GRC-Reporting: Dashboards, KPIs & Best Practices

Die Berichterstattung im Bereich Governance, Risiko und Compliance (GRC) hat sich zu einem Eckpfeiler moderner Geschäftsstrategien entwickelt. Mit dem Ausbau digitaler Ökosysteme ist der Bedarf an Transparenz, Verantwortlichkeit und proaktivem Risikomanagement so groß wie nie zuvor. 

Eine aktuelle Studie prognostiziert sogar einen Anstieg der Ausgaben für GRC-Tools um 50 % bis 2026 und unterstreicht damit deren wachsende Bedeutung. Angesichts zunehmend vernetzter Systeme stehen Unternehmen jedoch vor der Herausforderung, fundierte strategische Entscheidungen zu treffen und gleichzeitig langfristige Resilienz zu gewährleisten.

Hier kommen GRC-Berichte ins Spiel. Sie liefern klare, umsetzbare Erkenntnisse, die Führungskräften und Sicherheitsteams helfen, Schwachstellen zu identifizieren, die Leistung zu verfolgen und Verbesserungsmöglichkeiten zu nutzen.

In diesem Blogbeitrag besprechen wir GRC-Berichte, deren Bedeutung und geben Tipps, wie Sie Ihr GRC-Programm optimieren können.

Was ist GRC-Reporting?

GRC-Reporting stellt Leistungskennzahlen für die Governance-Aktivitäten, Risikomanagementpraktiken und Compliance-Aufgaben einer Organisation strukturiert dar. Es hilft wichtigen Stakeholdern, die Auswirkungen ihrer GRC-Maßnahmen zu verstehen und entsprechende Verbesserungen vorzunehmen.

Bedeutung der GRC-Berichterstattung

GRC-Reporting dient als strategischer Kompass für wichtige Geschäftsentscheidungen, indem es die dringend benötigte Transparenz über die Erfolge und Schwächen des GRC-Programms bietet. Es bildet die Grundlage für Prozessverbesserungen, Ressourcenoptimierung und Vertragsmanagement.

Hier sind vier Vorteile des GRC-Reportings:

Sorgt für Transparenz

Ein GRC-Reporting-Dashboard ermöglicht dem Management einen schnellen Überblick über die Ergebnisse der GRC-Aktivitäten. Es fördert Transparenz, stärkt das Vertrauen der Stakeholder und demonstriert das Engagement für eine bessere Führung und ein effektiveres GRC-Risikomanagement bei gleichzeitiger Minimierung der Folgen von Compliance-Verstößen.

Strategische Entscheidungsfindung

GRC-Aktivitäten wirken sich positiv auf Ihre Marktreputation aus, indem sie Ihr GRC-Rahmenwerk stärken. Die Leistungskennzahlen im GRC-Reporting-Dashboard unterstützen das Top-Management bei wichtigen Entscheidungen, die mit den strategischen Zielen übereinstimmen, und ermöglichen notwendige Anpassungen.

Prozessoptimierung

GRC-Reporting hilft dabei, Ineffizienzen in Prozessen oder Abweichungen von Compliance-Vorgaben aufzudecken. Die datengestützten Erkenntnisse unterstützen die Prozessoptimierung und weitere Veränderungen und fördern eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung.

Besseres Risikomanagement

Risiko ist ein zentraler Bestandteil des GRC-Reportings. Es verdeutlicht potenzielle Risiken, die die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit wichtiger Datenbestände gefährden können. Die aussagekräftigen Erkenntnisse aus Risikobewertungen, Schweregrad- und Wahrscheinlichkeitsdaten aus Risikomatrizen etc. helfen Risikomanagern, das Risikoexposure zu verstehen und Risikominderungsmaßnahmen zu priorisieren.

Bewährte Verfahren für das GRC-Reporting

Die Anwendung bewährter GRC-Praktiken ermöglicht es Unternehmen, Risiken aufgrund von Abweichungen zu minimieren und von verbesserter Leistung zu profitieren. Dies wiederum stärkt das Vertrauen von Stakeholdern und Kunden.

