Estrategia de cumplimiento: Elaboración de planes regulatorios eficaces

En diciembre de 2023, las autoridades francesas impusieron una multa de 32 millones de euros a Amazon France Logistique por infringir varias cláusulas del RGPD. No es la primera vez que Amazon se libra de problemas legales mediante el pago de una indemnización. 

Si bien gigantes como Amazon pueden permitirse seguir operando incluso después de infringir la ley, las pequeñas y medianas empresas podrían no recuperarse en absoluto. Si desea evitar problemas legales, un plan estratégico de cumplimiento normativo debería ser el primer paso en su lista de verificación. 

¿Qué es una estrategia de cumplimiento?

La estrategia de cumplimiento normativo es un conjunto de políticas y planes para mitigar los riesgos empresariales, cumplir con las normas gubernamentales o del sector y prevenir incidentes de seguridad. Estas estrategias evolucionan con los avances tecnológicos, las consideraciones sociales y los riesgos emergentes.

Las estrategias de cumplimiento deben diseñarse a medida para adaptarse a las necesidades de la organización, que pueden surgir de los cambios tecnológicos, las consideraciones éticas, las fluctuaciones económicas, las tendencias de riesgo y las regulaciones cambiantes. 

Estrategia de cumplimiento frente a programa de cumplimiento

Una estrategia de cumplimiento define la dirección de sus esfuerzos en materia de cumplimiento normativo. Explica qué regulaciones son relevantes para el negocio, qué riesgos requieren prioridad, cómo el trabajo de cumplimiento respalda los objetivos de la empresa y qué recursos se necesitan para gestionar las obligaciones a lo largo del tiempo.

Un programa de cumplimiento es el sistema operativo que pone en práctica la estrategia. Incluye las políticas, los controles, la capacitación, el monitoreo, los flujos de trabajo de informes, la recopilación de evidencia y las acciones correctivas utilizadas para cumplir con esas obligaciones día a día.

Por ejemplo, una empresa de software como servicio (SaaS) podría decidir que su estrategia de cumplimiento se centra en priorizar las certificaciones SOC 2 e ISO 27001, dado que los clientes potenciales las solicitan constantemente durante el proceso de adquisición. El programa de cumplimiento incluiría los controles de acceso, las revisiones de proveedores, la capacitación en seguridad, la confirmación de políticas, las auditorías internas y los flujos de trabajo de evidencia necesarios para obtener y mantener dichas certificaciones.

Esta distinción es importante porque los equipos suelen comenzar con las tareas del programa antes de haber acordado las prioridades estratégicas. Esto puede generar políticas dispersas, duplicación del trabajo de recopilación de evidencia, falta de claridad en la responsabilidad y esfuerzos de cumplimiento que no contribuyen a los objetivos de ingresos, riesgo o confianza del cliente.

¿Por qué debería desarrollar una estrategia de cumplimiento normativo?

Las organizaciones deben desarrollar una estrategia de cumplimiento para adoptar un enfoque sistemático respecto a los requisitos normativos y minimizar los casos de incumplimiento. Esto es necesario para organizaciones de todos los tamaños, pero cobra especial relevancia para las empresas emergentes que buscan cumplir con la normativa o para aquellas que operan en sectores donde las leyes se introducen o modifican con frecuencia. 

• Ayuda a los departamentos internos y a los equipos de cumplimiento normativo a anticiparse a las obligaciones de cumplimiento, actualizar constantemente las políticas e implementar nuevos controles.
• Ofrece claridad en las tareas de cumplimiento, minimizando así la redundancia y mejorando la eficiencia operativa.
• Una estrategia de gestión del cumplimiento bien estructurada es también la base para agilizar el crecimiento empresarial, ya que ayuda a los empleados a comprender sus obligaciones y a realizar contribuciones significativas.

Ejemplos de estrategias de cumplimiento

Las estrategias de cumplimiento deben reflejar el perfil de riesgo de la empresa, su sector, las expectativas de los clientes y las obligaciones regulatorias. A continuación, se presentan algunos ejemplos:

1. Estrategia de cumplimiento basada en riesgos

Una empresa fintech que gestiona datos de pago puede priorizar los riesgos según su impacto en el negocio y la exposición regulatoria. El cumplimiento de la norma PCI DSS, los controles de acceso, la monitorización del fraude y la respuesta a incidentes recibirían mayor atención que los procesos administrativos de menor riesgo. Esto ayuda al equipo a dirigir el presupuesto y los ciclos de revisión hacia las áreas con mayor probabilidad de generar perjuicios financieros, legales o para los clientes.

