Was ist ein GRC-Framework? Ein praktischer Leitfaden für wachsende Teams

Führt Ihr GRC-Prozess zu mehr Ausgewogenheit oder zu zusätzlichem Stress? Governance, Risiko und Compliance (GRC) sollen Ihnen Sicherheit geben. Doch meistens wird GRC erst im Nachhinein implementiert, mit manuellen Prozessen und unzusammenhängenden Tools. 

Dies führt später zu mehreren kritischen Problemen: wenn ein Vorfall bereits eingetreten ist oder wenn externe Partner Fragen stellen, auf die Sie noch nicht vorbereitet sind. 

Richtig implementiert, dient Ihr GRC-Framework als Rückgrat und nicht als Belastung. Dieser Blog hilft Ihnen, sich im GRC-Framework zurechtzufinden, seine Bedeutung und seinen Umfang zu verstehen, seine Wichtigkeit zu erkennen und es so einzusetzen, dass es Ihre Arbeitsabläufe nicht ausbremst.

Was ist ein GRC-Framework?

GRC besteht aus drei Hauptkomponenten: Governance, Risikomanagement und Compliance. Zusammen bilden sie die Kernkompetenzen, die jede Organisation benötigt, um Risiken zu begegnen, regulatorische Anforderungen zu erfüllen und verantwortungsbewusst und transparent zu agieren. 

Mit anderen Worten: Ein GRC-Rahmenwerk beschreibt die Struktur und strategische Ausrichtung für die Einführung von Governance-, Risiko- und Compliance-Prozessen. 

Lassen Sie uns nun die drei Kernbereiche von GRC genauer betrachten:   

1. Governance

Governance umfasst die Regeln, Verantwortlichkeiten, Richtlinien und Prozesse, die Unternehmensaktivitäten und -bemühungen mit den Geschäftszielen in Einklang bringen. Ein starkes Governance-System sorgt für die Abstimmung von Geschäfts- und Compliance-Zielen und gewährleistet, dass jede operative Entscheidung den regulatorischen Verpflichtungen entspricht. Es definiert, wie Entscheidungen getroffen, Aufgaben verteilt und die Kommunikation mit Stakeholdern gestaltet wird.

Gute Regierungsführung gewährleistet: 

• Klares Verständnis der Rollen und Verantwortlichkeiten, d. h. wem was gehört.
• Kontrollmechanismen zur Verhinderung von Machtkonzentration 
• Ausgewogenheit zwischen den Bedürfnissen und Interessen der Stakeholder, von der Führungsebene bis zu den Mitarbeitern, und externen Partnern
• Überwachung der Infrastruktur, wie beispielsweise des Technologie-Stacks, der Ihre Geschäftsziele unterstützt

2. Risikomanagement

Es ist äußerst wichtig, Probleme zu erkennen, bevor sie sich zu Katastrophen ausweiten. Risikomanagement Risikobewertung ist der Prozess der Erkennung, Bewertung, Kontrolle und des Managements von Sicherheits-, Rechts-, Finanz- und strategischen Risiken für Ihr Unternehmen. Das Hauptziel ist die Risikominimierung und Wertsteigerung.

Ein solides Risikomanagementprogramm beugt nicht nur Bedrohungen vor, sondern bewirkt auch Folgendes: 

• Überwacht Schwachstellen wie unsichere Apps, veraltete Infrastruktur oder Passwortmüdigkeit.
• Gewährleistet das Risikobewusstsein und bleibt gleichzeitig auf die Geschäftsziele Ihres Unternehmens und die Interessen Ihrer Stakeholder abgestimmt.
• Bewerten Sie Altsysteme sowie die Gesamtleistung und Effektivität des Systems.
• Entwickelt Systeme zur Überwachung und Minderung von Risiken
• Hilft Ihnen dabei, rechtliche, ethische und regulatorische Standards zu erfüllen.

3. Compliance 

Die Einhaltung der Vorschriften gewährleistet, dass Ihr Unternehmen stets die Regeln externer Regulierungen, staatlicher Richtlinien und interner Richtlinien wie TISAX, ISO, HIPAA, SOX und vieler weiterer einhält.

Eine gute Compliance-Management-Programm: 

• Umfasst alle wichtigen Compliance-Rahmenwerke, die anwendbar sind
• Schult und trainiert Mitarbeiter und Stakeholder, damit diese die Richtlinienvorgaben verstehen und befolgen.
• Überwacht die Einhaltung und Umsetzung der Richtlinien in den verschiedenen Teams.
• Hilft Ihnen dabei, jederzeit bereit für Audits und verantwortungsbewusst zu bleiben.
• Identifiziert kritische Risikobereiche und teilt die Ressourcen entsprechend zu. 

