Comprender el proceso de gobernanza: una guía completa

Los procesos de gobernanza comenzaron a ganar terreno como respuesta a las desventajas de los sistemas de seguridad tradicionales aislados, que tienden a desmoronarse a medida que se amplía su escala. 

Sin darte cuenta, te encuentras con demasiadas cosas entre manos: satisfacer las expectativas de las partes interesadas, cumplir con las normativas y respetar los principios de la empresa. Al principio, gestionar todo esto a la vez puede funcionar bien. Pero si fallas en una, todo el flujo se ve afectado. Por eso, debes adoptar un enfoque estructurado para gestionar tus procesos. 

En este artículo, aprenderemos sobre los procesos de gobernanza, su importancia y cómo crear uno. 

¿Qué es un proceso de gobernanza?

Los procesos de gobernanza combinan políticas, plazos y roles en marcos estructurados. Una plataforma de automatización GRC (Gobierno, Riesgo y Cumplimiento) pone en práctica estos procesos automatizando la aplicación de políticas, el seguimiento de los plazos de cumplimiento y la asignación de responsabilidades de gobernanza en toda la organización. Este proceso le ayuda a alcanzar sus objetivos, medir el rendimiento y optimizar las estructuras existentes. 

Las estructuras de gobernanza optimizan la interacción y la ejecución de roles. Nuestra guía de modelos de gobernanza compara enfoques centralizados, descentralizados e híbridos, ayudando a las organizaciones a elegir el modelo estructural que mejor se adapte a sus procesos de gobernanza.

La gobernanza de datos no es una opción; es un requisito fundamental para una gestión de datos exitosa y para garantizar la calidad, el cumplimiento y la seguridad de los datos. – Girish Redekar, CEO de Sprinto y experto en GRC.

Factores clave de los procesos de gobernanza

Con el paso de los años, la estructura organizativa, los procesos y los flujos de trabajo han cambiado, lo que ha generado la necesidad de una mejor gobernanza. Tres factores explican este cambio:

• Para facilitar un crecimiento ininterrumpidoLos clientes, inversores, partes interesadas y socios comerciales esperan servicios sólidos y rentabilidades elevadas. Las empresas deben satisfacer estas expectativas sin alterar sus procesos internos. Para equilibrar estas necesidades, los procesos de gobernanza se están convirtiendo en factores clave para el crecimiento. 
• Otro día, otra regulaciónA medida que te expandes a nuevos territorios y haces crecer tu negocio, se aplican más obligaciones regulatorias, lo que aumenta la complejidad de los procesos internos. Esto altera los procesos existentes, lo que hace necesaria la adopción de un enfoque estructurado. 
• La necesidad de visibilidad total: Se espera que los miembros del consejo supervisen las decisiones importantes relativas a las obligaciones de cumplimiento, la gestión de riesgos y las nuevas iniciativas. Necesitan tener una visión integral de estos procesos y marcar la pauta de los valores y estrategias de la organización.

Cómo establecer una estructura de proceso de gobernanza

Establecer una estructura de gobernanza, sobre todo desde cero, requiere más trabajo del que parece. Tras haber ayudado a cientos de empresas a implementar flujos de trabajo de gobernanza eficaces, compartimos nuestras conclusiones sobre lo que implica crear procesos eficientes. 

Considere el alcance del proceso de gobernanza.

Para comenzar su programa de gobernanza, seleccione un marco que se ajuste a sus objetivos comerciales. Los modelos de gobernanza generalmente forman parte de los marcos GRC (Gobernanza, Riesgo y Cumplimiento) o se presentan como programas independientes. 

Si ya cuenta con procesos eficaces de gestión de riesgos y cumplimiento normativo, puede añadir una solución de gobernanza independiente. Si está desarrollando un proyecto desde cero, le recomendamos optar por una herramienta que combine las tres funciones. 

Comprenda sus requisitos de gobernanza

Además del modelo, debes considerar el alcance de tu negocio. Este se basa en tu sector, ubicación, métodos de operación, compromisos con las partes interesadas y, sobre todo, el estado actual de los procesos de gobernanza; es decir, el modelo de madurez. Esto te ayudará a saber dónde enfocar tus esfuerzos y qué priorizar. 

