Cumplimiento normativo: definición, importancia y mejores prácticas

En ocasiones, las normativas de cumplimiento de una región pueden impedir que las empresas entren en un nuevo mercado. Este fue el caso de Threads, la nueva plataforma de redes sociales de Meta. Esta incertidumbre surgió cuando incumplió la Ley de Mercados Digitales de la UE, que regula el intercambio de datos de usuarios entre diferentes plataformas. 

Este tema sienta las bases de lo que vamos a abordar en este blog.

Desde la creación de productos hasta la obtención de financiación, los emprendedores que inician sus negocios tienen mucho trabajo por delante. Y aunque el cumplimiento normativo y la gestión de riesgos no siempre acaparen la atención, son fundamentales para una amplia gama de procesos empresariales. Es vital garantizar la legalidad de la operación. Ignorar el cumplimiento normativo puede acarrear multas cuantiosas, litigios y daños a la reputación.

Este blog te ayudará a comprender el significado del cumplimiento normativo y cómo sortear cuestiones cruciales para mantener una buena reputación.

¿Qué es el Cumplimiento Normativo?

El cumplimiento normativo se refiere al conjunto de requisitos legales y regulaciones de privacidad que las organizaciones deben seguir para proteger la información confidencial. Las organizaciones que cumplen con la normativa cuentan con una sólida gobernanza de datos, que incluye un sistema de reglas, documentación de políticas y estructuras de control de procesos y toma de decisiones. Estos pilares de gobernanza garantizan la seguridad y la estandarización en la gestión de datos. Las empresas que cumplen con la normativa también implementan prácticas de monitoreo rigurosas para asegurar su cumplimiento y prácticas de documentación de evidencias para ofrecer transparencia y pruebas de cumplimiento. Es importante destacar que cualquier empresa que gestione datos, activos digitales o protocolos de salud está sujeta al cumplimiento normativo. 

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Sectores como la tecnología, las finanzas y la sanidad están sujetos a una mayor regulación en lo que respecta a las normas de cumplimiento, ya que tienen un impacto directo en la economía.

Beneficios del cumplimiento normativo

Lograr el cumplimiento normativo ofrece numerosos beneficios, desde la reducción de posibles filtraciones de datos hasta la mejora de la reputación de su marca. Además, es el primer paso hacia una gestión de riesgos más sólida, algo fundamental a medida que su empresa crece. A continuación, se presentan otros beneficios clave: 

1. Interfaz unificada: Los marcos de cumplimiento normativo proporcionan a las empresas una forma estructurada de proteger los datos confidenciales frente a riesgos de diversa índole. El aislamiento de datos implementado como parte del cumplimiento normativo los protege de virus, hackers, robos físicos y cualquier pérdida involuntaria.   
2. Mitigar riesgosUn marco de cumplimiento sólido incorpora la gestión de riesgos de diversas maneras. Por ejemplo, la capacitación en seguridad aumenta la vigilancia de todos los empleados. Las verificaciones de riesgos de los proveedores garantizan que estos no se conviertan en una puerta trasera a la infraestructura de su organización. 
3. Mejora tu reputación: Cumplir con la normativa ayuda a la organización a ganarse la confianza de sus clientes y partes interesadas. Por ejemplo, a los clientes les resultaría más difícil confiar en una marca de salud o tecnología sanitaria que no cumpla con la HIPAA.
4. Obtén acceso a más oportunidades: Obtener el cumplimiento normativo puede brindar acceso a oportunidades más atractivas que serían difíciles de conseguir de otra manera. El cumplimiento le permite ingresar a nuevos mercados y dirigirse a nuevos clientes. 

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¿Por qué es importante el cumplimiento normativo?

El cumplimiento normativo es importante porque resulta fundamental para mitigar los posibles riesgos cibernéticos, incluidas las brechas de seguridad y la pérdida de datos.

Las regulaciones son objetivos en constante cambio. Están en continua evolución. Cuando crees que has terminado con el cumplimiento normativo, inevitablemente algo cambia y necesitas reajustar tu estrategia para evitar problemas. Por lo tanto, tu empresa debe ser ágil, o corres el riesgo de quedar vulnerable.

Este cambio constante es lo que hace que el cumplimiento normativo sea tan difícil.

El incumplimiento de las normativas expone a su empresa a posibles demandas y problemas financieros. De hecho, un estudio sobre casos de ciberataques en Estados Unidos, Reino Unido y Canadá reveló que tanto el número de casos como las pérdidas totales asociadas están en aumento. El coste medio por caso se incrementó en casi dos tercios en tan solo un año, pasando de 4.4 millones de dólares a 7.2 millones. 

