Requisitos de HIPAA: Garantizar la privacidad del paciente y la seguridad de los datos.

Los requisitos de HIPAA establecen el estándar nacional para la protección de la información médica sensible e identificable. Como proveedor de servicios de salud, el cumplimiento de HIPAA es obligatorio, ya que demuestra que su organización cumple con la norma de privacidad, la norma de seguridad y otros estándares de seguridad de la información. 

Las sanciones por incumplimiento de la HIPAA son severas. Y cuando decimos severas, no nos referimos solo a multas económicas, sino también a consecuencias legales. Además, su empresa aparecerá en el Muro de la Vergüenza de la Oficina de Derechos Civiles (OCR) junto con los detalles de la infracción cuando se detecte el incumplimiento. Ahora puede imaginar el impacto que esto tiene en la reputación de su marca.

En este artículo, hemos detallado todos los requisitos de HIPAA, como la norma de seguridad y la norma de privacidad para las entidades cubiertas, que usted debe tener en cuenta.

¿Cuáles son los requisitos de HIPAA?

Los requisitos de HIPAA son un conjunto de regulaciones que, básicamente, son reglas y buenas prácticas que las organizaciones y empresas del sector sanitario deben seguir para proteger los datos confidenciales de los pacientes del acceso no autorizado.

¿Quiénes deben cumplir con los requisitos de HIPAA?

Si no está seguro de si su organización está sujeta a las normas HIPAA, aquí tiene un breve resumen de los principales tipos de entidades que deben cumplirlas:

1. Proveedores de servicios de salud:
2. Compañías de seguros de salud
3. Socios comerciales de entidades cubiertas
4. Instituciones de investigación
5. Autoridades de Salud Pública
6. Instalaciones de atención
7. Farmacias

Si tiene más preguntas sobre si usted es una entidad cubierta, tenemos una lista de verificación sencilla para ayudarle a tomar la decisión:

¿Por qué es necesario cumplir con la ley HIPAA?

El cumplimiento de la HIPAA es esencial para cualquier persona que maneje información personal de salud, ya que es un requisito federal diseñado para proteger los datos confidenciales de los pacientes y garantizar su privacidad. Pero además de ser un requisito estándar federal, la HIPAA ofrece varias ventajas.

Evite problemas legales

El incumplimiento de la HIPAA puede acarrear sanciones importantes (multas civiles y penales). Además, su empresa podría ser excluida de los programas federales de atención médica.

Mantener la confianza del paciente

Los pacientes siempre confían en que los hospitales y las centrales de procesamiento de datos de salud mantengan segura su información médica personal. La HIPAA sirve como una forma de demostrar los esfuerzos de su empresa para cumplir con la normativa y proteger los datos de los pacientes.

Manejo adecuado de la información del paciente

La HIPAA contribuye a la seguridad de los datos de los pacientes mediante la implementación de requisitos de acceso administrativo, técnico y físico. Proporciona a los pacientes control total sobre su información médica. Los pacientes tienen la facultad de solicitar y corregir sus datos médicos y reciben notificaciones cuando estos se divulgan.

Enfoque centrado en el paciente y mayores puntuaciones de satisfacción.

La información del paciente es confidencial y no debe caer en manos equivocadas. El cumplimiento de la HIPAA demuestra un compromiso con la privacidad del paciente. En caso de un ciberataque, los sistemas que cumplen con la HIPAA pueden contener las filtraciones de datos y responder adecuadamente, mejorando así la percepción de la marca entre sus pacientes y, por consiguiente, generando una mayor satisfacción.

Está claro que seguir las directrices de HIPAA es beneficioso para las organizaciones del sector sanitario. Pero, ¿cuáles son los requisitos que se deben cumplir? ¡Veamos!

Listas de verificación de los requisitos de cumplimiento de HIPAA

Los requisitos de cumplimiento de HIPAA pueden variar según la estructura y el funcionamiento de cada organización. Sin embargo, existen tres requisitos/reglas principales que constituyen la base de todo lo relacionado con el cumplimiento de HIPAA.