Governance gibt die Richtung vor, Risikomanagement identifiziert die Bedrohungen und Compliance stellt sicher, dass Sie auf Kurs bleiben. Ein GRC-Rahmenwerk verbindet all diese Elemente, sodass nichts schiefgeht.

Argumente für den Aufbau eines soliden GRC-Frameworks

Wann ist der beste Zeitpunkt, in ein GRC-Framework zu investieren? Jetzt, wo alles reibungslos und stetig vorangeht. Sie müssen nicht auf Bedrohungen, Audits, Vertragsanforderungen usw. warten, sondern können endlich aktiv werden. 

Einige der prominentesten Organisationen mussten dies auf die harte Tour lernen. Nicht etwa, weil sie leichtsinnig waren, sondern weil die richtigen Strukturen nicht früh genug vorhanden waren. 

Nehmen wir beispielsweise die Krise um die Boeing 737 Max. Die tödlichen Flugzeugabstürze in den Jahren 2018 und 2019 legten mangelhafte Sicherheitsstandards und Versäumnisse der Aufsichtsbehörden offen, was zu millionenschweren Strafzahlungen und Einnahmeverlusten führte.  

Der Überweisungsfehler bei Citigroup in Höhe von 900 Millionen US-Dollar ist ein weiteres Beispiel. Ein einziger Fehler, verursacht durch die veralteten Systeme und die schwachen internen Kontrollen der Bank, verdeutlichte die Bedeutung eines zeitgemäßen GRC-Systems. 

Diese Fehler zeigen deutlich, wie ein frühzeitig und gezielt implementiertes GRC-System Ihnen helfen kann bei: 

• Zentralisierte Informationen: Ein GRC-Rahmenwerk dient als zentrale Informationsquelle für alle Informationen im Zusammenhang mit Compliance-Anforderungen, Risikomanagement sowie Richtlinien und Prozessen.
• Optimierte Abläufe: Weniger Chaos und mehr Koordination zwischen Ihren Risiko-, Compliance- und Governance-Prozessen. Silos werden abgebaut, die Zusammenarbeit zwischen Teams verbessert und die Effizienz bei allen Abläufen – von der Einführung von Richtlinien bis hin zu Audits – gesteigert.
• Schnellere, sicherere Entscheidungsfindung: Der richtige GRC-Ansatz bietet vollständige Transparenz über Ihre Risiken, Kontrollen und Compliance-Lücken. Dies versetzt Führungsteams in die Lage, fundiertere Entscheidungen ohne Zweifel zu treffen.
• Eingebautes Vertrauen und Verantwortlichkeit: Vertrauen wird zu einem festen Bestandteil Ihrer Geschäftstätigkeit – von Audits über Finanzierungsrunden bis hin zu Vertragsabschlüssen. Ein solides GRC-Rahmenwerk zeigt, dass Ihr Unternehmen Integrität und Resilienz ernst nimmt. 

Den Wert eines GRC-Frameworks zu kennen, ist das eine, es in der Praxis erfolgreich einzusetzen, das andere. Hier sind die häufigsten Hindernisse.

Herausforderungen für das Funktionieren von GRC 

Seien wir ehrlich, GRC kann schnell komplex werden. Es ist ein System, das über verschiedene Personen, Prozesse, Tools und Zeitpläne hinweg funktionieren muss. Die erfolgreiche Umsetzung von GRC kann schwierig sein, wenn diese einzelnen Elemente nicht aufeinander abgestimmt sind. Eine klare Bestandsaufnahme der Kernkomponenten ist daher unerlässlich. GRC-Prozesse Die Notwendigkeit eines konsistenten Betriebs trägt dazu bei, diese Ausrichtung konkret zu gestalten, indem die spezifischen Arbeitsabläufe für Risikobewertung, Kontrollprüfung, Beweissammlung, Ausnahmebehandlung und Berichterstattung aufgeführt werden, auf die das Gesamtsystem angewiesen ist. 

Hier sind einige der häufigsten Hürden, die GRC schwieriger machen, als es sein sollte: 

1. Fragmentierte GRC-Prozesse

Nutzt Ihr Team unterschiedliche Tools und Prozesse für Risikomanagement, Audit und Compliance? Wenn Ihre GRC-Prozesse in verschiedenen Tools mit unterschiedlichen Verantwortlichen verwaltet werden, verlangsamt dies wahrscheinlich die Abläufe und führt zu Verwirrung.

