GRC-Anforderungen erklärt: Was Sie beachten müssen

GRC (Governance, Risk & Compliance) existiert seit über einem Jahrzehnt, und wir haben gemeinsam den Wandel von isolierten, unzusammenhängenden Prozessen hin zu integrierten GRC-Rahmenwerken miterlebt. Dennoch stehen Berufseinsteiger im GRC-Bereich vor einer gemeinsamen Herausforderung: Sie fühlen sich angesichts der Komplexität des Feldes überfordert, von Wissenslücken eingeschüchtert und haben Angst, mit den ständigen Veränderungen Schritt halten zu müssen.

Um Ihnen dabei zu helfen, haben wir diesen Blogbeitrag verfasst, der alle Aspekte von GRC (Governance, Risk & Compliance) behandelt. Lassen Sie uns die GRC-Anforderungen detailliert betrachten, um Ihnen eine solide Grundlage zu bieten und Sie in die Lage zu versetzen, Ihren ersten integrierten GRC-Plan zu erstellen.

Liste der GRC-Anforderungen

GRC besteht bekanntlich aus den drei Komponenten Governance, Risiko und Compliance. Allgemein definiert man GRC als einen einheitlichen Ansatz, der Organisationen dabei hilft, Governance-Praktiken einzuführen, Risiken zu mindern und Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Die Anforderungen an GRC gehen jedoch tiefgreifend, und es bedarf umfangreicher Vorarbeit, um ein Betriebsmodell innerhalb des vernetzten Raums zu etablieren.

Um ein besseres Verständnis zu ermöglichen, wollen wir jede dieser GRC-Anforderungen im Einzelnen erläutern:

1. Governance-Anforderungen

Ein effektives Governance-Modell ermöglicht es dem Vorstand, regelmäßig über GRC-Aktivitäten informiert zu werden, schafft Klarheit über Rollen und Verantwortlichkeiten und unterstützt die Bemühungen durch einen kontinuierlichen Verbesserungsmechanismus. Hierfür benötigen Sie Folgendes:

Governance-Rahmen

Ein Governance-Rahmenwerk ist ein strukturierter Satz von Regeln und Richtlinien, der die Organisation steuert und gleichzeitig die Verantwortlichen zur Rechenschaft zieht. Es bietet eine solide Grundlage für Entscheidungen und unterstützt Risikomanagement und Compliance-Aktivitäten. Ein Governance-Rahmenwerk ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass die Organisation ethisch, transparent und effizient arbeitet und ihre übergeordneten Ziele erreicht. Die Governance-Struktur umfasst:

• Der Aufsichtsrat: Der Vorstand ist verantwortlich für die strategische Ausrichtung, die Unterstützung der Organisationsziele und die Sicherstellung des Vertrauens der Interessengruppen.
• Geschäftsleitung: Die vom CEO angeführten Führungskräfte sind für die Umsetzung und Überwachung der im Strategieplan festgelegten Aktivitäten verantwortlich.
• Finanzvorstand (CFO): Der Finanzvorstand (CFO) überwacht die finanzielle Lage des Unternehmens und ist verantwortlich für die Verwaltung von Investitionen, Cashflow, Budgets und die Einhaltung der Finanzvorschriften.
• Geschäftsführer (COO): Der Chief Compliance Officer (CCO) unterstützt die Umsetzung von operativen Richtlinien und Verfahren und stellt sicher, dass diese mit den übergeordneten Zielen übereinstimmen.
• Chief Risk Officer (CFO): Der Chief Risk Officer (CRO) ist für die Koordinierung der Risikomanagementaktivitäten und die Berichterstattung über das Risikoexposure der Organisation verantwortlich.
• Chief Compliance Officer (CCO): Der Compliance-Beauftragte entwickelt und pflegt ein Compliance-Programm, um die Einhaltung der geltenden Rahmenbedingungen sicherzustellen.
• Interne Ausschüsse: Die internen Gremien, wie beispielsweise der Risikoausschuss oder der Prüfungsausschuss, setzen sich aus funktionsübergreifenden Führungskräften zusammen, die die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen fördern.
• Interessenvertreter: Zu den wichtigsten Interessengruppen gehören Sicherheitsteams, IT-Teams, Mitarbeiter, Partner und Kunden.