2. Estrategia de cumplimiento basada en el marco

Una empresa de software como servicio (SaaS) B2B que vende a clientes empresariales puede basar su estrategia en los requisitos de SOC 2, ISO 27001, GDPR o HIPAA. El objetivo no es solo superar una auditoría, sino también reducir la repetición de cuestionarios de seguridad, mejorar la confianza del comprador y crear un proceso repetible para futuras auditorías.

3. Estrategia de cumplimiento continuo

Una empresa con lanzamientos frecuentes de productos, nuevos proveedores e infraestructura en la nube en constante cambio puede centrarse en la monitorización continua de los controles. En lugar de prepararse para el cumplimiento normativo solo antes de una auditoría, el equipo realiza un seguimiento del estado de los controles, la situación de las evidencias, los cambios de acceso, la formación de los empleados y el riesgo de los proveedores durante todo el año.

4. Estrategia de cumplimiento centralizada

Una empresa en crecimiento con múltiples departamentos puede centralizar la responsabilidad del cumplimiento normativo bajo una función de cumplimiento, seguridad o GRC (Gobierno, Riesgo y Cumplimiento). Esto ayuda a estandarizar las políticas, reducir la duplicación de tareas, asignar responsabilidades claras y brindar a la dirección una visión integral del progreso del cumplimiento.

Cómo desarrollar una estrategia de cumplimiento

Su estrategia debe ser específica para el marco de cumplimiento Usted elige el sector, la industria y el área de operación. Aquí le presentamos seis sencillos pasos para comenzar con su planificación de cumplimiento: 

Antes de comenzar, establezcan tres puntos básicos: quién es responsable de las decisiones de cumplimiento, qué obligaciones son las más importantes y cómo se medirá el progreso. Una estrategia sólida debe basarse en el riesgo, estar vinculada a los objetivos comerciales y ser lo suficientemente práctica para que los equipos la sigan durante las operaciones habituales. Además, debe revisarse cada vez que la empresa ingrese a un nuevo mercado, adopte un nuevo marco, cambie de proveedores, lance una actualización importante de un producto o se enfrente a un nuevo requisito regulatorio.

1. Define tus metas y objetivos

Establecer objetivos es el primer paso para garantizar el éxito. Este es un elemento crucial en el proceso de cumplimiento normativo, ya que no solo proporciona a las partes involucradas una dirección clara, sino que también genera transparencia y ayuda a priorizar las actividades. 

Lo ideal sería crear OKR (objetivos y resultados clave), una herramienta eficaz que te ayuda a comunicar lo que quieres lograr y a aumentar la responsabilidad. 

La sección de objeciones es una medición práctica y basada en datos de lo que se busca lograr. Los resultados clave describen cómo se pretende lograrlo dentro de un plazo determinado y su tasa de éxito. Alinee sus objetivos con los objetivos y las directrices de su marco de cumplimiento. 

A medida que cambien los objetivos de cumplimiento, conviene actualizar las metas en consecuencia. Lo ideal es hacerlo cada seis meses o trimestralmente.

2. Elaborar políticas y procesos

Las políticas de cumplimiento son las directrices y los procedimientos documentados de sus obligaciones y requisitos regulatorios. Estas sirven como prueba de su compromiso para ejecutar el plan y detallan los pasos necesarios para alcanzar los objetivos de la estrategia de cumplimiento de manera estructurada. 

Las políticas bien redactadas permiten que los empleados, la gerencia y los proveedores conozcan los requisitos y comprendan mejor sus responsabilidades. 

Las políticas deben estar alineadas con la cultura corporativa y las normativas o marcos de cumplimiento aplicables, como SOC 2 o ISO 27001. Comunique las responsabilidades y la rendición de cuentas de cada política a sus empleados y partes interesadas, así como las consecuencias del incumplimiento. Actualícelas y revíselas con la frecuencia necesaria.

Las políticas ayudan a implementar un programa de cumplimiento eficaz y a optimizar los procesos empresariales. Sin embargo, crearlas desde cero es engorroso y propenso a errores. 

