TL; DR
| La certificación GDPR es una acreditación voluntaria que verifica que su organización cumple con los estándares GDPR de la UE.No existe un certificado oficial único, pero se puede obtener una certificación reconocida a través de programas acreditados de terceros como EuroPriSe y TRUSTe. |
| Consta de cinco pasos clave: evaluación y planificación de la preparación, mapeo de cómo fluyen los datos a través de su negocio, desarrollo de políticas y capacitación basadas en esos flujos, asignación de un Responsable de Protección de Datos (RPD) con una responsabilidad clara y automatización del proceso de auditoría. |
| Los plazos varían según el tamaño.Las organizaciones pequeñas y sencillas pueden obtener la certificación en menos de 6 meses, mientras que las empresas más grandes y complejas suelen necesitar entre 12 y 18 meses. |
| El costo depende del tamaño, el volumen de datos y el grado de madurez en el cumplimiento normativo., generalmente oscilando entre $20,500 y $102,500. |
| Organismos acreditados como EuroPriSe y TRUSTe emiten certificaciones., generalmente con una validez de tres años, con revisiones anuales y mantenimiento de los estándares. |
El Reglamento General de Protección de Datos ( RGPD ) de la UE no solo ha revolucionado la privacidad de los datos en Europa, sino que se ha convertido en un referente mundial. Su influencia se ha extendido por todo el mundo, inspirando leyes similares y elevando los estándares de protección de datos a nivel global.
La Ley General de Protección de Datos ( LGPD ) de Brasil y el proyecto de ley de protección de datos personales propuesto en India comparten similitudes con el RGPD. Incluso en lugares sin equivalentes directos, el RGPD ha generado debates sobre los derechos de datos y la privacidad.
Para las empresas globales, la certificación GDPR suele ser una base sólida para cumplir con estos estándares emergentes. Se está convirtiendo en un denominador común en el mundo de la protección de datos, estableciendo un referente con el que se comparan las demás.
¿Qué es GDPR?
El RGPD es una legislación histórica en materia de privacidad que exige su cumplimiento a las empresas que realizan negocios con ciudadanos de la UE. Esto significa que la mayoría de las empresas globales han sentido su impacto.
Una encuesta realizada por Thomson Reuters reveló que más del 91% de las empresas conocen el RGPD. Sin embargo, más de la mitad de ellas tuvieron dificultades para cumplir con la normativa debido a la falta de claridad en las medidas organizativas o a la incapacidad para implementarlas.
En este blog, nuestro objetivo es ayudarte a comprender todo lo relacionado con el cumplimiento del RGPD desde cero y cómo puedes lograr el cumplimiento de estas leyes de protección de datos.
Historia del RGPD: ¿Cómo cambió esta legislación histórica el panorama de la privacidad?
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) entró en vigor el 25 de mayo de 2018. Antes de este periodo, las empresas tuvieron un plazo de gracia de dos años para adaptar sus políticas a la normativa. Sin embargo, a pesar de este plazo, seguían teniendo dificultades para cumplir con los estándares debido a la gran ambigüedad existente.
Una vez finalizado el período de gracia, se abrió una caja de Pandora de problemas de cumplimiento para las empresas, con multas y riesgos en su punto más alto y sin un camino claro para lograrlo.
De hecho, una encuesta de Reuters reveló que más del 79 % de las empresas no cumplieron con los requisitos reglamentarios tras la implementación del RGPD, en comparación con el 72 % antes de su entrada en vigor. Esto fue especialmente cierto en Estados Unidos, donde el 64 % de las empresas reportaron incumplimiento.
¿Qué es la certificación GDPR?
La certificación GDPR demuestra a los organismos reguladores de la UE, como el CEPD (Comité Europeo de Protección de Datos), y a los clientes que las empresas cumplen con el GDPR y se adhieren a los principios de protección de datos exigidos.
