Evaluación de preparación para la auditoría: todo lo que necesita saber.

Solo en el año 2022, las filtraciones de datos costaron a las empresas 4.35 millones de dólares. Eso sí que es una cantidad enorme.

Sabemos que no quieres que tu negocio esté en esa lista, y por eso es primordial prepararse para defenderse y protegerse contra las amenazas de ciberseguridad.

Pero, ¿cómo se garantiza la existencia de un programa de ciberseguridad fiable? Siguiendo las prácticas globales de seguridad y obteniendo un informe de auditoría de cumplimiento que verifique su eficacia, por supuesto.

Sin embargo, antes de ponerse en contacto con los auditores, es necesario realizar una evaluación interna de la preparación para la auditoría, a fin de garantizar que se cuenta con los recursos necesarios y evitar cambios de última hora.

Asimismo, comprendemos que las auditorías pueden ser un desafío y que el proceso complejo puede parecer desalentador.

Claro que requiere un esfuerzo inicial, la participación de los expertos adecuados y el uso de la tecnología correcta. Sin embargo, estar completamente preparado para las auditorías reduce el tiempo y el esfuerzo dedicados a gestionarlas. Esto significa que dispondrá de más tiempo para las tareas más importantes.

Así que, exploremos esto más a fondo…

¿Qué es una evaluación de preparación para la auditoría?

La evaluación de la preparación para una auditoría es un proceso que se lleva a cabo meses antes de la auditoría propiamente dicha. Generalmente se realiza con varios meses de antelación y tiene como objetivo evaluar la preparación de su empresa para la próxima auditoría.

La evaluación puede realizarse de diferentes maneras. Puede solicitar que la firma de contadores públicos responsable de su próxima auditoría realice la evaluación de preparación para la misma, como parte de su proceso de cumplimiento normativo.

Como alternativa, puede contratar a un proveedor de servicios especializado en preparación para auditorías. También es posible realizar la evaluación internamente a través de su equipo de auditoría interna. Sin embargo, para una evaluación imparcial, es mejor comprobar si su equipo interno tiene la experiencia necesaria para evaluar sus controles de seguridad y procesos de negocio.

¿Por qué es necesario realizar una evaluación de preparación para la auditoría?

Es necesario realizar una evaluación de preparación para auditorías con el fin de determinar el grado de preparación de su organización para una auditoría exitosa de marcos como SOC 2, ISO 27001, NIST CSF o PCI DSS . El principal beneficio es que le ayudará a identificar posibles deficiencias en sus controles clave y a diseñar un plan para corregirlas.

Aquí le presentamos algunas razones por las que necesita realizar una evaluación de preparación para la auditoría:

• Las auditorías externas garantizan que una empresa Cumple con la normativa y los requisitos legales. Esto se debe a que el incumplimiento puede acarrear sanciones y multas.
• Las auditorías verifican que la seguridad de su sistema de información sea precisa, confiable y esté presentada de manera justa.
• Una preparación adecuada para las auditorías ayuda a detectar y prevenir el fraude. Unos controles internos, procesos y políticas sólidos reducen el riesgo de infracciones y actividades fraudulentas.
• La preparación para auditorías aumenta la eficiencia operativa al identificar y abordar los problemas a tiempo, evitando que se conviertan en problemas complejos. Esto ahorra tiempo y recursos.
• Los accionistas y demás partes interesadas confían en la precisión de los estados financieros y los informes de auditoría. Un historial de informes financieros fiables puede generar confianza en los accionistas y atraer a potenciales inversores.

¿Cómo prepararse para la evaluación de preparación para la auditoría?

La preparación para una auditoría suele generar temor, pero la realidad es que puede ser bastante manejable con la preparación adecuada. En esta guía, describiremos algunos pasos para ayudarte a prepararte:

1. Determinar el cumplimiento de las regulaciones de la industria.

La fase inicial consiste en identificar las leyes y regulaciones específicas que se aplican a su organización. Determinar los requisitos legales que su empresa debe cumplir depende de varios factores. Estos factores incluyen:

• Tu industria
• La ubicación geográfica de su negocio
• Los países en los que opera su organización
• La naturaleza de los productos y servicios que usted ofrece
• La clientela con la que interactúas

Por ejemplo , si su empresa opera en el sector sanitario dentro de los EE. UU., cumplir con la normativa HIPAA es fundamental.

2. Diseñar un diagrama de activos de red.

Al prepararse para una auditoría, cree un diagrama de red que muestre sus activos de red. Sabemos que la auditoría busca descubrir posibles activos desconocidos, pero proporcionarle al auditor un diagrama de red puede ahorrarle mucho tiempo.

Ahora bien, ¿qué es un diagrama de red?

El diagrama de red es una representación visual de la estructura de su red, que muestra sus activos, conexiones y las medidas de seguridad implementadas. Este diagrama simplifica el proceso de evaluación del auditor.

