Lista de verificación imprescindible para la gestión de riesgos de proveedores

¿Has oído hablar de ataques a la cadena de suministro como el tristemente célebre incidente de SolarWinds ? Unos hackers comprometieron SolarWinds inyectando código malicioso en su software de gestión y monitorización de TI Orion, ampliamente utilizado, lo que afectó a miles de empresas y organismos gubernamentales en todo el mundo.

Estos sucesos tan sonados han convertido la gestión de riesgos de los proveedores en un tema candente, y con razón. 

Si un proveedor tiene acceso a su red, datos o instalaciones físicas, su empresa podría estar expuesta a riesgos significativos. Ahí es donde una lista de verificación para la gestión de riesgos de proveedores resulta muy útil.

• ¿Su proveedor tiene acceso remoto a sus sistemas? 
• ¿Sus empleados visitan regularmente su oficina para realizar los servicios contratados? 

Si la respuesta es sí, entonces probablemente necesite una forma estructurada de evaluar y gestionar estas relaciones.

Esta lista de verificación es la herramienta indispensable para garantizar que los proveedores cumplan con sus obligaciones contractuales y mantengan los estándares de calidad y seguridad de los que depende su negocio. 

Entonces, ¿cómo se construye y se utiliza de forma eficaz?

Exploremos juntos…

Propósito de la lista de verificación de gestión de proveedores

Una lista de verificación para un programa de gestión de riesgos de proveedores tiene como objetivo servir de salvaguarda, garantizando que su empresa no se asocie sin saberlo con un proveedor externo que pueda poner en peligro sus operaciones. 

Cada proveedor introduce riesgos asociados a terceros, como fallos operativos, problemas de calidad o brechas de ciberseguridad. Esta lista de verificación le ayuda a identificar y abordar los riesgos potenciales antes de que se agraven, garantizando que los proveedores cumplan con sus estándares de fiabilidad y seguridad.

Lista de verificación para la gestión de proveedores (nivel básico)

Gestionar a los proveedores de forma eficaz comienza por prestar mucha atención a lo esencial. 

Hemos elaborado una lista de verificación sencilla que destaca qué aspectos debes controlar regularmente para simplificar tu vida. 

Parte A: Identificar al socio adecuado
Describa los bienes o servicios que necesita del proveedor.	Sí:
Defina claramente las sanciones y los mecanismos de resolución de disputas en la propuesta y el contrato.	No
Consulta reseñas, referencias y testimonios.	No
¿Has priorizado tus criterios de selección en función de los impactos críticos en el negocio?	Sí:
Revisar todos los contratos y acuerdos de nivel de servicio (SLA).	Sí:
Establecer un proceso periódico de evaluación del desempeño de los proveedores, acordado mutuamente.	Sí:
Alinear a los proveedores con las políticas internas de la organización (por ejemplo, privacidad de datos) y su implementación.	Sí:
Elabore planes de contingencia para posibles interrupciones relacionadas con los proveedores.	No
Desarrollar un proceso para gestionar conflictos o problemas relacionados con los proveedores.	Sí:
Evaluar y actualizar periódicamente las estrategias de gestión de proveedores.	No
Parte B: Después de la incorporación
Defina claramente las sanciones y los mecanismos de resolución de disputas en la propuesta y el contrato.	Sí:
Revise todos los contratos y acuerdos de nivel de servicio (SLA).	No
Evaluar y actualizar periódicamente las estrategias de gestión de proveedores.	Sí:
Desarrollar un proceso para gestionar los conflictos o problemas relacionados con los proveedores.	No
Elabore planes de contingencia para posibles interrupciones relacionadas con los proveedores.	Sí:
Alinear a los proveedores con las políticas internas de la organización (por ejemplo, privacidad de datos) y su implementación.	No
Establecer un proceso periódico de evaluación del desempeño de los proveedores, acordado mutuamente.	Sí:
Planifique reuniones periódicas con el proveedor para revisar la estrategia y el desempeño.	No
Garantizar que los proveedores cumplan con las normas legales y reglamentarias aplicables.	No
Establezca un proceso para organizar y actualizar periódicamente los registros, contratos y comunicaciones de los proveedores.	Sí:

Lista de verificación de criterios de calificación de proveedores

Elegir a los proveedores adecuados puede ser clave para el éxito o el fracaso de su negocio. Ante la creciente dependencia de proveedores externos, es fundamental garantizar que cumplan con sus estándares de calidad, fiabilidad y cumplimiento normativo. 