Recomendamos utilizar una biblioteca prediseñada y lista para usar de plantillas de políticas de cumplimiento que abarcan una amplia gama de marcos regulatorios y que se pueden personalizar para adaptarlas a sus necesidades. Herramientas de gestión de políticas Herramientas como Sprinto pueden ayudarte a obtener un control total sobre tus documentos, pruebas y acuses de recibo. 

3. Monitorear y dar seguimiento a los incumplimientos.

Una vez que sus sistemas y controles estén en funcionamiento, es fundamental supervisarlos para detectar incumplimientos, comportamientos de riesgo y evaluar su eficacia. Esto también le ayudará a evaluar si su estrategia de cumplimiento cumple con los requisitos regulatorios y a identificar deficiencias para garantizar que no incumpla la normativa.  

Su plan de monitoreo de cumplimiento debe adaptarse al tipo y la complejidad de la organización y las obligaciones regulatorias. Debe contar con capacidades de detección, alerta y corrección para gestionar las vulnerabilidades en tiempo real. 

Considera usar una herramienta de monitoreo de cumplimiento Para automatizar los flujos de trabajo, Sprinto le ayuda a lograr un cumplimiento integral y continuo mediante un programa de monitoreo de cumplimiento conectado y totalmente automatizado. Cree una visión centralizada de los riesgos, controles y procesos en función de los requisitos de los marcos de referencia seleccionados, utilizando flujos de trabajo inteligentes.

4. Capacitar a los empleados

Una estrategia de cumplimiento eficaz depende de tres componentes: personas, procesos y herramientas. Para garantizar la eficiencia de los procesos y las herramientas, las personas deben contar con las capacidades y los conocimientos adecuados. Por ello, las organizaciones deben invertir tiempo y recursos en inculcar una cultura de cumplimiento entre sus empleados. 

Sin embargo, la capacitación de los empleados es más fácil de decir que de hacer. Las personas tienden a resistirse al cambio o a aprender información nueva que no forma parte de sus responsabilidades diarias. Como empleador, debe desarrollar técnicas atractivas para garantizar que sus empleados y partes interesadas comprendan sus obligaciones individuales.

El programa de capacitación debe ser específico para el marco de cumplimiento y las regulaciones seleccionadas. El programa debe incluir a empleados nuevos y existentes, a la alta gerencia e incluso a proveedores externos.

5. Realizar auditorías y documentar las actividades.

Si desea recopilar pruebas de cumplimiento, la documentación es innegociable. Todos los auditores estarían de acuerdo con esta filosofía: "si no está documentado, no está hecho". Por lo tanto, haga lo que haga, ya sea implementar nuevos controles, asignar nuevos roles, incorporar nuevos proveedores, tomar medidas correctivas, actualizar sistemas o realizar evaluaciones de riesgos de cumplimiento, mantener un registro de auditoría.

La recopilación de evidencia es un proceso continuo que puede realizarse de forma manual o automatizada. La auditoría final puede llevarse a cabo internamente o a través de un proveedor de servicios de auditoría externo. Las auditorías externas son obligatorias para marcos como SOC 2 or ISO 27001, y son de naturaleza más rigurosa, ya que no se tiene en cuenta ningún sesgo en el informe final.

Elimine la fatiga que supone la recopilación manual de pruebas. Sprinto recopila pruebas de forma automática e inteligente, de manera exhaustiva y precisa, para que pueda mantener un registro de auditoría fácil de entender para los auditores.

6. Seguimiento y mejora continua

Sus obligaciones de cumplimiento no terminan con la implementación de controles o la superación de auditorías; se trata de una actividad continua, no puntual. 

Monitoreo continuo Es un proceso fundamental para identificar nuevas deficiencias, cumplir con los requisitos normativos cambiantes y afrontar nuevos desafíos. Le ayuda a evaluar la eficacia de sus controles. Abordar las deficiencias en cuanto surgen le permite evitar posibles incumplimientos y prevenir sanciones legales. 

Normas como la ISO 27001 exigen a los usuarios que supervisen continuamente su sistema de gestión de la seguridad de la información (SGSI) en las cláusulas 10.1 – Mejora continua y 10.2 – No conformidad y medidas correctivas.

Cómo medir el éxito de una estrategia de cumplimiento

Una estrategia de cumplimiento debe generar mejoras cuantificables en la reducción de riesgos, la preparación para auditorías, la eficiencia operativa y la rendición de cuentas. Si no se pueden medir estos resultados, resulta difícil determinar si la estrategia está funcionando o si simplemente está añadiendo más trámites.

