Actualmente, las organizaciones manejan grandes cantidades de datos a diario. Estos datos abarcan desde información confidencial de clientes hasta información pública. La falta de un método estructurado para gestionar estos datos plantea diversas amenazas, como filtraciones de datos, ciberataques y pérdida de datos.
Esta falta de estructura puede provocar que los datos críticos estén insuficientemente protegidos y que los datos no sensibles estén sobreprotegidos, lo que supone un desperdicio de recursos valiosos. Además, podría ocasionar el incumplimiento de marcos como ISO 27001 y SOC 2, ya que estos exigen una gestión de datos adecuada para proteger la información sensible.
Por lo tanto, es necesario elaborar una política de clasificación de datos para mantener una higiene básica de privacidad de datos y garantizar la aplicación de las mejores prácticas para la protección de la información. La responsabilidad de esta política recae en el equipo de protección de datos, el equipo del SGSI o el equipo de TI de la empresa.
- Una política de clasificación de datos define cómo su organización etiqueta los datos según su nivel de confidencialidad y qué reglas de manejo se aplican a cada etiqueta.
- Se aplica a cualquier persona que cree, acceda, almacene, procese o comparta datos de la empresa, incluidos empleados, contratistas y terceros autorizados.
- La clasificación le ayuda a aplicar controles más estrictos a los datos de alto riesgo y a evitar el desperdicio de esfuerzos al sobreproteger los datos de bajo riesgo durante las auditorías, las revisiones de ventas y las operaciones diarias.
- Sprinto proporciona plantillas de políticas, realiza un seguimiento de las confirmaciones de aceptación de las políticas y ayuda a vincular las políticas con los marcos de cumplimiento para que pueda compartir pruebas con los auditores más rápidamente.
¿Qué es una política de clasificación de datos?
Una política de clasificación de datos es un documento que contiene directrices sobre cómo agrupar la información según su nivel de confidencialidad y cómo almacenarla, categorizarla y gestionarla. Protege la información confidencial y reduce el impacto de los riesgos y las brechas de seguridad.
Implementar una política de clasificación de datos permite gestionarlos de forma más eficiente mediante la aplicación de prácticas más sólidas de organización, almacenamiento y manejo. Define claramente quién puede acceder a los datos, cómo manejarlos y cómo procesarlos.
Una política de clasificación de datos o información también define los métodos para almacenar datos confidenciales y especifica las medidas que deben implementarse, como el cifrado, las copias de seguridad, la seguridad, etc. Asimismo, sienta las bases para un plan de respuesta para cada categoría en caso de un incidente de seguridad.
Por qué es importante una política de clasificación de datos
Una política de clasificación de datos transforma los objetivos generales de protección en reglas claras. Define qué etiqueta recibe cada conjunto de datos (como Público, Interno, Confidencial, Restringido o Privado), qué impacto tienen esos datos y cómo deben manejarse, almacenarse, accederse, compartirse, enviarse, conservarse o eliminarse.
Los beneficios clave incluyen:
- Evita la inconsistencia en la protección al establecer controles mínimos para cada etiqueta. Los datos restringidos, como las credenciales o las identificaciones reguladas, cuentan con acceso y cifrado estrictos, mientras que los datos públicos tienen menos restricciones.
- Elimina las conjeturas para los empleados al hacer que las decisiones sobre almacenamiento, uso compartido y envío externo sean claras y repetibles.
- Simplifica las auditorías y las revisiones de clientes al proporcionar una matriz de gestión única y una prueba de la implementación de la política, en lugar de explicaciones inconsistentes entre los distintos equipos.
- Aclara la rendición de cuentas al nombrar a los propietarios, custodios y usuarios de los datos, y al definir un proceso de excepciones con aprobaciones y fechas de revisión claras.
- Acelera la clasificación de incidentes porque la clasificación muestra lo que está en juego; las filtraciones de datos restringidos o confidenciales desencadenan una escalada más estricta que los datos internos o públicos.
Componentes clave de una política de clasificación de datos
Una política de clasificación de datos incluye los criterios para categorizar los datos según su sensibilidad, importancia y las definiciones de cada nivel de clasificación. Además, sirve de guía sobre cómo gestionar y acceder a cada categoría de datos.
Los elementos clave de una política de clasificación de datos incluyen:
Propósito
Define el objetivo final de la política y el valor que aporta a la empresa y a su personal. Explica por qué la política es importante y cómo la clasificación de datos garantiza la ciberseguridad.
