Gestión del cambio normativo: proceso, herramientas y consejos.

Imagínate esto: eres una empresa de 500 personas con diez departamentos, que está implementando los protocolos del RGPD porque se está expandiendo en la UE. Un empleado de soporte que trabaja en una incidencia de un cliente descarga un archivo con datos personales para obtener una "segunda opinión rápida y extraoficial". Parece bastante inocente, ¿verdad?

Pero en el mundo de GRC, eso es una señal de alarma importante.

¿Qué falló entonces? ¿Se trata de una falta de capacitación o es que los empleados no se toman en serio la transición hacia una empresa que cumpla con la normativa? Y si su sistema detectó esta infracción al instante, ¿aún podría considerarse una violación?

La gestión del cambio normativo solo se produce con rapidez en un mundo ideal. En un mundo real, con multitud de tareas que atender, los errores son frecuentes. Analicemos esto con más detalle.

¿Qué es la gestión del cambio regulatorio?

La gestión del cambio normativo consiste en supervisar el panorama regulatorio de su organización, incluyendo las políticas internas, los procedimientos y las operaciones comerciales. Alinea las actividades de su organización con los requisitos de las normas regulatorias, fundamentales para las auditorías y el cumplimiento normativo.

Existen algunas tareas de higiene que deben llevarse a cabo en toda la organización durante y mientras se preparan para una auditoría:

• Tener todas las pruebas a mano
• Realización de auditorías simuladas
• Capacitar a los empleados con anticipación.
• Mantener canales de comunicación entre departamentos
• Crear un equipo multifuncional Equipo GRC
• Anticipe los comentarios y el seguimiento de los auditores.

Además de estas tareas, no olvide supervisar a sus proveedores. Los cambios a nivel de proveedor, como las actualizaciones del sistema, los cambios en las políticas o la caducidad de las certificaciones, pueden tener repercusiones en su cumplimiento normativo.

Para optimizar el proceso de gestión de cambios normativos, puede designar a un empleado interno como Gestor de Cambios Normativos, quien se encargaría exclusivamente del seguimiento de las actualizaciones y la coordinación de los equipos. O bien, puede optar por un software de automatización. 

¿Necesitas lo mejor de ambos mundos o simplemente la opción más económica? Analicemos las opciones. 

El rol de un gestor de cambios regulatorios

Un gestor de cambios normativos puede ser un recurso dedicado o una persona polivalente con responsabilidades a tiempo parcial en la gestión del cambio dentro de la organización. La necesidad de este rol dependerá del tamaño, la complejidad y las necesidades de la organización. 

Tamaño de la organización	Gestor de cambios normativos	Factores desencadenantes de la contratación
Pequeña (<50 empleados)	Generalmente gestionado por el jefe de RRHH/Legal/Operaciones.	– Responsabilidad a tiempo parcial – Centrarse en el cumplimiento básico
Mediano (50-200 empleados)	Los analistas de ciberseguridad existentes pueden gestionarlo con una herramienta.	– Especialmente si se trata de datos sensibles/industria regulada. – Surgen múltiples requisitos de cumplimiento
Grande (más de 200 empleados)	Es fundamental contar con un gestor de cambios normativos especializado.	– Puede que se necesite un equipo GRC – Requisitos regulatorios complejos. Múltiples jurisdicciones/normas.

Las principales responsabilidades de un gestor de cambios normativos o de un responsable de GRC que actúe como tal incluyen:

• Mantenerse al día con las nuevas normativas y las que están en constante evolución que sean relevantes para la organización.
• Evaluar cómo los cambios normativos afectan a los procesos empresariales, las políticas y los equipos.
• Revisar las políticas y los flujos de trabajo internos para adaptarlos a los nuevos requisitos.
• Garantizar que los equipos comprendan y cumplan con las normativas actualizadas mediante formación específica.
• Colaborar con diferentes departamentos para garantizar una implementación coherente de los cambios.
• Mantener la documentación, las pruebas y los sistemas para estar siempre preparados para una auditoría.
• Identificar y abordar los riesgos de cumplimiento derivados de los cambios normativos.
• Proporcionar actualizaciones periódicas sobre el estado de cumplimiento y el progreso de las implementaciones regulatorias.