Strategie- und Leistungsausrichtung

Die konsequente Ausrichtung von Strategie und Leistung gewährleistet, dass alle Mitarbeitenden im Unternehmen auf dieselben Ziele hinarbeiten und die Vision sich im Geschäftsbetrieb widerspiegelt. Um diesen Zusammenhalt zu schaffen, legen die Führungsgremien Ziele fest, verteilen Ressourcen sachgerecht, messen und berichten über die Leistung und optimieren kontinuierlich. Chancen und Risiken werden proaktiv erkannt, um den langfristigen Unternehmenserfolg zu sichern.

Richtlinienverwaltung

Das Richtlinienmanagement im Rahmen der Unternehmensführung umfasst die Erstellung und Aktualisierung von Richtlinien, um standardisierte Vorgaben für die Abläufe in der Organisation bereitzustellen. Dazu gehört auch die Erstellung von Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Umsetzung dieser Richtlinien, die Überwachung der Umsetzung sowie die regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Richtlinien, um deren Relevanz sicherzustellen.

Zu den grundlegenden und gängigen Richtlinien gehören die Unternehmensführungsrichtlinie, die Richtlinie für ethisches Verhalten, die Risikomanagementrichtlinie, die Richtlinie für das Vorfallmanagement , die Geschäftskontinuitätsrichtlinie, die Zugriffskontrollrichtlinie, die Änderungsmanagementrichtlinie und die Richtlinie zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Aufsicht durch den Vorstand

Die Aufsicht des Aufsichtsrats stellt sicher, dass das Management dafür verantwortlich ist, dass alle Prozesse wie geplant ablaufen und etwaige Mängel rechtzeitig erkannt und behoben werden. Sie umfasst die Aufsicht in Bezug auf Risiken, Finanzen, Compliance, interne Kontrollen, Audits und die Einbindung von Interessengruppen. Der Aufsichtsrat muss zudem die Grundsätze guter Unternehmensführung wahren und aufrechterhalten und die Bemühungen des Unternehmens steuern.

Sprinto kann Sie bei der Verwaltung von Governance-Strukturen unterstützen:

• Führen Sie eine Liste der aktiven Mitarbeiter und weisen Sie ihnen Rollen und Verantwortlichkeiten zu, um eine klar definierte Organisationsstruktur zu gewährleisten.
• Nutzen Sie integrierte Richtlinienvorlagen, um die Notwendigkeit zu vermeiden, Richtlinien von Grund auf neu zu erstellen und unternehmensweit zu veröffentlichen. Verlangen Sie regelmäßige Bestätigungen von den Mitarbeitern.
• Nutzen Sie das Modul zur Überprüfung durch das obere Management, um Richtlinien, Risikobewertungen, Sicherheitsrisiken von Mitarbeitergeräten und mehr zu überprüfen.
• Prüfen Sie das Risiko-Dashboard, um das Risikoprofil der Organisation zu verstehen.
• Nutzen Sie das zentrale Dashboard, um den Sicherheits- und Compliance-Status sowie anstehende Aufgaben in Echtzeit einzusehen.

2. Anforderungen an das Risikomanagement

Vorausschauende Risikobewertungen, eine risikobewusste Unternehmenskultur sowie kontinuierliche Überwachung und Anpassungsmaßnahmen kennzeichnen ein erfolgreiches Risikomanagement. Folgende Anforderungen müssen im Risikomanagement erfüllt sein, um diesen Zielzustand zu erreichen:

Risikoidentifikation und -bewertung

Die Risikokomponente von GRC beginnt mit einem entscheidenden Schritt: der Risikoidentifizierung und -bewertung. Dabei wird das Umfeld analysiert, um potenzielle Risiken zu verstehen und deren Wahrscheinlichkeit und Auswirkungen zu bewerten.

