¿Qué es la regla de la HIPAA sobre el mínimo necesario?

Gran parte de la regla de simplificación administrativa de HIPAA se centra en prevenir la divulgación no autorizada de información de salud protegida (PHI). Una buena práctica que ayuda a proteger la PHI es aplicar el estándar de la regla de información mínima necesaria de HIPAA.

Este artículo detalla en qué consiste esta norma, cómo funciona, los casos en los que no es aplicable y qué sucede cuando no se cumple. 

¿Qué es la regla de "mínimo necesario" de HIPAA?

La regla de mínimo necesario de HIPAA ayuda a las entidades cubiertas a realizar esfuerzos diligentes para restringir el uso, la divulgación o la distribución de la Información de Salud Protegida (PHI, por sus siglas en inglés) a lo estrictamente necesario para completar la función o el proceso para el que se necesita.

También exige que las organizaciones limiten el acceso a la información de salud protegida como parte de sus requisitos y responsabilidades laborales generales para proteger la privacidad del paciente desde el diseño.

¿Cómo funciona?

La regla de mínimo necesario de HIPAA se basa en el principio de privacidad. Requiere que las entidades cubiertas tomen las medidas adecuadas para limitar el uso y la divulgación de la información de salud protegida (PHI) necesaria para realizar las tareas diarias. 

Esto incluye desarrollar e implementar políticas y procedimientos que se ajusten a las prácticas de la organización. El Departamento de Salud y Servicios Humanos (HHS) aclara que la implementación real podría generar escenarios o contextos específicos donde la norma no pueda ofrecer una solución inequívoca. 

Ejemplo de la regla del mínimo necesario

Supongamos que usted es un abogado que trabaja en un hospital donde un paciente ha presentado una demanda contra el centro médico. Si los médicos o enfermeros revelan datos médicos del paciente que no son relevantes para el caso, se infringe la regla de la información mínima necesaria. 

¿Cuándo no se aplica el estándar de "mínimo necesario" de HIPAA?

La norma HIPAA sobre la cantidad mínima necesaria no se aplica en las siguientes circunstancias:

Divulgaciones para tratamiento: Cuando se comparte información de salud protegida (PHI, por sus siglas en inglés) en respuesta a una solicitud de un proveedor de atención médica con fines de tratamiento, la Regla de Mínimo Necesario no se aplica.

Solicitudes de acceso individual: Las divulgaciones a personas que ejercen su derecho de acceso para obtener información de un conjunto de registros designado, de conformidad con la Regla de Privacidad de HIPAA, están exentas.

Autorizaciones para usos específicos : Cualquier uso o divulgación de información de salud protegida (PHI) específicamente autorizada por el sujeto mediante una autorización firmada no está sujeta a la Regla de Mínimo Necesario.

Divulgaciones al Secretario del HHS: La información compartida con el Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos (HHS) de conformidad con 45 CFR Parte 160 Subparte C no está sujeta a la Regla Mínima Necesaria.

Usos y divulgaciones para el cumplimiento de la HIPAA: Las actividades necesarias para el cumplimiento de los requisitos de las regulaciones de la HIPAA están exentas del estándar de mínimo necesario.

Usos y divulgaciones exigidos por ley: La regla de lo mínimo necesario no limita ningún uso o divulgación de información de salud protegida que sea obligatorio según otras leyes aplicables.

La experiencia de la Sprinto Ventaja: SprintoLa automatización del cumplimiento normativo se adapta sin esfuerzo a las necesidades de su negocio, garantizando un cumplimiento impecable de la HIPAA. Equipada con funciones integradas, la plataforma le ayuda a cumplir con los requisitos de la HIPAA y ofrece capacitación integrada para su equipo. Sprinto Proporciona un panel de control completo que ofrece información en tiempo real sobre el estado de cumplimiento normativo.

Cómo implementar el estándar mínimo necesario de HIPAA

Si dirige un negocio de atención médica, es importante seguir normas específicas sobre el manejo de la información del paciente. Una norma importante es el Estándar de Información Mínima Necesaria de HIPAA. A continuación, se presentan algunos aspectos a tener en cuenta si dirige un negocio de atención médica:

1. Identificar los requisitos de acceso

El primer paso para proteger la información de salud protegida (PHI) del uso y la divulgación innecesarios es:

1) Identificar a las personas dentro de la organización que necesitan acceso para cumplir con sus responsabilidades.
2) Los tipos o categorías de información de salud protegida (PHI)
3) Las condiciones bajo las cuales se acepta el acceso a la información de salud protegida (PHI)

2. Especificar el acceso para fines de tratamiento.

Los profesionales sanitarios, como médicos o enfermeros, necesitan acceso regular a los datos médicos de los pacientes para su tratamiento. No es necesario realizar una revisión individual en cada caso. En los casos en que se requiera acceso al historial médico completo, esto debe indicarse explícitamente en las políticas y procedimientos, junto con la justificación correspondiente.

3. Establecer protocolos estándar para las divulgaciones recurrentes.

Supongamos que el funcionamiento diario de la consulta implica divulgaciones o solicitudes recurrentes de información médica protegida. En ese caso, las políticas pueden ser protocolos estándar que limiten la divulgación de información médica protegida a la cantidad requerida por la solicitud o divulgación.

