Formulario de cumplimiento de HIPAA para empleadores: Cómo redactar acuerdos de confidencialidad

La HIPAA se aplica a los empleados o profesionales de la salud que manejan habitualmente información médica protegida (PHI). Esto genera el riesgo de divulgación de PHI , ya sea de forma deliberada para beneficio personal o por negligencia. En cualquier caso, los empleadores deben asumir las consecuencias legales.

El formulario de cumplimiento de HIPAA para empleadores le ayuda a evitar la violación de los derechos de privacidad, cumplir con las obligaciones legales y ganarse la confianza de los trabajadores.

En este artículo, analizamos el formulario de acuerdo HIPAA y los pasos para completarlo. Los socios comerciales que deseen proteger su práctica y garantizar que sus empleados comprendan sus obligaciones legales pueden usar este formulario como guía.

¿Qué es el formulario de Acuerdo HIPAA?

El formulario de acuerdo HIPAA es un acuerdo de confidencialidad para profesionales de la salud y trabajadores de una organización de atención médica con acceso a información de salud protegida (PHI). En él se establecen varias cláusulas para que manejen la PHI con precaución.

Los profesionales sanitarios deben tener acceso a historiales médicos e información confidencial para realizar sus tareas con la menor cantidad de obstáculos posible. Este acuerdo tiene como objetivo proporcionarles la información necesaria para ofrecer una atención sanitaria de calidad, garantizando al mismo tiempo la máxima confidencialidad de los datos de los pacientes.

Además, establece las intenciones y los principios sobre cómo las partes deben manejar la información de salud protegida (PHI, por sus siglas en inglés) y qué esperar si esta se divulga o se comparte con una entidad externa a la organización sin la debida autorización. 

El acuerdo de confidencialidad para empleados de HIPAA permite a los empleadores emprender acciones legales contra los trabajadores que manejen de forma indebida la información de salud protegida (PHI) de manera que afecte la reputación de la organización.

El formulario de acuerdo de confidencialidad para empleados de HIPAA contiene ocho secciones en total. Estas son: 

• Confidencialidad de datosLas partes involucradas deben mantener la confidencialidad de los datos sensibles. Además de la información de salud protegida (PHI), estos datos incluyen códigos de acceso, contraseñas y otra información confidencial de la organización.
• Divulgación de datosSe prohíbe la divulgación no autorizada de información protegida en cualquier forma. Por ejemplo, divulgar información de salud protegida a través de canales de comunicación o mostrar documentos a los que usuarios no autorizados puedan acceder fácilmente.
• Minimización de datosEl acceso de los empleados a la información protegida debe limitarse a las necesidades de su puesto de trabajo. No pueden divulgarla a menos que sus empleadores los autoricen a hacerlo.
• Uso de las instalaciones informáticasLos empleados no deben alterar los datos de acceso, como las credenciales de inicio de sesión, dejar información confidencial sin supervisión ni intentar obtener las contraseñas de otros empleados. En caso de una violación de seguridad, deben notificar al responsable de privacidad. Las instalaciones informáticas deben utilizarse exclusivamente para fines laborales.
• Recuperación de datosEl empleado deberá devolver toda la información confidencial si el centro de salud lo solicita y no deberá realizar copias de los datos. Los empleados que infrinjan esta norma estarán sujetos a medidas disciplinarias. 
• Violacíon de datosEn caso de indemnización económica insuficiente, el empleado será despedido.
• Fecha de comienzoEste acuerdo entra en vigor a partir de la fecha de su firma, salvo que las partes acuerden lo contrario por escrito. 
• Leyes estatalesEste acuerdo vincula legalmente a todas las partes conforme a las leyes del estado donde se ubica el consultorio. 

Cómo rellenar el formulario HIPAA para empleados en línea

Rellenar el formulario HIPAA para empleados no es una tarea titánica. Sin embargo, a veces es fácil equivocarse incluso en las tareas más sencillas.

Aquí tienes una guía paso a paso para ayudarte a rellenar el formulario sin errores.