La certificación de cumplimiento del RGPD puede obtenerse de organismos de acreditación pertinentes como EuroPrise, TRUSTe, ISO 27001 ISMS y Cyber Essentials, y eventualmente será ofrecida por el CEPD.
Comprenda el esfuerzo que implica la certificación GDPR para su empresa y calcule las horas de trabajo necesarias en todos los equipos utilizando nuestra calculadora de esfuerzo de cumplimiento.
Principios clave de la certificación RGPD: la intención que subyace al marco
Los principios clave del RGPD son:
- Legalidad, equidad, transparencia
- Limitación de propósito
- Minimización de datos
- Exactitud
- Limitación de almacenamiento
- Integridad y confidencialidad.
- Responsabilidad
Importancia del RGPD: Proteger la privacidad de las personas frente a las grandes empresas.
- Cumplimiento GDPR Su objetivo es proteger los datos de los ciudadanos de la UE y garantizar la protección de datos, al tiempo que se hace valer el derecho a la privacidad.
- Esto le da poder al EDPB para hacer cumplir enormes multas sobre las empresas que no se adhieren a estas regulaciones en sus operaciones de procesamiento de datos y sistemas de gestión.
- Previene el mal uso de los datos y la opacidad que han afectado al sector tecnológico, especialmente a los monopolios, que tienen un gran poder de presión para incumplir las obligaciones legales.
- Lograr el cumplimiento del RGPD también ayuda a las empresas a protegerse contra violaciones de datos o litigios que pueden costarle a la empresa millones de euros.
Algunos ejemplos de situaciones en las que se ha invocado el RGPD para proteger los derechos de los ciudadanos de la UE son:
- Amazon fue multada con 746 millones de euros. La autoridad de protección de datos de Luxemburgo la ha sancionado por sus prácticas poco transparentes de recopilación de datos.
- WhatsApp ha sido multados con 225 millones por el Organismo Irlandés de Protección de Datos en materia de violación de datos y transparencia.
Vea este vídeo sobre las multas del RGPD y su impacto en las empresas para comprender las consecuencias del incumplimiento de los criterios de certificación.
“Ahora trabajamos teniendo en cuenta el cumplimiento normativo. Hemos implementado procedimientos y políticas para garantizar que cada proceso, desde su fase inicial, se implemente de acuerdo con la normativa. Los resultados fueron inmediatos: ante cualquier error de configuración, podíamos detectarlo en la plataforma y solucionarlo al instante.” ~ Idan Deshe, cofundador de Noosa.io
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Cómo obtener la certificación GDPR (Paso a paso)
Para obtener la certificación GDPR, una organización debe implementar políticas de privacidad GDPR , realizar evaluaciones de impacto en la protección de datos (EIPD) y designar un Delegado de Protección de Datos (DPD) cuando sea necesario. Una vez que cumpla con la normativa, la organización puede solicitar la certificación a través de un organismo de certificación acreditado o un esquema aprobado, como Europrivacy, sometiéndose a una auditoría independiente para verificar sus controles y documentación de protección de datos. Los solicitantes que superen la certificación recibirán un certificado o sello oficial GDPR, válido por un período determinado. A continuación, le presentamos un sencillo proceso de cinco pasos para ayudarle a obtener la certificación GDPR de forma eficaz.
Aunque cubriremos la mayoría de los pasos a continuación, para obtener una comprensión más detallada de lo que se necesita para implementar el cumplimiento del RGPD.
Paso 1: Preparación y planificación para la certificación RGPD + Trabajos preliminares
Elabore un plan de acción involucrando a las partes interesadas y definiendo el grado de responsabilidad que cada persona deberá asumir. Asegúrese de contar con su aprobación del cronograma de implementación y su compromiso para cumplir con los requisitos legales.
Lo ideal es involucrarlos o explicarles cómo les facilitarás la tarea mediante la contratación de un consultor o una plataforma de automatización de cumplimiento/GRC para implementar el programa de cumplimiento de seguridad . Una vez que cuentes con el respaldo de todos, comienza presentando un análisis de brechas de tu postura de cumplimiento, junto con las expectativas de cada líder.
