Una guía práctica para la lista de verificación de diligencia debida del proveedor

Los proveedores son un componente fundamental de cualquier ecosistema empresarial. De hecho, hoy en día, toda empresa cuenta con una lista de compañías afiliadas y proveedores que la ayudan a satisfacer sus necesidades comerciales. Sin embargo, las empresas deben ser cuidadosas al elegir a sus proveedores de servicios. La falta de precaución puede exponerlas a diversos riesgos potenciales. En este caso, la precaución se manifiesta a través de un exhaustivo proceso de debida diligencia. 

Por lo general, antes del proceso de incorporación de proveedores, se lleva a cabo un proceso de diligencia debida para garantizar que los proveedores externos puedan demostrar que cuentan con controles internos suficientes para salvaguardar sus datos y evitar incidentes de seguridad. 

La debida diligencia con los proveedores va más allá de buscar quejas en sitios de reseñas. Es un término amplio que describe una gran variedad de controles. Las empresas necesitan un enfoque estructurado para la gestión de riesgos con terceros que les ayude a discernir qué es importante para su negocio y a mantenerse dentro de los límites de riesgo aceptables.

Aquí es precisamente donde una lista de verificación de diligencia debida para proveedores resulta muy útil. Este blog explica el proceso completo de diligencia debida, los pasos para desarrollar su propia lista de verificación y una forma infalible de optimizar las relaciones comerciales e impulsar el cumplimiento de los proveedores.

¿Qué es la debida diligencia del proveedor?

La debida diligencia del proveedor es la etapa final del proceso de selección de proveedores. Implica una evaluación detallada del riesgo del proveedor, la corrección de las deficiencias de seguridad y la garantía de que los proveedores potenciales puedan cumplir con los requisitos de cumplimiento normativo. 

El proceso de debida diligencia no se limita a analizar la superficie de riesgo cibernético, sino que también tiene como objetivo ayudar a la organización a comprender las políticas y los controles de seguridad que tiene implementados para prevenir brechas de seguridad e interrupciones en el negocio. El proceso consta de tres componentes esenciales: revisión de contratos, cumplimentación de un cuestionario de debida diligencia y una verificación de antecedentes para evaluar su trayectoria.

¿Qué es una lista de verificación de diligencia debida del proveedor?

Una lista de verificación de diligencia debida para proveedores es un componente vital de la gestión de riesgos de proveedores, ya que permite a las empresas verificar todos los aspectos de la diligencia debida antes de establecer una relación comercial. Una lista de verificación bien elaborada ayuda a los equipos de compras y seguridad a descartar a los proveedores con prácticas de seguridad insuficientes, lo que les permite tomar decisiones más informadas y salvaguardar la reputación de la empresa.

La lista de verificación de diligencia debida para proveedores va más allá de los aspectos de seguridad: también ayuda a las empresas a evaluar la estabilidad operativa, realizar análisis financieros y obtener una visión general del negocio para comprender la idoneidad a largo plazo. La sección de seguridad de la lista de verificación es donde reside la debida diligencia específica en ciberseguridad : una inspección más profunda del historial de violaciones de seguridad, la madurez de los controles, las divulgaciones de subprocesadores y la capacidad de respuesta a incidentes que una revisión general de idoneidad para el negocio no revelaría.

Para simplificar las cosas, hemos creado una lista de verificación de ejemplo para la debida diligencia de proveedores que puede utilizar para llevar a cabo su proceso. Descargue su lista de verificación gratuita aquí. 

Pasos para desarrollar una lista de verificación de diligencia debida del proveedor 

Una exhaustiva evaluación de debida diligencia mantiene el riesgo organizacional bajo control. Un enfoque basado en el riesgo ayuda a las organizaciones a elegir proveedores que cuenten con las medidas de seguridad adecuadas para minimizar la superficie de ataque y prevenir ciertos tipos de riesgo. 

