Política de gobernanza de datos: pasos para su creación, ejemplos y plantillas.

Cuando los líderes hablan de los mayores desafíos en la implementación de la gobernanza de datos, suelen mencionar el reto de conseguir el apoyo de las partes interesadas. Esta dificultad suele deberse a la falta de conocimientos sobre datos y herramientas, sumada a la complejidad de los conceptos relacionados con la ejecución.

Ahora imaginen un documento que les guíe sobre el cómo y el por qué, sirviendo como guía para la implementación. Si bien aún podría ser necesario convencerlos, el esfuerzo se reduce significativamente gracias a la claridad del plan de acción.

Una política de gobernanza de datos es la guía escrita esencial que impulsa las iniciativas de gobernanza de datos de una organización. En este blog, aprenderemos a crear una y proporcionaremos algunos ejemplos y plantillas para ayudarte a empezar.

¿Qué es una política de gobernanza de datos?

Una política de gobernanza de datos es un documento formal que define cómo una organización gestiona el acceso, la calidad, la seguridad y el uso de los datos. Describe las funciones, las responsabilidades, los estándares y los procedimientos para garantizar la integridad de los datos y el cumplimiento normativo. Esta política fomenta la rendición de cuentas y la gestión coherente de los datos en todos los departamentos.

¿Por qué es importante la política de gobernanza de datos?

Una política de gobernanza de datos es fundamental para establecer estándares que optimicen los procesos de datos, mejoren su fiabilidad y aumenten su precisión. Esta política describe los procedimientos para proteger y gestionar los activos de información y actúa como fuente única de información fidedigna que guía las prácticas de datos de la organización.

La centralización de los datos ayuda a minimizar la compartimentación, garantiza la colaboración interfuncional y facilita el acceso a las personas adecuadas.
A continuación, ayuda a las organizaciones a alinear las prácticas con los requisitos de cumplimiento y las regulaciones de datos, tales como: RGPD e HIPAA. 

Lo más importante es que la gobernanza de datos fomenta una cultura basada en datos que garantiza que se tomen decisiones bien fundamentadas utilizando datos de calidad, lo cual es fundamental para el éxito a largo plazo de la empresa.

Tipos de políticas de gobernanza de datos

Una política de gobernanza de datos sólida cuenta con numerosas subsecciones que detallan aspectos como la calidad, la seguridad, la privacidad, etc. También es común tener más de un tipo de política para gestionar estos aspectos. A continuación, se describen los tipos de políticas de gobernanza de datos que puede tener una organización:

1. Política de calidad de datos

Una política de calidad de datos proporciona directrices para que una organización pueda medir y mejorar la calidad de sus datos. Basándose en la calidad actual de los datos de la organización y en los objetivos de calidad que se pretenden alcanzar, como la relevancia, la precisión, la exhaustividad, etc., la política ayuda a establecer procedimientos de seguimiento para los datos incluidos en su ámbito de aplicación.

2. Política de seguridad de datos

Una política de seguridad de datos describe el enfoque de una organización para proteger sus activos de datos contra filtraciones, manipulaciones, accesos no autorizados y cualquier otra amenaza. La política especifica medidas como la gestión de contraseñas y los controles de acceso, y también abarca áreas de protección de datos y mitigación de riesgos.

3. Política de privacidad de datos

Una política de privacidad de datos explica cómo se gestiona, recopila, utiliza o almacena la información sensible de manera que se minimicen los riesgos relacionados con la privacidad. La política incluye directrices relativas al intercambio y la divulgación de datos, la base jurídica del tratamiento, etc., y generalmente se documenta para garantizar el cumplimiento de normativas de privacidad como el RGPD.

4. Política de clasificación de datos

Una política de clasificación de datos define la clasificación de los datos en categorías según su sensibilidad y los requisitos de manejo. La clasificación se basa en la criticidad de los datos, a quiénes están destinados y las funciones y responsabilidades de los propietarios o custodios de los mismos.