¿Puede el software resolver el problema de la gestión del cambio normativo?

Sí, el software y las plataformas de automatización GRC pueden resolver en gran medida la gestión del cambio normativo. Utilizan integraciones comunes para extraer datos al software y usarlos como "evidencia" para realizar controles de cumplimiento y proporcionar resultados automatizados. 

La siguiente imagen muestra un flujo de trabajo similar para funciones comunes.

Al integrar diversas funciones críticas, las plataformas GRC modernas eliminan los compartimentos estancos tradicionales que a menudo dificultan los cambios normativos.

Además, pueden integrarse con los proveedores para realizar un seguimiento del cumplimiento por parte de estos y señalar riesgos potenciales, como que un proveedor deje de cumplir con la normativa SOC 2.

Al realizar una auditoría, ¿qué preferiría? ¿Revisar varios sistemas para obtener evidencia o consultar un panel de control único con datos en tiempo real?

No estamos diciendo que una herramienta GRC reemplace a un responsable de GRC o a un gestor de cumplimiento. Pero nunca está de más contar con procesos más eficientes que permitan ahorrar tiempo y dinero. 

La guinda del pastel : las herramientas de automatización GRC como Sprinto pueden generar informes listos para auditoría con tan solo unos clics.

El sistema de flujo de trabajo automatizado garantiza que las tareas de cumplimiento se asignen y supervisen adecuadamente. Por ejemplo, cuando un miembro del equipo actualiza una política de seguridad, las partes interesadas pertinentes reciben una notificación automática y el cambio se documenta con un registro de auditoría completo.

Proceso de gestión de cambios regulatorios GRC

En GRC, mantenerse informado es la mitad de la batalla. 

Una actualización regulatoria omitida o un cambio de proveedor inadvertido pueden generar incumplimientos normativos, acarrear sanciones o poner en riesgo sus operaciones. La pregunta es: ¿cómo hacer un seguimiento de estos cambios constantes sin sobrecargar a su equipo?

• Utilizar herramientas de monitoreo regulatorio: Plataformas como pique or Cumplimiento.ai Proporciona actualizaciones en tiempo real sobre los cambios normativos específicos de su sector y región. En lugar de filtrar actualizaciones irrelevantes, estas herramientas le ofrecen solo la información que le interesa a su organización.
• Suscríbete a fuentes confiables.: Suscríbase a los boletines informativos de organismos reguladores como el Comité Europeo de Protección de Datos (CEPD) u organizaciones específicas del sector como la SEC o la FINRA. También puede considerar suscribiéndote a nuestro boletín Para obtener las últimas actualizaciones y opiniones de expertos.
• Invertir en automatizaciónLas herramientas de cumplimiento basadas en IA se conectan con bases de datos regulatorias para señalar automáticamente las actualizaciones relevantes. Por ejemplo, una nueva directriz del RGPD se resalta al instante, lo que le permite evaluar su impacto. 

Impacto de un sistema eficaz de gestión del cambio normativo

La importancia y el impacto de la gestión del cambio normativo en el cumplimiento son fundamentales. Constituye la piedra angular de la gestión de riesgos y la posición legal de una organización. 

Su influencia puede expresarse en términos de 

• Impacto financieroEl incumplimiento puede acarrear multas y sanciones devastadoras.
• Continuidad del negocioUna sola actualización regulatoria omitida puede paralizar las operaciones e interrumpir la prestación de servicios. 
• Ventaja competitivaAdaptarse rápidamente a los cambios regulatorios puede ayudarle a captar cuota de mercado y generar confianza.
• Confianza de las partes interesadasGenera confianza con inversores, socios y clientes. 
• Mitigación de riesgosIdentifica y aborda posibles deficiencias en el cumplimiento normativo antes de que se conviertan en infracciones costosas.

Desafíos comunes durante los cambios regulatorios

En casi todos los casos, la vida real rara vez se ajusta a la teoría. 

La gestión del cambio normativo no es una actividad puntual. No es viable si no es sostenible . Dado que el proceso implica múltiples pasos y la participación de varios equipos, puede volverse complicado y caótico.