3. Coordinar con las necesidades del auditor

Antes de que comience la auditoría, es probable que el auditor necesite información de expertos en la materia dentro de su organización para comprender sus políticas y arquitectura de ciberseguridad.

Para facilitar esto, programe una llamada con el auditor y pregúntele sobre las partes interesadas clave con las que deberá interactuar durante el proceso de auditoría. Asimismo, asigne tiempo para que estas partes interesadas participen en reuniones.

4. Revise su política de seguridad de la información.

Toda empresa debe contar con una sólida política de seguridad de la información . Esta política ofrece directrices claras para el manejo de datos confidenciales.

¿Pero qué incluye? Esta política es la forma de proteger los datos. Detalla las medidas de seguridad implementadas y establece las responsabilidades específicas de cada persona dentro de su empresa en la gestión de datos.

Lo ideal es que esta política sea accesible para todos los miembros de su equipo. No se trata de un documento que deba mantenerse en secreto, sino de una guía sobre el manejo ético y legal de datos que todo empleado debería comprender.

Una política de seguridad de la información se centra en 3 aspectos fundamentales de la gestión de datos:

Asegúrese de revisar su política para clasificar los datos almacenados en la red en diferentes categorías, cada una con su nivel de medidas de seguridad requeridas. Si bien puede utilizar diversos esquemas de clasificación, los expertos generalmente dividen los datos en tres grupos principales: datos de alto riesgo, datos confidenciales y datos públicos.

5. Realizar una evaluación de riesgos del proveedor.

Cuando diriges un negocio, trabajas con tu propio equipo y colaboras con una red de proveedores externos. Estos héroes anónimos entregan bienes y servicios aunque no estén oficialmente en tu nómina.

Aquí es donde entra en juego la Gestión de Riesgos de Proveedores (VRM, por sus siglas en inglés). La VRM optimiza todo el proceso, desde la incorporación de proveedores hasta la evaluación, identificación y mitigación de riesgos, así como su seguimiento.

Además, no se trata solo de cumplir con los requisitos. Un buen programa de gestión de riesgos de proveedores ofrece grandes beneficios. Significa que estará mejor preparado para el futuro. Podrá identificar fácilmente a los proveedores de bajo, medio y alto riesgo, lo que le permitirá concentrar sus esfuerzos de gestión de riesgos donde más importan.

6. Realizar una evaluación interna de riesgos.

El siguiente paso es realizar una evaluación interna de riesgos . Identifique los riesgos asociados con factores como el crecimiento del negocio, la ubicación geográfica y las mejores prácticas de seguridad de la información. Tome nota de estos riesgos y documéntelos minuciosamente.

Ahora es el momento de ser específicos. Defina el alcance de estos riesgos analizando sus amenazas y vulnerabilidades. Para cada riesgo identificado, asigne una probabilidad y mida su impacto potencial.

El siguiente paso consiste en implementar medidas o controles para mitigar estos riesgos de manera efectiva.

Para orientarte en la dirección correcta, aquí tienes algunas preguntas para reflexionar:

Recuerde que cualquier deficiencia u omisión en esta fase de evaluación de riesgos podría exponer sus vulnerabilidades, y el auditor podría considerarlo una señal de alerta.

7. Realizar análisis de brechas y medidas correctivas.

Ahora que ya conoces el panorama general, es hora de ponerse manos a la obra y realizar un análisis de brechas y su corrección. Aquí es donde perfeccionarás tus procedimientos y prácticas para alinearlos con las mejores prácticas de preparación para auditorías.

Así es como se aborda:

• Analice detenidamente sus procedimientos y prácticas actuales. Compárelos minuciosamente con los requisitos de cumplimiento. Este paso le ayudará a identificar qué está haciendo bien y dónde existen deficiencias.
• Una vez que identifique las brechas, es posible que deba ajustar los flujos de trabajo e introducir nuevos... módulos de capacitación para empleadoso bien, cree nueva documentación de control. Sus calificaciones de riesgo asignadas le ayudarán a priorizar qué deficiencias abordar primero.

Para guiarte en este camino, aquí tienes algunas preguntas clave que debes hacerte:

• ¿Tienen una estructura organizativa clara?
• ¿Ha designado empleados autorizados para desarrollar e implementar políticas y procedimientos?
• ¿Cuál es su protocolo para la verificación de antecedentes?
• ¿Tienen todos los miembros de su ecosistema, desde clientes hasta empleados, perfectamente claro cuál es su función al utilizar sus sistemas o servicios?
• ¿Su software, hardware e infraestructura se actualizan y mantienen periódicamente?

Además, el auditor exige que usted tenga toda la documentación lista. Por lo tanto, demostrar que está preparado para la auditoría es fundamental, ya que cualquier deficiencia podría generar sospechas que usted preferiría evitar.