Estos son los cinco pasos vitales para desarrollar una lista de verificación de debida diligencia eficaz:

1. Evalúe su tolerancia al riesgo.

Cada empresa tiene un nivel de tolerancia al riesgo, es decir, la tolerancia a ciertos tipos de riesgo. Este nivel determina lo que la organización considera un nivel de riesgo aceptable y da forma a su estrategia de seguridad y cumplimiento normativo.

El primer paso consiste en comprender los objetivos comerciales y determinar cómo el desempeño de los proveedores puede afectarlos. La lista de verificación debe evaluar y analizar los perfiles de riesgo de los proveedores según el nivel de riesgo aceptable y su grado de alineación con dicho nivel. 

2. Profundice en el riesgo del proveedor. 

La evaluación de riesgos de los proveedores es un proceso integral que evalúa en detalle la probabilidad de ciertos riesgos y valora a los proveedores en aspectos clave de su postura de ciberseguridad, su resiliencia financiera y sus prácticas de seguridad. 

El siguiente paso para desarrollar una lista de verificación de debida diligencia eficaz consiste en realizar una evaluación exhaustiva de los riesgos de los proveedores e identificar las áreas que los presentan. Una vez identificados, estos riesgos deben clasificarse según su gravedad, probabilidad e impacto. Esto ayuda a determinar qué áreas priorizar y cuáles deben tener mayor peso durante la evaluación de los proveedores. Este paso también permite determinar el alcance de las medidas correctivas necesarias para subsanar estas deficiencias.

También es importante tener en cuenta que no todos los proveedores requieren el mismo nivel de escrutinio; a veces, los proveedores no tienen acceso a datos cruciales y, por lo tanto, el riesgo que representan puede no ser tan alto como el de otros. Por ello, se recomienda un enfoque escalonado para la evaluación del riesgo de los proveedores.

3. Cumplimiento de la investigación y requisitos reglamentarios

El cumplimiento normativo de los proveedores es un aspecto crucial del proceso de debida diligencia. Las empresas deben investigar a fondo las normas y regulaciones del sector que se aplican a los proveedores. Esto incluye los requisitos de cumplimiento y los marcos de ciberseguridad que los proveedores deben cumplir para alinearse con la política de cumplimiento de la empresa.

Esta etapa es considerablemente más compleja, ya que generalmente comienza con la comprensión de los estándares aplicables y, posteriormente, con la determinación de cómo capacitar a los proveedores para que los implementen. Dependiendo del nivel del proveedor, también puede requerir un análisis exhaustivo de sus controles y medidas de seguridad para determinar su grado de familiaridad con los requisitos normativos y de cumplimiento.

4. Elaborar la lista de verificación 

Ahora que se han sentado las bases, es hora de elaborar la lista de verificación. Esta lista constará de dos partes: el cuestionario de debida diligencia, una evaluación de los controles de seguridad y las políticas internas relacionadas con el riesgo, realizada por el proveedor, y la documentación de todos los criterios (información de la empresa, nivel y puntuación de riesgo, estructura organizativa, situación jurídica, riesgos operativos, salud financiera, prácticas de seguridad, infraestructura, rendimiento, cumplimiento, respuesta a incidentes, gestión de activos, seguridad física y gestión de datos). 

El cuestionario de debida diligencia ayuda a las organizaciones a verificar la autenticidad de las afirmaciones y a comprender las medidas de seguridad implementadas por los proveedores. También contribuye a establecer expectativas claras y a evitar conflictos de interés. Por otro lado, la evaluación ayudará a las partes interesadas internas a tomar mejores decisiones y a evitar arrepentimientos posteriores a la compra. 

5. Revisa y perfecciona la lista de verificación.

Una vez completada la lista de verificación, deberá distribuirse entre los equipos de seguridad clave y la alta dirección para su revisión y comentarios. La lista debe incorporar sus sugerencias para garantizar su exhaustividad y relevancia. Asimismo, deberá someterse a una prueba piloto para asegurar que no haya deficiencias. Esto implica implementarla con una pequeña muestra de proveedores existentes para comprobar su eficacia. 

