8 desafíos de gobernanza de datos que pueden poner en peligro el éxito de su negocio.

A medida que se multiplican las soluciones basadas en la nube, también aumenta la complejidad de gestionar la información confidencial. Las empresas de SaaS se enfrentan a un sinfín de problemas de gobernanza relacionados con múltiples normativas de seguridad de datos, lo que puede provocar filtraciones, multas cuantiosas e ineficiencias operativas si no se abordan de forma sistemática. 

Este artículo va directo al grano e identifica ocho desafíos críticos en materia de gobernanza de datos. Pero eso no es todo; también proponemos soluciones efectivas para abordar problemas específicos. 

Comprendemos que, para los líderes de SaaS, comprender estos obstáculos no se trata solo de mitigar riesgos, sino de convertir la gobernanza de datos en una ventaja competitiva.

1. Existencia de silos de datos

Se dice que los datos están aislados cuando solo están disponibles para un grupo o grupo de interés específico y para nadie más. Esto suele ser consecuencia de la falta de colaboración entre departamentos en las empresas SaaS. Nuestra guía de implementación de gobernanza de datos explica cómo eliminar estos silos mediante la colaboración interdepartamental, políticas unificadas y sistemas centralizados de gestión de datos.

Una encuesta de HBR revela que el 84% de los ejecutivos experimentan el impacto negativo de los silos de datos.

Los silos de datos dificultan la gobernanza de datos al crear conjuntos de datos aislados, de difícil acceso y estandarización. Una lista de verificación de auditoría de cumplimiento pone de manifiesto estas áreas aisladas durante las revisiones de gobernanza, señalando dónde es necesario aclarar los controles de acceso y la propiedad de los datos. Esta fragmentación conlleva una visibilidad limitada de los datos, duplicación o esfuerzos redundantes y retrasos en la toma de decisiones, lo que afecta a la eficiencia de la gobernanza de datos.

¿Cómo combatir los silos de datos?

Los silos de datos pueden eliminarse mediante un sistema de gestión de datos estructurado, generalmente facilitado por una herramienta de gobernanza de datos. Estos sistemas establecen políticas , procedimientos y estándares de gobernanza de datos para un manejo coherente y preciso de los datos a lo largo de su ciclo de vida.

Las herramientas GRC proporcionan los controles de seguridad necesarios para facilitar la comunicación eficaz de datos y el flujo de información entre departamentos, convirtiendo la gobernanza de datos interdepartamental en una práctica impuesta por el sistema, en lugar de una aspiración cultural. Esto evita que los datos queden aislados en equipos específicos y garantiza su accesibilidad en toda la organización.

Algunos ejemplos de estos controles son:

Controla	Acción a completar
Estructura organizativa	La entidad mantiene una estructura organizativa para definir autoridades, facilitar el flujo de información y establecer responsabilidades.
Restricción de acceso a las bases de datos de producción	La entidad garantiza que el acceso a las bases de datos de producción esté restringido únicamente a aquellas personas que necesiten dicho acceso para desempeñar sus funciones laborales.
Atributos de seguridad y privacidad	La entidad realiza el etiquetado físico y/o lógico de los sistemas de información según las directrices y la política documentada definida para la clasificación de datos.
Control de acceso basado en roles	La entidad aplica una política de control de acceso basado en roles (RBAC) sobre los usuarios y los recursos, que aplica un control de acceso detallado y basado en la necesidad de saber para el acceso a datos sensibles o regulados.

2. Restricciones de recursos

Las limitaciones de recursos en la gobernanza de datos abarcan desde la falta de personal hasta las restricciones presupuestarias. Una plataforma de automatización GRC aborda estas limitaciones reemplazando los flujos de trabajo de gobernanza manuales con la aplicación automatizada de políticas y la recopilación continua de evidencia. En la mayoría de los casos, estos ejemplos suelen estar relacionados entre sí.

La financiación insuficiente puede restringir la adquisición de herramientas/software esenciales para la gobernanza de datos y de empleados cualificados necesarios para implementar y mantener las prácticas de gobernanza.

La falta de personal especializado implica menos recursos para gestionar, supervisar y hacer cumplir las políticas de datos. Esto también puede generar deficiencias en la supervisión de datos y una aplicación inconsistente de los estándares de gobernanza en todo el negocio SaaS.

¿Cómo podemos sortear las limitaciones de recursos?

Alexander Coelho , Gestor Certificado de Privacidad de la Información (CIPM, por sus siglas en inglés), sugiere cinco maneras clave de optimizar la presupuestación y asignación de recursos para la gobernanza de datos:

• Permite generar informes de datos consistentes para saber en qué se está gastando el presupuesto.
• Analizar cómo se utilizan los recursos.
• Realizar análisis de costo-beneficio y pronósticos para mantenerse dentro del presupuesto.
• Actuar de forma proactiva para mitigar los riesgos antes de que afecten a los recursos.
• Planificar estratégicamente los recursos futuros

3. Gestión del inventario de datos

Un inventario de datos bien estructurado debe contener un catálogo completo de los activos de datos de una organización, incluyendo su ubicación, tipo, origen y propiedad. Debe proporcionar una visión general estructurada de los datos recopilados y utilizados por la organización de acuerdo con una política de gobernanza de datos. 

