¿Cómo lograr el cumplimiento del RGPD en 2026? Una guía para empresas.

El cumplimiento del RGPD es fundamental para las organizaciones que operan en la UE. El incumplimiento puede acarrear graves consecuencias legales y financieras, como se ha visto en la reciente prohibición de Google Analytics en Austria. En concreto, el artículo 44 del RGPD establece que no se permite la transferencia de datos fuera de la UE o del EEE a menos que el país receptor pueda demostrar que cuenta con una protección de datos sólida y suficiente. En el caso de Google Analytics, las agencias de vigilancia estadounidenses pueden, si es necesario, acceder a cualquier dato de Google. Esto se ve reforzado por la invalidación del Escudo de Privacidad UE-EE. UU.

A medida que la Unión Europea continúa aplicando sus estrictas normas del RGPD, las organizaciones son cada vez más conscientes de las ventajas de cumplir con la normativa de protección de datos. Esto no solo garantiza los procedimientos más meticulosos en la recopilación y el procesamiento de datos, sino que también asegura que las empresas que utilizan la nube puedan protegerse en una época marcada últimamente por la proliferación de incidentes de seguridad.

Si te enfrentas a las complejidades del RGPD, esperamos que esta guía te proporcione una base sólida y una explicación clara de la normativa. ¡Empecemos!

¿Qué es el RGPD y a quién se aplica?

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es una ley de protección de datos de la UE que regula la forma en que las organizaciones recopilan, procesan, almacenan, transfieren y protegen los datos personales de las personas en la UE/EEE. Esta ley también regula la transferencia de datos personales fuera de la UE.

El cumplimiento del RGPD refuerza los derechos de privacidad al otorgar a los usuarios (denominados interesados) el control sobre cómo se recopilan, comparten y utilizan sus datos personales. Tienen derecho a: (a) que sus datos personales estén protegidos, (b) que se utilicen de forma lícita y justa, (c) que se corrijan si solicitan que se modifique la información, y (d) que se les facilite una copia si la solicitan.

El reglamento entró en vigor el 25 de mayo de 2018 y sustituyó a la Directiva de Protección de Datos 95/46/CE.

Las directrices del RGPD se elaboraron teniendo en cuenta tres objetivos principales.

1. Establecer un conjunto básico de estándares para las empresas que utilizan servicios en la nube y manejan datos de residentes de la UE. 
2. Sustituir las 28 leyes de privacidad independientes de los Estados miembros de la UE y la Directiva de Protección de Datos de 1995 por una ley de privacidad unificada.
3. Actualizar las leyes de privacidad para adaptarlas a los avances tecnológicos en el procesamiento y la transferencia de datos personales. 

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) oficial consta de 99 artículos distribuidos en 11 capítulos y 173 considerandos. El texto del RGPD abarca 88 páginas e incluye normas, supuestos, requisitos de cumplimiento y técnicas de aplicación.

Mira este vídeo sobre los principios del RGPD:

¿Por qué es importante cumplir con el RGPD?

El cumplimiento del RGPD es importante porque protege la privacidad del usuario y genera confianza con los clientes. Si no se cumple con el RGPD, la normativa impone sanciones de hasta 20 millones de euros o el 4 % de los ingresos anuales globales. En la práctica Infracciones del RGPD y lecciones aprendidas Demostrar que estas sanciones se aplican activamente. Para las empresas que gestionan datos de la UE a través de la nube, el cumplimiento normativo no es solo un requisito legal, sino una ventaja competitiva y una señal de una sólida postura de seguridad.

Cumplir con el RGPD significa que su organización sigue las normas del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la UE al recopilar, procesar, almacenar o transferir datos personales. En la práctica, esto exige que las empresas:

• Proteja los datos personales en cada etapa de su ciclo de vida.
• Implementar la privacidad desde el diseño y por defecto.
• Utilice una base legal para el procesamiento de datos (como el consentimiento o el interés legítimo).
• Respetar los derechos de los interesados, como el acceso, la rectificación, la supresión y la portabilidad de los datos.
• Aplique medidas de seguridad como el cifrado y los controles de acceso.
• Mantener la rendición de cuentas mediante la documentación y la supervisión de terceros.

