Informe de infracciones de HIPAA [Pasos + Ejemplos]

Una de las complejidades del cumplimiento de la HIPAA que resulta más desalentadora para las organizaciones es la divulgación de infracciones. Las entidades cubiertas suelen correr mayor riesgo cuando no informan los incidentes requeridos que cuando lo hacen con prontitud, documentan el problema y toman medidas correctivas. Esto les evita multas, sanciones, investigaciones de la OCR y la posibilidad de generar sospechas entre clientes y socios. Según un informe reciente , la OCR resolvió el 87 % de las quejas por infracciones sin investigaciones formales. Esto demuestra que la notificación proactiva conlleva resoluciones menos problemáticas.

Sin embargo, muchas organizaciones pueden retrasar o gestionar incorrectamente la presentación de informes de forma involuntaria porque no están seguras de qué constituye una violación de la HIPAA, qué constituye una infracción y qué vía de notificación corresponde.

Este blog es tu recurso principal para las infracciones y denuncias de HIPAA. ¡Comencemos!

¿Qué es la notificación de infracciones de HIPAA?

La notificación de infracciones de HIPAA es el proceso de informar a las autoridades competentes sobre el incumplimiento de las normas de HIPAA debido al acceso no autorizado, la divulgación o el manejo indebido de información médica protegida (PHI) o información médica electrónica protegida (ePHI) no segura.

El proceso de presentación de informes incluye presentar un informe ante la Oficina de Derechos Civiles (OCR) del Departamento de Salud y Servicios Humanos, presentar documentación adicional, como prueba de notificación a las personas afectadas, realizar una revisión del plan de medidas correctivas, etc.

¿Cómo denunciar una infracción de la HIPAA?

En lo que respecta a la denuncia de infracciones de la HIPAA, tanto las personas como las organizaciones disponen de numerosas opciones.

 Estas son las tres maneras de denunciar una infracción de HIPAA:

Estas son las tres maneras de denunciar una infracción de HIPAA:

Denunciar internamente las infracciones de HIPAA

Supongamos que los empleados del sector sanitario sospechan de una infracción de la normativa HIPAA. Se recomienda informar de inmediato del incidente a su supervisor directo, al responsable de privacidad designado, que es el primer punto de contacto en materia de cumplimiento de la HIPAA.

Los empleados deben sentirse seguros al informar a su superior o gerente sobre el incidente, quien determinará si constituye una violación de seguridad. De ser así, se debe contactar al personal de cumplimiento de HIPAA de la organización e instruirlo para resolver la situación y garantizar que se maneje de acuerdo con las normas de HIPAA . Este procedimiento garantiza que cualquier violación de HIPAA se subsane de inmediato, manteniendo la privacidad y la seguridad de la información de salud protegida.

Además, para garantizar el cumplimiento interno de la HIPAA, las organizaciones deben crear un grupo de trabajo encargado de dar seguimiento a las infracciones y supervisar los sistemas y procedimientos existentes. También es necesario capacitar a los empleados sobre estas regulaciones para que puedan identificar las infracciones y denunciarlas.

Denunciar violaciones de HIPAA a la Oficina de Derechos Civiles del HHS

Las organizaciones pueden denunciar posibles infracciones mediante un formulario en línea en el Portal de Denuncias de la OCR, por correo electrónico o por fax. Una vez enviada la denuncia, un representante de la OCR se pondrá en contacto con la organización para verificar y confirmar la recepción de la misma.

Al denunciar infracciones de la HIPAA ante la Oficina de Derechos Civiles (OCR) del Departamento de Salud y Servicios Humanos, las organizaciones deben asegurarse de cumplir con sus políticas y con las leyes estatales aplicables.

La OCR revisa las quejas relacionadas con la HIPAA, pero solo puede investigar aquellas que involucren a entidades cubiertas por la HIPAA y que describan conductas que puedan infringir las normas de privacidad, seguridad o notificación de infracciones. Esto incluye documentar adecuadamente el incidente, recopilar pruebas que respalden las afirmaciones y presentar un informe completo y preciso. 

Para las quejas ante la OCR, generalmente se debe presentar una queja dentro de los 180 días posteriores a la fecha en que la persona tuvo conocimiento del acto u omisión. Los plazos de notificación de la violación varían según si se violó información de salud protegida no segura y cuántas personas se vieron afectadas. No informar dentro del plazo mencionado puede generar costos significativos, y las organizaciones o entidades de atención médica serán responsables por las violaciones debidas a la negligencia intencional de las normas HIPAA. Si se demuestra que la violación fue intencional, las organizaciones pueden enfrentar problemas legales y sanciones económicas.

¿Es posible denunciar una infracción de la HIPAA de forma anónima?

Las denuncias anónimas conforme a la HIPAA deben formularse con cuidado. La OCR indica que no investiga las denuncias presentadas sin nombre ni información de contacto. Si le preocupa la confidencialidad, proporcione sus datos de contacto y solicite a la OCR que los mantenga confidenciales durante la investigación.