Aquí está la lista de verificación de los 4 requisitos de HIPAA:

1. La norma de privacidad de HIPAA

La Regla de Privacidad de HIPAA se centra en el derecho a la privacidad de los pacientes. Según esta regla, los proveedores de atención médica y las entidades relacionadas deben garantizar la privacidad y la seguridad de la Información de Salud Protegida (PHI, por sus siglas en inglés), que incluye nombres, direcciones, historiales médicos, información financiera, números de seguro social, información de contacto, etc.

La información de salud protegida (PHI) solo puede utilizarse para tratamiento, investigación, pago y fines legales. Las entidades cubiertas deben obtener la autorización o el consentimiento por escrito de los pacientes antes de utilizar sus datos personales para cualquier fin distinto a los mencionados. Asimismo, quienes manejan la PHI deben limitar la información recopilada y almacenada al mínimo indispensable para su procesamiento.

Además, las entidades de atención médica deben mantener informados a los pacientes sobre sus derechos y cómo se utiliza su información médica confidencial . De esta manera, los pacientes tendrán mayor control sobre su información de salud sensible.

Implementación de la norma de privacidad de HIPAA

• Cree e implemente políticas que regulen el uso y la divulgación de la información de salud protegida (PHI). Asegúrese de que los empleados comprendan y cumplan estas políticas.
• Informe a los pacientes sobre sus derechos y cómo se utilizará su información mediante un Aviso de Prácticas de Privacidad.
• Limite la divulgación de información de salud protegida (PHI) al mínimo necesario para lograr el propósito previsto.
• Asegúrese de que los pacientes puedan acceder a su historial médico, solicitar modificaciones y obtener una copia del mismo. También deben poder solicitar restricciones de privacidad.
• Implementar acuerdos con proveedores y socios que manejan información de salud protegida (PHI) para garantizar que cumplan con los requisitos de HIPAA.

2. La norma de seguridad de HIPAA

La Regla de Seguridad de HIPAA se centra en proteger la Información de Salud Protegida Electrónica (ePHI) contra el acceso, la manipulación, la copia o la destrucción por parte de entidades no autorizadas. Esta regla estandariza las medidas que garantizan la confidencialidad, la integridad y la disponibilidad de la ePHI.

Para cumplir con la norma de seguridad, las entidades cubiertas deben mantener tres medidas de protección:

• AdministrativoLas medidas de seguridad administrativas son una parte fundamental de los requisitos de cumplimiento de la HIPAA, que establecen medidas de seguridad, incluyendo la evaluación de riesgos, la implementación de controles de seguridad, la adquisición de equipos para proteger la información médica electrónica protegida (ePHI) y la capacitación del personal.
• FísicaLas medidas de seguridad físicas controlan el acceso a las instalaciones físicas donde se almacena la información médica electrónica protegida (ePHI). Esto incluye la implementación de políticas para proteger las estaciones de trabajo, los servidores, los enrutadores y los dispositivos a través de los cuales se puede acceder o transmitir la ePHI.
• TécnicoLas medidas de seguridad técnicas abordan los riesgos asociados a la tecnología. Básicamente, establecen políticas para el hardware, el software y la tecnología que controlan el acceso a la información médica electrónica protegida (ePHI). Algunos ejemplos incluyen software antivirus, control de auditoría, políticas de cifrado de datos, etc.

Implementación de la norma de seguridad de HIPAA 

• Realice un análisis de riesgos para identificar vulnerabilidades en el manejo de la información de salud protegida (PHI) por parte de su organización.
• Implementar medidas de seguridad para reducir los riesgos y proteger la información de salud protegida contra el acceso no autorizado o las filtraciones.
• Desarrollar medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas para proteger la información médica electrónica (ePHI). Esto incluye medidas como el cifrado de datos y la autenticación multifactor.
• Restringir el acceso a la información médica electrónica protegida (ePHI) en función de las funciones laborales y el estándar mínimo necesario.
• Implementar sistemas que registren y controlen el acceso y las actividades relacionadas con la información médica electrónica protegida (ePHI).
• Capacitar al personal sobre los protocolos de seguridad y la importancia de proteger la información médica protegida.