Por lo tanto, el cumplimiento normativo no es solo una casilla que marcar; es vital para proteger su negocio de posibles daños y mantener una imagen sólida y confiable ante sus clientes y reguladores.

Los equipos que implementan el cumplimiento continuo lo consideran una disciplina cotidiana en lugar de un esfuerzo anual intensivo, lo que permite que la empresa sea defendible durante los periodos entre auditorías formales, cuando en realidad se originan la mayoría de las acciones coercitivas.

¿Cuáles son los requisitos de cumplimiento normativo?

Los requisitos de cumplimiento normativo son las obligaciones específicas que una empresa debe cumplir para acatar las leyes, normas y estándares que rigen sus operaciones. Estos requisitos dependen de la actividad de la empresa, su ubicación, los datos que maneja y los clientes, organismos reguladores o socios comerciales a los que rinde cuentas.

Los requisitos normativos se convierten en obligaciones: compromisos que la empresa debe cumplir mediante políticas, controles, evidencias, revisiones, informes y acciones correctivas. Algunas obligaciones provienen directamente de leyes u organismos reguladores. Otras se encuentran en contratos con clientes, acuerdos con proveedores, términos de procesamiento de datos, compromisos de seguridad y políticas internas diseñadas para cumplir con los requisitos externos.

Por ello, el cumplimiento normativo no debe gestionarse como una lista estática de leyes. Cada obligación debe traducirse en una acción empresarial: quién es el responsable, qué control garantiza su cumplimiento, qué pruebas demuestran su eficacia, con qué frecuencia debe revisarse y qué ocurre en caso de incumplimiento.

Los requisitos comunes de cumplimiento normativo incluyen:

Requisito	Qué significa
Identificar la normativa aplicable	Identifique las leyes, normas y organismos reguladores que se aplican a su sector, ubicación geográfica, productos y datos.
Asignar la responsabilidad del cumplimiento	Defina quién es el responsable de cada requisito, control, política, tarea de auditoría y elemento de remediación.
Crear políticas y procedimientos	Documente cómo la empresa cumple con cada requisito en la práctica.
Implementar controles	Implementar medidas de seguridad técnicas, administrativas y operativas.
Capacitar a los empleados	Asegúrese de que los empleados comprendan las normas que se aplican a sus funciones.
Mantener evidencia	Conserve pruebas que permitan realizar auditorías, como registros, capturas de pantalla, aprobaciones, informes y confirmaciones de cumplimiento de políticas.
Supervisar los cambios	Realizar un seguimiento de las actualizaciones normativas y evaluar si es necesario modificar las políticas, los controles o los flujos de trabajo.
Realizar auditorías y revisiones	Compruebe si los controles funcionan correctamente y subsane las deficiencias antes de las auditorías externas o las revisiones regulatorias.
Informar sobre incidentes o infracciones.	Siga los plazos de notificación establecidos cuando ocurra un evento que deba ser reportado.

Por ejemplo, una empresa del sector sanitario que gestione información sanitaria protegida podría necesitar controles HIPAA, formación para empleados, restricciones de acceso, procedimientos de respuesta ante incidentes y flujos de trabajo para la notificación de violaciones de seguridad. Una empresa de software como servicio (SaaS) que venda a clientes empresariales podría necesitar cumplir con los requisitos de SOC 2, ISO 27001, GDPR o PCI DSS, según su producto, sus clientes y los flujos de datos.

Marcos y estándares comunes de cumplimiento normativo

Un marco de cumplimiento normativo es una forma estructurada de gestionar los controles, las políticas, los procedimientos, las responsabilidades y la evidencia necesarios para cumplir con las expectativas regulatorias. Algunos elementos de esta categoría son leyes o reglamentos, como HIPAA, GDPR, SOX y CCPA/CPRA. Otros son estándares, marcos de aseguramiento o marcos de control, como SOC 2, ISO 27001, PCI DSS, FedRAMP y NIST, que ayudan a las organizaciones a demostrar que cumplen con los requisitos de seguridad, privacidad, financieros u operativos.

Los marcos de referencia facilitan la gestión del cumplimiento normativo, ya que traducen las expectativas legales o regulatorias generales en controles prácticos. Algunos marcos son obligatorios para ciertos sectores o regiones. Otros son voluntarios, pero son ampliamente esperados por clientes, auditores o socios comerciales.