Werfen wir einen Blick auf einige der besten Vorgehensweisen für das GRC-Reporting:

Ausrichtung an Zielen

Stellen Sie sicher, dass sich GRC-Berichte auf die wichtigsten Ziele und Risiken konzentrieren, die Ihre Geschäftstätigkeit maßgeblich beeinflussen. Vermeiden Sie unnötige Details und achten Sie darauf, dass Erkenntnisse und Handlungsempfehlungen leicht verständlich sind, insbesondere in kritischen Bereichen wie dem Compliance-Status oder den Governance-Praktiken.

Einbeziehung der richtigen Interessengruppen

Die Einbindung wichtiger Interessengruppen und die Nutzung ihrer Expertise im Berichtsprozess sind von entscheidender Bedeutung. Dies gewährleistet fundierte Entscheidungen und sichert die Zustimmung der Interessengruppen, während gleichzeitig mehr Transparenz und Verantwortlichkeit gefördert werden.

Einsatz geeigneter Technologien

Nutzen Sie geeignete Technologien und Tools, die Daten automatisch und detailliert erfassen und die Analyse vereinfachen. Das spart Zeit und Ressourcen und gewährleistet höhere Genauigkeit. Darüber hinaus sind die Dashboards skalierbar und passen sich Ihren wachsenden Geschäftsanforderungen an.

Klare und standardisierte Berichte

Die Berichte müssen Zusammenfassungen enthalten, die Fachjargon möglichst vermeiden, damit auch Mitarbeiter außerhalb der Produktion den Kontext verstehen. Die wichtigsten Kennzahlen müssen klar definiert und ein einheitlicher Berichtsstil eingehalten werden, um Missverständnisse auszuschließen.

Datenherkunft und Prüfprotokoll

Dokumentieren Sie genau, woher Ihre Daten stammen, wie sie verarbeitet werden und wo sie verwendet werden. Eine lückenlose Datenherkunft und ein umfassender Prüfpfad verbessern die Rückverfolgbarkeit, gewährleisten Verantwortlichkeit und stärken das Vertrauen in die Integrität Ihrer GRC-Berichte.

Wesentlichkeitsschwellen

Definieren Sie Wesentlichkeitsschwellen, um zwischen geringfügigen Abweichungen und kritischen Problemen, die eine Eskalation erfordern, zu unterscheiden. Dies hilft dem Management, sich auf Risiken und Compliance-Verstöße mit erheblichen Auswirkungen auf das Geschäft zu konzentrieren und so die Priorisierung und Reaktionszeiten zu verbessern.

Visuelle Darstellungen

Nutzen Sie geeignete Visualisierungen, um den Beteiligten einen schnellen Überblick über relevante Informationen zu geben. Visualisierungen wie Risiko-Heatmaps können die Qualität und Verständlichkeit des GRC-Reportings verbessern und die Daten leichter verständlich machen.

Feedback und Iteration

Holen Sie regelmäßig Feedback von der Geschäftsleitung und anderen Beteiligten ein, um den Berichtsprozess zu optimieren. Stellen Sie sicher, dass die detaillierten Berichte an wesentliche Änderungen der Geschäftsprozesse und sich wandelnde Bedrohungslagen angepasst werden, damit das Unternehmen agil und reaktionsfähig bleibt.

Schritte zur Erstellung eines GRC-Dashboards für die Berichterstattung

Ein GRC-Dashboard bietet Ihnen eine Echtzeitansicht der GRC-Kennzahlen , die Sie basierend auf Ihren Geschäftszielen festlegen. Hier sind 5 Schritte zur Erstellung eines GRC-Dashboards für die Berichterstellung:

Schritt 1: Ziele definieren

Legen Sie GRC-Berichtsziele fest und definieren Sie den Umfang der abzudeckenden Aktivitäten klar. Es ist entscheidend, Klarheit über die Arten von Risiken, Compliance-Aufgaben, die Überprüfung durch das obere Management und andere wichtige Details zu haben.