• Die Risikoidentifizierung dient der Ermittlung interner und externer Risikoquellen, wie beispielsweise betrieblicher Ineffizienzen oder regulatorischer Änderungen. Methoden wie Brainstorming-Sitzungen, automatisierte Risikoanalysen und die Auswertung historischer Daten werden eingesetzt, um diese Risiken zu identifizieren. Anschließend werden sie in Kernrisiken und Nicht-Kernrisiken kategorisiert und weiter in operative, finanzielle, technische Risiken usw. unterteilt.
• Risikobewertung Die Risikobewertung umfasst die Beurteilung der identifizierten Risiken hinsichtlich Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkungen. Methoden wie Risikomatrizen, qualitative Bewertungen und Szenarioanalysen helfen, die Kritikalität dieser Risiken zu verstehen, sei es in Bezug auf finanzielle Auswirkungen, Betriebsstörungen oder Reputationsschäden. Die bewerteten Risiken werden mit den Risikotoleranzgrenzen des Unternehmens verglichen und nach ihrer Kritikalität priorisiert.

Risikominderung

Risikominderung umfasst die Entwicklung und Umsetzung von Strategien, um die Auswirkungen von Risiken zu minimieren und so die Zielerreichung der Organisation nicht zu gefährden. Diese Strategien können je nach Art und Schwere der Risiken Risikovermeidung, Risikotransfer, Risikoreduzierung, Risikoteilung oder Risikoakzeptanz sein. Zur Risikominimierung werden spezifische Kontrollmaßnahmen eingeführt und implementiert. Das nach der Implementierung der Kontrollmaßnahmen verbleibende Risiko wird anschließend bewertet, um sicherzustellen, dass es innerhalb der Risikotoleranz liegt.

Kontinuierliche Überwachung

Die kontinuierliche Risikoüberwachung umfasst die Analyse des Risikoumfelds, um Veränderungen in der Wahrscheinlichkeit und den Auswirkungen bestehender Risiken sowie das Auftreten neuer Risiken zu bewerten. Die Risikominderungsstrategien werden anhand der wichtigsten Risikoindikatoren überprüft und die Risikoprofile entsprechend angepasst. Risikoüberwachung und -berichterstattung tragen außerdem dazu bei, Risiken in andere Geschäftsprozesse zu integrieren und die Resilienz des Unternehmens zu stärken.

Sprinto kann Ihnen beim Risikomanagement helfen:

• Nutzen Sie die umfassende Risikobibliothek, um die für Ihr Unternehmen spezifischen Risiken zu identifizieren.
• Nutzen Sie die Risikokarten, um den Schweregrad und die Eintrittswahrscheinlichkeit des Risikos zu verstehen.
• Weisen Sie Risikoverantwortliche zu, um die Rechenschaftspflicht bei der Umsetzung der Kontrollmaßnahmen sicherzustellen.
• Automatische Zuordnung von Risiken zu Compliance-Vorgaben und Steuerung und kontinuierliche Überwachung sie im Lichte der sich verändernden Umwelt

3. Compliance-Anforderungen

Robuste interne Kontrollen, regelmäßige Überprüfungen und Bewertungen, die Anpassungsfähigkeit an regulatorische Änderungen und transparente Berichterstattung sind Indikatoren für ein effektives Compliance-Management. Folgende Anforderungen müssen für ein effektives Compliance-Management erfüllt sein:

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen gewährleistet die Befolgung von Gesetzen, Verordnungen und Normen, unabhängig davon, ob diese von Aufsichtsbehörden vorgeschrieben oder freiwillig, aber im Interesse des Unternehmens und seiner Kunden festgelegt sind. Dies umfasst die Identifizierung der anwendbaren Compliance-Rahmenbedingungen und das Verständnis der damit verbundenen Verpflichtungen zur Erstellung eines Compliance-Programms. Ebenso wichtig ist es, ein System erforderlicher Kontrollen aufzubauen und zu pflegen sowie sich über regulatorische Änderungen auf dem Laufenden zu halten, um Strafen bei Nichteinhaltung zu minimieren.

Reporting und Dokumentation

Die Einhaltung von Vorschriften erfordert umfangreiche Dokumentationsarbeiten, die dem Prüfer im Rahmen externer Audits vorgelegt werden müssen. Dazu gehören regelmäßige Compliance-Berichte , Dokumentationen zu Vorfällen, Richtlinien und Verfahrensanweisungen, Prüfprotokolle und Nachweise zur Umsetzung von Kontrollmaßnahmen. Der Compliance-Beauftragte stellt sicher, dass diese Dokumente korrekt, gut strukturiert und sicher aufbewahrt werden, um unbefugten Zugriff oder Manipulationen zu minimieren.