8. Sopesar las amenazas de los empleados y el cumplimiento

¿Sabías que las amenazas internas representan la mayor amenaza para tu negocio? Ya sean intencionadas o accidentales, pueden causar estragos. Un informe global sobre exposición de datos de 2019 reveló que los empleados suelen correr más riesgos con los datos de los que sus empleadores se dan cuenta, lo que deja a las organizaciones vulnerables a las amenazas internas.

Las medidas para aumentar la prevención de amenazas internas incluyen:

Es posible impartir estos cursos de forma individual. Sin embargo, si opta por una plataforma de automatización del cumplimiento normativo, esta capacitará a los empleados en medidas básicas para proteger los datos confidenciales.

La ventaja de Sprinto

Sprinto es una plataforma de confianza autónoma con capacidades de gestión de auditorías autónomas . Verifica continuamente la evidencia de control con respecto al estado de su sistema en tiempo real, conserva el historial completo de decisiones y genera informes listos para los reguladores bajo demanda, para que no tenga que reconstruir su informe de auditoría bajo presión. Y dado que la preparación para la auditoría depende tanto de las personas como de los sistemas, también puede impartir formación sobre concienciación en seguridad y mantener un registro de finalización claro vinculado al programa.

9. Realizar una auditoría interna de seguridad.

Como último paso, realice una auditoría de seguridad interna a modo de prueba antes de la visita del auditor oficial. Esta auditoría incluye una revisión, con comprobaciones manuales de políticas, procesos y controles, así como evaluaciones automatizadas de la infraestructura clave y los sistemas de seguridad.

¿Suena complicado? Sprinto está aquí para ayudarte.

Sprinto te ofrece una visión en tiempo real del estado de los controles y la preparación para auditorías, no una instantánea trimestral. Conectas los sistemas que ya utilizas y Sprinto verifica continuamente si la información sigue coincidiendo con la que se ejecuta en producción. Si algo se desvía, lo detectas a tiempo.

Así que, cuando realizas una auditoría de seguridad interna a modo de prueba, no te centras en capturas de pantalla ni en correos electrónicos. Revisas el historial de decisiones: qué se aprobó, qué falló, qué cambió y qué necesita corregirse, antes de que un auditor lo solicite.

Mejores prácticas de evaluación de la preparación para auditorías

Ahora que conoces los pasos de preparación, es importante comprender algunas de las mejores prácticas estándar de la industria. Estas son algunas de las mejores prácticas que no debes olvidar:

1. Comunicación

Durante la preparación para la evaluación de preparación para la auditoría, mantenga una comunicación abierta y transparente con los auditores, la gerencia y las partes interesadas a lo largo de todo el proceso. Asimismo, para obtener una visión general adecuada, involucre a las partes interesadas clave de los diferentes departamentos, incluidos finanzas, TI, cumplimiento y legal.

2. Comprender los objetivos de la auditoría.

No todas las auditorías son iguales. Por eso es fundamental definir los objetivos y el alcance de la evaluación de preparación para la auditoría. Asegúrese de comprender qué buscarán los auditores y adapte su evaluación en consecuencia.

Por ejemplo, la auditoría SOC 2 y la norma ISO 27001 son diferentes. Lo que funcionó para una puede no funcionar para la otra. Sin embargo, el 70 % del proceso podría ser similar.

3. Recogida y análisis de datos

Recopilar todas las pruebas antes de la auditoría es una buena práctica. Esto evita tener que intercambiar mensajes con el auditor por algún documento faltante.

Hable con los expertos en cumplimiento normativo de Sprinto sobre cómo la plataforma le permite recopilar y verificar continuamente la evidencia de auditoría, y luego la presenta en un panel de control fácil de usar para los auditores, con un registro completo de las decisiones tomadas.

4. Monitoreo continuo

No siempre se puede confiar en verificar manualmente si todos los controles están implementados y cumplen con la normativa. Se pueden ahorrar más de 300 horas simplemente implementando una plataforma de monitoreo continuo que detecte y solucione los problemas a medida que surgen, en lugar de esperar a la próxima auditoría.

Y Sprinto te ayudará a implementar la monitorización continua en un abrir y cerrar de ojos.

El panel de control de Sprinto funciona como una herramienta de monitorización de seguridad y del sistema . Este panel intuitivo ofrece una visión unificada de las posibles amenazas de seguridad y los problemas del sistema. Además, simplifica la identificación de vulnerabilidades de seguridad y software obsoleto al clasificarlos como aprobados o reprobados.

El método Sprinto para la evaluación de la preparación para la auditoría

La temporada de auditorías puede tener lugar entre enero y abril, pero sus controles no siguen ese calendario. Se desfasan cuando cambian los accesos, se reconfiguran los sistemas, se añaden nuevas herramientas y evolucionan los procesos.

Sprinto está diseñado para estar siempre preparado para las auditorías. Verifica continuamente la evidencia comparándola con el estado del sistema en tiempo real, conserva el registro de decisiones de sus controles y genera informes listos para los reguladores bajo demanda, sin necesidad de una reconstrucción de última hora.

Preguntas Frecuentes