4. Crear criterios para solicitudes no recurrentes

Supongamos que una solicitud o divulgación no puede clasificarse como recurrente. En ese caso, la CE debería establecer criterios justificados para determinarla y limitarla únicamente a la cantidad necesaria para llevar a cabo una función. 

5. Aplicar el principio de confianza razonable.

En algunos casos, la norma de privacidad permite a las entidades de certificación aplicar el principio de confianza razonable, basándose en el criterio de la parte solicitante. La confianza razonable cumple los siguientes criterios:

1) Si una autoridad pública solicita información de salud protegida (PHI) para llevar a cabo una función en la que los datos sean un requisito mínimo. El propósito debe estar cubierto por 45 CFR 164.512 de la norma de privacidad.
2) Si otro CE realiza la solicitud. 
3) Un profesional de la salud empleado por la CE o un socio comercial requiere la información para llevar a cabo una función específica donde la información es un requisito mínimo. 
4) Si un investigador de una Junta de Revisión Institucional (IRB) o una Junta de Privacidad lo solicita con los documentos de respaldo.

¿Existe una manera sencilla de cumplir con la normativa HIPAA? Sí, ahí es donde entramos nosotros. Sprinto Automatiza múltiples aspectos del cumplimiento normativo y garantiza que las organizaciones cumplan con todas las leyes y regulaciones aplicables en materia de seguridad de datos de pacientes. Esto puede ayudar a reducir el riesgo de incumplimiento, a la vez que fomenta la confianza con clientes y socios comerciales.

Excepciones al estándar mínimo necesario de HIPAA

El estándar de información mínima necesaria de HIPAA no se aplica a los siguientes casos:

• Si un proveedor/profesional de la salud solicita acceso a información de salud protegida (PHI) con fines de tratamiento. 
• Si se divulga a una persona que está sujeta a esa información
• En los casos en que el uso o la divulgación de información de salud protegida cumpla con la regla de simplificación administrativa de HIPAA
• Si el propietario de la información otorga autorización
• El HHS exige la divulgación bajo la regla de privacidad para fines de cumplimiento. 
• Cualquier uso o divulgación en virtud de requisitos legales

¿Qué ocurre si incumples esta norma?

Como entidad cubierta o socio comercial, debe cumplir con las normas de privacidad y seguridad de HIPAA. Si incumple algún requisito legal establecido en estas normas, podrían aplicarse las reglas de cumplimiento de HIPAA. Dependiendo de la gravedad de la infracción, podría estar sujeto a sanciones económicas y audiencias judiciales. Las sanciones pueden oscilar entre $127 y $250,000, según la naturaleza del incumplimiento y las medidas correctivas adoptadas.

Ejemplos de violaciones de los estándares mínimos necesarios

Los ejemplos de violaciones del estándar mínimo necesario a menudo implican situaciones en las que el acceso a la información de salud protegida (PHI, por sus siglas en inglés) va más allá de lo necesario para una tarea o propósito específico.

A continuación se muestran algunos ejemplos:

1. Acceso no autorizado 

Una de las violaciones más comunes de la HIPAA que reportan las organizaciones es el acceso o uso no autorizado de información de salud protegida (PHI). Estas actividades son:

• Obtener historiales médicos sin un propósito válido.
• Compartir información confidencial con personas no autorizadas.
• Utilizar información de salud protegida para fines distintos a la prestación de atención al paciente.
  

2. Eliminación inadecuada de información de salud protegida

La eliminación inadecuada de información de salud protegida (PHI, por sus siglas en inglés) ocurre cuando una persona u organización no elimina adecuadamente dicha información de manera que se garantice que personas no autorizadas no puedan acceder a ella. 

La información de salud protegida (PHI, por sus siglas en inglés) debe eliminarse de forma segura mediante destrucción, trituración, incineración u otros métodos aprobados por el Departamento de Salud de los Estados Unidos para proteger los datos confidenciales de los pacientes contra la divulgación no autorizada y el uso indebido.

3. Uso de redes no seguras para la transmisión de información de salud protegida (PHI).

El uso de redes no seguras para transmitir información médica protegida (PHI) constituye una grave violación de las regulaciones HIPAA. El acceso a redes no seguras puede ser realizado por personas no autorizadas y actores malintencionados, lo que conlleva el robo o el uso indebido de datos confidenciales de pacientes. Las organizaciones deben proteger sus redes con cifrado, protocolos de autenticación y otras medidas de seguridad para evitar riesgos o exposiciones. 

La forma más sencilla de cumplir con las normas. 

Los socios comerciales y las entidades sujetas a la HIPAA a menudo se ven abrumados por la complejidad de la normativa. Cumplir con todos los requisitos de la HIPAA es difícil, pero no tiene por qué serlo. 

Sprinto Automatiza tareas manuales que le ayudan a cumplir con la HIPAA. Supervisa las medidas de seguridad de la HIPAA, gestiona a sus proveedores o contratistas con acceso a información de salud protegida (PHI), detecta accesos no autorizados y activa notificaciones para alertarle en caso de fallos en las comprobaciones. Sprinto Además, capacita a sus empleados, muestra todos los controles y el estado desde un panel centralizado y se integra fácilmente con su sistema existente. 

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