2. Betrieblicher Mehraufwand aufgrund manueller Aufgaben

Aufgaben wie die Beweissicherung, die Kontrollüberwachung und die Risikoverfolgung werden oft manuell durchgeführt. Dies beansprucht viele Arbeitsstunden und fällt häufig demjenigen zu, der gerade Kapazitäten hat. 

3. Keine Echtzeit-Sichtbarkeit

Es fehlt an Transparenz hinsichtlich Ihrer Risikosituation, was Teams zu reaktivem Handeln zwingt. Bis ein Problem erkannt wird, ist es bereits entstanden. Ohne Live-Dashboards oder Warnmeldungen hinkt Ihr Team ständig hinterher.

4. Hektik bei Audits in letzter Minute

Wenn sich Ihre Audits jedes Mal wie eine Notfallübung anfühlen, ist es höchste Zeit für grundlegende Änderungen an Ihrem GRC-Framework. Nachweise zu sammeln, Verantwortliche zu kontaktieren und Dokumente in letzter Minute zu aktualisieren, ist nicht nachhaltig. Ein gut strukturiertes GRC-System vermeidet Panik in letzter Minute und sorgt dafür, dass Sie von vornherein optimal vorbereitet sind. 

5. Fehlende Übereinstimmung zwischen GRC und Geschäftszielen

Wenn GRC-Programme isoliert von den Geschäftszielen und -abläufen entwickelt werden, wirken sie eher als Hemmnis denn als Unterstützung. Sie fügen zusätzliche Schritte hinzu und verlangsamen Prozesse, insbesondere wenn sie nicht auf die Arbeitsweise Ihres Unternehmens abgestimmt sind. 

6. Skalierung erhöht die Komplexität 

Der Eintritt in neue Märkte, Regionen, Branchen oder Geschäftsbereiche bringt vielfältige Anforderungen mit sich. Das Fehlen eines skalierbaren GRC-Frameworks erschwert die Implementierung erheblich. 

Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, sind Sie nicht allein. Ein durchdachtes, gut strukturiertes GRC-Framework kann Klarheit, Kontrolle und Ruhe in den Prozess zurückbringen.

Wie man ein GRC-Framework aufbaut

Mit dem Wachstum von Unternehmen steigt auch die Komplexität: mehr Tools, mehr Mitarbeiter und natürlich eine stärkere Kontrolle. GRC sollte dabei nicht vernachlässigt werden und auch kein Hindernis darstellen.

Hier erfahren Sie, wie Sie ein GRC-Framework aufbauen, das mit Ihrem Wachstum skaliert und Ihnen hilft, widerstandsfähig zu bleiben.

1. Ermitteln Sie Ihre Geschäftsziele und -vorgaben.

Betrachten Sie zunächst das Gesamtbild. Bevor Sie Richtlinien oder Tools implementieren, klären Sie die Ziele Ihres Unternehmens. Geht es um Wachstum, Expansion, Finanzierung oder operative Exzellenz? Ihr GRC-Rahmenwerk sollte diese Ziele unterstützen. 

Sobald Sie Ihre Geschäftsziele definiert haben, müssen Sie die Anforderungen im Bereich Compliance und Risikomanagement verstehen. Dies hilft Ihnen zu erkennen, wo GRC für Sie relevant ist. Um mehr Klarheit zu gewinnen, können Sie sich folgende Fragen stellen: 

• Welche Risiken sind am wichtigsten?
• Welche Vorschriften gelten für Ihr Unternehmen? 
• Welchen Grad an Transparenz benötigen Sie in Bezug auf Ihre GRC-Prozesse? 

Richten Sie Ihr GRC-Framework an messbaren Ergebnissen aus, wie z. B. schnelleren Auditzyklen, besserer Transparenz Ihrer Risiken und Ihres Compliance-Status oder weniger Bedrohungen. Die Zustimmung der Stakeholder lässt sich deutlich leichter gewinnen, wenn GRC direkt mit Geschäftsergebnissen verknüpft ist.   

2. Rollen, Verantwortlichkeiten und Entscheidungswege abbilden

GRC funktioniert am besten, wenn jeder weiß, wer wofür verantwortlich ist. Klare Rollen und Entscheidungswege helfen allen, Verantwortung für die Einhaltung der Vorschriften zu übernehmen und die Geschäftsziele im Einklang zu halten. Dies erfordert die Berücksichtigung dreier sehr wichtiger Ebenen: 

• Wer trifft die Entscheidungen? Machen Sie klar, wer für Risiko- und Compliance-Entscheidungen verantwortlich ist, damit es keine unnötigen Rückfragen gibt. 
• Wem gehört was? Weisen Sie Personen zu, die die Umsetzung überwachen und für einen reibungslosen Ablauf sorgen. 
• Was läuft automatisch? Kontrollen, Überprüfungen, Beweissammlung usw. automatisieren Routineaufgaben, um effizienter zu sein und Fehler zu reduzieren.