Los marcos comunes de cumplimiento normativo incluyen:

Marco o regulación	Se aplica comúnmente a	Lo que cubre
HIPAA	Atención médica, tecnología sanitaria, proveedores de servicios que manejan información de salud protegida	Normas de privacidad, seguridad y violación de datos para información sanitaria protegida
GDPR	Empresas que procesan datos personales de residentes de la UE	Privacidad de datos, consentimiento, tratamiento lícito de datos, derechos del interesado, notificación de violaciones de seguridad
CCPA/CPRA	Empresas que manejan datos personales de residentes de California	Derechos de privacidad del consumidor, divulgación, opción de exclusión y obligaciones de manejo de datos
PCI DSS	Empresas que almacenan, procesan o transmiten datos de titulares de tarjetas	Seguridad de pagos, controles de red, controles de acceso, monitoreo, pruebas
SOC 2	Proveedores de SaaS y tecnología	Controles de seguridad, disponibilidad, confidencialidad, integridad del procesamiento y privacidad
ISO 27001,	Empresas que desarrollan un sistema de gestión de seguridad de la información	Gestión de riesgos, controles de seguridad, auditorías internas, mejora continua
FedRAMP	Proveedores de nube que prestan servicios a agencias federales de EE. UU.	Requisitos de autorización de seguridad en la nube, monitoreo continuo y control federal
SOX	Empresas públicas en Estados Unidos	Controles de información financiera, controles internos, pistas de auditoría, responsabilidad ejecutiva
Marcos NIST	Contratistas gubernamentales, organizaciones centradas en la seguridad e industrias reguladas.	Guía sobre ciberseguridad, gestión de riesgos, privacidad y control.

El marco adecuado depende del sector, la ubicación, los clientes, el tipo de datos y los objetivos comerciales de la empresa. Muchas organizaciones necesitan varios marcos. Por ejemplo, una empresa de software como servicio (SaaS) del sector salud podría necesitar HIPAA para los datos de los pacientes, SOC 2 para la garantía de los clientes, ISO 27001 para la gobernanza de la seguridad y GDPR si presta servicios a usuarios de la UE. En cambio, una empresa fintech que cotiza en bolsa podría necesitar SOX para la presentación de informes financieros, PCI DSS para los datos de pago y requisitos de privacidad como GDPR o CCPA/CPRA, según la ubicación de sus clientes.

Industrias y funciones que deben cumplir con la normativa

Cualquier sector industrial debe estar al tanto de los requisitos normativos específicos. Estos pueden ser legales, operativos o relacionados con la ciberseguridad. A continuación, se presentan algunos tipos de sectores y sus procedimientos de cumplimiento normativo para que tenga una idea de lo que puede esperar:

Cumplimiento normativo de los proveedores de atención médica

El cumplimiento normativo en el sector sanitario (y esto le incluye a usted si es una empresa de tecnología sanitaria que presta servicios a clientes u organizaciones sanitarias) es un conjunto de procesos y pasos que ayudan a una empresa sanitaria a cumplir con las leyes nacionales o estatales, las normativas específicas del sector o incluso los acuerdos entre empresas privadas.

• La Ley de Seguridad Social administra Medicare, Medicaid y CHIP.
• HIPAA y la Ley HITECH salvaguardar la privacidad del paciente, asegurando que los proveedores de atención médica preserven la información del paciente.
• La Ley de Protección al Paciente y Cuidado de la Salud Asequible abarca las normas de los seguros, incluido Medicaid.
• El Departamento de Salud y Servicios Humanos y la Oficina del Inspector General trabajan conjuntamente para prevenir el fraude.

Cumplimiento normativo corporativo

El cumplimiento corporativo implica seguir las normas, regulaciones, procedimientos y estándares de conducta de la empresa. Este tipo de cumplimiento no se limita a las políticas y procedimientos internos, sino que abarca las leyes federales y estatales que rigen las operaciones comerciales.

Al implementar y mantener el cumplimiento corporativo, su empresa puede garantizar que todos sus miembros cumplan con las normas. Esto, a su vez, ayuda a prevenir y detectar cualquier infracción o conducta indebida en sus actividades de cumplimiento. 

cumplimiento normativo en materia de ciberseguridad

El cumplimiento normativo en ciberseguridad incluye un conjunto de directivas para garantizar la seguridad de los sistemas informáticos y de TI. Estas normativas desempeñan un papel crucial al obligar a las empresas a proteger sus sistemas y datos contra diversas ciberamenazas, como virus, gusanos, troyanos e intentos de phishing orquestados por ciberdelincuentes.

