7 etapas diferentes del ciclo de vida de la gestión de proveedores

En una reciente encuesta de Gartner , el 84 % de los miembros de los comités de riesgos informaron que las deficiencias en la gestión de riesgos de terceros afectaron significativamente sus operaciones comerciales. Esta estadística subraya la importancia crucial de adoptar un proceso estructurado para gestionar los riesgos y las operaciones asociadas con los proveedores externos.

Para las organizaciones que dependen de proveedores externos para funciones empresariales esenciales, establecer y mantener un ciclo de vida de gestión de proveedores sólido es fundamental. Un marco bien diseñado minimiza la probabilidad de brechas de seguridad e interrupciones operativas, y sienta las bases para relaciones con proveedores resilientes y seguras.

En esta guía, exploraremos los elementos clave de un ciclo de vida de proveedores eficaz, las mejores prácticas para diseñarlo y por qué es indispensable para salvaguardar su negocio.

¿Qué es el ciclo de vida de la gestión de proveedores?

El ciclo de vida de la gestión de proveedores se refiere al marco sistemático integral que describe cómo una empresa gestiona las relaciones con sus socios comerciales y proveedores de servicios externos. Este ciclo comienza con la firma del contrato inicial y la incorporación del proveedor, y finaliza con la rescisión del contrato y la desvinculación del mismo. 

Al desarrollar e implementar un marco estructurado para la gestión de las relaciones con los proveedores, se facilita el seguimiento de su desempeño, el cumplimiento normativo y la transparencia durante todo el proceso, se establecen relaciones sólidas con ellos y se incrementa la eficiencia. Al integrar cada etapa en una práctica más amplia de gestión de riesgos con terceros, las decisiones de incorporación, evaluación y seguimiento se basan en un mismo nivel de riesgo, en lugar de ser gestionadas de forma aislada por los departamentos de compras, seguridad y legal.

Etapas del ciclo de vida de la gestión de proveedores

Las organizaciones a menudo no gestionan activamente el ciclo de vida de sus proveedores, lo que genera importantes problemas operativos. A continuación, se detallan los aspectos clave en cada etapa para mejorar el rendimiento de los proveedores y optimizar su ciclo de vida.

1. Compromiso y evaluación inicial 

El primer paso del ciclo de vida de un proveedor consiste en evaluarlo. En esta etapa, se analizan diversas opciones para determinar cuál se ajusta mejor a las necesidades específicas de su negocio. Esto incluye visitas in situ, encuestas, sistemas de puntuación, demostraciones en vivo y, en el caso de algunos proveedores, un proceso de debida diligencia .

La alta dirección y otros responsables clave de la toma de decisiones utilizan otros aspectos como el coste, el rendimiento anterior, la reputación, la escalabilidad, las opiniones de otros profesionales, las preocupaciones sobre los costes, la calidad del servicio y otros factores críticos para el negocio para completar su evaluación.

2. Verificación de documentos y debida diligencia

Esta es la segunda parte de la evaluación inicial. Su equipo verificará si el proveedor presenta algún problema que pueda convertirse en un obstáculo en el futuro. Lo ideal es comprobar la estabilidad financiera del proveedor, su reputación en el mercado, su historial de desempeño, sus capacidades operativas y la disponibilidad de su equipo interno. 

Verifique documentos como su nombre legal completo, la legitimidad del sitio web, la licencia comercial, el número de identificación fiscal, los documentos de registro, la cobertura del seguro y el código de conducta. Su equipo de incorporación es responsable de comunicarse con el socio para establecer un proceso de colaboración sin contratiempos. Esto implica compartir sus expectativas con las partes interesadas, proporcionar recursos de capacitación, políticas y procedimientos internos, y compartir el acceso a los sistemas necesarios. 

Una vez que ambas partes hayan firmado, recopile la información de contacto (correo electrónico, dirección postal, persona de contacto principal y secundaria) y regístrela en sus sistemas. También deberá obtener los datos bancarios y acordar el método de pago preferido.

3. Control de cumplimiento y calidad

Además de realizar la debida diligencia, otro aspecto fundamental en la incorporación de proveedores es llevar a cabo controles de cumplimiento y calidad. Su socio no solo debe contar con procesos y políticas de gobernanza interna, sino también comprender adecuadamente sus obligaciones de cumplimiento y los requisitos normativos, como ISO 27001, SOC 2 o HIPAA. 

Aborde cualquier deficiencia en materia de cumplimiento normativo lo antes posible para reducir riesgos posteriores. Asegúrese de que cumplan con todos los requisitos y estándares de calidad. Las verificaciones de cumplimiento y calidad no son un elemento puntual en su lista de tareas de gestión de proveedores, sino un proceso continuo que garantiza que sus proveedores cumplan con las normativas. 

4. Incorporación y gestión de contratos

Una vez que haya seleccionado un proveedor y realizado la debida diligencia, proceda a incorporarlo a su sistema. En esta etapa, debe esforzarse por garantizar el máximo nivel de transparencia y responsabilidad tanto por su parte como por la del socio. 

Durante el proceso de incorporación, presente a los miembros del equipo del proveedor a sus empleados que trabajarán directamente con ellos. Revise y finalice todos los documentos del acuerdo y los cuestionarios, y asegúrese de que todas las partes interesadas estén al tanto de todo. 

5. Evaluación de riesgos

A medida que su negocio crece, se incorporan nuevas herramientas, personas, procesos y socios al ecosistema. Si bien esto es necesario para ampliar los horizontes de crecimiento, también aumenta la exposición al riesgo. 