Schritt 2: Identifizieren Sie wichtige Kennzahlen

Identifizieren Sie die wichtigsten Leistungsindikatoren, die Sie verfolgen möchten und die eng mit den übergeordneten Zielen verknüpft sind. Dazu gehören beispielsweise die Einhaltung von Vorschriften, Risikokennzahlen, Richtlinienverstöße, Schulungsabschlussquoten usw.

Schritt 3: Sammeln Sie relevante Daten

Sammeln Sie anhand der festgelegten Ziele und Kennzahlen Daten aus relevanten Quellen wie internen Prüfungsergebnissen, Risikobewertungsberichten, Schwachstellenanalysen usw. Zentralisieren Sie die Daten, um Klarheit, Aussagekraft und schnelles Handeln zu gewährleisten.

Schritt 4: Implementieren und bereitstellen

Der nächste Schritt ist die Implementierung und Bereitstellung des Dashboards. Sie können es an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen und so konfigurieren, dass es Echtzeit-Updates anzeigt. Zusätzlich muss es auf Benutzerfreundlichkeit getestet werden, um sicherzustellen, dass es die gewünschten Ergebnisse liefert. Nach der Fertigstellung sollten Sie Schulungen für Ihre Mitarbeiter organisieren, um die einwandfreie Funktion zu gewährleisten.

Schritt 5: Überwachen und pflegen

Abschließend sollten Sie das Dashboard regelmäßig überprüfen und an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen. Es empfiehlt sich, das Dashboard regelmäßig zu aktualisieren, um es an weitere Datenquellen, regulatorische Änderungen und Rollen anzupassen und so die GRC-Position schrittweise zu verbessern.

Wie kann Sprinto für das GRC-Reporting verwendet werden?

Sprinto ist eine GRC-Plattform der nächsten Generation für Cloud-basierte Unternehmen, die Ihnen hilft, alle Aspekte des GRC-Reportings agiler als mit herkömmlichen Plattformen zu verwalten. Dank ihrer Integrationsfähigkeit und Automatisierung zählt sie zu den reaktionsschnellsten GRC-Plattformen auf dem Markt.

Sprinto hilft Ihnen mit Automatisierung beim GRC-Reporting:

• Mehr als 200 native Integrationen und responsive APIs tragen zum Aufbau einer vernetzten Sichtweise bei. Risiken und interne Kontrollen
• API-basierte Beweiserfassung automatisiert Kontrollprüfungen und die Sammlung von Beweismitteln
• Ein zentrales Compliance-Dashboard hilft Ihnen, den Compliance-Status in Echtzeit zu verfolgen.
• Richtlinien einsehen, Beurteilungen des oberen Managements, Zugriff auf kritische Systeme, Lieferantenrisikobewertungen usw., um bessere Governance-Praktiken zu gewährleisten

So starten Sie mit Sprinto:

• Kontakt mit einem Compliance-Experten, um Sprinto in einer Workshop-ähnlichen Sitzung zu konfigurieren.
• Wichtige Entitäten integrieren und Rollen zuweisen, Prüfungen aktivieren und Aktivitäten wie Sicherheitsschulungen starten
• Bedienen Sie Steuerungen und überwachen Sie Prüfungen mit dem Dashboard von Sprinto.

Hier sind die Dashboard-Funktionen von Sprinto für das GRC-Reporting:

1. Das Haupt-Dashboard bietet einen schnellen Überblick über den Compliance-Status. Es umfasst eine Kontrollübersicht, bestandene und nicht bestandene Prüfungen sowie ausstehende Audits. Zusätzlich können Sie die anstehenden Aufgaben im Zusammenhang mit regulatorischen Anforderungen und die zuständigen Verantwortlichen einsehen, um Verantwortlichkeiten festzulegen und schnell Maßnahmen einzuleiten.