A continuación, encontrará una lista de verificación diseñada para ayudarle a evaluar a los socios potenciales en función de criterios clave como la competencia, la capacidad, la calidad, el coste y otros.

Pregunta	X (Estado)
¿Cuál es la experiencia del proveedor y puede proporcionar un breve historial de su empresa?	✅
¿Quiénes son los principales clientes del proveedor y pueden facilitar información de contacto para obtener recomendaciones?	❌
¿Qué sistemas tiene el proveedor para la formación y el desarrollo continuo del personal?	❌
¿Quiénes son las personas clave que gestionan su cuenta y puede reunirse con ellas?	✅
¿Cómo se cubren los puestos clave y cuál es el proceso de reclutamiento del proveedor?	✅
¿Tiene el proveedor la capacidad suficiente para gestionar los pedidos actuales y futuros?	❌
¿Qué estadísticas operativas puede proporcionar el proveedor para demostrar los niveles de calidad y servicio?	✅
¿Existen los sistemas y procedimientos necesarios para garantizar un servicio de alta calidad?	❌
¿Puede el proveedor ofrecer productos o servicios de alta calidad de forma constante durante todo el contrato?	✅
¿El proveedor utiliza el Control Estadístico de Procesos (CEP) para mantener los estándares de calidad?	❌
¿Existen testimonios de clientes o recomendaciones independientes que confirmen la calidad del producto o servicio?	❌
¿Qué medidas de control de calidad emplea el proveedor, como la Gestión de Calidad Total (TQM) o procesos similares?	❌
¿El proveedor cumple con las normas de calidad o reglamentarias pertinentes, como ISO o PCI DSS?	✅
¿El proveedor utiliza ensayos no destructivos (END) para evaluar productos o procesos?	✅
¿Cómo garantiza el proveedor la mejora continua en la calidad y los procesos?	❌
¿Los precios que ofrece el proveedor son competitivos sin comprometer la calidad ni el servicio?	✅
¿Puede el proveedor proporcionar un análisis completo de costes, incluyendo márgenes de beneficio y puntos de equilibrio?	❌
¿El balance del vendedor es estable y muestra activos y financiación suficientes?	✅
¿Indica el estado de resultados del proveedor estabilidad financiera?	❌
¿Cuál es la calificación crediticia del proveedor y sugiere dicha calificación fiabilidad financiera?	✅
¿Qué opinan los clientes, analistas o compañeros sobre la solvencia financiera del proveedor?	✅
¿Los canales de comunicación del proveedor son adecuados para reuniones y actualizaciones periódicas?	❌
¿El proveedor mantiene un inventario suficiente para satisfacer sus necesidades?	❌
¿Existen controles de calidad para garantizar que los entregables del contrato cumplan con las especificaciones?	✅
¿Garantizan las operaciones del proveedor la entrega puntual y en la cantidad correcta?	✅
¿Son eficientes y rentables los procesos de adquisición del proveedor?	❌
¿El proveedor cuenta con procedimientos sólidos en materia de salud, seguridad y medio ambiente?	✅
¿Los valores del proveedor coinciden con los de construir una asociación sostenible y a largo plazo?	✅
¿El proveedor comprende los factores clave de su negocio, como los desafíos competitivos o las innovaciones?	✅

7 pasos para evaluar proveedores

Las decisiones que tomes con respecto a tus proveedores afectan el funcionamiento de tu negocio, tu imagen de mercado y tu rentabilidad. Aquí tienes 7 pautas para ayudarte a evaluar correctamente a un proveedor y asegurarte de que cumpla con tus expectativas.

1. Comience con la investigación en línea

Comience por recopilar toda la información disponible sobre el proveedor en línea. Esto incluye:

• Sitio web de la empresaAnalice sus ofertas, liderazgo y equipo, logros, creencias y clientes.
• Presencia en la industria: Investigue la presencia del proveedor en diferentes regiones geográficas y áreas de especialización.
• Credibilidad del mercado: Revisa sus premios, certificaciones, experiencia previa, etc. 
• Perfiles de redes sociales: Esto te dará una idea de su nivel de actividad y compromiso, lo cual dice mucho sobre su profesionalismo y capacidad de respuesta.