Paso 2: Comprenda cómo fluyen los datos en su negocio.
Dado que la esencia del RGPD gira en torno a la privacidad de los datos, es fundamental comprender cómo fluyen los datos antes de realizar cualquier auditoría. Asegúrese de contar con un diagrama claro del flujo de datos que detalle todos los datos recopilados y procesados, la base de cada procesamiento y demás información relevante.
Identifica todas las discrepancias y deficiencias internas que consideres existentes y, desde la perspectiva del usuario, evalúa si la comunicación sobre la recopilación de datos es clara y transparente, utilizando un lenguaje sencillo. Consulta el blog sobre los derechos de los interesados para obtener más información sobre los aspectos legales relacionados con la recopilación de datos y el artículo 30 para conocer los requisitos del ROPA (Informe de Actividad de Procesamiento).
Paso 3: Desarrolle políticas y capacitación basadas en su flujo de datos.
Una vez que tenga una idea clara del flujo de datos, elabore políticas internas que le ayuden a protegerlos y a demostrar el propósito correcto de su uso. Estas políticas incluyen una Política de Retención de Datos, una Política de Consentimiento, una Política de Transferencia de Datos y más. A continuación, analizaremos estas políticas con más detalle:
- Política de consentimiento de cookies – Necesitas obtener consentimiento de cookie Recopile información de los visitantes de su sitio web de forma clara y transparente, y explique en lenguaje sencillo cómo se utilizarán los datos, la duración del almacenamiento y la opción de no participar en dicha recopilación de datos.
- Política de evaluación de impacto en la protección de datos (DPIA) – Cualquier proyecto que implique el procesamiento de datos solo debe emprenderse después de una evaluación del impacto en la protección de datos que realiza un análisis de cómo la recopilación de datos afecta la privacidad de los clientes.
- Política de transferencia de datos – Toda transferencia de datos de clientes que involucre a ciudadanos de la UE, ya sea dentro o fuera de la UE, debe estar sujeta a las normas del RGPD. Asegúrese de que en ninguna etapa del proceso de transferencia o almacenamiento de datos se infrinjan dichas normas.
El procesamiento de datos puede complicarse aún más si intervienen proveedores externos. Si contrata un proveedor de servicios en la nube para el almacenamiento de datos, asegúrese de que firmen un acuerdo de procesamiento de datos. Para comprender cómo debe ser dicho acuerdo, puede consultar nuestra plantilla de acuerdo de procesamiento de datos a continuación.
Descarga tu plantilla de procesamiento de datos del RGPD
Paso 4: Contratar o asignar un DPO y darle la responsabilidad.
También debería contratar o designar a un Responsable de Protección de Datos de su Equipo de Cumplimiento para que sea el punto de contacto para todo lo relacionado con la auditoría y el cumplimiento del RGPD. Sus principales responsabilidades deberían incluir la supervisión del cumplimiento del RGPD, mantenerse al día sobre las directivas del CEPD en materia de cumplimiento, asignar responsabilidades y realizar el seguimiento del estado, y comunicarse con las autoridades de la UE cuando sea necesario en caso de incumplimiento.
Paso 5: Automatice el proceso de auditoría con la automatización del cumplimiento.
Ahora que ya conoce los pasos necesarios para obtener la certificación GDPR, ¿cómo puede asegurarse de que su implementación no le lleve meses? Contratar a un consultor o intentar obtener la certificación por su cuenta puede resultar un esfuerzo inútil, ya que podría depender demasiado de la ayuda externa o, directamente, quedarse sin asistencia.
La mejor manera de hacerlo es elegir un sistema GRC autónomo como Sprinto, que te ayuda a cumplir con la normativa de forma metódica y garantiza que todo el trabajo realizado sea reutilizable para futuras certificaciones. Sin hojas de cálculo ni medidas improvisadas, Sprinto te ayuda a cumplir con el RGPD sin complicaciones.