• Para comenzar, haz clic en el botón "Descarga gratuita". El archivo se descargará en formato ZIP. 
• Una vez que hayas extraído el archivo ZIP, completa tu información junto con la de los empleados. 
• Para el formato PDF, debe firmar digitalmente y configurar una identificación digital. Puede usar una tarjeta inteligente conectada a su computadora, cargar una identificación digital existente o crear una nueva. 
• Revisa cada dato dos veces para asegurarte de que tu formulario no tenga errores. Incluso el más mínimo error puede acarrearte graves problemas legales. 
• Guarde el formulario en sus unidades de disco locales y unidades virtuales. 

Consulta también de qué trata la norma de privacidad de HIPAA.

¿Cómo redactar acuerdos de confidencialidad y no divulgación conforme a la HIPAA?

Tras descargar el acuerdo de confidencialidad para empleados de HIPAA, puede rellenarlo en línea o imprimirlo y rellenarlo manualmente. 

¿Desde dónde se puede descargar el formulario?

Puede descargar gratuitamente el formulario de confidencialidad para empleados de HIPAA. Está disponible en formato PDF y como documento de Word. Visite el sitio web oficial de acuerdos de confidencialidad y haga clic en «HIPAA NDA». Antes de descargarlo, seleccione el estado donde se ubica la clínica en el menú desplegable. 

Indique la fecha del acuerdo.

La primera instrucción requiere que ingrese la fecha en que firmó la documentación. Tiene tres espacios en blanco, uno para el día, otro para el mes y otro para el año. 

Documento con los nombres de los participantes

Ingrese el nombre legal del centro de salud. Lo encontrará después de la fecha, seguido de las palabras “en adelante, el “Empleado””.

El último espacio de esta sección es para el empleado que aceptará los términos de este documento. Mire antes de las palabras “en adelante, el “Empleado””. 

El empleado solo podrá suscribir este acuerdo mediante su firma.

En la sección final del acuerdo, el empleado debe firmar con su nombre en el espacio en blanco que aparece después de “Firma del empleado”.

En el espacio en blanco después de “Nombre impreso”, escriba el nombre en letra de imprenta.

Por último, escriba la fecha en que se firma el formulario HIPAA para empleados. Esta fecha debe coincidir con la que aparece en la cláusula inicial. 

Cumpla con la normativa HIPAA de forma sencilla.

Los formularios de cumplimiento de HIPAA para empleadores protegen sus intereses en caso de incumplimiento por parte de sus empleados. Sin embargo, no es la mejor manera de implementar una cultura de cumplimiento sostenible en el lugar de trabajo. Capacitar a los empleados sobre el programa de cumplimiento de HIPAA y la importancia de dicho cumplimiento sienta las bases para una cultura de seguridad. Invertir en programas de capacitación garantiza que todos los empleados de la organización conozcan las mejores prácticas en materia de cumplimiento.

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Preguntas Frecuentes

¿Por qué los empleados deben firmar un formulario de confidencialidad de HIPAA?

Los empleados del sector sanitario deben comprender las obligaciones legales que conlleva el manejo de información médica protegida (PHI, por sus siglas en inglés). Para proteger la confidencialidad de dicha información, están obligados por ley a firmar un acuerdo de confidencialidad (NDA, por sus siglas en inglés) con sus empleadores.

¿Qué es un NDA según la HIPAA?

Un acuerdo de confidencialidad (NDA, por sus siglas en inglés) es un documento que describe las restricciones y los requisitos que un empleado o empleados con acceso a información de salud protegida (PHI, por sus siglas en inglés) deben comprender para mantener su integridad, confidencialidad y disponibilidad.  

A quienboca ¿Firmar un acuerdo de confidencialidad según las normas HIPAA?

Los socios comerciales y los empleados de una organización de atención médica deben firmar el acuerdo de confidencialidad (NDA) de acuerdo con la HIPAA. 

¿Qué es un formulario de firma para el cumplimiento de la HIPAA?

Se trata de la página de acuse de recibo firmada de un acuerdo de confidencialidad HIPAA, donde el empleado confirma que comprende sus obligaciones con respecto a la información de salud protegida (PHI). Conserve la copia firmada durante seis años; es la evidencia que la OCR busca para comprobar que su personal estaba debidamente sujeto a dicho acuerdo.