Los nuevos proveedores introducen vulnerabilidades de seguridad, incumplimientos normativos, problemas legales y fallos de rendimiento, todo lo cual repercute negativamente en sus resultados. Dado que los proveedores tienen acceso a sus datos confidenciales, es fundamental evaluar exhaustivamente si cuentan con los controles adecuados para minimizar la probabilidad de una brecha de seguridad. 

Recomendamos utilizar un marco de gestión de riesgos de terceros para identificar y mitigar los riesgos. Este marco ayuda a contextualizar cada riesgo asociado a un proveedor específico, puntuándolos según su impacto potencial. De esta forma, se pueden minimizar los riesgos de manera proactiva en función de su nivel de impacto.

Su marco de gestión de riesgos también debe incluir políticas de TPRM . Comparta las políticas antes de la fase de incorporación y obtenga la firma de todas las partes responsables. Incluya el propósito, el alcance, la declaración de política, las obligaciones de cumplimiento y las áreas de responsabilidad compartida.

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6. Supervisión del desempeño 

Ahora que el proveedor forma parte de su organización, mida y supervise su rendimiento, al igual que lo haría con los empleados internos. 

Puedes usar indicadores clave de rendimiento (KPI) para evaluar el desempeño del proveedor con respecto a tus expectativas: si las cumple satisfactoriamente, si se queda corto o si las supera. Un cuadro de mando de proveedores también ayuda a evaluar la eficiencia general y a realizar un seguimiento de métricas como el tiempo de resolución de problemas, la calidad del servicio, las capacidades técnicas y el compromiso con el cumplimiento normativo. 

No dudes en brindar comentarios valiosos y compartir tu evaluación para ayudar a tu proveedor a mejorar sus servicios. Utiliza un mecanismo de retroalimentación que fomente el intercambio continuo de ideas. La mayoría de los proveedores toman en serio los comentarios y se esfuerzan por encontrar soluciones alternativas, ya que no querrían que te cambiaras a la competencia. 

7. Desvinculación y rescisión del contrato 

El ciclo de gestión de proveedores finaliza cuando se da por terminada la relación. Esto puede deberse a que el contrato ha finalizado o a que se ha decidido cambiar a un competidor. 

En cualquier caso, es necesario tener en cuenta ciertos desafíos durante la fase de desvinculación. Durante el período del contrato, personas ajenas al perímetro de seguridad de su organización tuvieron acceso a información interna confidencial. 

Para evitar contratiempos, comunique claramente los motivos de la rescisión del contrato e indique el plazo de preaviso. Sea transparente con todos los pagos pendientes, revise si alguna de las partes no puede cumplir con una obligación contractual y verifique todas las cláusulas del acuerdo. 

Si ambas partes cumplen con todas sus obligaciones, se debe revocar el acceso del proveedor a los archivos y sistemas confidenciales. Este proceso varía según el tamaño del proveedor; si tiene acceso a un número limitado de sistemas, puede tardar algunos días. Los proveedores que son fundamentales para sus operaciones y poseen privilegios de acceso a un gran número de sistemas implican un proceso de desvinculación más complejo y prolongado. 

Cómo gestionar el cumplimiento normativo al tratar con proveedores

Al asociarse con proveedores de servicios externos, se comparte el acceso a sistemas críticos y archivos confidenciales con personas que no están protegidas por el cortafuegos de seguridad. Esto exige la implementación de medidas y controles rigurosos para garantizar el cumplimiento. 

Una forma de evaluar si su proveedor se toma en serio el cumplimiento normativo es solicitarle que demuestre su adhesión a marcos de seguridad populares como SOC 2 o ISO 27001. Cualquier socio comercial que trabaje con usted debe cumplir con la HIPAA si maneja datos médicos confidenciales. Combinar esta verificación de marcos normativos con una lista de verificación de gestión de riesgos de proveedores proporciona al equipo de seguridad un único documento para realizar un seguimiento de las pruebas que cada proveedor ha proporcionado y las que aún están pendientes.

Utilice un sistema de puntuación de riesgos para evaluar el nivel de riesgo que aportan. Huelga decir que no conviene asociarse con proveedores de alto riesgo, ya que este tipo de acuerdos pueden resultar más perjudiciales que beneficiosos. Si un proveedor añade un alto riesgo a su sistema, debe tomar medidas correctivas antes de que la situación se agrave y se convierta en un problema costoso. 

Comunica tus expectativas y los procesos internos de cumplimiento normativo para que tu proveedor comprenda el entorno en el que se adentra. Comparte los acuerdos de nivel de servicio (SLA) y las políticas que detallan las responsabilidades en materia de seguridad y privacidad. 

Por último, una vez que un proveedor se incorpora y tiene acceso a sus sistemas, supervise continuamente sus actividades para detectar accesos no autorizados o actividades sospechosas. Revise los informes de cumplimiento y las auditorías, y manténgase al tanto de los cambios importantes que puedan afectar las funciones críticas del negocio. La mayoría de los equipos que gestionan esto a gran escala terminan pasando de las hojas de cálculo a un software especializado de gestión de riesgos de terceros , que recopila los registros de actividad del proveedor, la evidencia de control y las certificaciones de cumplimiento en una vista que se actualiza constantemente.

Capacidades de gestión de proveedores para equipos de seguridad 

Los equipos de seguridad suelen enfrentarse a multitud de desafíos a la hora de evaluar la gama completa de riesgos que plantean los proveedores. Estos riesgos a menudo van más allá de la seguridad de la información e incluyen riesgos operativos, de reputación y de cumplimiento normativo. 

La ausencia de una visión unificada de los proveedores y de un marco de evaluación de riesgos sólido e integral agrava estos problemas. Sin estos elementos cruciales, los programas de gestión de riesgos de proveedores (VRM) se fragmentan, se vuelven propensos a errores y son incapaces de ofrecer una imagen precisa de los riesgos que representan los proveedores.

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