas de SaaS?

El cumplimiento de la norma SOC 2 es un marco relevante para las empresas de SaaS. Evalúa la eficacia con la que su producto, infraestructura y procesos internos protegen los datos de los clientes.

A continuación, mostraremos cómo se manifiesta SOC 2 con mayor claridad en un contexto SaaS:

1. Confianza del cliente medible

Los compradores empresariales necesitan algo más que garantías verbales. Cumplir con la norma SOC 2 demuestra que los sistemas cumplen con los estándares aceptados para la protección de datos.

2. Ciclos de adquisición más rápidos

Sin un informe SOC 2, muchos acuerdos se estancan en la etapa de revisión de seguridad. Con él, la debida diligencia en materia de adquisiciones y TI avanza más rápido porque hay menos incertidumbre.

3. Manejo de datos auditables

La auditoría SOC incluye una revisión completa de cómo funcionan los permisos de acceso a los datos y qué métodos se utilizan para supervisar los registros. Impulsa a los equipos a operar con coherencia y documentación.

¿Cuáles son los criterios de los servicios de confianza?

Los Criterios de Servicios de Confianza (TSC , por sus siglas en inglés ) definen los cinco pilares fundamentales que los auditores utilizan para evaluar si sus sistemas están diseñados y operados para salvaguardar los datos de los clientes. Cada criterio se corresponde con un aspecto específico de la integridad operativa, la seguridad y la privacidad, y es esencial para los marcos SOC.

A continuación se muestra un desglose de cada uno:

1. Seguridad (Obligatorio)

La seguridad es la base de TSC. Este pilar evalúa la eficacia con la que sus sistemas previenen el acceso no autorizado, tanto digital como físico.

Los auditores buscan:

• Cortafuegos y detección de intrusiones
• Controles de acceso basados ​​en roles (RBAC)
• Políticas de autenticación multifactor y autenticación
• Escaneos de vulnerabilidades y pruebas de penetración
• Registro y alerta de incidentes de seguridad
  

2. Disponibilidad

El criterio de disponibilidad evalúa si sus sistemas pueden mantener el funcionamiento bajo presión.

Los auditores buscan:

• Acuerdos de nivel de servicio (SLA) documentados e informes de disponibilidad.
• Mecanismos de redundancia y conmutación por error
• Planes de recuperación ante desastres y respuesta ante incidentes
• Monitorización y alertas del estado del sistema
  

3. Integridad del procesamiento

La integridad del procesamiento se centra en la exactitud, la exhaustividad y la puntualidad de los datos. Se trata de garantizar que los datos se procesen según lo previsto.

Los auditores buscan:

• Validación de entrada y manejo de errores
• Mecanismos de conciliación y reversión de datos
• Registros de auditoría y comprobaciones de integridad de procesos
• Alertas por anomalías o corrupción de datos
  

4. Confidencialidad

La confidencialidad aborda cómo se protege la información confidencial de las empresas y los clientes a lo largo de su ciclo de vida, desde su almacenamiento hasta su transferencia.

Los auditores buscan:

• Políticas de clasificación de datos
• Cifrado en tránsito y en reposo
• Restricciones de acceso a datos confidenciales
• Procedimientos seguros para la eliminación de datos
  

5. Privacidad

El consentimiento, la transparencia y el control son fundamentales al tratar datos personales. El criterio de privacidad abarca cómo se gestionan los derechos de privacidad del usuario.

Los auditores buscan:

• Recopilación de consentimientos y gestión de preferencias
• Políticas de minimización y retención de datos
• Flujos de trabajo para la gestión de solicitudes de acceso a datos personales (DSAR, por sus siglas en inglés)
• Trazabilidad de los datos personales entre sistemas

¿Quién necesita cumplir con la normativa SOC?

El cumplimiento de la normativa SOC está diseñado para empresas que operan entre bastidores gestionando infraestructuras, datos o servicios en nombre de otras compañías.

Aquí encontrará más información sobre quiénes entran en esa categoría y por qué:

1. Empresas SaaS

Las empresas de software como servicio (SaaS) almacenan o procesan datos de clientes (como archivos, cuentas de usuario, registros de transacciones o información personal). Se exigirá la certificación SOC 2 al vender a empresas medianas o grandes.

2. Proveedores de servicios/infraestructura en la nube

Si los clientes desarrollan, implementan o ejecutan sus aplicaciones en su plataforma, su servicio pasa a formar parte de su proceso de entrega. En este caso, la certificación SOC 2 demuestra que sus sistemas están protegidos, supervisados ​​y son resilientes.

