¿Qué es la gestión de riesgos de proveedores (VRM)?

Cuando una empresa colabora con terceros, los proveedores suelen acceder a datos confidenciales que se procesan en nombre de la empresa. Esto incrementa el riesgo de exposición y, por lo tanto, se convierte en una extensión de sus obligaciones de cumplimiento normativo. Por ello, las empresas consideran la gestión del riesgo de los proveedores como un punto crucial a la hora de desarrollar una estrategia de seguridad.

En este artículo, analizamos en profundidad la gestión de riesgos de proveedores, su uso, ciclo de vida, niveles de madurez y cómo se puede establecer una estrategia eficaz para eliminar o mitigar el riesgo.

¿Qué es la gestión de riesgos de proveedores?

La gestión de riesgos de proveedores es el método para mitigar cualquier riesgo que provoque interrupciones en el negocio o en el rendimiento asociadas al uso de proveedores o prestadores de servicios. Esta gestión sienta las bases para identificar, evaluar, monitorear y eliminar cualquier riesgo que los proveedores externos puedan representar para su negocio. El ciclo de vida completo de la gestión de proveedores, que abarca estas actividades de gestión de riesgos, va desde la selección y contratación inicial hasta el monitoreo continuo del rendimiento y la eventual desvinculación, con la evaluación de riesgos integrada en cada etapa, en lugar de ser tratada como una actividad puntual al momento de la incorporación.

¿Cómo ayuda la gestión de riesgos de proveedores a las organizaciones?

Incidentes recientes como la filtración de datos de SolarWinds , el ataque a Colonial Pipeline y otras intrusiones de ransomware han puesto de manifiesto el peligro de la exposición relacionada con los proveedores. Independientemente del sector, el tamaño o la ubicación de la empresa, estos sucesos han afectado a millones de empresas y otras entidades.

Aquí hay 4 razones por las que la gestión de riesgos de proveedores es tan importante para las organizaciones:

Identificación y mitigación de riesgos

La gestión de riesgos de proveedores ofrece un método estructurado para descubrir y evaluar los riesgos potenciales relacionados con proveedores externos. Las organizaciones pueden minimizar las interrupciones, las pérdidas financieras y el daño a la reputación abordando estos riesgos de forma proactiva.

Elegir el proveedor adecuado 

La gestión de riesgos de proveedores permite realizar procedimientos exhaustivos de debida diligencia , lo que posibilita a las empresas evaluar la solvencia financiera, la capacidad operativa y el historial de los posibles proveedores. Esto facilita la toma de decisiones y reduce la probabilidad de tratar con organizaciones poco éticas o engañosas.

Gestionar la reputación 

Las empresas pueden proteger su reputación gestionando de forma proactiva los riesgos asociados a sus proveedores. La gestión de riesgos de proveedores ayuda a prevenir situaciones que podrían derivar en filtraciones de datos u otros incidentes que dañen la reputación de la empresa o provoquen la pérdida de confianza de los clientes.

Garantizar el cumplimiento

Una gestión eficaz del riesgo de los proveedores garantiza el cumplimiento de las normas y regulaciones del sector. Las organizaciones pueden reducir el riesgo de multas por incumplimiento y problemas legales al confirmar que los proveedores siguen los procesos de seguridad, las medidas de protección de datos y los requisitos normativos adecuados.

Etapas del ciclo de vida de la gestión de riesgos de proveedores

El ciclo de vida del proveedor es un conjunto de procedimientos que garantiza una gestión coherente y correcta de la relación con el proveedor en cada etapa. Gestionar activamente este ciclo no solo es una buena práctica, sino que también es un requisito legal. Probablemente, usted tenga proveedores en cada etapa del ciclo de vida en cualquier momento, ya sea realizando la debida diligencia, gestionando el contrato o finalizando la relación con el proveedor. 

El ciclo de vida del riesgo de los proveedores se divide en tres etapas: incorporación, monitorización continua y desvinculación, con el contexto adicional de las operaciones. 

Analizar los factores básicos que guían y sustentan cada etapa le ayudará a comprender mejor las tres fases principales del ciclo de vida del riesgo de los proveedores. Estos factores incluyen la supervisión y la rendición de cuentas, el cumplimiento normativo, el registro y la presentación de informes, y la revisión independiente. 