Regulaciones del gobierno federal

• Ley de Responsabilidad y Portabilidad del Seguro de Salud (HIPAA)
• Ley Gramm-Leach-Bliley de 1999, 
• Ley de Seguridad Nacional de 2002, que incluye la Ley Federal de Gestión de la Seguridad de la Información (FISMA) 

Iniciativas del Gobierno Estatal

Como complemento a las regulaciones federales, los estados de EE. UU. han implementado medidas para abordar las preocupaciones sobre ciberseguridad. El primer ejemplo de ello fue la promulgación de la Ley de Notificación de Violaciones de Seguridad en California en 2018, y entre los ejemplos más recientes se encuentra la Ley de Privacidad y Seguridad de Datos de Texas (TDPSA). 

cumplimiento de recursos humanos

En pocas palabras, el cumplimiento de las normas de recursos humanos es un conjunto de reglas y estándares que guían la forma en que una empresa planifica y gestiona sus recursos humanos. Estas reglas establecen el estándar de oro sobre cómo se deben realizar los recursos humanos y deben estar en sintonía con los objetivos generales de la empresa y el proceso de cumplimiento. Los gerentes de recursos humanos a menudo se convierten en los custodios del cumplimiento. Se encargan de áreas importantes como:

• Leyes laborales: Estas medidas abarcan la licencia familiar, los salarios justos, la prevención de la discriminación, la discriminación por edad, el acoso y las adaptaciones para personas con discapacidad.
• Salud y seguridad de los empleados: Se ocupan de la seguridad en el lugar de trabajo (OSHA) y del bienestar de los empleados.
• Contratando y despidiendo: Esto incluye la gestión de las relaciones laborales, los sindicatos y las leyes de inmigración.

Cumplimiento normativo para la banca

En términos sencillos, los bancos deben crear políticas y prácticas que se ajusten a las normas que deben cumplir. Estas normas provienen de diferentes organismos reguladores, como leyes gubernamentales locales, regulaciones internacionales y medidas de cumplimiento establecidas por agencias reguladoras financieras a nivel local o internacional. Un buen programa de cumplimiento deberá:

• Capacitar a los empleados sobre las normas y hacerlos responsables.
• Tiene estrategias para abordar los riesgos de cumplimiento
• Proporciona suficiente personal y herramientas para las tareas de cumplimiento.

Cumplimiento de los servicios financieros

El cumplimiento normativo en los servicios financieros incluye un conjunto de reglas, regulaciones y directrices que las instituciones financieras, las empresas de tecnología financiera y los mercados de capitales deben cumplir para garantizar que operen de manera legal y ética. 

• Estándar Común de Información (CRS): Para que las instituciones financieras en ciertos países combatan la evasión fiscal, excluyendo a Estados Unidos.
• Leyes del consumidor: Ley de divulgación de hipotecas para viviendas, Ley de veracidad en los préstamos y más
• La seguridad cibernética: Se ocupa de prevenir los ciberataques, con leyes que dictan cómo manejar las filtraciones de datos. Leyes como la Ley Sarbanes-Oxley y PCI-DSS Garantizar la seguridad de los datos de los clientes
• Prevención de delitos financieros: Cubre el lavado de dinero, el uso de información privilegiada, el fraude y más. Contar con estas políticas demuestra el compromiso de prevenir tales actos.

Gestión del cumplimiento normativo: Pasos para implementar el cumplimiento normativo

La gestión del cumplimiento normativo es el proceso continuo de identificar los requisitos aplicables, vincularlos a los controles, asignar responsables, supervisar el estado de cumplimiento, mantener pruebas y corregir las deficiencias antes de que se conviertan en problemas de auditoría o regulatorios.

Implementar el cumplimiento normativo desde cero requiere planificación, responsabilidad y revisión continua. Un buen programa de cumplimiento demuestra que su empresa comprende sus responsabilidades legales y cuenta con un proceso repetible para cumplirlas.

El objetivo no es que todos los controles parezcan estar siempre en verde. El objetivo es saber qué cumple con la normativa, qué se desvía, qué necesita corrección y qué problemas requieren escalamiento. Un proceso de cumplimiento normativo maduro distingue las excepciones rutinarias de los fallos de alto riesgo, asigna responsables de la corrección y proporciona a la dirección una visión actualizada de la exposición regulatoria antes de que una auditoría o una solicitud del regulador obligue a abordar el problema.

Aquí están los 9 pasos para implementar y gestionar el cumplimiento normativo:

Designar un responsable de cumplimiento normativo

Designe a un responsable de cumplimiento externo para que se encargue de sus necesidades de cumplimiento o asigne a alguien de su equipo interno las responsabilidades que conlleva el puesto. Un responsable de cumplimiento actúa como punto de contacto para todas las actividades relacionadas con el cumplimiento y como portavoz de la organización al comunicarse y colaborar con las partes interesadas externas en materia de cumplimiento.

El responsable de cumplimiento normativo suele ser designado internamente, dependiendo del tamaño de la organización y de la disponibilidad de personal cualificado. Los directores generales, los directores de tecnología, los jefes de ingeniería y los responsables de seguridad de la información suelen desempeñar este cargo.

Identifique qué regulaciones se aplican a su negocio.