3. Proveedores de tecnología para nóminas y recursos humanos

Los proveedores de nóminas y recursos humanos manejan datos financieros, salariales y fiscales de los empleados. Por ello, los clientes exigen la certificación SOC 1 para asegurarse de que sus controles respaldan la exactitud de los informes financieros.

4. Plataformas FinTech

Las empresas que trabajan estrechamente con procesadores de pagos, plataformas de préstamos y monederos digitales manejan grandes cantidades de datos personales y financieros confidenciales. La certificación SOC 2 es necesaria para generar confianza y superar las auditorías de seguridad.

¿Cómo se realizan las auditorías SOC?

Las auditorías SOC son certificaciones estándar respaldadas por amplia evidencia. Los auditores revisan los controles internos que operan en toda la infraestructura tecnológica, las aplicaciones, los equipos y los procesos de una empresa.

Las acciones clave incluyen la inspección de registros, la prueba de las rutas de acceso, la verificación de los registros de corrección y la validación de la disciplina operativa en todos los departamentos.

El objetivo es verificar que estén en funcionamiento, que sean rastreables y que se puedan repetir.

Por eso, el proceso de auditoría SOC se desarrolla en fases, donde cada etapa examina un aspecto diferente de cómo la infraestructura, la documentación y las personas cumplen con los Criterios de Servicios de Confianza.

Aquí no hay lugar para las conjeturas. Las auditorías siguen un proceso bien definido. Así es como funciona:

Paso 1: Definición del alcance

El alcance de la auditoría se define antes de que comiencen las pruebas, estableciendo límites sobre lo que se incluye en las pruebas de control. Esto abarca la infraestructura, los subprocesadores, las unidades de negocio, los productos e incluso entornos específicos (producción frente a preproducción).

Por lo general, los auditores se centrarán en las siguientes áreas:

• Descripción del sistema (según las normas de la AICPA)
• La forma en que fluyen los datos entre los servicios
• ¿Qué controles son aplicables y dónde (además, cuáles no)?
• ¿Con qué marcos de trabajo se solapa el alcance (por ejemplo, ISO 27001, PCI-DSS)?

Paso 2: Evaluación de preparación

A continuación, el auditor (o el socio de cumplimiento) revisa el entorno de control actual e identifica todo aquello que no esté preparado para la auditoría.

Comienza con una revisión exhaustiva para detectar políticas faltantes. Pero va más allá, buscando la discrepancia entre lo escrito y lo que realmente se implementa. Ahí es donde surgen las señales de alerta, como controles que solo existen en el papel o aquellos con responsabilidades poco claras y sin rendición de cuentas.

Paso 3: Diseño y documentación del control

Una vez identificadas las deficiencias, la organización contará con equipos específicos encargados de desarrollar o reelaborar los controles faltantes. Estos esfuerzos se centran en crear mecanismos que rijan el funcionamiento de la organización, ya que en esta etapa los auditores esperan observar lo siguiente:

• Controles de acceso que especifican quién accede a qué sistema, cómo se otorgan las autorizaciones y cuándo se revoca el acceso.
• Implementación de políticas de contraseñas y MFA que coincidan con las que se aplican en todas las herramientas.
• Los procedimientos de incorporación y desvinculación están vinculados a flujos de trabajo reales en los sistemas de información de recursos humanos (HRIS) y de TI.
• Planes de recuperación ante desastres (DRP) con objetivos de tiempo de recuperación (RTO) documentados, roles y registros de respuesta probados.
• Políticas de cifrado que aclaran qué se cifra en reposo, en tránsito y dónde se gestionan las claves.
• Flujos de trabajo de riesgo de proveedores que muestran cómo se evalúa, califica y revisa a los terceros.

Paso 4: Recopilación de evidencia

Este paso implica verificar las medidas adoptadas para implementar cada control definido en el alcance, incluidas las revisiones de acceso, las políticas de copia de seguridad, la respuesta a incidentes, el cifrado de datos y otros controles relevantes.

Esto implica revisar las pruebas recopiladas, como registros de auditoría, capturas de pantalla, registros de acceso al sistema, tickets de cambio, políticas firmadas, comprobantes de capacitación, alertas, etc.

Cada control exige evidencia específica. A menos que esto esté automatizado, los equipos se ven abrumados con capturas de pantalla e intercambios de mensajes. Ahí es donde entran en juego herramientas como Sprinto Resulta muy útil. Puede mapear continuamente el entorno digital de la empresa con los controles y extraer automáticamente la información de los sistemas de origen sin necesidad de intervención manual.