3. La norma de notificación de incumplimientos de HIPAA

Nada es completamente seguro; por muy seguros que parezcan los sistemas, siempre existe la posibilidad de una brecha de seguridad. La norma de notificación de brechas establece qué hacer cuando se produce una. Las organizaciones deben contar con políticas y planes para informar al público, y en particular a las personas afectadas, sobre lo sucedido y los pasos a seguir.

Los requisitos de HIPAA bajo esta norma incluyen:

• Notificar formalmente a las personas afectadas por correo postal o electrónico sobre la violación de datos dentro de los 60 días posteriores al descubrimiento de la misma. (Descubra cómo enviar Gmail compatible con HIPAA)
• Publicar un aviso sobre la violación de seguridad en el sitio web durante 90 días o notificar al público a través de un noticiero (si no se dispone de información confidencial de más de 10 personas afectadas).
• Notificar públicamente la violación de seguridad a través de medios de comunicación locales (si más de 500 personas se ven afectadas por una violación de la HIPAA).
• Se deberá informar al Secretario de Salud dentro de los 60 días posteriores al descubrimiento de una violación de seguridad si más de 500 personas se ven afectadas. Si esta cifra es menor, la organización podrá notificar antes de que finalice el año.

Implementación de la norma de notificación de violaciones de HIPAA 

• Crear e implementar un plan de respuesta ante incidentes para abordar rápidamente los incidentes y las brechas de seguridad.
• Establecer un proceso para informar sobre las violaciones de la información de salud protegida a las personas afectadas, al Departamento de Salud y Servicios Humanos (HHS) y, en ciertos casos, a los medios de comunicación.

4. Regla general de HIPAA

La Regla Ómnibus de HIPAA plantea interrogantes importantes sobre las responsabilidades cambiantes de los profesionales de la salud. Esta regla exige cambios significativos, comenzando por la necesidad de revisar los Acuerdos de Asociado Comercial. Pero, ¿son suficientes estos acuerdos para garantizar el cumplimiento? 

La norma también exige que los proveedores de atención médica verifiquen que sus socios comerciales cumplan con la Regla de Seguridad de HIPAA, lo que añade otra capa de responsabilidad. 

Dicho esto, aquí están las disposiciones clave de la Regla Ómnibus de HIPAA:

• Los socios comerciales de las entidades cubiertas son ahora directamente responsables de cumplir con la HIPAA.
• Existen limitaciones más estrictas sobre cómo se puede usar y divulgar la información de salud protegida (PHI, por sus siglas en inglés).
• Las personas tienen mayor control, con derechos ampliados para restringir el intercambio de su información médica protegida.
• Los avisos sobre prácticas de privacidad deben actualizarse y redistribuirse para reflejar estos cambios.
• Las personas también pueden solicitar copias de su información de salud protegida (PHI) con mayor facilidad.
• Se han modificado los requisitos de autorización para la confidencialidad de las divulgaciones de información médica protegida.
• La norma de notificación de violaciones de seguridad ha sido finalizada, con un umbral de "daño" revisado.
• Se ha introducido una estructura de sanciones económicas de cuatro niveles para las infracciones de la HIPAA.

Implementación de la norma general de HIPAA 

• Cumplimiento normativo de socios comerciales: Asegúrese de que todos los socios comerciales y subcontratistas cumplan con las normas HIPAA mediante acuerdos de asociación comercial (BAA) actualizados.
• Protección de Datos: Garantizar la protección de la información genética y otros datos sensibles de los pacientes, tal como lo exige la Regla Ómnibus.

Costo del cumplimiento de HIPAA

El costo de cumplir con la normativa HIPAA puede variar según el enfoque de cada empresa, pero un estimado promedio oscila entre $80,000 y $120,000. Este rango está influenciado por factores como si las gestiones de cumplimiento se realizan internamente, posiblemente con el apoyo de software o consultores, o si el cumplimiento se subcontrata por completo a profesionales externos.

