Guía definitiva de GRC (Gobierno, Riesgo y Cumplimiento)

Coordinar personas, procesos y tecnología, a la vez que se gestionan los riesgos y se cumple con la normativa, es más fácil decirlo que hacerlo. Las empresas a menudo tienen dificultades para mantenerse al día en un entorno cada vez más acelerado que no deja margen para errores estratégicos. 

Los procesos deficientes afectan a todas las funciones de la organización y, en última instancia, repercuten en los resultados financieros. El cumplimiento de las normas GRC surgió para subsanar esta deficiencia y reducir las ineficiencias.

¿Te preguntas qué es GRC y cómo funciona? Este artículo te ayudará a comprender los fundamentos de la gobernanza, el riesgo y el cumplimiento: sus funciones, principios, ventajas y mucho más. Si llegas hasta el final, te presentaremos la mejor alternativa en materia de cumplimiento normativo.

¿Qué es GRC?

GRC (Gobernanza, Riesgo y Cumplimiento) es un conjunto de prácticas y herramientas que ayuda a las organizaciones a implementar procesos de gestión de riesgos, gestionar su estado de cumplimiento y garantizar una adhesión efectiva a las políticas y normas que rigen la organización.

Los componentes de GRC

Los tres componentes de GRC (gobernanza, riesgo y cumplimiento) trabajan juntos para integrar la estructura, la estrategia, los riesgos, los objetivos, las operaciones y el cumplimiento en un enfoque integral y coherente para la resiliencia organizacional.

Gobernanza

La gobernanza es un conjunto de marcos, políticas, procesos y estructuras que rigen la gestión y el control de una organización. Es responsable de la dirección, las decisiones, la alineación estratégica, la ética y la rendición de cuentas.

Supervisión

El componente de riesgo implica identificar, evaluar y mitigar los riesgos que pueden obstaculizar la capacidad de la organización para alcanzar sus objetivos. Ayuda a aprovechar las oportunidades y a minimizar las amenazas y los ataques. El rol de GRC en ciberseguridad extiende específicamente esta disciplina de riesgo al panorama de amenazas, donde el mismo ciclo de identificación, evaluación y mitigación se aplica a los atacantes que buscan activamente brechas de control en lugar de riesgos empresariales estáticos.

Cumplimiento

El cumplimiento normativo garantiza la adhesión a las leyes, reglamentos, estándares y políticas corporativas/internas. Asimismo, asegura que la organización opere de manera ética y evite multas y sanciones regulatorias.

¿Por qué es importante la gestión de riesgos y cumplimiento normativo (GRC) en el entorno empresarial actual?

En el entorno empresarial actual, la gestión de riesgos y cumplimiento normativo (GRC) es más crucial que nunca para minimizar las vulnerabilidades y los riesgos, reducir el despilfarro y la resolución reactiva de problemas, y demostrar a sus socios que la empresa está bien gestionada. 

En el mundo actual, descuidar la gestión de riesgos, cumplimiento y responsabilidades (GRC) no solo conlleva prisas de última hora durante las auditorías, multas y riesgos pasados ​​por alto, sino que también significa quedarse atrás respecto a la competencia que ya utiliza la GRC como palanca estratégica de crecimiento. 

Un enfoque GRC unificado es importante para garantizar los siguientes beneficios:

1. Mejor eficiencia

Las operaciones comerciales, como la evaluación de riesgos, la auditoría, la gestión del cumplimiento y la colaboración, pueden volverse complicadas sin herramientas como GRC . El uso de soluciones de gestión GRC ayuda a las organizaciones a eliminar las barreras internas, cumplir con las normativas de manera eficiente, supervisar los procesos, medir los objetivos e incluso predecir los riesgos.

2. Evaluación del riesgo

Una de las ideas centrales para adoptar herramientas GRC es mitigar los riesgos en toda la infraestructura empresarial. Es posible implementar, automatizar y gestionar riesgos para tomar decisiones informadas, visualizarlos, gestionarlos e investigarlos. Las auditorías regulatorias ayudan a proteger información confidencial, registros financieros, secretos comerciales y datos de clientes.

Las empresas que hayan sufrido previamente un incidente relacionado con riesgos o que no tengan suficiente confianza en sus procesos actuales también pueden implementar herramientas GRC (Gobierno, Riesgo y Cumplimiento). 