2. Das Risikodashboard visualisiert die inhärenten und Restrisiken mithilfe von Heatmaps. Es beinhaltet ein Gefahrenregister mit verschiedenen Risikoszenarien, die für die meisten Unternehmen relevant sind. Sie können Risikoprofile für verschiedene GRC-Konformität Die Bereiche werden zusammen mit den jeweiligen Risikoverantwortlichen aufgeführt. Anschließend wird eine Zusammenfassung der eingeleiteten Risikobewertungen gegeben.

3. Das Richtlinien-Dashboard bietet eine zentrale Dokumentenverwaltung und ermöglicht die schnelle Überprüfung ausstehender Richtliniengenehmigungen sowie aktiver Dokumente. Sie können außerdem Bestätigungsanfragen und deren Status überwachen und automatische Erinnerungen für die betroffenen Stakeholder einrichten.

4. Das Dashboard für Überprüfungen ermöglicht es dem oberen Management, den Überblick über anstehende Richtlinienüberprüfungen, Risikobewertungen, interne Audits usw. zu behalten. Für diese regelmäßigen Überprüfungen können automatisierte Arbeitsabläufe aktiviert werden, um vollständige Transparenz zu gewährleisten und schnelle strategische Entscheidungen zu ermöglichen.

5. Das Lieferanten-Dashboard bietet einen schnellen Überblick über die Risiken von Drittanbietern, den Stand der Due-Diligence-Prüfung, die durchgeführten Bewertungen, Berichte zur Überwachung von Datenschutzverletzungen und mehr. Es unterstützt die Führungsebene bei Vertragsverhandlungen und dem laufenden Lieferantenmanagement.

6. Schließlich bietet Sprinto weitere Dashboards, die Ihnen helfen, den Umfang Ihres GRC-Programms zu erweitern, wie z. B. Schwachstellenmanagement, Vorfallsmeldung, Änderungsmanagement, Mitarbeitergeräte, Schulungen und mehr. 

Herausforderungen bei der GRC-Berichterstattung

GRC-Reporting kann aufgrund fehlender gemeinsamer Visionen, unzusammenhängender Arbeitsabläufe, zu starker Abhängigkeit von manuellen Methoden und anderer komplexer Gegebenheiten eine Herausforderung darstellen. Um diese Herausforderungen zu bewältigen, bedarf es einer kohärenten Strategie, der Auswahl der richtigen Tools und der Förderung einer GRC-Kultur.

Werfen Sie einen Blick auf diese 5 größten Herausforderungen der GRC-Berichterstattung:

Datenkomplexität

Für das GRC-Reporting müssen Daten aus verschiedenen Systemen, Quellen und Funktionen erfasst werden. Die Daten können in unterschiedlichen Formaten vorliegen, und einige davon sind schwer zu quantifizieren. Darüber hinaus unterliegen Organisationen möglicherweise mehreren GRC-Rahmenwerken , was die Datenpräsentation zusätzlich erschwert.

Wie es zu lösen?

• Datenstandardisierung für einheitliche Vorgehensweisen nutzen
• Daten aus verschiedenen Quellen für eine zentrale Berichterstattung integrieren
• Verwenden Sie Automatisierungstools wie Sprint um Daten auf granularer Ebene zu erfassen

Abgeschottete Prozesse

In großen Unternehmen können isolierte Prozesse die Transparenz zwischen Abteilungen einschränken. Die Erstellung einheitlicher Berichte gestaltet sich in solchen Fällen aufgrund mangelnder Zusammenarbeit und fragmentierter Daten schwierig. Die Inkonsistenzen können zudem die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Daten beeinträchtigen.

Wie es zu lösen?

• Implementieren Sie ein integriertes GRC-Framework
• Organisieren Sie funktionsübergreifende Schulungen, um die Zusammenarbeit zu fördern.
• Die Führungsebene muss die Bedeutung des Abbaus von Silos unterstützen.