Existen maneras para que las personas que deseen denunciar una infracción lo hagan de forma anónima. Al descargar el formulario de queja y omitir cualquier información de contacto, se puede denunciar una infracción por correo postal.

Una persona también puede utilizar el sitio web de OCR para proporcionar detalles específicos sobre el suceso, ocultando al mismo tiempo la información de contacto.

No se recomienda denunciar de forma anónima las infracciones de la HIPAA, ya que esto puede generar falta de responsabilidad y acusaciones maliciosas. En ocasiones, las denuncias anónimas pueden resultar en pruebas insuficientes y llevar a que la investigación no sea concluyente. 

Además, debido a la naturaleza confidencial de la información médica protegida por las directrices de HIPAA, es posible que las organizaciones no puedan investigar adecuadamente las denuncias anónimas antes de tomar medidas correctivas. Sin investigaciones de seguimiento ni entrevistas con testigos, las organizaciones podrían no poder verificar la veracidad de las denuncias anónimas ni tomar las medidas pertinentes.

Consulta también: la norma de notificación de incumplimientos de HIPAA.

Ejemplos de informes de infracciones de HIPAA

La violación de la HIPAA puede tener graves consecuencias para las organizaciones que no cumplen con la ley. A continuación, se enumeran algunas de las violaciones más comunes de la HIPAA reportadas por las organizaciones:

Acceso no autorizado 

Una de las violaciones más comunes de la HIPAA reportadas por las organizaciones es el acceso o uso no autorizado de información de salud protegida (PHI). Esta violación ocurre cuando una persona u organización obtiene, modifica, divulga o utiliza información de salud protegida sin el permiso del paciente o su representante autorizado. Entre estas actividades se encuentran:

• Obtener historiales médicos sin un propósito válido.
• Compartir información confidencial con personas no autorizadas.
• Utilizar información de salud protegida para fines distintos a la prestación de atención al paciente. 

Falta de capacitación de los empleados

La falta de capacitación en cumplimiento normativo es otra infracción potencialmente costosa de las regulaciones HIPAA. Las empresas deben asegurarse de que sus empleados comprendan la importancia de la seguridad de la información de salud protegida (PHI) y que sigan los protocolos para acceder y manejar de forma segura los datos confidenciales de los pacientes. 

Cuando las organizaciones no proporcionan directrices claras ni materiales de capacitación completos sobre la HIPAA , corren el riesgo de exponer los datos de los pacientes a accesos no autorizados o usos indebidos. Esta infracción puede acarrear multas y sanciones cuantiosas, además de causar un daño significativo a la reputación de la organización.

Uso de redes no seguras para la transmisión de información de salud protegida (PHI)

El uso de redes no seguras para transmitir información médica protegida constituye una grave violación de las normas HIPAA. El acceso a redes no seguras puede ser realizado por personas no autorizadas y actores malintencionados, lo que puede provocar el robo o el uso indebido de datos confidenciales de los pacientes. 

Las organizaciones están obligadas a proteger sus redes con cifrado, protocolos de autenticación y otras medidas de seguridad para evitar riesgos o exposiciones. 

Además, las empresas también están obligadas a supervisar las transmisiones para garantizar que solo las personas autorizadas accedan a la información de salud protegida (PHI) y a vigilar cualquier actividad sospechosa que pudiera indicar una violación no autorizada.

Divulgación de información errónea del paciente

La divulgación de información errónea de pacientes constituye una infracción grave de la HIPAA que puede tener consecuencias significativas para las organizaciones. Este tipo de infracción se produce cuando una persona u organización divulga información médica protegida (PHI) de un paciente a otro, a menudo por error. 

Por ejemplo, si un médico envía por error una factura médica a la dirección equivocada o si un hospital envía erróneamente los resultados de pruebas destinados a un paciente a otro. Este error puede acarrear multas cuantiosas por incumplimiento de la normativa federal. 

Eliminación inadecuada de información de salud protegida

La eliminación inadecuada de información médica protegida (PHI) es una de las infracciones más comunes de la HIPAA. Este tipo de infracción ocurre cuando una persona u organización no elimina adecuadamente la información médica protegida (PHI) de manera que se garantice que personas no autorizadas no puedan acceder a ella. 

La información de salud protegida (PHI, por sus siglas en inglés) debe eliminarse de forma segura mediante destrucción, trituración, incineración u otros métodos aprobados por el Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos para proteger los datos confidenciales de los pacientes contra la divulgación no autorizada y el uso indebido.

No informar sobre una infracción de la HIPAA puede tener graves consecuencias para organizaciones e individuos. El Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos (HHS) tiene la facultad de imponer sanciones pecuniarias civiles (CMP, por sus siglas en inglés) que oscilan entre $100 y $1.5 millones (anuales) por infracción, según las circunstancias. 