3. Eficiencia operacional

Invertir en GRC ayuda a operacionalizar los procesos de asignación de recursos, abordar los conflictos de interés y realizar el seguimiento de los objetivos. A medida que la gestión de riesgos y los riesgos de terceros se vuelven más costosos, las empresas pueden aprovechar GRC para definir estrategias para sus objetivos, mejorar el rendimiento, afrontar la incertidumbre e impulsar el retorno de la inversión.  

4. Alineación de TI con los objetivos del negocio

Sin la implementación de GRC, el departamento de TI trabaja con riesgos abstractos sin tener en cuenta su impacto en el negocio. GRC cierra esa brecha entre TI y los objetivos empresariales, vinculando las iniciativas de TI a objetivos más amplios como la resiliencia y el cumplimiento normativo, lo que crea una visión compartida en toda la organización.

¿Cuándo debería una empresa considerar las soluciones GRC?

Alcanzar los objetivos empresariales en un entorno dinámico sin excederse en los gastos presenta sus propias complejidades. Estas complejidades se acumulan cuando no se cuenta con un sistema para gestionar los requisitos de cumplimiento, la tecnología, el personal y los procesos. Si le resulta difícil gestionar todo, considere la gobernanza, la gestión de riesgos y el cumplimiento para obtener un enfoque estructurado que optimice los resultados. Un flujo constante de información sobre GRC proveniente del programa operativo ayuda a los líderes a detectar estas complejidades a tiempo, revelando datos sobre tendencias en fallas de control, hallazgos de auditoría y riesgos emergentes antes de que se conviertan en problemas estructurales.

Al combinar la toma de decisiones, la automatización, la colaboración y la gestión de riesgos en un marco único, y contar con el apoyo de la alta dirección, se logra una mayor productividad con costes reducidos y una mayor eficiencia en los flujos de trabajo. Alcanzar los objetivos empresariales en un entorno dinámico sin excederse en los gastos conlleva sus propias complejidades. Cuando no se dispone de un sistema para gestionar los requisitos de cumplimiento, la tecnología, el personal y los procesos, las complejidades se acumulan. Si le resulta difícil gestionar todos estos aspectos, considere la gobernanza, la gestión de riesgos y el cumplimiento normativo para obtener un enfoque estructurado que optimice los resultados.

Cuando se combinan la toma de decisiones, la automatización, la colaboración y la gestión de riesgos en un único marco, y se cuenta con el apoyo de la alta dirección, el resultado será una mayor productividad a costes reducidos y una mayor eficiencia en el flujo de trabajo.

¿Cómo funciona GRC?

GRC funciona integrando políticas, elementos comunes, procedimientos y la gestión de la implementación en las tres funciones principales: Gobernanza, Riesgo y Cumplimiento. Esto contribuye a minimizar las amenazas, mejorar la eficiencia y optimizar la comunicación para una mejor gobernanza.

Los principales actores involucrados en GRC:

• Ejecutivos y miembros del consejo de administración: Proporcionar orientación, garantizar la supervisión, aprobar las estrategias y supervisar el desempeño.
• Oficiales de riesgo: Identificar y conocer los riesgos existentes y emergentes en materia de seguridad y operaciones.
• Responsables de cumplimiento normativo: Garantizar la gestión del cumplimiento, la preparación para las auditorías y una cultura de cumplimiento.
• Equipos de seguridad informática: Implementar controles técnicos y supervisar y gestionar incidentes de ciberseguridad.
• Auditores internos: Identificar las deficiencias de seguridad, respaldar el cumplimiento de las políticas internas y normativas, y garantizar la preparación para las auditorías externas.
• Asesores legales y regulatorios: Asesorar sobre los requisitos reglamentarios y ayudar con la documentación.
• Otros arquitectos empresariales: Diseñar sistemas escalables para garantizar la seguridad y el cumplimiento normativo de forma continua.

Así es como funciona GRC:

1. Gobernanza: Establecer la dirección

Esta es la capa estratégica. Define las políticas, los roles y las responsabilidades que dan forma al comportamiento de la organización. Incluye los mandatos de liderazgo, el código de conducta, las políticas de seguridad y las estructuras de rendición de cuentas. La gobernanza, el cumplimiento y la responsabilidad (GRC) alinean la gobernanza con la estrategia empresarial, asegurando que las decisiones respalden los objetivos corporativos y las normas regulatorias.

2. Gestión de riesgos: Identificar y controlar las incógnitas.

En este contexto, los sistemas GRC le ayudan a identificar riesgos, como vulnerabilidades de seguridad, problemas operativos y deficiencias en el cumplimiento normativo, y a evaluar su impacto potencial. Posteriormente, se definen controles para mitigar dichos riesgos. Una plataforma GRC moderna supervisa continuamente estos riesgos y controles en tiempo real, lo que permite detectar los problemas a tiempo, en lugar de analizarlos posteriormente.