En resumen, cumplir con el RGPD implica integrar la protección de datos en las operaciones diarias. No es una tarea puntual, sino una responsabilidad continua.

Ejemplos:

• Austria prohíbe Google Analytics por incumplimiento de la normativa.
• Multas impuestas a British Airways (20 millones de euros) y a Marriott Hotels (18.4 millones de euros) por filtraciones de datos.

¿Qué se considera dato personal según el RGPD?

Según el RGPD, los datos personales se refieren a la información que puede identificarle o estar relacionada con usted, ya sea por sí sola o en combinación con otra información disponible. 

• La información comercial, como los nombres de las empresas y las direcciones de correo electrónico gestionadas por varias personas, no se considera información personal. Por ejemplo: support@company.com
• Las direcciones de correo electrónico y los números de teléfono comerciales que pertenecen y son operados por una sola persona se consideran datos personales. Por ejemplo: juliawallace@company.com

Los datos personales incluyen lo siguiente:

1. Nombre
2. Dirección residencial
3. Información de contacto
4. Raza
5. Números de identificación (cuenta bancaria, pasaporte)
6. Tarjetas de acceso
7. Dirección IP, datos de cookies, etiquetas RFID
8. Datos de ubicación/geoetiquetado
9. Grabaciones audiovisuales/de audio
10. Registros de salud
11. Publicaciones en redes sociales
12. Opiniones religiosas y políticas

Los datos seudónimos también se consideran datos personales si es relativamente fácil identificar a la persona que los utiliza, como se describe en el Artículo 4 Definiciones del RGPD 

Roles y responsabilidades

El RGPD define funciones específicas para las entidades que gestionan datos personales. Comprender estas funciones es fundamental para asignar responsabilidades y garantizar el cumplimiento normativo.

• Sujeto de datos: La persona cuyos datos personales se están recopilando o procesando.
• Responsable del tratamiento: La organización que determina la finalidad y el método del tratamiento de datos personales.
• Procesador de datos: Un tercero autorizado por el responsable del tratamiento para procesar datos en su nombre.
• Procesamiento: Cualquier acción realizada sobre datos personales, incluyendo su recopilación, almacenamiento, uso o eliminación.

Estas funciones constituyen la base de la rendición de cuentas del RGPD y deben ser comprendidas claramente por cualquier empresa que maneje datos de la UE.

Leyes clave del RGPD que toda empresa debe cumplir

Para cumplir con el RGPD, las empresas, especialmente las que operan en la nube y las B2B, deben comprender y cumplir con obligaciones legales específicas. Varios artículos clave del reglamento describen cómo deben tratarse los datos personales.

Varios artículos clave del RGPD son especialmente relevantes para las empresas B2B y las que utilizan servicios en la nube:

• Artículo 5 – Principios para un tratamiento de datos lícito, justo y transparente
• Artículo 6 – Bases legales para el tratamiento de datos personales
• Artículos 12 a 22 – Derechos de los interesados ​​(acceso, rectificación, supresión, etc.)
• Artículos 25 y 32 – Medidas de seguridad y privacidad para la protección de datos

Según el RGPD, las empresas deben establecer una de las seis bases legales para procesar datos personales:

1. Consentimiento
2. Obligación legal
3. Contrato
4. Tarea pública
5. Intereses vitales
6. Interés legítimo

Las empresas que operan en la nube y las empresas B2B suelen basarse en el consentimiento o el interés legítimo:

• El consentimiento debe ser verificable y puede retirarse en cualquier momento.
• El interés legítimo permite el uso de datos (como en el marketing B2B), pero debe cesar si un usuario se opone.

¿Se aplica el RGPD a mi empresa?

Según el RGPD, una violación de datos personales se define como una brecha de seguridad que resulta en la destrucción, modificación o pérdida accidental o ilícita de los datos personales. También puede ocasionar la divulgación o el acceso no autorizado a dichos datos. Es probable que esta violación suponga un riesgo para los derechos y libertades de las personas.