Interne und externe Prüfungen

Interne und externe Audits helfen dabei, die Effektivität von Compliance-Programmen zu beurteilen und etwaige Verbesserungspotenziale zu identifizieren.

• Die internen Revisionsteams führen Prüfungen durch, um Beurteilung der Compliance-Haltung und geben Empfehlungen zur Behebung von Lücken, bevor das Unternehmen einer externen Prüfung unterzogen wird. Interne Prüfungen umfassen zahlreiche Folgeaktivitäten, bis das Unternehmen mindestens 90 % der Kontrollmechanismen implementiert und funktionsfähig hat.
• Externe Audits werden von unabhängigen Dritten durchgeführt, die die Einhaltung regulatorischer Standards durch das Unternehmen bewerten. Der Auditor prüft die Wirksamkeit der Kontrollsysteme und dokumentiert die Ergebnisse in einem Bericht. Dieser Bericht hebt etwaige Verstöße hervor und dient als geprüfte Bestätigung des Compliance-Status des Unternehmens.

Prüfberichte sind ein konkreter Beweis für das Engagement einer Organisation für die Einhaltung von Vorschriften. Sie tragen zur Glaubwürdigkeit bei und gewährleisten gleichzeitig den Schutz sensibler Informationen.

Sprinto kann Ihnen bei der Einhaltung von Vorschriften helfen:

• Automatische Zuordnung von Compliance-Anforderungen zu Kontrollen und gleichzeitige Identifizierung gemeinsamer Anforderungen über verschiedene Frameworks hinweg.
• Nutzen Sie Vorlagen für Sicherheitsrichtlinien, Schulungsmodule, rollenbasierte Zugriffsverwaltung und zentralisierte Dokumentenverwaltung, um Ihr Compliance-Programm zu optimieren.
• Erhalten Sie automatische Benachrichtigungen bei Compliance-Problemen für ein proaktives Management.
• Nutzen Sie über 200 Integrationen und benutzerdefinierte APIs, um die Compliance-Überwachung auf detaillierter Ebene zu ermöglichen und automatisch Nachweise zu erfassen.
• Nutzen Sie das unabhängige Audit-Dashboard, um Ihr internes oder externes Audit-Fenster zu erstellen und mit dem Auditor zusammenzuarbeiten.

4. Sonstige damit zusammenhängende Anforderungen

Die folgenden Anforderungen sind ebenfalls tief im GRC verankert, lassen sich aber aufgrund ihrer Vernetzung nicht einer einzelnen Komponente zuordnen. Diese Anforderungen gelten für alle drei Elemente.

Betrachten wir nun die zusätzlichen GRC-Anforderungen:

Training und Bewusstsein

Schulung und Sensibilisierung sind für den Erfolg eines GRC-Programms unerlässlich. Sie tragen zum Unternehmenserfolg bei, indem sie risikobewusste, qualifizierte und kulturell geschulte Mitarbeiter gewährleisten.

• Gute Unternehmensführung setzt gut informierte Mitarbeiter voraus. Daher stellt die Schulung im Rahmen der Governance-Komponente sicher, dass die Mitarbeiter ihre Rollen und Verantwortlichkeiten kennen.
• Zur Risikominderung ist es erforderlich, dass die Mitarbeiter geschult werden, Cyberbedrohungen zu erkennen und der IT-Abteilung zu melden.
• Die Einhaltung der Vorschriften erfordert obligatorische Sicherheitsschulungen, um die Einhaltung von Rahmenbedingungen wie DSGVO, HIPAA, PCI DSS usw. zu gewährleisten.

Risikomanagement Dritter

Das Drittparteienrisikomanagement umfasst die Überwachung und Steuerung der Beziehungen zu Lieferanten und Dienstleistern sowie die Bewertung der damit verbundenen Risiken.