3. Cumplimiento: Manténgase dentro de las normas.

Aquí es donde se alinean las prácticas internas con los requisitos externos como SOC 2, ISO 27001, GDPR, HIPAA, etc. Un sistema GRC asigna los controles a marcos específicos, automatiza la recopilación de evidencia y realiza un seguimiento del estado en todos los equipos y sistemas. ¿El resultado? Siempre estará preparado para las auditorías, no en pánico.

4. Seguimiento e informes: Controlar el progreso e impulsar la acción.

Las herramientas GRC consolidan datos de toda la organización, incluyendo sistemas en la nube, plataformas de recursos humanos, repositorios de código y demás, y le muestran su situación actual. Obtendrá paneles de control, alertas e informes que ayudarán a los equipos de seguridad, legales y ejecutivos a tomar decisiones informadas con rapidez.

5. Mejora continua: Cerrar el ciclo

El verdadero valor de GRC no reside en soluciones puntuales, sino en el perfeccionamiento constante. Una buena configuración de GRC detecta fallos en los controles, realiza un seguimiento de las medidas correctivas y evoluciona a medida que cambian el negocio, los riesgos y los requisitos normativos. Unificar las funciones de gobernanza, riesgo y cumplimiento garantiza que ningún aspecto de la organización quede excluido.

Estrategia de implementación de GRC

La estrategia de implementación de GRC requiere una planificación meticulosa, un compromiso constante con la implementación y un cambio cultural para la mejora continua. Adopte un enfoque descendente para asegurar la aceptación de las demás partes interesadas y facilitar cambios graduales.

Aquí hay 5 pasos principales a seguir para desarrollar su estrategia de implementación de GRC:

1. Definir objetivos y metas

Involucre a las partes interesadas clave para definir los objetivos del modelo GRC y las metas que desea que la organización alcance. Para cada meta, establezca objetivos SMART e indicadores clave de rendimiento. Asegúrese de vincular estas metas con los requisitos regulatorios aplicables y el contexto de su negocio.

2. Revisar las prácticas actuales

Analice sus prácticas actuales para comprender sus fortalezas y debilidades en materia de GRC (Gobierno, Riesgo y Cumplimiento). Realice una evaluación de riesgos para obtener información más detallada sobre las deficiencias y priorizar las tareas. Designe un equipo de GRC para la creación e implementación de políticas, basándose en los resultados.

3. Desarrollo de políticas y procedimientos.

Cree nuevas políticas para la implementación de GRC o actualice las existentes, y defina los procedimientos operativos estándar, así como las funciones y responsabilidades. Comunique los cambios o actualizaciones de las políticas a toda la organización y asegúrese de que los empleados los conozcan.

4. Soluciones GRC para la implementación

Seleccione su software GRC para la automatización e implementación de procesos. Comience a integrar su infraestructura tecnológica actual con la herramienta para optimizar las tareas y configurar un mecanismo de informes. Organice la capacitación del personal para la incorporación del equipo y el inicio de la implementación.

5. Seguimiento y mejora

Aproveche los paneles de informes de la herramienta GRC para obtener visibilidad de los procesos GRC. Además, mantenga la documentación de estos procesos e identifique oportunidades de mejora. Esto se logrará comparando las métricas según los KPI y mediante revisiones periódicas. Actualice las políticas según corresponda y habilite la gestión del cambio.

Cómo puede ayudar Sprinto: Sprinto puede realizar un análisis de brechas en las prácticas de cumplimiento actuales e implementar controles para lograr un cumplimiento continuo . Puede monitorear estos controles en tiempo real y compartir el estado en vivo en el panel de control para acciones de mejora proactivas.

Desafíos y dificultades comunes en GRC

El principal desafío en GRC radica en que se percibe como una función desconectada de las operaciones comerciales centrales. La falta de integración con otros departamentos dificulta que los profesionales presenten argumentos convincentes y demuestren su verdadero valor.

Veamos estos desafíos:

Equipos que operan de forma aislada

La mayoría de los equipos de GRC, incluidos los de TI, legal, riesgos y cumplimiento, trabajan de forma aislada, gestionando solicitudes de información fragmentadas durante todo el año. No existe un enfoque unificado, transparencia ni visibilidad centralizada, lo que genera duplicación de esfuerzos y agotamiento del equipo.