3. Risiken frühzeitig erkennen und bewerten

Risikobewertung ist keine Angelegenheit, die man aufschieben sollte. Schwachstellen rechtzeitig zu erkennen, ist entscheidend, um Strafen, finanzielle Verluste oder betriebliche Rückschläge zu vermeiden. Nehmen Sie sich Zeit, um potenzielle Geschäftsrisiken zu identifizieren, darunter Betriebs-, Sicherheits-, Compliance- und Drittparteienrisiken. 

Nutzen Sie Branchenstandards als Grundlage für Ihre Risikobewertungen und verstehen Sie, was in Ihrem Bereich als hohes oder niedriges Risiko gilt. Ein Profi-Tipp: Beziehen Sie verschiedene Teams ein, um unterschiedliche Perspektiven und Erkenntnisse darüber zu erhalten, wo etwas schiefgehen könnte. 

Die Identifizierung von Risiken gibt Ihnen die Kontrolle über die Einhaltung von Vorschriften sowie die Qualität und Widerstandsfähigkeit Ihrer Geschäftsabläufe. 

4. Richten Sie Kontrollmechanismen ein, die praktikabel (und nachvollziehbar) sind.

Kontrollmechanismen dienen Unternehmen als Leitplanken, um Risiken zu minimieren und die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen. Dazu gehören Maßnahmen wie Checklisten, Richtlinien, Zugriffsbeschränkungen oder Genehmigungsrichtlinien, die als Schutzebene fungieren.

Die Kontrollmaßnahmen können manuell oder automatisiert erfolgen, dienen aber alle dazu, Unsicherheiten zu reduzieren und Probleme zu vermeiden. Je nach ihrem Zweck können diese Kontrollmaßnahmen verschiedene Formen annehmen, nämlich präventive, detektive und korrektive Kontrollen.

Wenn Sie mit Frameworks wie ISO 27001 or SOC2In diesem Schritt gleichen Sie die Anforderungen an.

5. Nutzen Sie Hilfsmittel, um die lästigen Aufgaben zu automatisieren. 

Die Wahrheit ist: GRC versagt, wenn es zu stark auf manuelle Prozesse setzt. Je früher Sie wichtige Bereiche wie die Beweissicherung, das Risikomanagement oder die Kontrollüberwachung automatisieren, desto effizienter und präziser wird Ihr Programm sein.

Das ist wo GRC-Software Es dient nicht dazu, zusätzlichen Aufwand zu verursachen, sondern redundante Arbeitsabläufe zu eliminieren, die Sie ausbremsen.

Sprint ist ein Tool mit adaptiven Automatisierungsfunktionen, das Teammitglieder unterstützt, Prozesse organisiert und Beweise sammelt. Es integriert sich in Ihre bestehende IT-Infrastruktur, führt automatisierte Prüfungen durch und hilft Ihnen, Ihre GRC-Maßnahmen zu skalieren, ohne bei null anfangen zu müssen.

Das Beste daran? Es unterstützt mehr als 20 Compliance-Frameworks und kundenspezifische Programme, die Ihnen helfen, eine starke Sicherheitslage zu schaffen.

6. Kontinuierlich überwachen und verbessern.

GRC ist kein einmaliges Projekt. Führen Sie regelmäßige Überprüfungen, Reviews und Aktualisierungen durch. Risiken entwickeln sich weiter, neue Risiken können auftreten, Vorschriften werden aktualisiert und Ihre Teams wachsen.

Ist es nicht selbstverständlich, dass sich auch Ihre Systeme anpassen sollten? Legen Sie regelmäßige Überprüfungszyklen fest, um Probleme frühzeitig zu beheben, anstatt erst dann, wenn sie Schaden angerichtet haben. Ein zuverlässiges GRC-Tool wie Sprinto hilft Ihnen dabei, stets den Überblick zu behalten. Es zeigt Ihnen, wo die Compliance nachlässt, was aktualisiert werden muss und erleichtert die teamübergreifende Abstimmung. So schaffen Sie ein System, das mit Ihrem Unternehmen wächst, anstatt gegen es anzukämpfen.