Declaración de alcance
Define quiénes están sujetos a la política. Determina si se aplica a toda la organización o solo a equipos específicos. También menciona a los empleados, contratistas, proveedores y demás miembros a quienes se aplica la política.
grupos de clasificación de datos
Aquí es donde tu política cobra vida: define claramente los niveles de clasificación de datos que tu organización utiliza y especifica qué corresponde a cada uno. Sé preciso para que todos, desde los nuevos empleados hasta los ingenieros más experimentados, sepan exactamente cómo tratar cada tipo de dato. La coherencia es fundamental, así que utiliza la misma nomenclatura en todas las políticas, herramientas y capacitaciones. Esto genera confianza y claridad en cada paso.
Tu enfoque de clasificación debe ajustarse a tu sector, requisitos legales y tolerancia al riesgo. Pero sea cual sea el marco que elijas, vincula cada nivel a reglas de manejo claras: quién puede acceder a los datos, dónde deben almacenarse, cómo se pueden compartir o transmitir y cuándo deben eliminarse. De esta forma, los equipos nunca tendrán que adivinar. Tendrán la confianza necesaria para manejar los datos correctamente, siempre.
Las categorías o tipos comunes de clasificación de datos incluyen:
- ConfidencialContiene datos altamente sensibles que podrían causar daños significativos si se divulgaran.
- PúblicoContiene datos destinados a su divulgación pública con un riesgo mínimo en caso de ser revelados.
- Uso internoContiene datos destinados al uso interno de la organización, donde su divulgación externa podría ser perjudicial.
- RestringidoContiene los datos más sensibles, cuyo acceso está estrictamente controlado.
- PrivadoContiene datos de alto riesgo que pueden causar daño a las personas o a la empresa que se divulga, y no debe utilizarse sin autorización.
Nivel de impacto
Esta sección clasifica los datos según el nivel de impacto que pueden tener en la organización, considerando la confidencialidad, la integridad y la disponibilidad de la información. Se establece de acuerdo con el impacto potencial que se produciría si los datos se vieran comprometidos. Los niveles de impacto pueden ser "alto", "bajo" y "moderado" para datos confidenciales/restringidos, públicos e internos/privados, respectivamente.
Funciones y responsabilidades
Esta sección incluye a las distintas partes interesadas involucradas en el proceso de gestión de datos. Define a las personas responsables que desempeñan funciones respectivas en la creación e implementación de la política, la realización de capacitaciones, el cumplimiento de los estándares de la industria, el mantenimiento de la política actualizada, etc.
Procedimientos de manejo de datos
Este documento contiene directrices sobre cómo gestionar los datos según sus diferentes categorías. Por ejemplo, los datos clasificados como «confidenciales» deben almacenarse y transmitirse mediante cifrado con controles de acceso . Asimismo, debe especificar con qué frecuencia se revisan los registros de acceso.
Apéndice A : Esta sección de la política contiene los tipos de datos predefinidos que deben clasificarse directamente como «Confidenciales» o «Protegidos». Sirve de referencia para que los propietarios de los datos identifiquen con precisión dichos tipos de datos.
Plantilla y ejemplos de políticas de clasificación de datos
La operacionalización de la seguridad de los datos requiere ir más allá de los conceptos abstractos y adoptar estándares claros y aplicables que todos los empleados puedan seguir. Esta sección proporciona las herramientas prácticas para realizar esa transición. tabla de referencia A continuación se ayuda a alinear a su fuerza laboral en cuanto a las reglas de manejo y confidencialidad de los datos, y a continuación se presenta un ejemplo. Plantilla de política de clasificación de datos que se puede personalizar según el nivel de riesgo aceptable y el conjunto de tecnologías de su organización.