Por ejemplo, cuando los auditores verifican el cifrado , revisan capturas de pantalla o exportan registros de la base de datos o solución de almacenamiento que demuestran que los datos están cifrados tanto en reposo como en tránsito. Del mismo modo, las revisiones de acceso deben demostrarse presentando registros de aprobación, registros de cambios e informes de auditoría del sistema IAM o HR.

Paso 5: Trabajo de campo de auditoría

Los auditores comprueban si cada control cumple con lo que promete y lo verifican en términos comprobables.
Analizan registros, tickets, aprobaciones e informes del sistema para verificar que las políticas se apliquen de manera rigurosa. Si un control exige revisiones de acceso trimestrales, los auditores esperan registros con marca de tiempo, nombres de los revisores y las acciones resultantes.

También cotejan la documentación con el comportamiento real del sistema, entrevistan a las partes interesadas pertinentes para mayor claridad e identifican cualquier discrepancia o registro faltante.

Paso 6: Redacción y entrega del informe

Una vez finalizadas las pruebas, el auditor comienza a redactar el informe de cumplimiento SOC, en el que se detalla si la empresa cumplió con los criterios requeridos en el alcance acordado durante el período de auditoría.

El informe incluye:

• Descripción del sistema por parte de la dirección
• Los criterios de confianza contemplados (por ejemplo, seguridad, disponibilidad, etc.)
• Diseño e implementación de controles (para el Tipo I)
• Controlar el rendimiento a lo largo del tiempo (para el tipo II)
• Opinión del auditor sobre si los controles funcionaban eficazmente.
• Cualquier excepción, deficiencia o hallazgo observado durante las pruebas

Este informe finalizado puede ser SOC 1, SOC 2 Tipo I o SOC 2 Tipo II, según los objetivos de la auditoría. La mayoría de las empresas comparten el informe final bajo un acuerdo de confidencialidad.

Algunos lo incluyen en las salas de datos o en las revisiones de seguridad durante el proceso de adquisición, lo que sirve como prueba verificada de que los controles han sido probados.

Importancia de cumplir con la normativa SOC

Los informes SOC ayudan a generar evidencia externa de que la empresa se toma en serio la protección de datos.

Es una especie de señal que los clientes siguen al elegir entre proveedores similares o al decidir en quién confiar datos confidenciales.

He aquí por qué a los clientes y socios les importan los informes SOC:

1. Una mejor base operativa

SOC crea hábitos para mantener la higiene del cumplimiento. Por lo tanto, si una empresa busca obtener varias certificaciones, SOC suele implementarse en paralelo con ISO 27001. Para las empresas de los sectores manufacturero, sanitario o regulado, también entra en juego ISO 9001. Esta comparación detalla dónde encaja cada marco ISO y cómo se relacionan con los objetivos generales de cumplimiento.

2. Reduce la carga de trabajo de revisión de seguridad.

Los informes SOC ofrecen a los clientes una ventaja inicial durante el proceso de diligencia debida. En lugar de buscar decenas de respuestas, obtienen un único documento con detalles respaldados por evidencia sobre cómo se gestionan y protegen los sistemas.

3. Acelera los ciclos de adquisición.

Para muchas empresas, la certificación SOC 2 es un requisito indispensable. Contar con ella elimina un obstáculo común que puede retrasar o incluso frustrar acuerdos empresariales.

4. Genera confianza temprana entre los clientes.

Antes de dar su visto bueno, los compradores involucran a los equipos legales, de TI y de seguridad. Un informe SOC 2 Tipo II responde a sus preguntas de antemano. Además, demuestra que los controles están definidos, implementados y auditados, lo que reduce las idas y venidas, agiliza las revisiones y permite cerrar la operación rápidamente.

5. Reducción de riesgos

El SOC exige documentar, probar y supervisar el comportamiento de los sistemas de información. Esto significa que, además de responder a los incidentes, también es necesario establecer controles que reduzcan la probabilidad de que las funciones fallen.

Desafíos del cumplimiento de SOC

El cumplimiento de las normas SOC aporta valor a largo plazo. Sin embargo, los equipos suelen enfrentarse a obstáculos, no por fallos técnicos, sino por fricciones operativas y una falta de definición precisa de la responsabilidad del proceso.