Procesos manuales y repetitivos

Aunque parezca increíble, la mayoría de las empresas aún gestionan sus operaciones de GRC (Gobierno, Riesgo y Cumplimiento) de forma dispersa entre hojas de cálculo, carpetas de correo electrónico y correos electrónicos. Este enfoque es propenso a errores, no es escalable y, a la larga, aumenta la complejidad.

Lucha contra incendios reactiva

En lugar de una visibilidad continua del riesgo, los equipos siguen dependiendo de evaluaciones periódicas y pasan por alto amenazas críticas. Esto conlleva medidas reactivas y caos durante los incidentes de seguridad.

Sobrecarga de datos y mala presentación de informes

Debido a que las operaciones están aisladas y dispersas, los equipos se enfrentan a una sobrecarga de datos sin obtener información útil. La falta de paneles de control centralizados y la recopilación de datos en tiempo real dan lugar a informes ineficaces y decisiones sin fundamento.

Complejidad regulatoria

Debido a que los equipos carecen de una mentalidad de preparación continua para el cumplimiento normativo, dedican más tiempo a prepararse para los cambios regulatorios que a centrarse en las tareas de misión crítica.

Mejores prácticas para una gestión eficaz de riesgos y cumplimiento normativo (GRC)

Aquí tienes algunas de las mejores prácticas de GRC que la mayoría de los expertos recomiendan:

Centralizar los controles, la evidencia y los riesgos.

Concéntrese en crear un sistema GRC unificado que integre activos, riesgos, controles y evidencia lista para auditoría, de modo que todos trabajen con una única fuente de información fidedigna. Esto ayuda a eliminar operaciones aisladas, minimiza la duplicación y ahorra tiempo. Las herramientas GRC de TI diseñadas específicamente ofrecen este sistema unificado de forma inmediata para programas centrados en tecnología, integrando inventarios de activos, mapeos de controles y repositorios de evidencia que, de otro modo, requerirían la recopilación de hojas de cálculo y sistemas de gestión de incidencias independientes.

Establecer la rendición de cuentas en todos los niveles.

El cumplimiento normativo no es solo un problema de TI. Tus equipos de ingeniería, recursos humanos, legal y ventas interactúan con sistemas críticos para el cumplimiento. Intégralos desde el principio para garantizar la adopción y crear una responsabilidad compartida en todos los niveles.

Automatiza lo que es repetible.

La mayoría de las empresas medianas se someten a auditorías multifase durante todo el año. Por lo tanto, el objetivo debe ser estar preparados para las auditorías las 24 horas del día, los 7 días de la semana, y no solo durante los ciclos de auditoría. Para ello, se necesita automatización de procesos, controles continuos y mecanismos de monitoreo constante.

Realizar evaluaciones de madurez periódicamente.

Es importante evaluar periódicamente el nivel de madurez de su sistema GRC e identificar deficiencias en materia de gobernanza, riesgo y cumplimiento. Revise las políticas, analice los registros e informes de auditoría y entreviste a las partes interesadas para comprender los avances logrados y realizar mejoras.

Diseñar para la escalabilidad

Aunque al principio solo utilices uno o dos marcos de trabajo, pronto tendrás que lidiar con demandas de clientes nuevas y actualizadas. Elige herramientas y procesos escalables que se adapten a diferentes departamentos y ubicaciones geográficas, y apóyate en controles preconfigurados para evitar empezar de cero cada vez.

¿Cuáles son los niveles de madurez de GRC?

Las arquitecturas abiertas favorecen una mejor colaboración con socios externos y ofrecen flexibilidad para operar en entornos multinacionales. La combinación de gobernanza, riesgo y cumplimiento facilita la adaptabilidad a las necesidades cambiantes del mercado. 

Para implementar con éxito la transformación GRC, es fundamental evaluar e identificar en qué punto se encuentra actualmente con respecto a su etapa final. Un modelo de niveles de madurez GRC ayuda a realizar esta comparación. 

Aquí están los cinco niveles de modelos de madurez:

1. Aislada

La etapa de compartimentación se centra en actividades básicas y presenta una escasa coordinación entre las funciones. Estas funciones operan mayoritariamente de forma independiente, mientras que las tareas de riesgo o cumplimiento se asignan al equipo directivo correspondiente. La formación y la concienciación siguen siendo un proceso hermético dentro del departamento en cuestión. Los socios comerciales y proveedores tienen poca o ninguna visibilidad de las funciones de riesgo y cumplimiento. 

A medida que aumenta la necesidad de una gobernanza estructurada, también aumenta la dependencia de consultores o expertos externos. Cualquier solución para cumplir con los requisitos de GRC se limita al proceso operativo dentro de esa función, lo que pone en marcha la adquisición de conocimientos básicos de GRC en el ámbito específico.