Ressourcenbeschränkung

Ressourcenengpässe hinsichtlich Budget, Fachkräftemangel oder unzureichender Technologie können die Fähigkeit einer Organisation beeinträchtigen, durch GRC-Berichte umfassende Erkenntnisse zu gewinnen. Tatsächlich kann dies die Organisation aufgrund fehlender optimierter Prozesse sogar noch stärker Cyber- und Compliance-Risiken aussetzen.

Wie es zu lösen?

• Überprüfen Sie die Ressourcenzuweisung, um Kernaktivitäten zu priorisieren.
• Setzen Sie auf einen risikobasierten Ansatz, um sich auf die richtigen Bereiche für GRC zu konzentrieren.
• Automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben und minimieren Sie die Belastung manueller Ressourcen.

Manuelle Methoden

Organisationen, die weiterhin manuelle Methoden anwenden, stehen vor Problemen wie Zeitmangel, menschlichen Fehlern und Ungenauigkeiten. Zudem sind manuelle Methoden nicht skalierbar und stellen eine Herausforderung dar, wenn das Datenvolumen der Organisation wächst. Dies beeinträchtigt die Fähigkeit einer Organisation, sich auf geschäftskritische Funktionen zu konzentrieren.

Wie es zu lösen?

• Auf automatisierten Modus umschalten GRC-Tools für ein besseres Management und eine bessere Berichterstattung
• Sorgen Sie für Schulungen der Mitarbeiter im Umgang mit automatisierten Werkzeugen.
• Implementierung kontinuierliche Überwachung Mechanismen

Kulturelle Unterschiede

Die Einführung von GRC-Berichten erfordert eine einheitliche und schlüssige Strategie, die wiederum einen Kulturwandel im Unternehmen bedingt. Häufig sind die Mitarbeitenden aufgrund bestehender Unterschiede nicht auf diese Veränderung vorbereitet und leisten Widerstand.

Wie es zu lösen?

• Sicherstellen eines Top-Down-Ansatzes zur Einbindung der Interessengruppen
• Kommunizieren Sie Erwartungen und Verantwortlichkeiten, um Rechenschaftspflicht sicherzustellen.
• Richten Sie einen Feedbackmechanismus ein, um die Teilnahme sicherzustellen.

Worin besteht der Unterschied zwischen GRC-Berichterstattung und Risikoberichterstattung?

Obwohl beide Ansätze die Verbesserung der organisatorischen Resilienz zum Ziel haben, unterscheiden sie sich in Umfang und Zielsetzung. Hier ein kurzer Vergleich:

Aspekt	GRC-Berichterstattung	Risikoberichterstattung
Geltungsbereich	Umfasst Governance, Risiko und Compliance insgesamt	Konzentriert sich insbesondere auf die Identifizierung, Bewertung und das Management von Risiken
Ziel	Bietet Einblick in die Kontrollmechanismen der Organisation, den Compliance-Status und die Governance-Struktur.	Hebt die wichtigsten Risiken, deren Eintrittswahrscheinlichkeit, Auswirkungen und Minderungspläne hervor.
Publikum	Führungskräfte, Compliance-Beauftragte und Vorstände	Risikoverantwortliche, CROs und operative Teams
Datenquellen	Compliance-Dashboards, Audits, Richtlinienüberprüfungen, Lieferantenbewertungen	Risikoregister, Vorfallprotokolle, Schwachstellenanalysen
Frequenz	Regelmäßig (vierteljährlich oder jährlich) zur strategischen Überwachung	Häufig kontinuierlich oder projektbezogen zur Echtzeitüberwachung
Ergebnis	Dient als Grundlage für Governance-Entscheidungen und die regulatorische Vorbereitung	Fördert proaktive Risikominderung und Priorisierung

Gewinnen Sie wertvolle Einblicke in GRC-Aktivitäten

GRC-Reporting ermöglicht es Unternehmen, mehr Transparenz, Verantwortlichkeit und Kontrolle über ihre GRC-Aktivitäten zu erreichen. Es belegt die Effektivität des bestehenden Programms und das Engagement des Unternehmens für die Optimierung seiner GRC-Prozesse. Automatisierung kann die Effizienz des Reportings steigern und die Anpassung an sich ändernde staatliche Vorschriften oder Geschäftsanforderungen erleichtern.