| Nivel | Datos tipicos | Reglas mínimas de manipulación |
| Público | Información destinada a su divulgación pública. | Puede compartirse externamente a través de canales autorizados. Evite incluir datos confidenciales en documentos públicos. |
| Uso interno | Documentación interna diaria e información operativa. | Limite el acceso al personal autorizado. Almacene en sistemas internos autorizados. No comparta mediante enlaces públicos. |
| Privado | Datos de alto riesgo que pueden perjudicar a las personas o a la empresa si se divulgan. | Acceso restringido a quienes necesiten saber. Utilice un sistema de uso compartido seguro. Realice un seguimiento del acceso siempre que sea posible. Aplique normas de retención y eliminación de datos. |
| Confidencial | Datos altamente sensibles que podrían causar daños significativos si se divulgaran. | Acceso restringido a quienes necesiten saber. Cifrado en tránsito (y en reposo cuando sea posible). Se prioriza el uso compartido controlado y las aprobaciones. |
| Restringido | Datos sumamente sensibles cuyo acceso está estrictamente controlado. | Controles de acceso estrictos (aprobaciones explícitas). Cifrado en reposo y en tránsito. Monitoreo y registro rigurosos. Utilizar el método de compartición más restrictivo disponible. |
Si su política utiliza tanto la categoría "Privado" como "Confidencial", defina el límite en una sola frase para que los equipos clasifiquen de forma coherente. Un enfoque común es: "Privado" abarca la información vinculada a personas (por ejemplo, recursos humanos o registros personales de clientes), mientras que "Confidencial" abarca la información comercial sensible (por ejemplo, contratos, precios, arquitectura). Mantenga la categoría "Restringido" para el pequeño conjunto de datos, como credenciales o claves, que requieren los controles más estrictos.
Plantilla de política de clasificación de datos
Utilice esta plantilla de política de clasificación de datos como punto de partida y reemplace los marcadores de posición.
Propósito
[Explique por qué existe esta política y qué protege.]
<b></b><b></b>
[Defina los tipos de datos cubiertos (estructurados/no estructurados), las ubicaciones (SaaS, nube, puntos finales) y a quién se aplica (empleados, contratistas, terceros autorizados).]
Niveles de clasificación de datos (tipos de clasificación de datos)
Público: [Definición + ejemplos]
Uso interno: [Definición + ejemplos]
Privado: [Definición + ejemplos]
Confidencial: [Definición + ejemplos]
Restringido: [Definición + ejemplos]
Cómo clasificar los datos (criterios y regla de decisión)
[Definir criterios: sensibilidad, requisitos legales/contractuales e impacto en caso de divulgación, alteración o indisponibilidad.]
[Indique quién toma la decisión final cuando la clasificación no está clara (por ejemplo, el propietario de los datos + seguridad/SGSI).]
Reglas de manejo (por nivel de clasificación)
Almacenamiento: [Dónde se puede almacenar cada nivel.]
Acceso: [Cómo se concede/revisa el acceso; requisitos mínimos de autenticación.]
Transmisión: [Cómo se puede enviar/compartir cada nivel.]
Retención y eliminación: [Cuánto tiempo conservar los datos; cómo eliminarlos de forma segura.]
Etiquetado: [Cómo se aplican las etiquetas (etiquetas de archivo, encabezados, metadatos, campos del sistema).]
Registro/monitoreo: [Qué acceso/actividad debe registrarse por nivel.]
Funciones y responsabilidades
Propietarios de los datos: [Clasificar los datos y aprobar el acceso/uso compartido.]
Responsables de datos/TI/seguridad: [Implementar controles, registro y monitorización.]
Usuarios: [Sigan las normas de uso e informen sobre cualquier posible uso indebido.]
Excepciones
[Cómo se solicitan, aprueban, documentan y revisan las excepciones.]
Cadencia de revisión
[Con qué frecuencia se revisa la política (por ejemplo, anualmente) y qué desencadena una revisión fuera del ciclo habitual (nuevos sistemas, nuevos proveedores, nuevos tipos de datos).]
Apéndice A (opcional): clasificaciones predeterminadas
[Enumere los tipos de datos que siempre son privados/confidenciales/restringidos en su organización (por ejemplo, credenciales/claves).]
Ejemplos: Cómo diferentes organizaciones aplican los mismos niveles de clasificación de datos.
Los ejemplos que se muestran a continuación ilustran cómo distintas organizaciones suelen aplicar los mismos niveles de clasificación de datos. Úselos como referencia y ajústelos según su entorno y sus obligaciones.
| Medio Ambiente | Público | Uso interno | Privado | Confidencial | Restringido |
| SaaS B2B | Contenido del sitio web, documentos públicos | Procedimientos operativos estándar (SOP), wikis internas | Registros de recursos humanos, datos personales de los clientes | Contratos con clientes, precios, documentación de arquitectura | Credenciales/llaves, acceso de emergencia a la producción |
| Universidad | Catálogo de cursos | Recursos exclusivos para el personal | Registros de estudiantes con información personal | Datos de investigación, revisiones internas confidenciales | Documentos de identidad gubernamentales, datos de pago, almacenes de credenciales |
| Sector Sanitario | Materiales orientados al público | Memorandos internos | Registros de pacientes e información de salud protegida operativa | Datos comerciales/contractuales confidenciales | Almacenes de registros y credenciales de máxima sensibilidad |
Aquí tienes tres ejemplos reales de políticas de clasificación de datos a los que puedes consultar:
1. Ayuda a Scout: Política de clasificación de datos
2. Universidad del Este de Londres – Política de clasificación de datos
3. Universidad de Bentley – Política de clasificación de datos
Descargue su política de clasificación de datos.
