HIPAA-Verstoß: Risiken und Strafen verstehen

Wenn Sie im Gesundheitswesen tätig sind, ist es wichtig, dass Sie den Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) beachten, da Verstöße gegen seine Bestimmungen schwerwiegende Folgen haben können. Mindestens drohen hohe Geldstrafen. In schwereren Fällen können sogar Gefängnisstrafen verhängt werden. 

Das US-Gesundheitsministerium (Department of Health and Human Services, HHS) und das Büro für Bürgerrechte (Office for Civil Rights, OCR ) sind die Hauptverantwortlichen für die Durchsetzung der HIPAA-Bestimmungen.

Daher ist es wichtig, dass Sie diese Regeln verstehen und einhalten. In diesem Artikel erläutern wir, was HIPAA-Verstöße sind, gehen auf die häufigsten Beispiele ein, mit denen Organisationen konfrontiert werden, und erklären, wie Verstöße nach Art der Durchsetzung klassifiziert werden: zivilrechtlich, strafrechtlich und verwaltungsrechtlich.

Was ist ein HIPAA-Verstoß?

Ein Verstoß gegen HIPAA liegt vor, wenn eine betroffene Einrichtung, ein Geschäftspartner oder eine Einzelperson unrechtmäßig Zugriff auf geschützte Gesundheitsdaten (PHI) von Patienten erlangt. Dies führt zu einer Nichteinhaltung der HIPAA-Standards, einem US-amerikanischen Bundesgesetz für Gesundheitsunternehmen. Zu diesen Verstößen können auch unzureichende Mitarbeiterschulungen oder ungenügende Sicherheit der Zugriffsprotokolle gehören.

Jeder Vorfall, der gegen die fünf Grundsätze des HIPAA verstößt, gilt als HIPAA-Verstoß. Der HIPAA enthält fünf Regeln , die Organisationen, die geschützte Gesundheitsdaten (PHI) verarbeiten, einhalten müssen. Jede Organisation, die diese Regeln nicht befolgt, verstößt gegen den HIPAA.

Es gibt natürlich einige Ausnahmen, aber darauf gehen wir später ein. Ein Verstoß gegen das HIPAA-Gesetz kann beispielsweise auch dann vorliegen, wenn Organisationen, die mit Patientendaten arbeiten, mehr Informationen weitergeben, als für die Abwicklung der Transaktion erforderlich sind.

Das Belassen unverschlüsselter Datenbanken stellt nicht automatisch einen Verstoß gegen HIPAA dar, sofern die Verschlüsselung geprüft und eine gleichwertige alternative Schutzmaßnahme dokumentiert wurde. Unverschlüsselte elektronische Gesundheitsdaten (ePHI) erhöhen jedoch das Risiko und die Auswirkungen von Datenschutzverletzungen erheblich. Da die Verschlüsselung eine im Rahmen der Sicherheitsrichtlinie adressierbare Spezifikation ist , wird von Organisationen üblicherweise erwartet, dass sie diese implementieren, es sei denn, sie können eine alternative Maßnahme mit gleichwertigem Schutz begründen und dokumentieren.

Woran erkennt man, ob ein Verstoß gegen HIPAA vorliegt?

Verstöße gegen HIPAA können viele Formen annehmen, aber einige häufige Anzeichen können auf einen möglichen Verstoß hinweisen. 

Hier sind ein paar Dinge, auf die Sie achten sollten:

• Wenn Sie feststellen, dass jemand auf Patientendaten zugreift, zu denen er nicht berechtigt ist, oder wenn Sie eine Beschwerde von einem Patienten erhalten, dass auf seine Daten ohne seine Zustimmung zugegriffen wurde, könnte dies ein Warnsignal für einen Verstoß gegen HIPAA sein.
• Verstöße gegen HIPAA können vorliegen, wenn Patientendaten nicht ordnungsgemäß behandelt werden müssen. Beispielsweise kann es sich um einen HIPAA-Verstoß handeln, wenn Sie beobachten, dass jemand Patientenakten offen herumliegen lässt, sodass sie für jedermann einsehbar sind, oder wenn Sie Patientendaten in einem Müllcontainer oder einer Recyclingtonne finden.
• Wenn es in Ihrer Organisation zu einer Datenschutzverletzung im Zusammenhang mit Patientendaten kommt, erhalten Sie eine entsprechende Benachrichtigung. Diese Benachrichtigung enthält Einzelheiten zum Vorfall, einschließlich der betroffenen Daten und der Anzahl der betroffenen Patienten.
• Patienten können Beschwerden einreichen, wenn sie der Ansicht sind, dass ihre Rechte gemäß HIPAA verletzt wurden. Wenn Sie eine Beschwerde von einem Patienten oder dessen Vertreter erhalten, ist es wichtig, diese ernst zu nehmen und gründlich zu untersuchen.