En primer lugar, identifique todas las normativas aplicables a su organización. Estas normativas pueden provenir de distintos niveles, desde autoridades federales y estatales hasta locales, o aplicarse exclusivamente a su sector o región. Lo más probable es que también sean legalmente vinculantes. 

Aquí hay algunos factores clave que debe tener en cuenta:

• Base de clientes: Los tipos de clientes a los que presta servicios tienen voz en las regulaciones que debe cumplir. Por ejemplo, si sus clientes utilizan principalmente recursos en la nube para almacenar sus datos o su negocio se basa en software, deben cumplir con SOC 2 or ISO 27001, (Aunque no son obligatorios).
• ExperienciaEl sector en el que trabajes influirá considerablemente en las normativas que te sean aplicables. Por ejemplo, si trabajas en el sector bancario en Estados Unidos, debes cumplir con las regulaciones bancarias estadounidenses, como la Ley de Secreto Bancario, y adherirte a estándares como PCI DSS. 
• Productos: La naturaleza de sus productos introducirá requisitos de cumplimiento específicos. Por ejemplo, si opera en la industria de la salud o de la tecnología sanitaria, debe cumplir con HIPAA o HITRUST
• UbicacionLa ubicación física de su negocio influirá en las regulaciones que debe cumplir. Por ejemplo, si su negocio está en California, debe cumplir con las regulaciones de la CCPA. 

Realizar un análisis de brechas funcionales

El análisis de brechas consiste en evaluar las medidas y prácticas actuales de ciberseguridad de su empresa en comparación con el nivel de seguridad deseado o requerido. El objetivo es identificar las deficiencias, las debilidades y las áreas donde no se cumplen las normas y estándares de seguridad.

Por ejemplo, los procesos financieros pueden ser ineficientes en las pequeñas empresas, por lo que es un buen punto de partida para realizar análisis periódicos. Al realizar este análisis, hágase algunas preguntas importantes: 

• ¿Capacita a su personal para que se mantenga al día sobre las últimas amenazas de seguridad?
• ¿Dispone de procedimientos y aprobaciones estándar antes de realizar cambios? Y, lo que es igual de importante, ¿tiene previsto deshacer esos cambios si algo sale mal?
• Cuando se trata de otorgar acceso a los nuevos empleados o revocarlo a quienes se marchan, ¿cómo se gestiona esa situación? 

Gestionar manualmente estas tareas para lograr el cumplimiento normativo consume demasiado tiempo. Por eso, Sprinto simplifica el análisis de brechas, automatizando hasta el 90 % del proceso para facilitar el cumplimiento de la normativa. 

Elige la herramienta de cumplimiento adecuada

El software de gestión de cumplimiento te ayuda a cumplir con las normas internas de tu empresa, los requisitos legales y los estándares del sector. De esta forma, evitas problemas derivados del incumplimiento; gestionarlo manualmente resulta demasiado engorroso.

Sin embargo, elegir la herramienta adecuada marca la diferencia, ya que será responsable del 99 % del tiempo de actividad. A continuación, se detallan algunas de las tareas que puede realizar una herramienta de automatización del cumplimiento normativo: 

• Automatice las tareas relacionadas con el cumplimiento normativo.
• Crear y gestionar documentación, políticas y protocolos.
• Abordar cuestiones relacionadas con la gestión de riesgos
• Asegúrese de que sus políticas y procedimientos cumplan con todas las leyes y regulaciones necesarias.

Además, un software típico de gestión de cumplimiento normativo incluye diversas funciones como evaluaciones de riesgos, gestión de políticas, gestión de la formación, registros de auditoría y cualquier otro aspecto relacionado con el cumplimiento.

Sprinto es un software de automatización de cumplimiento en tiempo real que supervisa atentamente sus actividades de cumplimiento. Incluso le alerta cuando fallan los controles, para que usted siempre esté al tanto de todo. 

Por ejemplo, supongamos que su empleado no completó la capacitación sobre HIPAA a tiempo. Sprinto envía una notificación a la persona correspondiente para que complete la capacitación.

Capacite a sus empleados

Sin duda, capacitar a los empleados es uno de los requisitos más importantes. Normativas como HIPAA y GDPR exigen que las empresas capaciten a sus empleados para que, ante incidentes de seguridad, sepan exactamente qué hacer y cuándo hacerlo. Esto ayuda a que los empleados sean conscientes de sus responsabilidades y garantiza que puedan desempeñar sus funciones con confianza, de acuerdo con las políticas internas. La capacitación básica puede realizarse en línea mediante seminarios web o ejercicios prácticos en el puesto de trabajo.