• Sie ist integraler Bestandteil des Governance-Rahmens, da sie dazu beiträgt, dass die Lieferantenbeziehungen mit den strategischen Zielen übereinstimmen. Die Governance entwickelt Richtlinien und Verfahren für die Lieferantenauswahl, die Sorgfaltsprüfung und die Überwachung.
• Drittanbieter bergen Risiken von Datenschutzverletzungen und Angriffen. Die Risikomanagementkomponente bewertet die mit diesen Beziehungen verbundenen Risiken. Die Anbieter werden anhand der Kritikalität der von ihnen abgerufenen Informationen in die Kategorien „hoch“, „mittel“ oder „niedrig“ eingeteilt, und die Bewertungen werden entsprechend durchgeführt.
• Viele Rahmenwerke verpflichten Drittanbieter zur Einhaltung regulatorischer Vorgaben, die in den Verträgen aufgeführt sind. Die Organisation muss regelmäßig sicherstellen, dass der Drittanbieter diese Vorschriften weiterhin einhält.

Business Continuity Planung

Die Planung der Geschäftskontinuität ist ein weiterer, eng damit verbundener Bestandteil von GRC. Sie beinhaltet einen Backup-Plan, um Ausfallzeiten nach einem unerwarteten Ereignis zu minimieren, und fördert einen proaktiven Ansatz im Krisenmanagement.

• Für eine effektive Unternehmensführung stellt die Notfallplanung sicher, dass die Organisation über eine Strategie für unvorhergesehene Ereignisse verfügt. Das Leitungsgremium ist für die Überwachung und Genehmigung der Notfallplanung verantwortlich.
• Es ist entscheidend, die mit Betriebsunterbrechungen verbundenen Risiken zu managen und Wiederherstellungs- und Erholungsprozesse sicherzustellen.
• Viele Compliance-Rahmenwerke fordern einen Business Continuity Plan (BCP), der mit Branchenstandards und -vorschriften wie ISO 27001 oder PCI DSS übereinstimmt.

Änderungsmanagement

Change Management ist eine Reihe von Praktiken, die der Organisation dabei helfen, Änderungen an Verfahren oder Systemen systematisch umzusetzen und gleichzeitig Störungen aktiv zu vermeiden und die Geschäftskontinuität zu gewährleisten.

• Die Richtlinien für das Änderungsmanagement werden auf der Führungsebene entwickelt, und die entsprechende Stelle überwacht auch deren Übereinstimmung mit bestehenden Richtlinien und Verfahren.
• Sämtliche mit den Änderungen verbundenen Risiken werden bewertet und Strategien zur Risikominderung entwickelt, um die Auswirkungen zu minimieren.
• Das Änderungsmanagement muss auch mit den regulatorischen Anforderungen übereinstimmen, und es muss eine ordnungsgemäße Dokumentation der Änderungsanträge, des Genehmigungsprozesses und der Umsetzung bereitgestellt werden.

Warum ist die GRC-Implementierung so entscheidend?

Die Implementierung von GRC ist entscheidend für die Steigerung der Organisationseffizienz und ermöglicht es Teams, risikobasierte Entscheidungen zu treffen. Sie unterstützt Cybersicherheits- und Compliance-Prozesse, verbessert die Beziehungen zu Stakeholdern und richtet alles an den strategischen Prioritäten aus.

Hier finden Sie weitere Gründe, warum die Implementierung von GRC so wichtig ist:

Risiken sind miteinander verbunden.

Risiken treten nicht isoliert auf, und häufig löst ein Ereignis eine Kettenreaktion aus. Ein Compliance-Risiko birgt beispielsweise finanzielle und Reputationsrisiken. Die Vernetzung der Risiken erfordert einen umfassenden Ansatz, der mit einer effektiven GRC-Implementierung einhergeht. Dies ermöglicht ganzheitliche Risikobewertungen, integrierte Risikominderungspläne und eine verbesserte abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. Dadurch wird minimiert, dass kleinere Ereignisse zu Krisen eskalieren.

Die Einbindung von Interessengruppen ist wichtig

Einer der Hauptvorteile von GRC besteht darin, dass es Abteilungs- und Datensilos auflöst. Ihre Stakeholder, darunter Mitarbeiter, Kunden, Partner und Investoren, haben ein erhebliches Interesse an den GRC-Aktivitäten des Unternehmens.