¿Cómo creamos una política de clasificación de datos?
La creación de una política de clasificación de datos implica definir categorías para los diferentes tipos de datos, a fin de garantizar un manejo, seguridad y cumplimiento adecuados. Esta política ayuda a las organizaciones a gestionar los datos de manera eficiente, proteger la información confidencial y cumplir con los requisitos normativos.
Los pasos para crear una política sólida de clasificación de datos son:
1. Evalúe los datos de su empresa.
El primer paso para crear una política de clasificación de datos es evaluar qué tipos de datos recopila, almacena y procesa su empresa. Esto incluye tanto documentos y datos físicos como electrónicos.
Crea un inventario de tus datos y analízalos para comprender su nivel de sensibilidad y los riesgos potenciales que conllevan. También debes considerar factores como los requisitos legales o normativos, la confidencialidad, el impacto financiero y el riesgo para la reputación.
Aprenda cómo realizar una evaluación de riesgos según la norma ISO 27001.
2. Defina los niveles de clasificación.
Una vez que comprenda claramente los datos de su empresa, defina los niveles de clasificación según los tipos de datos que maneja. Estos suelen incluir confidenciales, privados, restringidos, internos y públicos.
3. Involucrar a las partes interesadas clave
Antes de crear la política de clasificación de datos, debe obtener la aprobación de los miembros de la junta directiva de su organización. Consulte con ellos para comprender mejor la clasificación inicial y analizar por qué es necesaria dicha política.
Además, tras la reunión con las partes interesadas, comprenderá mejor el propósito y el alcance de la política. Proponga un plan de acción para elaborar la política y revise los niveles de clasificación definidos, así como el tipo de datos que se incluirán en cada categoría.
4. Desarrollar directrices para la clasificación de datos.
Las directrices o instrucciones para la clasificación de datos deben indicar claramente cómo categorizar los datos según su criticidad, el nivel de impacto, los riesgos asociados, los requisitos legales, etc. Asimismo, deben incluir protocolos que guíen al lector al apéndice para que conozca qué datos se consideran confidenciales por defecto.
Las instrucciones también deben incluir ejemplos sobre cada categoría de datos, cómo deben almacenarse y transmitirse, y el proceso para la depuración de datos.
Más información: ¿Cómo implementar un marco de privacidad de datos?
5. Realizar revisiones anuales
La política de clasificación de datos debe revisarse anualmente para garantizar que se mantenga actualizada con respecto al cumplimiento normativo, los requisitos empresariales y los estándares del sector. Asimismo, debe reflejar cualquier cambio interno en la gestión de datos dentro de la organización.
El control 5.12 del Anexo A de la norma ISO 27001:2022 incluye un criterio que insta a las organizaciones a revisar periódicamente la clasificación de la información. Reconoce que el nivel de importancia o valor de los datos puede variar con el tiempo y, por lo tanto, requiere actualizaciones.
Si desea conocer los demás requisitos establecidos en el Anexo A de la norma ISO 27001:2022, puede descargar la lista completa de controles aquí:
Avanzar con una política de clasificación de datos
La clasificación de datos constituye una parte importante del proceso de gobernanza de datos de una empresa. Según George Firican, director de Gobernanza de Datos de la Universidad de Columbia Británica, la clasificación mitiga los riesgos, facilita la gobernanza y el cumplimiento normativo, mejora la eficiencia empresarial y simplifica el análisis de la información.
Al desarrollar una política de clasificación de datos o información, tenga en cuenta que debe adaptarse a las necesidades específicas de su empresa. No existe un estándar que sirva para todos los sectores o empresas. Depende de los riesgos, las vulnerabilidades y el panorama de amenazas de su empresa.
Una política de clasificación precisa allanará el camino hacia una sólida estructura de gobernanza en su organización, con directrices, procedimientos y marcos de rendición de cuentas bien definidos.