Sin embargo, para facilitar esta tarea, Sprinto ofrece capacitación para empleados mediante diversos módulos que se pueden programar y supervisar dentro de la plataforma. Así funciona: los administradores enviarán periódicamente solicitudes de capacitación. Los empleados recibirán notificaciones que les indicarán que completen los módulos requeridos dentro de un plazo determinado. 

Configurar el monitoreo

Cuando solo se presta atención al cumplimiento normativo de vez en cuando, esto puede generar prisas de última hora, intentos apresurados de realizar pruebas de control, tareas de parcheo y la incertidumbre de que no surjan problemas inesperados. Por ello, le recomendamos encarecidamente que implemente un monitoreo continuo del cumplimiento como parte de su proceso.

El enfoque manual para el cumplimiento normativo puede ser estresante y arriesgado. Sin embargo, contar con una solución de automatización del cumplimiento como Sprinto puede ahorrarle mucho tiempo y esfuerzo. Se conecta con sus sistemas, monitoreando constantemente los controles según estándares de cumplimiento normativo como GDPR o HIPAA. Realiza pruebas de cumplimiento, recopila evidencia e informa a los equipos de seguridad cuando fallan los controles, lo que le garantiza tiempo suficiente para implementar medidas correctivas y mantener su programa de cumplimiento bajo control durante todo el año.

Así es como Sprinto ayuda:

El sistema de control continuo de Sprinto informa a su empresa sobre su estado de cumplimiento, mientras que los flujos de trabajo automatizados garantizan una cobertura completa.

Lo interesante es que Sprinto ofrece paneles de control personalizados que presentan información en tiempo real. Esto le permite tomar medidas inmediatas y prevenir incumplimientos normativos y posibles multas.

Realizar una auditoría interna

Realice una auditoría interna para evaluar su situación actual de cumplimiento normativo y determinar su grado de alineación con los requisitos de cumplimiento. Este proceso ayuda a identificar operaciones con posibles deficiencias o riesgos. El objetivo es asegurar que va por buen camino y comprender dónde se necesitan mejoras para alinearse mejor con los requisitos de cumplimiento normativo. Esto le permitirá mantenerse al día con las actualizaciones de cumplimiento, reduciendo la probabilidad de problemas costosos en el futuro.

Para cada una de sus obligaciones de cumplimiento, esto es lo que debe evaluar:

• Alineación con el marco legal: ¿Sus procesos internos están en consonancia con los requisitos legales pertinentes para su negocio?
• Concientización de los empleados: ¿Sus empleados comprenden claramente las normas que debe cumplir su empresa? ¿Están trabajando de acuerdo con estas normas?
• Documentación: ¿Dispone de documentación precisa y actualizada que detalle cómo mantiene el cumplimiento normativo de forma continua?

El panel de control de Sprinto facilita el seguimiento en tiempo real de los resultados de las auditorías internas. Una vez que se añaden todos los datos necesarios, el panel registra los controles que cumplen o no con los parámetros establecidos. Esto garantiza que sus medidas de seguridad cumplan con los estándares de cumplimiento, a la vez que agiliza el proceso de auditoría.

Controles de documentos

Documentar los controles en su proceso de cumplimiento garantiza la existencia de un registro auditable de cada control implementado, los cambios organizativos realizados, los protocolos administrativos del sistema y demás. Estos registros también sirven como evidencia de cumplimiento cuando un auditor revisa los sistemas internos de una organización durante una auditoría de cumplimiento.

Prepárese para las auditorías regulatorias y publique las certificaciones.

El último paso consiste en prepararse para la auditoría según la normativa que decida seguir. Pero antes, mientras se prepara, asegúrese de tener la documentación necesaria para presentar al auditor. Este podría preguntar sobre diversos aspectos de las prácticas de su organización, como la verificación de antecedentes de los empleados, los procesos de revisión de código, la gestión de accesos y la seguridad de los dispositivos, entre otras funciones.

Sprinto cuenta con una red de auditores, y puedes contactar con uno de ellos según tus necesidades. Una vez que se publique el resultado de la auditoría, podrás presentarlo al público mediante la función Centro de Confianza de Sprinto.

El Centro de Confianza de Sprinto proporciona un portal personalizado que permite a los auditores acceder al estado de los controles, las verificaciones y las pruebas correspondientes al período y al marco de cumplimiento en cuestión.

Curiosamente, puedes incluir información de control y mostrar el estado en tiempo real de los controles de seguridad y privacidad que hayas seleccionado en tu página. Y así, de repente, has publicado tus certificaciones para que todo el mundo las vea.