Identificar la normativa aplicable 

Si procesa datos sensibles, es posible que se apliquen una o más normativas. Por ejemplo, si procesa historiales médicos, está sujeto a la HIPAA. Si procesa tarjetas de pago, la norma PCI DSS es obligatoria. Si recopila información de identificación personal (PII) de ciudadanos de la UE con fines comerciales, el RGPD es obligatorio. 

Sus procesos de gobernanza deben estar alineados con los requisitos de las normativas de cumplimiento aplicables. Por ejemplo, marcos de cumplimiento como ISO 27001 y NIST 80053 incluyen el control de acceso basado en roles en su lista de verificación.

Si alguno de estos marcos, o uno similar, de privacidad y gobernanza de datos se aplica a su organización, los procesos de gobernanza también deben configurarse de manera que cumplan con el catálogo de controles y prácticas establecidos por ellos. 

Gestionar roles y responsabilidades

No se pueden implementar procesos sin que nadie conozca el qué, el cómo y el cuándo de su ejecución. Cuando hablamos de roles y responsabilidades en una estructura de gobernanza, no nos referimos solo a los empleados. Todos los consultores de negocios, proveedores de servicios externos, partes interesadas e incluso la alta gerencia deben tener claridad sobre el papel que desempeñan. 

Las empresas más pequeñas y las startups suelen externalizar sus necesidades de GRC a consultores externos, ya que un equipo interno puede resultar muy costoso. Las empresas medianas y grandes suelen contratar un equipo interno compuesto por un responsable de seguridad de la información, un responsable de protección de datos, un analista de riesgos, auditores internos, entre otros. 

Sus políticas deben definir quién lidera, quién tiene derecho de veto, quién realiza cambios, quién resuelve conflictos, etc. Lograr la participación de todos desde el principio contribuye a garantizar la transparencia y la rendición de cuentas a lo largo de todo el ciclo de gobernanza. 

Desarrollar políticas y procedimientos.

Las políticas de gobernanza empresarial deben definir los objetivos clave de gobernanza. Asegúrese de que todos los involucrados en los procesos de gobernanza comprendan y acepten sus políticas. 

Las políticas de procesos deben desarrollarse en torno a las funciones y responsabilidades, la gestión de riesgos de terceros , las estrategias de gestión de riesgos, la formación de los empleados, las comunicaciones internas y externas, las metodologías de mejora y los programas de formación de los empleados.

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Garantizar la gestión de riesgos y cambios.

Los modelos de gobernanza constan de componentes como infraestructuras operativas globales, responsabilidades legales, actividades de auditoría y funciones de control. Todos estos componentes son complejos y añaden nuevos riesgos, como amenazas a la seguridad, al entorno operativo. 

Sus procesos de gobernanza deben estar diseñados para gestionar estos riesgos a tiempo, minimizar incidentes y garantizar la continuidad del negocio. Por ejemplo, si tiene muchos grupos de interés externos, la gestión de riesgos de terceros es fundamental. 

Además de los riesgos, constantemente se incorporan nuevos procesos y tecnologías a los flujos de trabajo existentes. Desarrolle un plan de gestión del cambio para adaptarse a estas modificaciones a medida que se produzcan. Diseñe una matriz para definir las responsabilidades de diseño y la escalada de problemas. 

Separar la gestión de cambios del cumplimiento normativo es arriesgado. Sin la adhesión a las mejores prácticas, los cambios en el código pueden debilitar la seguridad y reducir la eficacia de las operaciones de infraestructura. La desorganización en la aprobación del código y el seguimiento de proyectos pone en peligro la integridad del sistema y el cumplimiento normativo.

Sprinto proporciona herramientas para sistematizar y agilizar la gestión de cambios, alineándose con los umbrales de riesgo y el cumplimiento normativo. Permite realizar cambios a nivel de código, incluyendo ramas de CI y aprobaciones, garantizando así las mejores prácticas de seguridad adaptadas a sus necesidades de supervisión. 

Implementar y medir los procesos

Una vez desarrollados los procesos y planes, es hora de ponerlos en práctica. Tu estrategia de implementación debe incluir métricas de GRC para medir la eficacia de tus procesos y vincular los requisitos de gobernanza con las funciones críticas del negocio.