Un programa de gestión de riesgos de proveedores basado en estos factores facilita la determinación de quién en su organización es responsable de la gestión de riesgos de proveedores, qué aspectos deben abordarse y cómo se puede mejorar el programa en general.

Aquí están las 3 etapas del ciclo de vida de la gestión de riesgos de proveedores.

1. OnBoarding

La identificación y evaluación de proveedores potenciales es la primera etapa del ciclo de vida de la gestión de riesgos de proveedores. Esto incluye investigar sus antecedentes, evaluar su viabilidad financiera y comprender la variedad de servicios que ofrecen.

Este procedimiento también incluye la confirmación de su cumplimiento con las normas y reglamentos aplicables a su actividad, así como con todo el ciclo de vida de terceros.

La contratación es la etapa final del proceso de incorporación. Implica la planificación, el desarrollo, la negociación, la aprobación/ejecución y la gestión del acuerdo legal entre el proveedor y su empresa. Su contrato debe incluir acuerdos de nivel de servicio (SLA) y otras restricciones necesarias. 

2. Seguimiento y revisión de proveedores

Una vez que se han identificado y evaluado los proveedores, es importante implementar un sistema de monitoreo continuo para identificar cambios en el negocio del proveedor y su estado de cumplimiento.

Esto implica realizar auditorías y revisiones periódicas para garantizar que el proveedor cumpla con todos sus compromisos contractuales y esté al tanto de cualquier novedad legal relevante.

Además, es importante contar con un sistema para supervisar incidentes como violaciones de seguridad o pérdida de datos relacionados con el proveedor, de modo que se puedan tomar medidas correctivas en el desempeño del proveedor cuando sea necesario.

A continuación, se presenta un desglose paso a paso del proceso de monitoreo de proveedores:

• Elabore un plan de seguimiento y revisión basado en la evaluación de riesgos inherente.

• Realizar una reevaluación anual de riesgos para descubrir peligros nuevos o emergentes o para comprobar que nada ha cambiado.

• Crea un sistema para el seguimiento de los SLA.

• Informe periódicamente sobre los riesgos que presentan los proveedores a la alta dirección y al consejo de administración.

• Lleve un registro de las fechas importantes, como los períodos de preaviso de renovación y vencimiento de contratos.

3. Baja del embarque

Si resulta necesario romper la relación con un proveedor específico debido al incumplimiento de las normas u otros motivos, es fundamental contar con un plan para sustituirlo. 

Comprender los ciclos de vida de la gestión de riesgos de terceros de su organización es fundamental para identificar y mitigar los riesgos de los proveedores. 

Además, existe la idea errónea de que la gestión de riesgos de terceros consiste en una evaluación de riesgos anual o un programa de mitigación. A continuación, se detallan los procesos específicos para la rescisión del contrato:

• Rescisión del contrato: Esta es la notificación formal al proveedor de que el contrato no se renovará. Aunque se le notifique la rescisión con mucha antelación a la fecha de vencimiento del contrato, la relación contractual no se dará por terminada oficialmente hasta dicha fecha.

• Ejecución del plan de salida: El plan de salida debe definir las funciones, responsabilidades y tareas específicas de ambas partes para finalizar la relación de forma segura y satisfactoria. La devolución o destrucción de datos confidenciales es un ejemplo de cómo eliminar el acceso del proveedor a los datos, redes, aplicaciones de sistemas e instalaciones físicas.

• Cierre de TPRM: Una vez finalizado el plan de salida, pueden quedar algunos trámites finales, como el pago de las facturas pendientes, la actualización del estado del proveedor en todos los sistemas y el archivo del material pertinente del proveedor.

¿Cómo establecer un proceso de gestión de riesgos de proveedores?

1. Si desea desarrollar un marco de gestión de riesgos de terceros que funcione, debe utilizar estándares uniformes para todos los proveedores, adaptados al tipo de productos y servicios que ofrecen. Para establecer un proceso de gestión de riesgos de proveedores , debe:

• Identifique y enumere todas las dificultades. Por ejemplo, debe revisar la configuración de su proveedor de servicios en la nube, confirmar que el proveedor le notifique sobre las filtraciones de datos, designar un responsable de protección de datos, solicitar el consentimiento del usuario antes de procesar sus datos y anonimizarlos para proteger la privacidad.
• Asegúrese de que toda la organización esté involucrada; si no se sigue al pie de la letra la estructura de gestión de proveedores, no será tan eficaz como podría ser.
• Describa cómo y cuándo se llevará a cabo el seguimiento, así como la forma en que se realizan las revisiones y se recopilan los comentarios, y cómo se descubren y reducen los riesgos.