Diferencias entre cumplimiento normativo y cumplimiento de seguridad

El cumplimiento normativo y el cumplimiento de las normas de seguridad son vitales, pero por diversas razones. La seguridad se centra en la reducción de riesgos empresariales, mientras que el cumplimiento normativo se ocupa de los requisitos legales y reglamentarios. Sus objetivos son similares —gestionar riesgos y proteger los datos—, pero sus métodos difieren.

¿Cuáles son las consecuencias del incumplimiento?

Las consecuencias del incumplimiento de las normativas son nefastas. Las empresas que no las cumplan podrían enfrentarse a múltiples demandas, multas cuantiosas e incluso penas de prisión para las personas implicadas. Estas son algunas de las posibles consecuencias:

• MultasEn cuanto a las sanciones, los reguladores ahora tienen derecho a imponer multas elevadas a las empresas que incumplan la normativa. Por ejemplo, las multas por incumplimiento del RGPD pueden alcanzar el 4 % de los ingresos. Además, las organizaciones deberán afrontar los costes de investigación y los honorarios legales, y en algunos casos, tendrán que subsanar la infracción y compensar a los clientes afectados. Las multas pueden aumentar considerablemente, dependiendo del número de clientes o del tipo de infracción.
• Consecuencias legales: Las multas no representan el mayor peligro. Un proceso judicial sí supone un mayor riesgo. La organización puede enfrentarse a acciones legales, especialmente tras una filtración de datos que exponga información de empleados o clientes. Si bien las acciones legales podrían ser necesarias, solo supondrían un gasto adicional para la empresa.
• Interrupción en las operaciones comerciales: El incumplimiento de la normativa puede conllevar la suspensión o exclusión de una empresa del proceso de licitación de contratos gubernamentales. La filtración de datos provocará interrupciones en la actividad que ocasionarán pérdidas de productividad y beneficios. Por ejemplo, la falta de cumplimiento de la norma PCI DSS puede resultar en la prohibición de que las empresas procesen tarjetas de crédito.
• Tiempo en prisión: Las personas declaradas culpables de incumplir leyes específicas pueden enfrentar penas de prisión. La duración de estas penas varía según la jurisdicción y la gravedad del delito, y puede oscilar entre varios meses y años tras las rejas.

Cumplimiento normativo en función de la ubicación

El cumplimiento normativo difiere no solo entre sectores, sino que también suele variar según la ubicación. Por ejemplo, las regulaciones de ciberseguridad, financieras y de cumplimiento pueden tener similitudes en un país, pero presentar matices distintos en otro. El cumplimiento en materia de ciberseguridad es, en particular, una de las áreas más sensibles a las diferencias jurisdiccionales, ya que las normas de residencia de datos, los plazos de notificación de filtraciones y los estándares de cifrado aprobados varían incluso entre socios comerciales cercanos.

Aquí está la lista de cumplimiento normativo según su ubicación:

Cumplimiento normativo en EE. UU.

En Estados Unidos, el cumplimiento normativo se refiere a las organizaciones que se adhieren a las leyes, reglamentos y estándares establecidos por las agencias gubernamentales federales, estatales y locales.

Por ejemplo, la HIPAA se creó para estandarizar la protección de datos y los derechos de las personas cubiertas por un seguro médico; regula cómo se almacenan sus historiales médicos y otra información personal, así como su confidencialidad. 

Otras agencias reguladoras importantes en los EE. UU. incluyen:

• Administración de Seguridad y Salud (OSHA)
• Administración de Alimentos y Medicamentos (FDA)
• Comisión Federal de Comercio (FTC por sus siglas en inglés),
• Corporación Federal de Seguro de Depósitos (FDIC)
• Comisión Federal de Comunicaciones (FCC por sus siglas en inglés)
• Comisión de Seguridad de Productos del Consumidor (CPSC)
• Ley Sarbanes-Oxley (SOX)
• Ley Dodd-Frank 
• Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC)
• La Oficina de Información y Asuntos Regulatorios (OIRA)
• La Oficina del Contralor de Moneda (OCC)

Cumplimiento normativo en la UE

El cumplimiento de la normativa de la UE garantiza que las empresas y organizaciones se ajusten a las leyes, reglamentos y normas establecidas por los Estados miembros e instituciones de la UE. 

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), por ejemplo, exige a las empresas que recopilan datos de ciudadanos de la UE, independientemente de su ubicación, que comprendan cómo cumplir con el RGPD. También abarca el almacenamiento de cualquier dato sobre residentes de la UE, sean o no ciudadanos de la UE.

La mayoría de las organizaciones que trabajan con la UE integran el trabajo relacionado con el RGPD en un programa más amplio de cumplimiento de la ciberseguridad, en lugar de tratarlo como un flujo de trabajo separado, ya que las salvaguardias técnicas que exige el artículo 32 del RGPD coinciden en gran medida con los controles que buscan las auditorías SOC 2 e ISO 27001.