Para simplificar las cosas, puede usar la biblioteca de políticas unificada de Sprinto con plantillas prediseñadas. Puede compartir las políticas con toda la organización y asegurarse de que todos los empleados las hayan aceptado en la plataforma.
Con Sprinto , puede asignar políticas según los marcos de cumplimiento que haya elegido. La aprobación periódica de las políticas se puede compartir fácilmente con los auditores durante la recopilación automatizada de evidencia.
Manténgase a la vanguardia con el cumplimiento continuo automatizado.
Preguntas frecuentes
La clasificación de datos es el proceso de organizar los datos en categorías según su sensibilidad, valor e importancia para una organización. Ayuda a garantizar que la información sensible esté protegida, gestionada y accedida adecuadamente según su nivel de confidencialidad y criticidad.
Algunos ejemplos de datos protegidos son el número de la seguridad social, los historiales médicos, los documentos de identidad, la información de contacto, las direcciones, la información del cliente, la información de la cuenta bancaria, las contraseñas, etc.
Una política de clasificación de datos ISO 27001, tal como se define en el Anexo A 5.12 de la norma ISO 27001, implica categorizar la información en función de las necesidades de seguridad de la organización, centrándose en la confidencialidad, la integridad, la disponibilidad y los requisitos de las partes interesadas pertinentes.
Los tipos de clasificación de datos más comunes son Público, Interno, Confidencial, Privado y Restringido. Algunas organizaciones añaden etiquetas adicionales, pero cada etiqueta debe tener una definición clara y reglas de manejo definidas para que los equipos las apliquen de forma coherente.
Una política de clasificación de datos mejora la seguridad de los datos al definir qué datos requieren los controles más estrictos y cuáles son esos controles (por ejemplo, restricciones de acceso, requisitos de cifrado y métodos de intercambio aprobados). Esto reduce la inconsistencia en el manejo de datos y facilita la aplicación de medidas de seguridad donde el riesgo es mayor.
Sí. La automatización puede ser útil al estandarizar la distribución de políticas, realizar un seguimiento de las confirmaciones y mantener evidencia de la adopción de políticas lista para auditorías. También puede reducir el seguimiento manual cuando los equipos necesitan pruebas de la implementación de políticas durante auditorías o revisiones de seguridad de clientes.
Una política de clasificación de datos es un documento formal que define cómo una organización etiqueta sus datos según su nivel de confidencialidad, quién es responsable de aplicar dichas etiquetas y qué reglas de manejo se aplican a cada categoría, abarcando el almacenamiento, el acceso, la transmisión, la retención y la eliminación. Su objetivo es que las decisiones sobre protección de datos sean coherentes y repetibles entre los equipos, en lugar de que cada persona deba adivinar el nivel de confidencialidad de una información determinada.
El modelo clásico de cuatro niveles utiliza: Público (sin restricciones de divulgación), Interno (solo para uso interno, no para compartir externamente), Confidencial (datos personales o empresariales sensibles que requieren controles de acceso) y Restringido (los datos más sensibles, que requieren los controles más estrictos y aprobación explícita para acceder a ellos). Este modelo es común en el ámbito gubernamental y empresarial. Muchas organizaciones comerciales añaden un quinto nivel, Privado, para distinguir entre datos sensibles a nivel individual y datos sensibles para el negocio.
Los responsables de los datos, generalmente la unidad de negocio o el equipo que los crea o controla, se encargan de asignar la clasificación inicial. Los equipos de TI y seguridad son responsables de implementar los controles técnicos correspondientes a cada etiqueta. Los empleados son responsables de aplicar la etiqueta correcta al crear o gestionar datos y de seguir las normas de gestión para cada nivel. En casos ambiguos, la política debe designar a un responsable de la toma de decisiones, normalmente el responsable de los datos, en consulta con el equipo de seguridad o del SGSI.
Autor
Pensamiento
Pansy es una especialista en marketing de contenidos certificada por ISC2 en ciberseguridad, con formación en ingeniería informática. Últimamente, explora el mundo del marketing desde la perspectiva de GRC (Gobierno, Riesgo y Cumplimiento) con Sprinto. En su tiempo libre, se sumerge en la novela política o perfecciona sus habilidades culinarias. También es posible encontrarla tomando el sol en la playa o haciendo senderismo en un bosque frondoso.Vaya más allá de la superficie y descubra los aspectos clave sobre gobernanza, riesgo y cumplimiento que realmente importan.
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