Para saber más sobre cómo Sprinto puede ayudarte, ¡mira el vídeo a continuación!
¿Cuánto tiempo se tarda en obtener la certificación RGPD?
El plazo para obtener la certificación RGPD puede variar significativamente en función de diversos factores, como el tamaño y la complejidad de la organización, el estado actual de las prácticas de protección de datos y el nivel de preparación.
- Cronología generalPor lo general, el proceso puede durar entre 3 y 18 meses. Para organizaciones más pequeñas con menos complejidad, puede tardar entre 3 y 6 meses, mientras que las organizaciones más grandes con flujos de datos complejos y múltiples partes interesadas pueden tardar entre 12 y 18 meses en completarlo.
- Preparación y disposición: Una parte significativa de este tiempo se dedica a la preparación inicial, como realizar un análisis de brechas para identificar las brechas de cumplimiento, implementar las medidas técnicas y organizativas necesarias y capacitar al personal en Requisitos de GDPR.
- Proceso de Certificación: Una vez que la organización está preparada, el proceso de certificación en sí implica una revisión y auditoría exhaustivas por parte de un organismo de certificación acreditado, que puede tardar desde varias semanas hasta algunos meses dependiendo de la Alcance del RGPD y la complejidad de las actividades de procesamiento de datos.
“¡Sprinto simplificó todo nuestro proceso! Sus sesiones con plazos definidos fueron sumamente claras y tuvieron un gran impacto en nuestro enfoque del cumplimiento del RGPD, permitiéndonos optimizar nuestros esfuerzos y centrarnos en las tareas críticas. La eficiencia de Sprinto ha sido invaluable para nuestro equipo, ahorrándonos tiempo y recursos que ahora podemos dedicar a mejorar nuestro producto y atender a nuestros clientes.” ~ Davit Tumasyan, director general de Scylla
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¿Cuánto cuesta cumplir con el RGPD?
El coste de cumplir con el RGPD puede variar mucho dependiendo de varios factores, pero normalmente oscila entre 20,500 y 102,500 dólares.
| Componente de costo | Rango estimado (USD) |
| Tarifas de implementación | $10,000 - $25,000 |
| Costos de monitoreo | $5,000 - $30,000 |
| Certificaciones ISO 27001 / ISO 27701 | $3,500 – $10,000 (cada uno) |
| Honorarios de consultores | $5,000 - $15,000 |
| Herramientas de seguridad | $5,000 - $20,000 |
| Entrenamiento de seguridad | $500 - $20,500 |
El coste final depende de factores como el tamaño de su organización, su complejidad, las prácticas actuales de protección de datos y el alcance del uso de datos personales. (Aquí encontrará un artículo detallado sobre el coste del cumplimiento del RGPD ).
¿Quién puede emitir una certificación RGPD?
Las certificaciones del RGPD solo pueden ser emitidas por organismos de certificación acreditados o aprobados y reconocidos en el marco de protección de datos de la UE. Estas entidades están autorizadas a evaluar el cumplimiento de una organización con los criterios del RGPD y a otorgar sellos de certificación oficiales.
El Sello Europeo de Privacidad (EuroPriSe):
EuroPriSe cuenta con más de 15 años de experiencia en el ámbito de la certificación de datos. Se trata de una certificación para productos y servicios informáticos financiada por la Comisión Europea. Su objetivo es otorgar un sello de aprobación a las empresas que gestionan datos de ciudadanos de la UE.
CONFIANZA:
La certificación TRUSTe es un sello de aprobación destinado a empresas estadounidenses que operan en Europa o manejan datos de ciudadanos de la UE. Combina estándares regulatorios como ISO 27001 , GDPR y otros, para ayudar a las empresas a cumplir con las normativas estadounidenses y europeas simultáneamente.
¿Cómo puede Sprinto ayudarle a automatizar el proceso de certificación GDPR?