Otras agencias reguladoras importantes en los EE. UU. incluyen:

• Agencia de la Unión Europea para la Ciberseguridad (ENISA)
• Redes y Sistemas de Información (Directiva NIS)
• Reglamento General de Protección de Datos (GDPR)
• Ley de ciberseguridad de la UE
• La Ley de Resiliencia Operacional Digital (DORA)
• La Agencia Europea de Medicamentos (EMA)
• European Food Safety Authority (EFSA)

Cumplimiento normativo en la región Asia-Pacífico

El cumplimiento normativo en la región de Asia-Pacífico (APAC) se refiere a la adhesión de las empresas y organizaciones a las leyes, reglamentos y normas establecidas por los gobiernos y organismos reguladores de los países dentro de la región de APAC.

Por ejemplo, países como Japón han implementado la Ley de Protección de Datos Personales (APPI), mientras que Singapur cuenta con la Ley de Protección de Datos Personales (PDPA) y Australia con la Ley de Privacidad.

Mejora el cumplimiento normativo con Sprinto.

Una vez que descargue y se registre en Sprinto, podrá cumplir con la normativa gracias a nuestro programa de incorporación en 4 pasos. El enfoque estructurado y con plazos definidos de Sprinto para el diseño de programas de seguridad y la implementación de la plataforma garantiza que usted se mantenga enfocado y en el camino correcto durante todo el proceso.

Comencemos con los pasos:

Paso 1: Configurar

Durante la fase inicial, trabajarás con nuestros expertos en cumplimiento normativo en una sesión práctica para configurar Sprinto. Para ello, habilitarás tu marco de trabajo preferido, seleccionarás controles, activarás comprobaciones, integrarás sistemas esenciales en la nube y asignarás roles.

Las tareas clave en esta fase incluyen conectar entidades vitales y definir roles y responsabilidades. Este proceso suele tardar entre 1 y 3 horas en completarse, lo que fortalece sus capacidades de cumplimiento normativo.

Paso 2: Activación

El siguiente paso es implementar Sprinto para realizar evaluaciones de riesgos, activar verificaciones e iniciar actividades como capacitación en seguridad y reconocimiento de políticas. En esta configuración, es necesario monitorear continuamente el progreso y abordar los problemas para lograr el cumplimiento mínimo.

El objetivo principal en esta etapa es finalizar la configuración y completar las tareas básicas de cumplimiento normativo. Este proceso suele tardar entre 2 y 4 semanas en completarse.

Paso 3: Monitoreo

¡Ya casi lo logras!

En esta etapa, los expertos en cumplimiento normativo de Sprinto le ayudarán a operar los controles, supervisar el cumplimiento y abordar con prontitud cualquier problema para lograr una tasa de cumplimiento superior al 90 % y garantizar la preparación para las auditorías. 

La ayuda estará disponible las 24 horas del día, 5 días a la semana, mediante chat en directo y soporte por correo electrónico.

Esta etapa se centra en mantener la plataforma sin fallos de comprobación de forma continua. Al ser un proceso constante, no hay un plazo fijo. En definitiva, al finalizar, logrará estar preparado para la auditoría.

Para saber más sobre este proceso y verlo en acción, lea nuestro estudio de caso sobre cómo StepSecurity obtuvo la certificación SOC 2 en 4 semanas.

Paso 4: Auditoría

Esta es la fase final. En esta etapa, deberá colaborar con un auditor, ya sea de la red de Sprinto o de la suya propia, utilizando el panel de control de Sprinto. Los expertos en cumplimiento normativo de Sprinto pueden ayudarle a atender las solicitudes de los auditores y garantizar la finalización oportuna de las auditorías.

La tarea principal consiste en que los socios auditores revisen la evidencia, lo que suele llevar un par de semanas. Al finalizar, obtendrá la certificación y la aprobación de la auditoría.

¿Parece fácil, verdad? Ponte en contacto para saber más.

¿Listo para empezar?

Las empresas no tienen un único conjunto de reglas que seguir para cumplir con la normativa. El cumplimiento implica lidiar con miles de leyes y responsabilidades diferentes en sus operaciones comerciales diarias.

Sin embargo, el cumplimiento normativo no es una opción, sino una obligación para toda empresa, ya que su incumplimiento conlleva sanciones económicas, daños a la reputación e incluso el cierre del negocio. La clave, no obstante, reside en empezar cuanto antes.

Sprinto facilita el cumplimiento normativo automatizando la mayoría de las tareas repetitivas relacionadas con el cumplimiento. ¿Está listo para crear un programa de cumplimiento eficaz?

Si estás listo para comenzar, reserva una llamada de demostración con nuestros expertos .

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