Los datos deben etiquetarse con definiciones, formatos y relaciones, y clasificarse adecuadamente con categorías predefinidas.

Los desafíos en la gestión de un inventario de datos pueden deberse a la fragmentación de los datos, las actualizaciones frecuentes, la falta de políticas establecidas (como una política de clasificación de datos), la extracción de información de integraciones o incluso grandes volúmenes de datos. Esto podría afectar al negocio, provocando el incumplimiento de marcos normativos como la ISO 27001 o el RGPD. 

¿Cómo mantienes actualizado tu inventario de datos?

Partimos de la base de que dispone de una lista actualizada y documentada de todas sus fuentes de datos con información etiquetada con atributos como tipo de datos, propietario, origen, formato, cómo se utiliza, etc. El siguiente paso es elaborar una política de clasificación de datos.

Aquí tienes una plantilla:

Una vez que hayas categorizado tus datos, debes registrar y mantener tus metadatos y actualizar tu inventario periódicamente. Esto suena sencillo, pero en la práctica, es la parte más difícil. 

La mejor manera de gestionar un inventario de datos con controles de gobernanza eficaces es adoptar una herramienta GRC que se integre con plataformas de servicios de datos. Por ejemplo, Sprinto se puede integrar con Mongo Atlas o DataDog, lo que resuelve la gestión del inventario y automatiza los flujos de trabajo de gobernanza.

4. Riesgos de terceros

Evitar los riesgos de terceros es imposible en los entornos empresariales interconectados y las cadenas de suministro complejas de hoy en día. Sin embargo, el intercambio de datos con terceros plantea varios problemas de gobernanza de datos, tales como:

• Violaciones de datosLos atacantes no necesitan infiltrarse en tus sistemas para robar información confidencial. Simplemente pueden atacar a terceros si consideran que sus sistemas de seguridad ya están comprometidos.
• Control de datosLas empresas renuncian al control de sus datos al depender del tiempo de actividad, las políticas y las prácticas de sus proveedores externos, que no necesariamente son tan buenas como las suyas propias.
• Gobernanza inconsistenteLa gestión de datos por parte de terceros puede ser deficiente e inconsistente, lo que genera disparidades en el tratamiento y la protección de los datos.

¿Cómo proteges tus datos de los riesgos de terceros?

La gestión de riesgos de terceros es muy amplia. Incluye realizar una debida diligencia exhaustiva, implementar controles de acceso estrictos y garantizar que tengan acceso a la mínima cantidad de datos posible.

Por su parte, puede establecer contratos claros que definan las responsabilidades y los protocolos de protección de datos, así como el cifrado y la anonimización de los datos al compartirlos. Sin embargo, para supervisar constantemente el acceso a sus datos, necesita un software de gestión de riesgos que le proporcione información en tiempo real sobre cómo y cuándo se utilizan sus datos.

5. Requisitos de cumplimiento normativo

En el sector del software como servicio (SaaS), el cumplimiento de las normativas y los marcos de seguridad de la información puede suponer tanto una ventaja como un reto. 

Si bien el cumplimiento normativo garantiza que su empresa establezca estándares de seguridad de datos, lo que puede mejorar su reputación, generar confianza en los clientes y reducir el riesgo de filtraciones de datos, también puede sobrecargar sus recursos y limitar la flexibilidad en la forma en que su organización maneja los datos.

Por ejemplo, normativas como el RGPD, la CCPA y la HIPAA suelen ser complejas y multifacéticas. Requieren procesos intrincados con vigilancia constante y adaptabilidad en las prácticas de gobernanza de datos.

¿Cómo podemos conciliar los requisitos de cumplimiento normativo con la gobernanza de datos?

La respuesta es bastante clara: una solución de automatización GRC diseñada para optimizar la gobernanza, la gestión de riesgos y el cumplimiento normativo.

Un software GRC (Gobierno, Riesgo y Cumplimiento) no solo alineará sus prácticas de gobernanza de datos con los requisitos normativos, sino que también las optimizará para lograr la máxima eficiencia. Centraliza la gestión de sus datos y proporciona supervisión en tiempo real e informes automatizados para mantener la integridad y el cumplimiento de los datos sin necesidad de intervención manual constante.

6. Mantener la calidad de los datos

Según Gartner , la mala calidad de los datos puede costarle a una organización más de 12.9 millones de dólares . Pero, ¿por qué?

Una mala calidad de los datos (CD) también puede aumentar los costes operativos y los riesgos de cumplimiento normativo, al tiempo que reduce la confianza de los clientes y la fidelidad a la marca.

¿Cómo identificar y abordar la mala calidad de los datos?