Die Implementierung von GRC gewährleistet transparente Kommunikation und stärkt das Vertrauen der Stakeholder, da auf alle Anliegen eingegangen wird. Dies trägt zum Aufbau einer GRC-Kultur und zum langfristigen Erfolg des Unternehmens bei.

Unternehmenskunden suchen danach.

Eine effektive GRC-Implementierung ist ein entscheidender Wettbewerbsvorteil, da sie gut strukturierte Prozesse sowie strenge Compliance- und Sicherheitsstandards belegt. Kunden können sich auf die Sicherheit ihrer Daten, reibungslose Abläufe, Transparenz und die Einhaltung von Vorschriften verlassen. Dies hilft Ihnen, mehr Unternehmensaufträge zu gewinnen und Ihre Glaubwürdigkeit zu stärken.

Trägt zur Steigerung der Sicherheitsreife bei.

Zu Beginn der GRC-Implementierung können die Prozesse noch unstrukturiert und die Integration verschiedener Funktionen begrenzt sein. Mit zunehmender Erfahrung und Weiterentwicklung der GRC-Maßnahmen verbessert sich jedoch die Sicherheitsreife dieser Prozesse. Das Unternehmen ist dadurch besser gerüstet, um auf Herausforderungen zu reagieren, die Governance-Prozesse werden optimiert und die Compliance wird effektiver gewährleistet.

Was zu tun ist, nachdem Sie Ihre GRC-Anforderungen definiert haben

GRC versagt oft auf vorhersehbare Weise. Governance-Konzepte bleiben auf der Präsentationsfolie, erreichen aber nie die Kontrollebene. Risikoregister werden einmalig erstellt und nie aktualisiert. Compliance-Teams suchen für jedes Audit nach Belegen in unzähligen Tabellenkalkulationen, da ihre Systeme nicht miteinander vernetzt sind.

Organisationen, die GRC erfolgreich umsetzen, weisen ein gemeinsames Merkmal auf: Sie betrachten Governance, Risikomanagement und Compliance als ein einheitliches Betriebsmodell und nicht als drei separate Funktionen. Jede Kontrollmaßnahme ist mit einem Risiko verknüpft. Jedes Risiko ist mit einem Geschäftsziel verknüpft. Nachweise sind mit einer Kontrollmaßnahme verknüpft. Und alle Elemente werden automatisch aktualisiert, sobald sich die Rahmenbedingungen ändern.

Wenn die Anforderungen klar definiert sind, besteht der nächste Schritt darin, daraus einen praktikablen GRC-Fahrplan zu entwickeln. Sie können hier beginnen:

• Listen Sie zuerst die wichtigsten Verpflichtungen auf: Rahmenverträge, Kundenzusagen, Lieferantenbewertungen und interne Richtlinien.
• Wählen Sie einen Arbeitsablauf aus, den Sie zuerst optimieren möchten: Auditvorbereitung, Risikoverfolgung, Lieferantenrisiko oder Beweiserhebung
• Definieren Sie Verantwortliche, Genehmigungen und Berichtswege, bevor Sie weitere Tools hinzufügen.
• Risiken, Kontrollen, Nachweise und Entscheidungen zentralisieren
• Füge Automatisierung hinzu, wo Nachverfolgung, Überwachung und Aktualisierung von Nachweisen sich wiederholen.

Und wenn Sie bereit sind zu sehen, wie ein integriertes, automatisierungsgesteuertes GRC-Programm in der Praxis aussieht: Sprinto führt Governance, Risiko und Compliance als ein kontinuierliches System durch, nicht als drei voneinander getrennte Arbeitsabläufe, und zwar über SOC 2, ISO 27001, HIPAA, PCI DSS und mehr als 200 weitere Frameworks hinweg.

Erhalten Sie einen Überblick darüber, wie Sprinto Governance, Risiko und Compliance vereint, abgestimmt auf Ihren Technologie-Stack und die Frameworks, die Sie tatsächlich benötigen.

Häufig gestellte Fragen