Dos de las mayores filtraciones de datos que llevaron a la redacción del RGPD:

1. Equifax 

En 2017, Equifax, un servicio de informes crediticios, sufrió un duro golpe. Violacíon de datos Esto afectó a 143 millones de clientes estadounidenses y a 694,000 clientes británicos. Se vieron comprometidos los nombres, contraseñas, fechas de nacimiento, números de seguridad social y parte de los datos de las tarjetas de crédito de los clientes.

La Oficina del Comisionado de Información del Reino Unido multó a la empresa con la cantidad máxima posible según la Ley de Protección de Datos anterior al RGPD, que asciende a 500,000 libras esterlinas.

2. Facebook/Cambridge Analytica

La empresa británica de análisis de datos Cambridge Analytica extrajo información de los perfiles de Facebook de más de 50 millones de usuarios sin su consentimiento. Estos datos se utilizaron para la campaña presidencial de Trump en 2016.

Los datos se obtuvieron a través de una aplicación de cuestionario de personalidad llamada "This is my digital life", que solicitaba acceso a los perfiles de Facebook de las personas que realizaban el cuestionario. 

Facebook también fue multado con 500,000 libras esterlinas por la infracción.

Estos ejemplos reales de filtraciones de datos revelan cómo una brecha puede tener consecuencias de gran alcance. El RGPD y otras leyes similares de protección de datos tienen como objetivo proteger a las personas de este tipo de violaciones de la privacidad. 

¿Se aplica el RGPD a mi empresa?

Si su empresa recopila, almacena o procesa datos personales de residentes de la UE, independientemente de dónde tenga su sede, entonces sí, entra dentro de la Alcance del RGPD.

El 92% de las empresas estadounidenses consideran que el RGPD es una prioridad absoluta en materia de protección de datos.

Hágase estas preguntas para saber si el RGPD se aplica a su empresa.

1. ¿La empresa comercializa sus productos a clientes en la Unión Europea?
2. ¿Tiene la empresa empleados que trabajen en la Unión Europea?
3. ¿O la empresa cuenta actualmente con una base de clientes en la Unión Europea?

Las empresas que aceptan pagos en euros también están sujetas al RGPD.

Los criterios específicos para las empresas que deben cumplir con el RGPD son:

1. Presencia en un país de la UE 
2. Procesar o almacenar datos personales de residentes de la UE, incluso si no se encuentran en la Unión Europea.
3. Más de 250 trabajadores
4. Menos de 250 empleados, pero que realiza un tratamiento de datos que afecta a los derechos y libertades de los interesados ​​o que implica ciertos tipos de datos personales sensibles.

Las empresas con sede en la UE que operan en los sectores de servicios en la nube, telecomunicaciones, seguros y juegos en línea están automáticamente sujetas al RGPD.

Algunas de las formas en que las empresas B2B y las empresas alojadas en la nube pueden cumplir con el RGPD

1. Mantenga registros válidos y actualizados de todas las actividades de procesamiento de datos, incluidos los registros internos.
2. Actualiza el contenido y el lenguaje de tu política de privacidad para que sea relevante, de fácil acceso y fácil de leer y comprender. 
3. Revisar o identificar la base legal para el tratamiento de datos personales.
4. Revisar los sistemas para garantizar que se respeten los derechos de los usuarios según el RGPD.
5. Mantener registros válidos del consentimiento y gestionarlo de conformidad con el RGPD.
6. Aplique el principio de minimización de datos: cuantos más tipos de datos se procesen, mayor será el riesgo.

Funciones en el cumplimiento del RGPD: Responsable de Protección de Datos (DPO), Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento.

El RGPD establece la necesidad de contar con varios puestos para supervisar el cumplimiento en las empresas que utilizan servicios en la nube: responsable del tratamiento de datos, encargado del tratamiento de datos y delegado de protección de datos (DPD).

1. El responsable del tratamiento es la entidad encargada de determinar la finalidad y la base jurídica del tratamiento de datos personales. Asimismo, garantiza que los contratistas externos cumplan con el RGPD.
2. El encargado del tratamiento de datos es la persona física responsable de procesar los datos personales en nombre del responsable del tratamiento. El encargado del tratamiento colabora con el responsable del tratamiento.
3. El responsable de protección de datos es designado por el responsable del tratamiento de datos y procesador de datos De acuerdo con las directrices del RGPD, se debe supervisar la protección de datos y el cumplimiento del RGPD. Esto incluye capacitar al personal y sensibilizarlo. Las empresas de computación en la nube deben ofrecer formación inicial y de actualización sobre las directrices del RGPD. Asimismo, deben contar con un mecanismo para grabar estas sesiones de formación. 