Existen varios métodos para identificar y abordar la mala calidad de los datos:

• Perfil de datosDetecta problemas como valores faltantes, duplicados o inconsistencias mediante el análisis de patrones y anomalías dentro de sus conjuntos de datos.
• Comprobación de integridadAsegúrese de que se completen todos los campos de datos necesarios; las lagunas en los datos pueden afectar gravemente la calidad y la usabilidad.
• Auditoría de puntualidadMantén tus datos actualizados. Confiar en información obsoleta puede distorsionar los análisis y conducir a malas decisiones empresariales.
• Monitoreo automatizadoImplementar herramientas como DataDog, Oracle y SolarWinds que realicen un seguimiento de métricas como las tasas de error y la actualidad de los datos, ofreciendo alertas en tiempo real cuando la calidad disminuye.

7. Asignación de roles y responsabilidades

El problema de asignar roles y responsabilidades en la gobernanza de datos radica en no contar con un equipo de gobernanza dedicado. Si bien las grandes empresas pueden permitirse tener un equipo de GRC (Gobierno, Riesgo y Cumplimiento), esto podría no ser adecuado para organizaciones SaaS más pequeñas o incluso medianas.

Incluso cuando se asignan roles a empleados de diferentes departamentos, existe el desafío de mantener los permisos, la comunicación entre ellos y documentar todo el proceso. 

¿Cómo asignar roles de manera efectiva para la gobernanza de datos? 

En primer lugar, es importante saber qué funciones hay que asignar; la lista no es exhaustiva y depende del tamaño y la estructura de la organización. 

Una vez identificados los roles, es necesario definir responsabilidades claras para la gobernanza de datos, teniendo en cuenta las habilidades y la experiencia de cada persona. Posteriormente, se debe proporcionar capacitación y establecer estándares de rendición de cuentas. 

Como alternativa, en lugar de que varios empleados trabajen para lograr el objetivo común de la gobernanza de datos, puede adoptar una herramienta GRC y designar un único rol (por ejemplo, Responsable de GRC). Esta persona, junto con la herramienta, tendrá una visión general de su postura de seguridad y de los controles necesarios para la gobernanza de datos.

8. Alfabetización de datos

“El 82% de los líderes esperan que todos los empleados tengan conocimientos básicos de datos, pero solo el 40% de los empleados afirma que se les proporcionan las habilidades de datos que sus empleadores esperan.” Tableau.

La alfabetización en datos sigue siendo una de las áreas clave de la gobernanza de datos. Sin embargo, la mayoría de los equipos de gobernanza no cuentan con los conocimientos necesarios. 

Sin empleados con conocimientos sobre datos, incluso si se definieran adecuadamente las funciones y responsabilidades, podrían tener dificultades para comprender los detalles de GRC (Gobierno, Riesgo y Cumplimiento). Esto podría afectar seriamente su toma de decisiones y provocar incumplimientos normativos. 

¿Cómo crear una plantilla con conocimientos de datos?

Una fuerza laboral con conocimientos sobre datos adoptará por defecto una cultura de seguridad de datos. Ofrezca programas de capacitación específicos que abarquen conceptos esenciales como principios de calidad de datos, privacidad y seguridad de datos, y técnicas básicas de análisis de datos.

Los empleados también deben estar familiarizados con la interpretación de visualizaciones de datos, el uso de herramientas de gobernanza de datos y la comprensión de cómo las decisiones basadas en datos impactan los resultados del negocio. Estos conceptos fundamentales permiten a los empleados trabajar de manera más eficaz con los datos y contribuir a una cultura de gobernanza de datos más sólida.

Superar los desafíos de la gobernanza de datos con un presupuesto limitado.

Abordar los desafíos de gobernanza de datos mencionados no se trata de cumplir con requisitos formales, sino de generar confianza y mantenerse competitivo en el vertiginoso mundo del SaaS. ¿La buena noticia? No necesitas un presupuesto de una empresa Fortune 500 para lograrlo.

Los líderes inteligentes están optando por plataformas integradas que simplifican las tareas más complejas sin generar grandes gastos. Estas herramientas combinan desde la monitorización continua de la seguridad hasta la formación en cumplimiento normativo, reduciendo la complejidad y el coste de gestionar múltiples soluciones.

Tomemos como ejemplo Sprinto. Incluye políticas predefinidas que se pueden personalizar para adaptarlas a sus necesidades de gobernanza de datos. Para aplicar las políticas, permite delegar la responsabilidad a las partes interesadas, asigna automáticamente los controles a los marcos de trabajo y los supervisa continuamente para detectar desviaciones en materia de cumplimiento o gobernanza, recopilando automáticamente evidencia de calidad para auditorías. 

En resumen, una gestión de datos eficaz está al alcance de todos, incluso para equipos reducidos. Con el enfoque y las herramientas adecuadas, puedes convertir estos desafíos en oportunidades para destacar en un mercado competitivo.

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