2. Consultar los comentarios de los clientes

Las reseñas de proveedores son una valiosa fuente de información sobre la credibilidad y la competencia de un proveedor en particular. Esto es lo que debe tener en cuenta:

• Reseñas en línea: Las opiniones de los clientes suelen encontrarse en Google Reviews, Trustpilot, G2 o cualquier otro foro especializado relacionado con el sector de la empresa.
• Testimonios: Siempre que sea posible, consulte las referencias de sus casos/proveedores en el sitio web, pero recuerde que el proveedor en particular puede modificarlas.
• Referencias de los clientes: Solicite al proveedor la lista de clientes habituales y, a continuación, póngase en contacto con estos clientes para recabar información sobre el proveedor y sus productos.

3. Validar las afirmaciones

Los proveedores suelen destacar sus puntos fuertes, pero es fundamental verificar la veracidad de estas afirmaciones:

• Certificaciones: Verificar las certificaciones, como las normas ISO o las credenciales de cumplimiento como GDPR o PCI DSS.
• Métricas de rendimientoSi el proveedor comparte estadísticas de rendimiento (por ejemplo, tasas de entrega a tiempo o métricas de calidad), solicite la documentación de respaldo.
• Reputación en el mercadoBusque cobertura de prensa, asociaciones o controversias relacionadas con el proveedor.

4. Comunicarse directamente

Una simple conversación con el proveedor puede ayudar a determinar su profesionalismo y disposición para cooperar. Prepare una lista de preguntas específicas, como por ejemplo:

• ¿Cuánto tiempo tardas en entregar los encargos urgentes?
• ¿Podría explicar cómo se resuelven las quejas y los conflictos?
• Todo desarrollador de productos debe considerar cómo garantizar los controles de seguridad y qué procedimientos tiene para salvaguardar la calidad.
• ¿Cómo demuestra usted que tiene en cuenta los requisitos reglamentarios?

Observa sus respuestas a preguntas específicas. ¿Dudan al responder o evitan algunas preguntas? La forma en que interactúan dos personas puede ayudar a comprender cómo afrontarán los conflictos dentro de la relación.

5. Realizar una visita al sitio.

Si es posible y está permitido, se debería considerar visitar al proveedor para evaluar la capacidad de producción de sus operaciones. Observar:

• Ambiente de trabajo¿Parece bien planificado y fluido?
• Dinamica del equipo¿Los empleados saben lo que hacen y son educados?
• Procesos y equipos¿Pueden proporcionarte de forma constante lo que necesitas?

6. Evaluar la capacidad de respuesta

La forma en que un proveedor interactúa con usted en respuesta a consultas e investigaciones refleja su servicio al cliente. 

Es fácil saber en quién confiar. ¿Son puntuales, educados y están dispuestos a escuchar tus inquietudes? ¿O parecen propensos a discutir?

7. Toma una decisión

Tras recopilar y analizar toda la información, evalúe al proveedor según sus criterios de selección. Considere factores como:

• Alineación con las necesidades y valores de su negocio.
• Historial de fiabilidad y rendimiento
• Transparencia y voluntad de colaborar

La forma en que un proveedor interactúa contigo durante el proceso de evaluación suele reflejar su desempeño como socio a largo plazo. Por lo tanto, sé minucioso.

Look at this video to see how Sprinto helps review vendor risks.

Documentación requerida para el informe del proveedor

Para ayudarte a tomar la delantera en la gestión de las relaciones con los proveedores, a continuación se presenta la lista de verificación de los documentos que deben incluirse en un informe de proveedores:

• Acuerdos de confidencialidad (NDA): Leyes para crear contratos legales al manejar conflictos de intereses y cualquier otra información que se relacione con el proveedor y el cliente.
• Informes de seguridad e incidentes: Detalles de las deficiencias de seguridad anteriores y las medidas implementadas por el proveedor con planes de respuesta ante incidentes de seguridad.
• Licencias comerciales: Comprobante de permisos legales, tales como licencias, autorizaciones o certificaciones para operar legalmente.
• Informes de Sostenibilidad: Información sobre abastecimiento sostenible y responsable, protección del medio ambiente, políticas laborales y de seguridad.
• Acuerdos de nivel de servicio (SLA)Condiciones específicas sobre el desempeño y el cumplimiento de los estándares, plazos y consecuencias del incumplimiento.
• Pólizas de seguro: Seguro de responsabilidad civil, seguro de compensación laboral y seguro de responsabilidad profesional; comprobante certificado de dicha cobertura.
• Registros financieros e historial crediticioEstados financieros, estados de patrimonio neto, estados de resultados, estados de flujo de efectivo e informes sobre el historial crediticio.
• Planes de recuperación ante desastres y continuidad del negocio: Las medidas especiales para continuar con la actividad empresarial en caso de interrupciones son los planes de contingencia.
• Documentación de cumplimiento normativo: Demostrar que la empresa cumple con los requisitos legales, como la privacidad de los datos, la seguridad y las leyes de fabricación.
• Documentación fiscal: Números de identificación fiscal, certificados de registro y otros formularios de declaración de impuestos debidamente cumplimentados.
• Registros de entrenamiento: Documentos de formación y desarrollo de habilidades; certificados de trabajos profesionales especializados.
• Informes de cumplimiento ambiental: Registros de cumplimiento de las leyes ambientales locales e internacionales.
• Políticas de ciberseguridad: Se utilizan medidas de seguridad internas del proveedor para manejar información confidencial.
• Formularios ACH para el procesamiento de pagos: Formularios de autorización para transferencias electrónicas seguras de fondos a través de ACH.
• Comprobante de propiedad de la empresa: Documentos que acrediten la titularidad legal, como los acta constitutiva o los contratos de sociedad.
• Certificaciones de diversidad de proveedores: Prueba de que la empresa es propiedad de una minoría, de una mujer, de un veterano o de una pequeña empresa.
• Detalles sobre subcontratación y externalización: Información sobre las funciones y responsabilidades de los subcontratistas y socios externos.
• Declaraciones de conflicto de intereses: Las declaraciones de divulgación garantizan que no existan conflictos entre los intereses del proveedor y los de su organización.
• Certificados de garantía de calidad: Documentación como las certificaciones ISO 9001 para verificar los procesos de gestión de la calidad.

Gestiona tus proveedores con Sprinto

Managing vendors doesn’t have to be complicated, and with Sprinto, it isn’t. As a compliance automation platform, Sprinto Simplifica el mantenimiento del cumplimiento normativo en más de 15 marcos de seguridad, lo que hace que la gestión de riesgos de terceros sea más fácil que nunca. 

Así es cómo Sprinto te quita el dolor de cabeza gestión de proveedores:

• Agregue y descubra proveedores rápidamente. Start by manually adding vendors or, if you’re using Google Workspace, let Sprinto automatically find and catalog your vendors. It’s quick and seamless.
• Iniciar las evaluaciones de riesgos de los proveedores. En el Centro de seguridad, diríjase a la sección de proveedores y comience una nueva evaluación de riesgos. Sprinto uses standardized naming conventions, making it easy to keep track of each assessment.
• Evaluar el riesgo automáticamente. Sprinto offers a pre-set list of common data types that vendors typically have access to. After selecting the data type, the platform automatically suggests whether the vendor is low, medium, or high-risk.
• Gestionar proveedores de alto riesgo. For high-risk vendors, Sprinto makes attaching a due diligence report simple, helping you stay on top of your vendor management in one place.
• Eximir fácilmente a los proveedores de las evaluaciones. ¿Necesitas excluir a un proveedor de la evaluación? No hay problema. Simplemente márcalo como "fuera del alcance" y continúa.
• Automatice las evaluaciones continuas. Tras completar la evaluación inicial, puede configurar flujos de trabajo automatizados para mantener las evaluaciones de los proveedores al día sin esfuerzo adicional.

¿Te interesa saber cómo funciona? Agenda una llamada con nosotros para obtener más información sobre la gestión de proveedores.

Preguntas Frecuentes

¿A qué te refieres con gestión de proveedores?

La gestión de proveedores se refiere a los procesos y estrategias que las organizaciones utilizan para gestionar a sus proveedores. Se trata de construir y mantener relaciones sólidas, garantizar operaciones fluidas y supervisar el rendimiento para alcanzar los objetivos empresariales.

¿Cuál es el KPI en la gestión de proveedores?

Los KPI (Indicadores Clave de Rendimiento) son métricas medibles que ayudan a evaluar el desempeño de un proveedor. Contribuyen a garantizar que los proveedores cumplan con sus obligaciones y expectativas contractuales.

¿Qué es una lista de verificación para la gestión de relaciones con proveedores?

Una lista de verificación para la gestión de relaciones con proveedores es una guía práctica para mantener colaboraciones seguras y fluidas. Garantiza que se cubran todos los pasos importantes, desde el inicio de la relación laboral hasta la finalización de la misma.

¿Qué es una lista de verificación de cumplimiento de la gestión de proveedores??

Una lista de verificación de cumplimiento para la gestión de proveedores es la guía indispensable para garantizar que todos sus proveedores cumplan las normas y no pongan en riesgo a su empresa.