Wichtige Rollen und Verantwortlichkeiten im Bereich GRC

Ein GRC-Rahmenwerk ist nur so stark wie die Menschen, die es tragen. GRC ist eine gemeinsame, unternehmensweite Aufgabe, an der Führungskräfte, Compliance-Abteilungen, IT, Rechtsabteilung und Personalabteilung beteiligt sind. Typischerweise ist in einem modernen GRC-Umfeld folgender Bereich für welche Aufgaben verantwortlich: 

Vorstand und Geschäftsführung

Sie legen die strategische Ausrichtung fest und stellen sicher, dass Ihre GRC-Struktur mit den Geschäftszielen übereinstimmt. Die messbaren Vorteile von GRC Das Führungsteam verweist letztendlich darauf, dass dies typischerweise schnellere Prüfzyklen, weniger Kontrollredundanz, eine verbesserte Transparenz der Risiken für den Vorstand und eine klarere Darstellung gegenüber Unternehmenskunden darüber umfasst, wie das Unternehmen seinen Compliance-Verpflichtungen nachkommt. 

Finanzvorstand

Führungskräfte im Finanzbereich gewährleisten die Einhaltung von Finanzvorschriften wie SOX und spielen eine entscheidende Rolle bei der Steuerung des finanziellen Risikos eines Unternehmens.

Risikovorstand

Diese Führungskräfte sind dafür verantwortlich, Bedrohungen zu identifizieren, die Risikobereitschaft festzulegen und Bedrohungen abzumildern. 

Chief Compliance Officer

Die Compliance-Verantwortlichen überwachen die Compliance-Maßnahmen, einschließlich Schulung und Kommunikation, ohne dabei unnötige Bürokratie zu schaffen.

Leitender Informationssicherheitsbeauftragter

CISOs und IT-Leiter kümmern sich um die Risiken auf Systemebene, um die Geschäftskontinuität zu gewährleisten. Dies umfasst Datenschutz, Zugriffskontrollen und kontinuierliche Überwachung.

Rechtliches

Ihr Rechtsteam ist verantwortlich für die Auslegung von Regeln und Verträgen, die Bewältigung regulatorischer Änderungen und die Sicherstellung, dass interne Richtlinien im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen liegen. 

HR

Personalabteilungen tragen durch Schulungen, Verhaltenskodex-Sitzungen und die Sicherstellung der Umsetzung von Richtlinien zum Aufbau einer Compliance-Kultur bei.

Abteilungsleiter 

Die Funktionsleiter sind dafür verantwortlich, das GRC-System in ihren jeweiligen Abteilungen umzusetzen und sicherzustellen, dass ihre Teams den übergeordneten Rahmen einhalten.  

Mitarbeiter

Schließlich wird von den Mitarbeitern im Allgemeinen erwartet, dass sie durch die Einhaltung von Regeln und Richtlinien, die Meldung von Problemen und die Information auf dem Laufenden bleiben ihren Beitrag leisten. 

Beispiele für GRC-Frameworks 

Wenn Sie ein GRC-Framework entwickeln möchten, das auch kritischen Prüfungen standhält, ist es immer hilfreich, auf bewährte Frameworks zurückzugreifen. Hier sind einige der gängigen GRC-Frameworks, die Sie kennen sollten: 

1. COSO ERM

Das Rahmenwerk für unternehmensweites Risikomanagement des Komitees der Trägerorganisationen der Treadway-Kommission konzentriert sich auf die Integration des Risikomanagements in jede Abteilung, Funktion und jeden Prozess. 

Es fördert ein proaktives Risikomanagement und gewährleistet die Ausrichtung auf die Geschäftsziele. 

2. NIST-Rahmenwerk für Cybersicherheit

Das NIST CSF unterteilt Cybersicherheit in fünf Hauptfunktionen: Identifizieren, Schützen, Erkennen, Reagieren und Wiederherstellen. Es eignet sich ideal für Unternehmen, die ihre Sicherheitsprogramme weiterentwickeln möchten. 

3. ISO 31000

Dieser globale Standard bietet Leitlinien für den Umgang mit allen Arten von Risiken, einschließlich strategischer, Reputations-, operativer usw. Risiken. Er bietet eine klare und flexible Möglichkeit, Risiken zu erkennen und zu bewältigen, ohne sie unnötig zu verkomplizieren. 

4. CMMC

Die Zertifizierung nach dem Cybersecurity Maturity Model (CMM) dient dem Aufbau mehrschichtiger Sicherheitsarchitektur. Sie unterstützt Unternehmen, indem sie einen Fahrplan für die Weiterentwicklung ihrer Sicherheitsmaßnahmen bietet – von grundlegenden Cyberhygienemaßnahmen bis hin zu hoch entwickelten Sicherheitsprotokollen.

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Häufig gestellte Fragen