5. Política de retención de datos

Una política de retención de datos especifica los requisitos para el almacenamiento y la eliminación de datos. Describe el propósito de la retención, las condiciones de almacenamiento, las medidas de seguridad y los períodos de retención adecuados. Asimismo, define los procesos empresariales para la eliminación segura de datos.

6. Política de acceso a los datos

Una política de acceso a datos establece normas y reglamentos para gestionar y controlar el acceso a la información. Describe los principios de control de acceso y los procesos para solicitar, aprobar, otorgar y revocar el acceso a datos cruciales. El objetivo es garantizar el acceso únicamente a las personas autorizadas y evitar cualquier tipo de uso indebido.

7. Política de gestión del ciclo de vida de los datos

Una política de gestión del ciclo de vida de los datos abarca todas las etapas del manejo de datos, desde su creación, almacenamiento, uso y compartición hasta su archivo y eliminación. Garantiza la protección de los datos en cada etapa y que las personas responsables de gestionar las distintas fases conozcan bien sus responsabilidades.

8. Política de ética de datos

Una política de ética de datos establece las directrices para el manejo de datos de manera que se ajuste a la ética y los principios de la organización. Promueve la equidad y la rendición de cuentas al recopilar o procesar datos personales y mejora la credibilidad de la organización ante las partes interesadas. Asimismo, garantiza que los derechos de los titulares de los datos se comprendan y protejan claramente.

Pasos para desarrollar una política de gobernanza de datos

La forma correcta de desarrollar una política de gobernanza de datos es identificar y abordar los problemas actuales, establecer las necesidades futuras y alinearla con el contexto empresarial.

A continuación se detallan los pasos para desarrollar una política de gobernanza de datos eficaz:

1. Definir las necesidades y objetivos.

La forma correcta de determinar las necesidades actuales de gobernanza de datos es realizar una evaluación de las prácticas de datos actuales e interactuar con las partes interesadas clave.

• La evaluación de datos debe revisar las prácticas actuales de catalogación de datos, las políticas existentes en materia de acceso a los datos, seguridad, privacidad, etc., así como la fiabilidad y exactitud de los datos.
• La colaboración con las partes interesadas clave debe comenzar por comunicar el valor de la gobernanza de datos y analizar sus problemas actuales. Esto ayuda a garantizar su aceptación y a obtener una visión integral para definir los objetivos.

En función de los resultados, se pueden establecer objetivos medibles y alcanzables para garantizar una gobernanza de datos eficaz. Por ejemplo, si la precisión de los datos de los registros de clientes es del 85 %, el objetivo puede ser alcanzar el 95 % en un plazo de 6 meses.

2. Designar un equipo de gobernanza de datos

Se requiere la cooperación de toda la empresa y la colaboración interfuncional para crear e implementar la política de gobernanza de datos. Por lo tanto, comience por designar un equipo de gobernanza de datos con roles y responsabilidades claramente definidos. El equipo estaría compuesto, en términos generales, por lo siguiente:

• Patrocinadores ejecutivos: Los patrocinadores de la alta dirección son responsables de la asignación de recursos y de brindar orientación estratégica.
• Responsable de protección de datos: Los responsables de protección de datos supervisan todo el programa de gobernanza de datos.
• Consejo de Gobernanza de Datos: El consejo de protección de datos está compuesto por los responsables funcionales de las distintas unidades organizativas.
• Responsables de datos: Los responsables de datos se encargan de la implementación de las iniciativas de gobernanza de datos y rinden cuentas a los propietarios de los datos.
• Equipo de TI: El equipo de TI se encarga de todas las responsabilidades técnicas y relacionadas con la infraestructura.