2. Un marco ideal para la gestión de riesgos de proveedores debería optimizar todo el ciclo de vida de la gestión de riesgos de proveedores, desde la búsqueda y selección de proveedores hasta la negociación de contratos, el establecimiento de relaciones comerciales y el seguimiento continuo. 

3. Gran parte de la gestión de riesgos de proveedores (VRM) va de la mano con el cumplimiento normativo. Sprinto es una solución de automatización del cumplimiento que también le ayuda con la gestión de riesgos de proveedores mediante el monitoreo de controles en la preparación para el cumplimiento, lo cual va de la mano con la gestión de riesgos de proveedores. 

Niveles de madurez en la gestión de riesgos de proveedores

Un modelo de madurez de gestión de riesgos de proveedores (VRMMM, por sus siglas en inglés) es una metodología integral para evaluar el nivel de madurez de los programas de gestión de riesgos de terceros, incluyendo controles para la seguridad de datos, la ciberseguridad y las tecnologías de la información. La evaluación de la madurez resulta más útil cuando se aplica a un marco documentado de gestión de riesgos de proveedores , ya que dicho marco proporciona el conjunto de controles canónicos con los que el modelo de madurez puede evaluar el programa, en lugar de tratar cada dominio de forma aislada.

Un modelo de madurez de gestión de riesgos de proveedores tiene seis niveles:

1. Empresa emergente o sin gestión de riesgos de terceros: Organizaciones que están empezando o que actualmente no participan en la gestión de riesgos de proveedores.

2. Acción ad hoc y primera visiónSe llevan a cabo actividades puntuales de gestión de riesgos de terceros y se tiene en cuenta la forma óptima de estructurar dichas actividades.

3. Hoja de ruta y actividades ad hoc aprobadas: La dirección ha dado luz verde a una estrategia para organizar las acciones con el fin de completar la implementación total.

4. Establecido y definido: Organizaciones con operaciones de gestión de riesgos totalmente operativas que necesitan mediciones y mecanismos de control, pero que ya han sido completamente definidas, aprobadas y creadas.

5. Totalmente funcional e implementado: Organizaciones con prácticas de gestión de riesgos de riesgos (VRM) y controles de cumplimiento totalmente operativos, como la presentación de informes y el escrutinio independiente.

6. Desarrollo continuo: Organizaciones que buscan la excelencia operativa y poseen un conocimiento exhaustivo de los estándares de rendimiento de primera clase y de cómo aplicar ajustes al programa para mejorar constantemente el procedimiento.

La forma ideal de gestionar el riesgo de proveedores y las áreas donde se pueden realizar mejoras dependen del grado de madurez con el que su organización gestione dicho riesgo. El software especializado en la gestión de riesgos de terceros suele acelerar este proceso al centralizar los inventarios de proveedores, automatizar las evaluaciones de riesgo periódicas y mostrar las métricas necesarias para demostrar la eficacia del programa a la auditoría interna y a la alta dirección.

La visión de Sprinto sobre la gestión de riesgos de proveedores

Resulta evidente que la gestión de riesgos de verificación (VRM) es fundamental para la ciberseguridad y el buen funcionamiento de un negocio. Independientemente del tamaño de su organización, la importancia de gestionar de forma segura los datos de los clientes es innegable. 

Sprinto es una solución de automatización del cumplimiento normativo que le ayuda en la gestión de riesgos de proveedores, garantizando el cumplimiento de los principales marcos normativos a nivel mundial. Sprinto ofrece un panel de control único para que pueda acceder a todos sus controles desde un solo lugar. Lo mejor de todo es que puede lograr el cumplimiento en cuestión de semanas, mientras que si lo hiciera manualmente necesitaría meses o incluso años.

Hable con nuestros expertos para saber cómo Sprinto puede ayudarle en sus iniciativas de ciberseguridad.

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