Consecuencias por no informar sobre una infracción de HIPAA

Las organizaciones sujetas a las regulaciones HIPAA deben cumplir con los requisitos de notificación lo antes posible después de tener conocimiento de cualquier posible violación de seguridad o divulgación no autorizada de información de salud protegida (PHI).

De esta forma, se puede proteger a las organizaciones de costosas sanciones impuestas por las autoridades reguladoras. Estas sanciones pueden ser civiles o penales.

Las sanciones civiles pueden oscilar entre $137 y $68928 por infracción, dependiendo de si se trató de falta de conocimiento, causa justificada o negligencia intencional que fue corregida o no. El límite máximo anual para la sanción es de $2067813.

Las penas penales pueden oscilar entre 50000 dólares y un año de prisión, hasta un máximo de 250000 dólares y hasta 10 años de prisión.

Además, si una organización es culpable de no informar sobre una violación de la HIPAA, es posible que se le exija pagar sanciones económicas adicionales y tomar otras medidas correctivas como parte de su acuerdo de resolución con la OCR.

No informar sobre las infracciones de la HIPAA también puede dañar la reputación. Las organizaciones que no divulgan las filtraciones de datos de forma rápida y transparente suelen ser percibidas como poco cooperativas o poco fiables a la hora de proteger los datos privados de los pacientes.

Conclusión

Las infracciones de la HIPAA pueden afectar gravemente a organizaciones e individuos, desde multas cuantiosas hasta daños a la reputación. Por lo tanto, es importante que cualquier organización sujeta a la normativa HIPAA notifique de inmediato cualquier posible violación de datos privados de pacientes. 

Tomar las medidas necesarias para proteger la información médica confidencial no solo es vital para evitar costosas sanciones, sino también esencial para mantener la confianza del cliente y construir relaciones sólidas con los proveedores de atención médica. Ser transparentes sobre las fallas de seguridad ayuda a las organizaciones a demostrar su compromiso con la protección de la información médica confidencial. Esto las convierte en socios más confiables al manejar historiales médicos sensibles.

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Preguntas frecuentes sobre la notificación de infracciones de HIPAA

¿Es obligatorio denunciar todas las infracciones de la HIPAA?

No, no todas las infracciones de HIPAA deben ser autodenunciadas. Solo las infracciones específicas, o violaciones que deben ser reportadas, deben ser notificadas según las Reglas de Privacidad y Seguridad de HIPAA. El acceso no autorizado, el robo, la pérdida u otra divulgación no autorizada de información de salud protegida son ejemplos de violaciones que deben ser reportadas (PHI). 

No es necesario notificar una violación de la información de salud protegida (PHI, por sus siglas en inglés) si la entidad cubierta o el socio comercial concluye que no se trata de una violación que deba ser reportada. 

Para garantizar el cumplimiento de las normas HIPAA, todas las infracciones de HIPAA, independientemente de si constituyen o no violaciones que deban notificarse, deben abordarse y corregirse.

¿Qué sucede cuando un empleado infringe la ley HIPAA?

La violación de la HIPAA por parte de un empleado puede tener graves consecuencias para la organización y para la persona involucrada. Dependiendo de la gravedad de la infracción, las organizaciones pueden enfrentar multas cuantiosas impuestas por las autoridades reguladoras, que oscilan entre $50,000 y $250,000. En casos graves, el empleado también puede ser encarcelado de 1 a 10 años.

¿Puedo denunciar una infracción de HIPAA de forma anónima?

La posibilidad de denunciar infracciones de forma anónima no se menciona expresamente en la normativa HIPAA. Sin embargo, una persona puede denunciar una infracción sin revelar su identidad. El proceso de investigación puede resultar más complejo, ya que en estos casos no se puede verificar la fuente de la información. Es fundamental recordar que denunciar una infracción de HIPAA es un acto de responsabilidad, y el anonimato podría perjudicar la credibilidad de la denuncia. 

¿Qué prácticas implementaría para garantizar el cumplimiento de la HIPAA?

Para garantizar el cumplimiento de la HIPAA, las organizaciones deben capacitar a su personal sobre la ley HIPAA y sus requisitos específicos. Asimismo, deben contar con políticas para responder a posibles incidentes de seguridad o divulgaciones no autorizadas de información de salud protegida (PHI). Estas políticas deben incluir la identificación de las personas responsables en diferentes situaciones y describir los pasos necesarios para reportar una violación de la HIPAA de inmediato.

¿Cuál es el plazo para informar sobre una infracción de la HIPAA?

Las organizaciones sujetas a la HIPAA están legalmente obligadas a notificar cualquier posible violación de seguridad o divulgación no autorizada de información médica protegida (PHI) en un plazo de 60 días. El incumplimiento de esta obligación puede acarrear costosas sanciones económicas civiles.