Con la calculadora de costes de cumplimiento normativo de Sprinto , calcule el presupuesto que deberá destinar para cumplir con la normativa y empezar a cerrar más ventas.

Requisitos de HIPAA a nivel estratégico

Ahora que comprendemos los pilares de la normativa HIPAA, resumamos los requisitos que pueden ayudarle a lograr el cumplimiento de HIPAA:

• Crear e implementar políticasEl primer paso para proteger la información médica electrónica protegida (ePHI) es desarrollar e implementar políticas y estándares de ciberseguridad eficaces. Los sistemas administrativos y las estaciones de trabajo deben cumplir con los requisitos de HIPAA, mientras que el personal recibe capacitación sobre las políticas. Además, las políticas deberán documentarse y distribuirse entre los equipos.
• Implementar medidas de seguridadPara cumplir con la HIPAA, debe implementar las medidas de seguridad descritas anteriormente. Estas garantizan la seguridad física y digital, así como el acceso a la información de salud protegida (PHI). Solo las personas y los sistemas autorizados deben poder acceder a la información de salud electrónica (ePHI).
• Realizar evaluaciones de riesgos y auditorías internas.Los requisitos de HIPAA incluyen la realización de una evaluación anual. auditoría de evaluación de riesgosEsto abarca los aspectos administrativos, físicos y técnicos de la organización. Mediante auditorías de riesgos, puede identificar y corregir las deficiencias de seguridad y evitar sanciones penales por incumplimiento. (Consulte también un artículo detallado sobre la auditoría HIPAA).
• Denunciar e investigar las infracciones.Sin duda, las brechas de seguridad son inevitables, y cuando ocurren, es necesario actuar con rapidez. Se debe notificar a las personas afectadas y realizar un análisis de la causa raíz para comprender por qué y cómo se produjo la brecha. Posteriormente, se puede trabajar en la remediación y tomar medidas adicionales para resolver el problema y evitar que vuelva a ocurrir.

Capacitación de empleados

La capacitación sobre HIPAA debería ser integral, pero la realidad es que su calidad suele ser variable. La capacitación debe abarcar el manejo de la información electrónica de salud del paciente (e-PHI), la protección contra amenazas a la seguridad y la prevención de usos o divulgaciones indebidas de la e-PHI. 

Además, los empleados deben estar bien versados ​​en la implementación de políticas y procedimientos, la respuesta a las violaciones de datos y la comprensión de los derechos de los pacientes. 

Sin embargo, muchos programas de capacitación en cumplimiento normativo no van más allá de lo básico, dejando a los empleados sin el conocimiento profundo necesario para afrontar los desafíos del mundo real. Esta falta de exhaustividad puede generar deficiencias en el cumplimiento y aumentar el riesgo potencial de infracciones.

Además, aprenda cómo implementar el proceso de certificación HIPAA.

¿Cómo puede ayudar Sprinto?

A primera vista, los requisitos de HIPAA pueden parecer bastante sencillos. Pero no lo son en absoluto y pueden volverse rápidamente abrumadores. Entender un conjunto de regulaciones tan complejo no es tarea fácil.

Ahí es donde entra Sprinto . Simplificamos el proceso de cumplimiento al dividir los requisitos en pasos claros y prácticos, lo que le permite lograr el cumplimiento de HIPAA más rápido y con menos estrés. Sprinto optimiza la asignación de controles, proporciona notificaciones inteligentes y ofrece monitoreo continuo, asegurando que siempre esté preparado para auditorías y cumpla con la normativa.

Tomemos como ejemplo a Fresha . Cuando necesitaron optimizar sus esfuerzos de cumplimiento normativo, recurrieron a Sprinto para cumplir con la normativa HIPAA . «En cuanto lo vimos, quedamos sumamente impresionados; supimos que era justo la herramienta que Fresha necesitaba para gestionar el cumplimiento», comentó un portavoz de Fresha. Y en tan solo tres meses, lograron cumplir con la normativa HIPAA.

Nuestros expertos están aquí para ayudarte. ¡Empieza hoy mismo! Empieza aquí.

Preguntas frecuentes