2. Preliminar

En la etapa preliminar, las organizaciones comienzan a avanzar hacia la integración, lo que impulsa los esfuerzos dentro de cada función. La coordinación entre los responsables de cada función ayuda a demostrar los beneficios de las iniciativas de GRC. Esto, en última instancia, se traduce en la implementación del marco de concienciación sobre GRC y una mejor comprensión del mismo.

En esta etapa, es común observar una mayor necesidad de un seguimiento estructurado para gestionar los riesgos o los problemas de cumplimiento. Las organizaciones estandarizan las políticas basadas en controles para los problemas comunes con el fin de reducir las tareas repetitivas. 

A medida que se intensifican los esfuerzos de coordinación, se va definiendo la estrategia a largo plazo. Esta es una transición prolongada que implica documentar las estrategias existentes y supervisar los obstáculos para cada función. Se deben identificar las herramientas y la tecnología utilizadas en cada grupo, y la infraestructura técnica debe estar alineada con las políticas y problemáticas comunes. 

3. Gestionado

Si bien la etapa gestionada demuestra una mejora significativa en términos de eficiencia operativa, la gestión aún presenta muchas complejidades por resolver. En esta etapa, se establecen equipos para administrar la estrategia GRC y su infraestructura técnica de apoyo. A medida que estas funciones comienzan a trabajar en conjunto, contar con una fuente única de información para la capacitación y la concientización sobre riesgos y cumplimiento es un paso importante para construir una cultura de cumplimiento. 

Las estrategias documentadas en la fase anterior se desarrollan en forma de objetivos y requisitos técnicos y de recursos. Se pueden analizar por funciones para alinearlas con el objetivo general de GRC y eliminar los silos. A medida que los flujos de trabajo se vuelven más complejos, la gestión y la priorización son cruciales para garantizar una ejecución adecuada. Implemente métricas estandarizadas para identificar el cumplimiento de los objetivos y supervisar las actividades. 

Finalmente, esta etapa se caracteriza por una pila tecnológica GRC integrada, la eliminación de herramientas básicas como hojas de cálculo de Excel y un equipo técnico que garantiza una implementación adecuada. 

4.

La etapa de transformación se centra en mejorar la colaboración entre las distintas funciones y es fundamental para garantizar que la organización cumpla los objetivos de su programa GRC. Los equipos directivos supervisan actividades como la coordinación técnica y la priorización de proyectos. 

Evaluar la concienciación e integración del cumplimiento mejorará la rendición de cuentas. Se observará y definirá un cambio en la forma en que funcionan los procesos relacionados con el riesgo, utilizando un lenguaje común. Se revisarán y supervisarán las métricas del proyecto para identificar deficiencias. 

Una estructura bien gestionada y operativa marca la etapa de transformación. Requería un mejor sistema de gestión para las nuevas solicitudes y un programa de gestión controlado. 

5. Avanzado

En la etapa avanzada, vemos cómo encajan todas las piezas del rompecabezas GRC: los objetivos, las estrategias y las metas empresariales se alinean con los procesos GRC. 

Los empleados están bien informados y capacitados en gestión de riesgos. Dado que las funciones utilizan un proceso estandarizado de riesgos, controles y activos, se obtiene una visión centralizada de los riesgos que ayuda a priorizar las tareas según los requisitos. Esto facilita la identificación, el análisis, la mitigación y el seguimiento de los riesgos. 

Esta etapa se caracteriza por un seguimiento y una planificación regulares para mejorar continuamente las operaciones. El ecosistema tecnológico general es estable.

¿Cómo puede Sprinto ayudarle a ampliar sus esfuerzos en materia de GRC?

Mantener el rendimiento empresarial, cumplir con los requisitos normativos, satisfacer las expectativas de las partes interesadas e implementar la coherencia tecnológica en todos los equipos es todo un reto. Gestionar todo esto sin un proceso adecuado puede convertirse rápidamente en una pesadilla, y los objetivos no se alcanzan por sí solos. 

¿La solución? Sprinto combina los principios del marco GRC (Gestión de Riesgos, Cumplimiento y Responsabilidad) —personas, procesos y herramientas— para ayudarte a lograr un enfoque coherente ante todos tus problemas. Automatiza prácticamente el 90 % de las tareas, supervisa los riesgos en todo el ecosistema tecnológico y capacita a tu personal para que sea autosuficiente.

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Preguntas Frecuentes