La lista de verificación también deberá perfeccionarse en función de los cambios y modificaciones más recientes en las normativas y marcos de seguridad, así como de cualquier impacto que la gestión del cambio tenga en el ecosistema de proveedores. 

Aquí tienes una plantilla breve para optimizar tu proceso de evaluación de riesgos de proveedores. Puedes personalizarla y actualizarla según las necesidades específicas de tu empresa:

Información básica de la empresa:

Estatutos de constitución (o escritura corporativa similar)	Sí:
licencia comercial	Sí:
Descripción general de la estructura de la empresa	Sí:
Información biográfica de los ejecutivos y miembros del consejo de administración.	Sí:
Verificación de ubicación	Sí:
Referencias de fuentes fidedignas	Sí:

Información financiera:

Documentos fiscales	Sí:
Balances	Sí:
Descripción general de la estructura de la empresa	Sí:
Activos principales	Sí:
Estructura de compensación	Sí:

Riesgo político y reputacional:

Listas de vigilancia y sanciones	Sí:
Demandas y violaciones normativas	Sí:
Listas de Personas Políticamente Expuestas (PEP) y de las fuerzas del orden	Sí:
Políticas y procedimientos internos relacionados con el riesgo	Sí:
Informes de la Oficina de Protección Financiera del Consumidor (CFPB)	Sí:
Noticias negativas y actividad en redes sociales	Sí:
Quejas y reseñas negativas	Sí:

Riesgo cibernético:

Cuestionario de evaluación de riesgos cibernéticos	Sí:
Análisis de la superficie de ataque del proveedor	Sí:
Cumplimiento de los marcos y regulaciones de ciberseguridad	Sí:
Visita in situ para evaluar los controles de seguridad.	Sí:
Políticas que abarcan la gestión de cambios, la retención de datos o la privacidad.	Sí:
Evaluación exhaustiva del programa de seguridad de la información del proveedor.	Sí:
¿Ha alcanzado el proveedor un nivel de seguridad o una postura de seguridad aceptables?	Sí:
¿El proveedor dispone de procesos para la mitigación y la remediación de riesgos?	Sí:
¿Existen políticas de control de acceso para limitar el acceso interno a información confidencial?	Sí:
¿El proveedor cuenta con un plan de respuesta ante incidentes?	Sí:
¿El proveedor cuenta con planes de continuidad del negocio?	Sí:

Puedes descargar la lista de verificación para obtener más información.

¿Cómo tomar la decisión final sobre su lista de verificación de diligencia debida de proveedores?

La selección de proveedores es una decisión crucial, y la debida diligencia debe ser impecable. Antes de firmar el contrato, realice una revisión exhaustiva paso a paso para asegurarse de que el proveedor sea confiable, seguro y se ajuste a las necesidades de su negocio.

Utilice esta lista de verificación para asegurarse de que su proveedor cumpla con todos los criterios necesarios antes de la aprobación final. Marque Sí o No para cada pregunta. Junto a esta plantilla de aprobación final, encontrará una lista de verificación específica para la gestión de riesgos del proveedor , que abarca las obligaciones de monitoreo continuo de riesgos que se derivan de la firma del contrato y la puesta en marcha del proveedor.

Lista de verificación final de diligencia debida del proveedor	Sí:	No
¿Se han identificado y abordado todos los riesgos potenciales?
¿Sus medidas y controles de seguridad cumplen con los estándares de la industria?
¿Tienen un historial impecable y no presentan problemas de cumplimiento normativo sin resolver?
¿Pueden afrontar y recuperarse eficazmente de las interrupciones?
¿Disponen de protocolos probados para casos de filtraciones de datos o fallos del sistema?
¿Su historial de tiempos de inactividad es aceptable y cuentan con un acuerdo de nivel de servicio (SLA) de recuperación que cumpla con sus expectativas?
¿Se han definido claramente las cláusulas relativas a la protección de datos, los derechos de auditoría y la responsabilidad?
¿Existen estrategias de salida previstas en caso de que el proveedor no cumpla con las expectativas de rendimiento?
¿Aceptan someterse a auditorías de cumplimiento continuas y evaluaciones de seguridad periódicas?
¿El proveedor goza de estabilidad financiera, lo que garantiza su fiabilidad a largo plazo?
¿Pueden ampliar sus servicios a medida que crece su negocio?
¿Cuentan con una sólida estructura de atención al cliente en caso de necesidades urgentes?
¿Todos los equipos pertinentes (TI, seguridad, legal y finanzas) han aprobado la decisión?
¿Ha dado su visto bueno la dirección tras revisar toda la documentación?
¿Este proveedor se alinea con sus objetivos estratégicos a largo plazo?