Antes de abordar el problema de la gestión del cambio, es necesario conocer los posibles problemas que puedan surgir durante el proceso. Aquí presentamos cinco.

Problema 1: Resistencia al cambio 

Los empleados y los equipos suelen resistirse a los nuevos requisitos y procesos regulatorios, ya que se sienten demasiado cómodos con sus flujos de trabajo actuales. Se trata más bien de un problema de "Siempre lo hemos hecho así".

Los cambios normativos también pueden generar ansiedad en los empleados debido a la mayor carga de trabajo y la complejidad de los procesos. Esto se puede solucionar explicándoles con claridad por qué dichos cambios son absolutamente necesarios y cómo benefician a la organización.

Problema 2: Procesos e información aislados

Muchas veces, cuando los responsables de cumplimiento normativo o de GRC intentan implementar nuevos procesos para una norma o marco regulatorio, resulta evidente que la información suele quedar atrapada dentro de los distintos departamentos. 

Estas prácticas dificultan la gestión del cambio normativo. La mala comunicación entre los equipos y la falta de un sistema de documentación centralizado también contribuyen a este problema. 

Problema 3: La gente simplemente está ocupada - Restricciones de recursos

Las empresas rara vez cuentan con un equipo dedicado a la ejecución de los requisitos normativos. Esto puede justificarse si la organización tiene una cultura de seguridad, en cuyo caso se puede prescindir de dicho equipo. Sin embargo, para las organizaciones nuevas, cumplir con las normativas debido a prioridades y plazos contrapuestos resulta complicado. 

¿Crees que la solución es contratar un equipo de analistas cibernéticos y ejecutivos de GRC especializados o adquirir una herramienta automatizada que reduzca la carga de trabajo manual? Sigue leyendo para descubrir la respuesta correcta.

Problema 4: ¡Hay mucho en juego!

Las consecuencias de un mal cumplimiento pueden ser graves debido a repercusiones severas como 

• Sanciones significativas
• Riesgo de interrupción de la actividad empresarial
• Posible daño a la reputación
• Múltiples partes interesadas afectadas (+ sus clientes)

Problema 5: Preparación para las auditorías

Has hecho el trabajo duro, has implementado todos los procesos y todo funciona correctamente, pero es hora de reunir pruebas de todo lo que has establecido en los últimos seis meses. (Respira hondo)

¿Puede garantizar la fiabilidad de su sistema de registro y que todo se almacene en una única plataforma? ¿Puede rastrear los detalles del registro de evidencias y los cambios en cualquier fecha aleatoria del historial? 

Estamos hablando de un registro de auditoría, y esto no se puede lograr sin un sistema adecuado. Las auditorías no son una carrera de última hora para reunir todos los documentos y pruebas. 

Monitorización del cambio con una herramienta GRC: Un efecto en cascada

Las organizaciones que utilizan soluciones GRC integradas reportan una reducción del 70 % en el tiempo de recopilación de evidencia y una disminución del 45 % en los costos generales de gestión del cumplimiento. (Informe de Gartner “Capacidades críticas para soluciones de gestión de riesgos de TI” (2023))

Sprinto , una herramienta GRC, es un ejemplo particular en este caso porque crea una única fuente de información fidedigna: cuando se produce un cambio en un sistema (como una nueva contratación en RR. HH.), este se propaga automáticamente a través de todos los procesos de cumplimiento relevantes, desde las asignaciones de formación hasta las actualizaciones de control de acceso.

Además, Amshuman Hegde , profesional certificado en GRC en Sprinto, destaca que cualquier actualización o cambio normativo se integra perfectamente en la plataforma mediante la actualización de los criterios del marco y su conexión con los controles pertinentes, preexistentes o no.

Como resultado, su estado de control se ajusta automáticamente para reflejar estos cambios, lo que garantiza que siga cumpliendo con los últimos requisitos normativos sin ningún esfuerzo adicional por su parte.

Su verdadero potencial reside en la capacidad de la plataforma para transformar datos puntuales en información útil para la toma de decisiones, convirtiendo lo que antes era un proceso reactivo y manual en un sistema proactivo y automatizado que supervisa, actualiza y mantiene continuamente la preparación para las auditorías. 

Preguntas frecuentes