El RGPD exige que una empresa designe un DPO si:

1. Es una autoridad o entidad pública.
2. Sus actividades principales requieren una monitorización a gran escala, sistemática y regular de los sujetos de datos, por ejemplo, el seguimiento del comportamiento en línea.
3. Sus actividades principales consisten en el procesamiento a gran escala de categorías especiales de datos personales o datos relacionados con condenas y delitos penales.

Los artículos 37, 38 y 39 del RGPD tratan, respectivamente, sobre la designación, el cargo y las funciones del responsable de protección de datos. 

¿Qué ocurre si su empresa no cumple con el RGPD?

Las consecuencias son graves si no se cumplen las directrices del RGPD:

1. Sanciones económicas

Las empresas que infringen el RGPD y sufren filtraciones de datos se enfrentan a fuertes multas. El importe máximo es el 4 % de la facturación global anual de la empresa o 20 millones de euros. 

Según la Ley de Protección de Datos, la multa máxima por no impedir una filtración de datos era mucho menor: 500,000 libras esterlinas.

La Oficina del Comisionado de Información (ICO) tiene en cuenta los siguientes puntos a la hora de decidir si impone una multa:

• Gravedad y duración de la violación de datos
• El tipo de datos personales comprometidos en la violación de seguridad
• Si la filtración de datos fue por negligencia o intencional
• Si la empresa ha sufrido una violación de datos anterior
• O si la filtración de datos afectó los derechos y libertades de las personas afectadas. 

Algunos ejemplos de filtraciones de datos que han conllevado multas cuantiosas son:

• British Airways fue multado con 20 millones de euros. por incumplimiento “inaceptable” en la protección de sus clientes. Se trata de la multa más cuantiosa impuesta hasta la fecha por la ICO. La grave filtración de datos de 2018 provocó el robo de información de reservas de más de 400 000 personas. 
• Marriott Hotels fue multada con 18.4 millones de libras esterlinas. Se produjo una filtración de datos que afectó a más de 339 millones de huéspedes. La primera parte de la filtración tuvo lugar en 2014 y afectó al grupo Starwood Hotels, que fue adquirido por Marriott dos años después. Sin embargo, hasta 2018, el pirata informático tuvo acceso a todos los sistemas afectados, que incluían nombres, direcciones de correo electrónico, números de teléfono, números de pasaporte, datos de estatus VIP, información de llegadas y salidas, y números de programas de fidelización.
• Google fue multado con 57 millones de dólares La autoridad francesa de protección de datos, CNIL, sancionó a la empresa por incumplir las directrices del RGPD en la forma en que gestionaba la personalización de anuncios. No requería el consentimiento específico e inequívoco del usuario para procesar datos con fines de personalización publicitaria. Los usuarios no comprendían la diversidad de servicios en los que se utilizaban y procesaban sus datos personales. 

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) se aplica incluso a las principales empresas de internet del mundo. Si bien las empresas más pequeñas quizás no se enfrenten a multas de la misma magnitud, están sujetas a los mismos altos estándares. 

2. Reputación empañada

Puede que puedas pagar las multas, pero ¿puedes reparar el daño a la reputación de la empresa con la misma facilidad? Las empresas deberían concienciar y realizar actividades periódicas. Formación en RGPD con el módulo adecuado. para capacitar a su personal sobre el cumplimiento del RGPD.

3. Indemnización por daños y perjuicios

Según el RGPD, las personas tienen derecho a reclamar una indemnización por daños materiales o inmateriales derivados de la violación de las directrices. Las infracciones graves podrían dar lugar a un gran volumen de reclamaciones de indemnización.

Cómo cumplir con el RGPD

Para cumplir con el RGPD, debe adherirse a lo siguiente: Principios del RGPDEsto implicó la implementación de una combinación de medidas administrativas, físicas y técnicas.