El cumplimiento del RGPD es una inversión valiosa para cualquier empresa que utilice la nube, y no una carga, ya que aumenta la interacción con los clientes y genera confianza. Sin embargo, a menos que utilice las herramientas inteligentes disponibles, puede resultar un proceso engorroso. Aquí le mostramos cómo cumplir con el RGPD de forma sencilla (con Sprinto):
- Regístrate en Sprinto y añade el RGPD y otros marcos normativos que te interesen.
- Reciba información detallada sobre cómo se aplica el RGPD a su negocio para comprender la lógica que hay detrás de todos los controles.
- Conecta Sprinto a tu infraestructura tecnológica mediante integraciones y deja que realice una comprobación de tu configuración actual.
- Sprinto revelará cuáles son las brechas con respecto a los controles mapeados al criterio de Principios del RGPD.
- Agregue a los propietarios pertinentes como partes interesadas y trabaje para subsanar las deficiencias de control; el panel de control le mostrará su progreso.
- Una vez que el panel de control refleje su cumplimiento, se enviará a un organismo certificado y aprobado por el RGPD para que le otorgue la certificación.
- Cumpla con la normativa y supervise su estado de cumplimiento en su panel de control (así de fácil).
3,000+ clientes
300+ integraciones
Más de 200 marcos
Se han habilitado más de 4,550 auditorías exitosas.
950 millones de controles de cumplimiento continuos
6.5 millones de operaciones de sincronización de datos
30 millones de entidades procesadas cada mes
Ejemplos de la vida real: Gastarflo Se constató que el 60% de sus controles del RGPD ya estaban implementados a través de su configuración SOC 2 e ISO 27001, quedando solo el 40% restante, principalmente registro de datos y trabajo legal, por completar en aproximadamente un mes. Fini AI Logramos estar preparados para las auditorías SOC 2, ISO 27001 y GDPR en menos de 3 semanas, ahorrando 20 horas al mes en el monitoreo del cumplimiento.
Preguntas Frecuentes
La certificación GDPR permite a las personas o entidades obtener la certificación de organismos de acreditación aprobados como EuroPriSe o TRUSTe, lo que demostrará a los clientes y a la UE que cumplen con el GDPR.
La obtención de la certificación de cumplimiento del RGPD implica los siguientes pasos:
1. Prepárese para la certificación del RGPD.
2. Definir la política de datos personales
3. Crear una lista de actividades de procesamiento
4. Definir un proceso para gestionar los derechos de los interesados.
5. Realizar una evaluación de impacto en la protección de datos (DIPA).
6. Garantice la seguridad de las transferencias de datos personales.
7. Modificar los contratos con terceros.
8. Proteger los datos personales y confidenciales
9. Defina cómo se gestionarán las filtraciones de datos.
Los organismos de certificación del RGPD deben cumplir los siguientes criterios:
1. Demuestran ante la autoridad supervisora pertinente su independencia y experiencia en la materia objeto de la certificación.
2. Han establecido procedimientos para la emisión, retirada y revisión periódica de certificaciones, marcas o sellos de protección de datos.
3. Han establecido estructuras y procedimientos para tramitar las quejas relativas a la infracción de la certificación o a la forma en que se está implementando la misma.
4. También deberían hacer que estos procedimientos sean transparentes para los interesados y el público en general.
5. Deben poder demostrar ante la autoridad supervisora pertinente que no existe conflicto de intereses con respecto a sus tareas y funciones.
Autor
Vishal V
Vishal, responsable de contenido de Sprinto, teje con maestría narrativas llenas de matices y simplifica temas complejos de cumplimiento normativo gracias a su amplia experiencia. Su curiosidad insaciable lo impulsa a buscar perspectivas novedosas en cada artículo. En su tiempo libre, es un apasionado de la fotografía, la observación de aves y la música, y combina a la perfección la experiencia y la exploración tanto en el trabajo como en la vida personal.Vaya más allá de la superficie y descubra los aspectos clave sobre gobernanza, riesgo y cumplimiento que realmente importan.
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