3. Definir los principios de gobernanza de datos

Para garantizar una política de gobernanza de datos bien definida, deberá definir los principios rectores. Estos principios sentarán las bases de cómo se gestionarán y protegerán los datos. Algunos principios clave de gobernanza de datos incluyen:

• Responsabilidad: Definir a los propietarios que se responsabilizan de sus acciones.
• Integridad: Establecer estándares que garanticen que los datos sean precisos, completos y fiables, según el mejor conocimiento de los propietarios de los datos.
• Transparencia: Garantizar que la comunicación y las decisiones relacionadas con los datos sean transparentes.
• Auditabilidad: Mantener registros de datos completos para que puedan examinarse y verificarse cuando sea necesario.
• Administración responsable: Designar administradores de datos que sean expertos en el dominio de los datos para garantizar que estos se gestionen de forma responsable.
• Controles y equilibrios: Garantizar una distribución equilibrada de responsabilidades y supervisión entre los equipos para compartir la integridad de los datos y minimizar los riesgos.
• Estandarización: Implementar prácticas y procesos de gestión de datos coherentes para la recopilación, el almacenamiento y la transmisión.
• Gestión del cambio: Introducir cualquier cambio de forma sistemática y controlada para minimizar las interrupciones en la actividad empresarial.

4. Finalizar el contenido de la política.

El siguiente paso es finalizar el contenido de la política, incluidos los controles que deben implementarse. Los componentes clave de la política de gobernanza de datos incluyen:

• Propósito y alcance: Esta sección abarca los objetivos de la creación de una política y el alcance de la misma, incluidos los tipos de datos que abarca, los departamentos y las personas que están sujetos a la política, entre otros aspectos.
• Definiciones: La sección de definiciones explica los términos y conceptos clave utilizados en la política para lograr una comprensión común.
• Partes responsables: Esta sección define claramente las funciones y responsabilidades de las partes interesadas, como los propietarios de datos, los administradores, etc.
• Controles: Esta sección define los controles para el enriquecimiento, acceso, seguridad, archivado y retención de datos, entre otros.
• Políticas y referencias relacionadas: Si dispone de políticas diferentes para el uso de datos, el acceso a los datos, la retención de datos, etc., debe vincular todas las políticas relacionadas a esta política maestra de gobernanza de datos.

5. Capacitar a la fuerza laboral e implementar medidas.

Deberá desarrollar un programa de capacitación en gobernanza de datos para instruir al personal sobre el marco general, los pasos clave, las mejores prácticas y el uso de las herramientas de gobernanza y cumplimiento. También deberán recibir capacitación sobre sus responsabilidades y, si la organización está sujeta a requisitos de cumplimiento, se deberá impartir capacitación obligatoria en seguridad.

A continuación, comience a desarrollar e implementar un conjunto de controles para establecer la gobernanza de datos, como controles de acceso, cifrado de datos, planes de respuesta a incidentes, gestión de riesgos de terceros y más. Herramientas como las de linaje de datos, monitoreo de calidad de datos, automatización del cumplimiento, etc., ayudarán a automatizar el proceso y optimizar los flujos de trabajo.

6. Monitorear y actualizar

La gobernanza de datos es un proceso continuo, por lo que deberá establecer un mecanismo de monitoreo constante para garantizar el cumplimiento regular de las políticas. Realice un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento y revise los informes de gobernanza y cumplimiento para identificar deficiencias. Además, la política no es un documento estático y debe actualizarse periódicamente para adaptarse a los cambios del entorno.

Plantillas y ejemplos de políticas de gobernanza de datos

Aquí tienes algunos ejemplos reales y plantillas de políticas de gobernanza de datos a las que puedes consultar:

1. McGill University
2. Universidad de Nevada, Las Vegas
3. Intercambio Textil
4. Departamento de Educación de New Hampshire

Estas políticas tienen componentes clave, como ya hemos comentado. Puede personalizarlas según el contexto y las necesidades de su negocio.

Equilibrar la gobernanza y el cumplimiento con Sprinto

Si bien una política de gobernanza de datos es un documento vivo que sienta las bases de un programa de gobernanza de datos, se necesitan herramientas para implementarla y garantizar su sostenibilidad. Se trata de un proceso largo y continuo que, si se realiza manualmente, puede consumir recursos y desviar la atención de las tareas críticas para el negocio. Es ahí donde entra en juego una herramienta GRC de última generación como Sprinto .

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Preguntas Frecuentes