Tools wie Sprinto bieten alle wesentlichen Säulen eines GRC-Programms für agiles und reaktionsschnelles Reporting ohne lange Einarbeitungszeit. Die Plattform integriert sich nahtlos in die GRC-Anforderungen Ihres Unternehmens – mit minimalem manuellem Aufwand und maximalem Nutzen. Sprechen Sie mit unseren Compliance-Experten.

Häufig gestellte Fragen

Wer ist für das GRC-Reporting verantwortlich?

Der Vorstand ist für die Überwachung der GRC-Strategie verantwortlich , während CROs (Chief Risk Officers) und CCOs (Chief Compliance Officers) über Risiko- und Compliance-bezogene Aktivitäten berichten. Weitere Berichtspflichten werden auf verschiedene Funktionsleiter verteilt, beispielsweise aus den Bereichen Finanzen, Recht und IT.

Was sind GRC-Kennzahlen?

GRC-Kennzahlen sind quantifizierbare Indikatoren, die einem Unternehmen helfen, Fortschritte im Zusammenhang mit GRC-Aktivitäten zu verfolgen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Zu diesen Kennzahlen gehören beispielsweise die Anzahl gemeldeter Sicherheitsrisiken, der Prozentsatz bestandener GRC-Audits , die durchschnittliche Zeit bis zur Erkennung von Sicherheitsvorfällen und die Abschlussquoten von Schulungen.

Wie können Organisationen die Integrität der GRC-Berichterstattung sicherstellen?

Organisationen können die Integrität der GRC-Berichterstattung gewährleisten, indem sie klare Richtlinien festlegen, Schulungs- und Sensibilisierungsprogramme organisieren, die Umsetzung der GRC-Richtlinien überwachen , datengestützte Entscheidungen treffen und Empfehlungen für Verbesserungen einbeziehen.

Wie häufig sollten GRC-Berichte erstellt werden?

Die Häufigkeit von GRC-Berichten hängt von der Risikobereitschaft Ihres Unternehmens, den regulatorischen Anforderungen und der Geschäftsdynamik ab. Üblicherweise erstellen Unternehmen vierteljährliche oder monatliche GRC-Berichte zur Überprüfung durch die Geschäftsleitung, wobei Echtzeit-Dashboards zur kontinuierlichen Überwachung fortlaufend aktualisiert werden.

Kann ich ein GRC-Dashboard intern entwickeln?

Ja, aber es kann komplex und ressourcenintensiv sein. Der Aufbau eines internen GRC-Dashboards erfordert Datenintegration, Sicherheitskontrollen, Automatisierungsskripte und laufende Wartung. Die meisten Unternehmen bevorzugen spezialisierte GRC-Plattformen wie Sprinto, die sofort einsatzbereite, skalierbare Dashboards mit vorkonfigurierten Steuerelementen und automatisierten Updates bieten.

Welche KPIs beweisen, dass ein GRC-Tool funktioniert?

Zu den wichtigsten Indikatoren zählen:

• Reduzierung des manuellen Meldeaufwands
  
• Weniger Compliance-Lücken oder Prüfungsfeststellungen
  
• Höhere Kontrollbestehensquoten
  
• Verbesserte Bearbeitungszeit für Risikominderungsmaßnahmen
  
• Verbesserte Transparenz für Stakeholder durch Dashboards und Berichte
  

Wenn sich diese Kennzahlen positiv entwickeln, stärkt Ihr GRC-Tool effektiv die Bereiche Governance, Risikomanagement und Compliance.