Al diseñar el plan de implementación, priorice los procesos críticos y establezca plazos para los proyectos en curso. Implemente un sistema para evaluar los cambios, hacer un seguimiento del progreso y abordar los problemas relacionados con los riesgos. 

Implementar un programa de gobernanza puede llevar meses, incluso años si se hace manualmente. Puedes usar una herramienta GRC para agilizar el proceso y lanzarlo más rápido.

Principales ventajas y beneficios de un proceso de gobernanza

Los procesos de gobernanza eficaces ayudan a lograr la transparencia, garantizar la rendición de cuentas y facilitar la toma de decisiones acertadas. A continuación, se presentan tres maneras en que pueden beneficiar a su organización: 

• Mejor transparenciaUno de los principales desafíos para la alta dirección y los miembros del consejo de administración es la implementación práctica de sus políticas y principios empresariales. Los procesos de gobernanza abordan estas cuestiones mediante el establecimiento de un sistema predefinido que rige las funciones, las responsabilidades, el flujo de datos, las prácticas de seguridad, las normativas y otros componentes. Esto aporta coherencia al sistema integral.
• Visibilidad mejoradaLos procesos de gobernanza ayudan a la gerencia y a quienes toman las decisiones a dar seguimiento al progreso de los proyectos, las políticas y los principios desde un sistema único e integrado. Además, las autoridades deben tener un conocimiento profundo de la gestión de riesgos y los procesos de toma de decisiones. 

Un modelo de gobernanza les ayuda a realizar un seguimiento especificando quién, qué, cuándo y por qué de los procesos internos. 

• Mejor coordinaciónA medida que creces, tus procesos internos se vuelven más complejos. Sin un sistema de comunicación eficaz, gestionar los componentes del negocio puede resultar complicado. 

Los procesos de gobernanza armonizan el cumplimiento normativo, los requisitos legales y de las partes interesadas, entre otros, al eliminar los sistemas aislados.

Estructura operativa del proceso de gobernanza

Una estructura operativa de gobernanza, a grandes rasgos, se compone de responsabilidades, infraestructura de TI y sus subcomponentes. Estos se conectan mediante flujos de trabajo, procesos y sistemas de informes: los elementos fundamentales de su estructura operativa. 

El consejo de administración y la gerencia deciden cómo se implementará. En la práctica, la jerarquía suele ser la siguiente: 

• Estructura: Sus procesos de presentación de informes y la estructura del comité. 
• Responsabilidades de supervisión: Supervisión de la junta directiva, rendición de cuentas de la gerencia y comité. 
• Infraestructura: Políticas y procedimientos, informes y comunicación, y tecnología. 

Su proceso de gobernanza debe contar con una estructura organizada para la gestión de riesgos, las operaciones y los procesos de presentación de informes. El objetivo es cerrar la brecha entre los sistemas aislados y la realidad operativa. 

¿Sigues configurando procesos desde cero?

Gestionar manualmente los procesos de gobernanza de principio a fin deja muchas deficiencias y margen de mejora. Esto es especialmente cierto para las pequeñas empresas que no cuentan con un marco estructurado para sus procesos. Las herramientas GRC como Sprinto combinan gobernanza, riesgo y cumplimiento de seguridad, y permiten centralizar y automatizar el proceso de gobernanza de datos. Con esta herramienta, usted puede:

• Optimice y automatice los flujos de trabajo relacionados con las políticas, la preparación para auditorías de datos y la gestión del cumplimiento de la seguridad.
• Centraliza las actividades de gestión de personal para que puedas marcar todas las casillas de cumplimiento y auditoría con poca o ninguna intervención manual. 
• Configure privilegios de control de acceso personalizados basados ​​en roles para todos los activos según los roles y el nivel de riesgo.
• Te proporciona las herramientas para configurar, sistematizar y acelerar la gestión del cambio de una manera que se alinee con tus requisitos de riesgo y cumplimiento.
• Utilice parámetros de referencia del sector para evaluar los riesgos de los activos críticos y detectar vulnerabilidades y actividades que no cumplen con las normativas. 

Descubra Sprinto y cómo aceleramos su camino hacia una implementación de gobernanza eficaz.

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