Aquí están los 7 pasos para lograr el cumplimiento del RGPD:

1. Comprender los datos y los requisitos

Comience realizando una auditoría de datos para comprender la información personal que recopila. Si vende productos o servicios en la UE o el Reino Unido, o si personas de estas regiones visitan su sitio web y se suscriben a alguna campaña de marketing, es fundamental saber cómo se procesan, almacenan y transmiten los datos. Clasifique los datos según su sensibilidad y determine su flujo a través de sistemas, redes y bases de datos.

El análisis también incluye la recopilación de información sobre el período de retención de los datos y la verificación de que la base para su procesamiento sea legal.

2. Designar un responsable de protección de datos.

El RGPD exige que determinadas organizaciones designen un Delegado de Protección de Datos (DPD) para supervisar el cumplimiento del RGPD. Debe designar un DPD si:

• Usted es una autoridad o entidad pública que procesa datos.
• Sus actividades principales incluyen el procesamiento a gran escala de datos personales.
• Usted se dedica al seguimiento sistemático de los derechos de los interesados ​​a gran escala.

El responsable de protección de datos (DPO) puede ser un empleado interno con experiencia en leyes de protección de datos o un proveedor de servicios externo.

3. Implementar políticas de privacidad y medidas técnicas.

Actualiza o redacta políticas de privacidad que prioricen la privacidad desde el diseño, recopilando solo los datos necesarios y protegiéndolos durante todo su ciclo de vida. Incluye detalles como la base legal para el procesamiento, el método de recopilación y eliminación de datos, y cómo se ejercen los derechos de los interesados.

Implementar medidas técnicas para proteger los datos, como el cifrado, el enmascaramiento de datos, los controles de acceso y las auditorías internas.

4. Comunica tu compromiso con la privacidad de los datos.

Comunica a tus clientes las prácticas de recopilación de datos y sé transparente. Para ello, puedes actualizar tus políticas de privacidad con un lenguaje claro y conciso, usar formularios de consentimiento de cookies, establecer la doble confirmación para las suscripciones por correo electrónico, ofrecer mecanismos para darse de baja y publicar una sección de preguntas frecuentes sobre la recopilación de datos y las prácticas de privacidad.

5. Revisar los contratos

Si comparte además los datos personales con terceros y proveedores, debe asegurarse de que ellos también cumplan con la Requisitos de GDPR. 

Estas actividades deben regirse por un acuerdo de procesamiento de datos con responsabilidades claramente definidas y cláusulas de responsabilidad aplicables.

6. Crear un procedimiento de notificación de violación de datos

Establezca un procedimiento para identificar y notificar las violaciones de datos. Si una violación de datos personales pudiera poner en riesgo los derechos y libertades de las personas, el responsable del tratamiento deberá notificarlo a la autoridad de control competente sin dilación indebida y, siempre que sea posible, en un plazo de 72 horas desde que tenga conocimiento de ella. Si un gran número de personas se ven afectadas, también deberán ser notificadas del impacto y de las medidas correctivas adoptadas.

7. Considera la certificación

Aunque Certificación GDPR No es obligatorio, pero la mayoría de las empresas lo eligen para demostrar su compromiso con la protección de datos y obtener mejores condiciones. Puedes trabajar con consultores externos y herramientas como Sprinto para obtener la certificación.

Para obtener una guía paso a paso, consulte nuestra Lista de verificación de cumplimiento del RGPD para asegurarte de que has cubierto todos los requisitos críticos.

Costo de cumplimiento del RGPD

El coste de cumplir con el RGPD El precio puede oscilar entre 20500 y 102500 dólares, dependiendo del tamaño de la organización y del consultor y la herramienta que se elijan.

Los costos de cumplimiento se mencionan en la tabla a continuación:

Categoría	Rango de costos estimado (USD)
Costos de implementación	$ 5,000 - $ 30,000 por año
Herramientas de seguridad	$5,000 - $20,000
Monitoreo continuo	$5,000 - $30,000
Entrenamiento de seguridad	$500 - $12,500
Consultoria Legal	$5,000 - $15,000

Sin embargo, con herramientas como Sprinto, los costos pueden ser significativamente menores. Además, no se incurre en ningún costo adicional por implementación, capacitación, monitoreo o consultoría.

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