Elementos clave de una lista de verificación de diligencia debida del proveedor

La debida diligencia de proveedores no admite una solución única para todos. Cada empresa tiene su propio conjunto de requisitos de seguridad y cumplimiento, y aborda la gestión de riesgos de proveedores de manera diferente. Pero si bien las empresas perciben los detalles de manera distinta, algunos elementos cruciales son fundamentales para desarrollar una lista de verificación eficaz de debida diligencia de proveedores.

Información general: Esta sección contiene detalles sobre las licencias comerciales necesarias y otros documentos fundamentales que demuestran que los proveedores cuentan con las certificaciones pertinentes para operar. Entre estos documentos se incluyen comprobantes de domicilio, estatutos sociales y una descripción general de la estructura organizativa.

Análisis financiero: El componente financiero abarca todo lo que indica la solvencia del proveedor y su documentación fiscal. Es fundamental examinar detenidamente los activos y pasivos, los préstamos de la empresa, las estructuras de remuneración, el crecimiento interanual y los balances para evaluar la estabilidad financiera.

Riesgo reputacional y posición política: La posición política y la reputación de mercado de un proveedor pueden tener un impacto en cascada en la reputación de la empresa. Esta sección de la lista de verificación debe analizar detenidamente al proveedor en busca de infracciones normativas, demandas, reseñas negativas en redes sociales o noticias, y si algún miembro de su equipo directivo ha sido señalado como Persona Políticamente Expuesta o figura en listas de las fuerzas del orden.

Revisión técnica de la seguridad de la información: Este componente tiene como objetivo determinar la solidez del sistema de seguridad de la información del proveedor. La revisión es técnica e implica un análisis detallado de los informes de pruebas de penetración, los informes de auditoría interna, las certificaciones y el historial de filtraciones de datos.

Revisión de políticas: Este paso está estrechamente vinculado con la etapa contractual. Básicamente, es necesario evaluar las políticas internas del proveedor para garantizar que no existan deficiencias en su red de datos. Las empresas deben prestar especial atención a políticas clave como la gestión de cambios, la recuperación de datos, la gestión de desastres, el cifrado de datos, la clasificación de datos, la retención de datos y la gestión de la privacidad.

Diligencia debida de proveedores de élite con Sprinto

Los proveedores, al igual que los empleados, son responsables de la seguridad de la información y el cumplimiento normativo . Cualquier incumplimiento puede tener graves consecuencias, como brechas de seguridad, multas, pérdida de negocio y problemas legales. Por ello, el proceso de debida diligencia de proveedores se convierte en un aspecto vital de la seguridad de su empresa. Sin embargo, la debida diligencia de proveedores, como muchas otras tareas de cumplimiento, puede resultar sumamente engorrosa si se realiza manualmente.

Por suerte, existe una forma más inteligente: con Sprinto.

La plataforma de automatización de cumplimiento de Sprinto le ayuda a automatizar tareas relacionadas con la debida diligencia de proveedores: verificaciones de antecedentes, elementos de la lista de verificación de debida diligencia de proveedores y recopilación de evidencia de cumplimiento. También le alerta cuando algún control de seguridad está a punto de fallar y le recomienda acciones correctivas. Además, puede obtener una visión completa del estado de su cumplimiento en tiempo real con el panel de control de cumplimiento de Sprinto. 

¿Quieres saber más? Habla hoy mismo con nuestros expertos en cumplimiento normativo.

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