Estos son los desafíos comunes:

1. Falta de propiedad claramente definida

Varios departamentos son responsables de garantizar que la empresa cumpla con la normativa SOC. Por ejemplo, seguridad se encarga de los controles de acceso, TI mantiene los registros, RR. HH. gestiona la incorporación y las bajas de empleados, el departamento legal se encarga de las revisiones de políticas y el departamento de producto garantiza un desarrollo seguro. 

Si las responsabilidades no se asignan explícitamente, como quién es responsable de cada control, acciones críticas, etc., es posible que se omitan o retrasen funciones clave. Ahí es donde fallan las auditorías. La precisión comienza asignando responsables a cada nivel de control y haciendo un seguimiento de su ejecución.

2. Cambio en los requisitos a mitad de la auditoría

Los requisitos de cumplimiento pueden variar según el alcance de la auditoría, los cambios en la infraestructura o las nuevas solicitudes de los clientes. Por ejemplo, pasar de la certificación SOC 2 Tipo I a la Tipo II implica un período de observación de 3 a 12 meses.

Muchos equipos comienzan a prepararse solo para descubrir que el alcance original ya no cubre los nuevos riesgos o implementaciones. Esto conlleva retrabajos y retrasos, a menos que el alcance y la hoja de ruta estén alineados desde el principio.

3. Agotamiento por exceso de preparación

Cuando los equipos se preparan para las auditorías SOC sin límites claros, la carga de trabajo aumenta. Los miembros se ven obligados a realizar tareas como reescribir todas las políticas, revisar herramientas antiguas y cuestionar los flujos de acceso básicos. 

Cuando no se define el alcance, los miembros del equipo pueden quedarse estancados en la fase de preparación. Por lo tanto, un plan bien definido y un cronograma de auditoría realista permiten mantener el enfoque y la cordura de los equipos.

El camino más inteligente a seguir

El éxito en un SOC radica en la claridad operativa, en saber qué controles son importantes, quién es responsable de ellos y en tener pruebas de que funcionan exactamente como se diseñaron. Ahí es donde fallan la mayoría de los equipos. La preparación manual se ralentiza. La dispersión de responsabilidades genera deficiencias. 

Sprinto Es el motor de cumplimiento moderno que elimina el desorden manual de la preparación del SOC y lo reemplaza con automatización estructurada, visibilidad en tiempo real y rendición de cuentas aplicada por el sistema.

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• Automatice la recopilación de pruebas de más de 200 sistemas: olvídese de buscar capturas de pantalla.
• Asigne responsables de control, supervise la preparación para la auditoría y reciba alertas en tiempo real sobre desviaciones.
• Comparta paneles de control listos para auditores que eliminen las idas y venidas.
• Pasa de cero a SOC 2 Tipo II con precisión, no con pánico.

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Preguntas frecuentes

#1. ¿Cuáles son los cuatro tipos de cumplimiento SOC?

Existen tres informes principales de cumplimiento SOC: SOC 1, SOC 2 y SOC 3. Tanto SOC 1 como SOC 2 se dividen en dos tipos: Tipo I (diseño de controles en un momento dado) y Tipo II (eficacia operativa durante un período). SOC 3 es un resumen público del informe SOC 2 de la empresa.

#2. ¿Cuáles son los propósitos y deberes del SOC?

Los marcos SOC ayudan a las organizaciones de servicios a demostrar cómo protegen los datos, respaldan la presentación de informes financieros y cumplen con los criterios definidos en materia de seguridad y confiabilidad. El informe evalúa la eficacia de los controles internos en su diseño e implementación.

#3. ¿Quién es responsable de la presentación de informes del SOC?

Su organización es propietaria del proceso. Por lo tanto, usted es responsable de definir el alcance, preparar los controles, recopilar la evidencia y trabajar con un auditor externo para completar el informe.

#4. ¿Por qué es necesaria una auditoría SOC?

Puedes mostrar los informes de auditoría SOC a cualquier persona ajena a la empresa si se solicitan como parte del proceso de diligencia debida. La auditoría valida que tus sistemas funcionan de forma segura y predecible.

#5. ¿SOC es lo mismo que ISO 27001? ¿Es obligatorio?

SOC e ISO 27001 persiguen objetivos similares: generar confianza mediante controles verificados. Sin embargo, SOC se basa en los criterios del AICPA y se utiliza ampliamente en Estados Unidos. ISO 27001 es una norma global. Si bien ninguna de las dos es obligatoria por ley, ambas son ampliamente esperadas en las ventas empresariales y en las evaluaciones de proveedores.