Seguimiento de métricas como:

• Estado de los controles: Porcentaje de controles que pasan, fallan o necesitan revisión.
• Preparación para la auditoría: Tasa de finalización de la evidencia, solicitudes de auditoría abiertas y tiempo empleado para recopilar la evidencia.
• Resolución de problemas: Número de deficiencias de cumplimiento detectadas y tiempo promedio para subsanarlas.
• Finalización de la formación: Porcentaje de empleados que completan la formación obligatoria en materia de cumplimiento y seguridad a tiempo.
• Reconocimiento de la política: Porcentaje de empleados y proveedores relevantes que revisan y aceptan las políticas requeridas.
• Finalización de la revisión de acceso: Número de revisiones de acceso completadas según lo previsto y excepciones resueltas.
• Estado de riesgo del proveedor: Número de proveedores de alto riesgo, revisiones vencidas y hallazgos de proveedores no resueltos.
• Tendencias de incidentes e incumplimientos: frecuencia, gravedad y recurrencia de incidentes de incumplimiento.
• Respuesta a los cambios normativos: Tiempo necesario para evaluar e implementar los cambios después de que se identifica una nueva obligación.

Estos indicadores deben ser revisados ​​periódicamente por los responsables de cumplimiento y la dirección. El objetivo es detectar controles deficientes, retrasos en la corrección, falta de evidencia o cuellos de botella en los procesos antes de que se conviertan en hallazgos de auditoría o problemas regulatorios.

Beneficios de implementar la estrategia de cumplimiento adecuada

Una estrategia de cumplimiento promueve la rendición de cuentas en la organización y es fundamental para garantizar la sostenibilidad a largo plazo de las actividades de cumplimiento. Establece las bases para la gobernanza y contribuye al éxito sostenido de la organización. A continuación, se presentan algunos beneficios de implementar la estrategia de cumplimiento adecuada:

Minimización de riesgos

Una estrategia bien estructurada minimiza la probabilidad de incumplimiento, reduciendo así las posibles repercusiones, como multas, sanciones y demandas. Estas consecuencias tienen un efecto en cadena y también provocan daños a la reputación y riesgos operativos. Una estrategia mejora su preparación regulatoria y, a su vez, resuelve estos problemas.

Mejor percepción pública

Con cada vez más empresas centradas en captar clientes globales y corporativos, el cumplimiento normativo se ha convertido en una exigencia fundamental. Contar con una estrategia y un programa de cumplimiento formalizados demuestra que se toma en serio la protección de datos y aumenta las probabilidades de cerrar el trato.

Beneficios financieros

Las ventajas financieras de contar con una estrategia de cumplimiento normativo se presentan de diversas formas. Entre ellas, se incluyen el ahorro de costes derivado de la optimización de recursos gracias a la simplificación de procesos y la mejora de la eficiencia operativa. Además, la empresa puede ahorrar en primas de seguros si demuestra tener un plan de cumplimiento eficaz.

Mejores decisiones

La estrategia de gestión del cumplimiento proporciona un modelo para la gestión de riesgos y la medición periódica del desempeño en materia de cumplimiento. El monitoreo y la presentación de informes regulares ofrecen una visión integral del estado del cumplimiento y ayudan a la alta dirección al brindarles protocolos claros.

Pon en práctica tu estrategia de cumplimiento normativo con Sprinto.

¿Tienes dificultades para cumplir con los requisitos normativos? ¿No sabes cómo gestionar el proceso de principio a fin? Sin las herramientas y los procesos adecuados, gestionar el cumplimiento manualmente puede volverse caótico, lo que obliga a los equipos a resolver los problemas sobre la marcha en lugar de centrarse en aspectos más importantes como los riesgos críticos. 

Sprinto es un conjunto de herramientas sencillo y potente que te ayuda a gestionar tus esfuerzos de cumplimiento normativo y a visualizar el progreso desde un único panel de control. Crea una estrategia integral utilizando un sistema de gestión de cumplimiento totalmente automatizado.

Con Sprinto, su departamento de cumplimiento normativo puede gestionar sin esfuerzo los problemas regulatorios, supervisar continuamente los controles, identificar riesgos potenciales y realizar un seguimiento del progreso de las auditorías externas e internas. 

¿Necesita más información? ¿Quiere hablar con una persona real? Comparta sus requisitos con nuestros expertos en cumplimiento normativo y obtenga una demostración gratuita.

Preguntas frecuentes