Die häufigsten HIPAA-Verstöße

Ein Verstoß gegen HIPAA ist ein ernstes Problem. Damit Sie dies in Zukunft vermeiden können, finden Sie hier drei häufige HIPAA-Verstöße, auf die Sie achten sollten:

1. Unzureichende Zugangskontrolle

Laut dem US-Gesundheitsministerium (Department of Health and Human Services ) steht das Fehlen angemessener Zugriffskontrollrichtlinien an erster Stelle der HIPAA-Verstöße.

Organisationen müssen sich verstärkt mit den Risiken der Zugriffskontrolle auseinandersetzen, da Gesundheitsinformationen heutzutage überwiegend in Form von elektronischen Patientenakten (ePHIs) vorliegen. Dies ist unerlässlich, um die Privatsphäre der Patienten zu schützen.

Beispielsweise erfordern digital zugängliche Patientenakten angemessene Sicherheitsmaßnahmen, um zu gewährleisten, dass medizinisches Personal oder Ärzte nicht versehentlich auf geschützte Gesundheitsdaten zugreifen , zu deren Einsicht sie nicht berechtigt sind. Dies könnte zur Offenlegung sensibler Patientendaten führen.

2. Gerätediebstahl

Medizinische Daten sind ein begehrtes Ziel für Cyberkriminelle und stellen eine erhebliche Bedrohung für die Privatsphäre von Patienten dar. Gesundheitseinrichtungen sind häufig mit Gerätediebstählen konfrontiert. Dadurch geraten geschützte Gesundheitsdaten in falsche Hände. 

Wenn Geräte wie Mobiltelefone, Laptops oder USB-Sticks gestohlen werden, können sensible Daten offengelegt werden, wodurch sie anfällig für Cyberkriminalität wie Betrug und Identitätsdiebstahl werden.

Gerätediebstähle sind die Folge unzureichender physischer, Netzwerk- und Datensicherheit in Gesundheitseinrichtungen sowie fehlender geeigneter Richtlinien. Gesundheitseinrichtungen müssen daher strenge Richtlinien zum Schutz von Geräten implementieren, um die Gefährdung von Patientendaten zu verhindern. Dies umfasst:

• Stellen Sie sicher, dass die Geräte über starke Verschlüsselung mit starken Passwörtern
• Begrenzung der Menge an Patientendaten, die auf Mobilgeräten oder Laptops gespeichert werden
• Festlegung klarer Protokolle für die Verwendung und den Transport von Geräten, die PHI enthalten
• Die Mitarbeiter werden dazu angehalten, verlorene oder gestohlene Geräte umgehend zu melden.
• Führen Sie regelmäßig Sicherheitsbewertungen und -audits durch, um etwaige Schwachstellen umgehend zu erkennen und zu beheben.
• Die Implementierung physischer Sicherheitsmaßnahmen wie Zutrittskontrollen mit Ausweisen, Richtlinien für aufgeräumte Schreibtische und Besuchermanagementverfahren soll unbefugten Zugriff auf Geräte und Einrichtungen verhindern.

3. Unsachgemäße Entsorgung von PHI (geschützten Gesundheitsdaten)

Die Nichtbeachtung der ordnungsgemäßen Entsorgung von Patientenakten stellt einen schwerwiegenden Verstoß gegen HIPAA dar, der geahndet werden muss. Auch wenn dies selten vorkommt, kann es dennoch zu empfindlichen Strafen führen.

Beispielsweise wurde die Cornell Prescription Pharmacy mit einer Geldstrafe von sage und schreibe 125,000 Dollar belegt, weil sie bei der Entsorgung von Patientendaten keine ordnungsgemäßen Maßnahmen ergriffen hatte.

Leider ist bekannt, dass Praktikanten und neue Mitarbeiter in Gesundheitseinrichtungen Akten entsorgen, ohne sensible Daten zu vernichten.

Um es zu umgehen:

• Bieten Sie Ihren Mitarbeitern richtige Ausbildung und Richtlinien für die ordnungsgemäße Entsorgung von Krankenakten, einschließlich digitaler Daten
• Führen Sie regelmäßige Prüfungen durch, um sicherzustellen, dass die ordnungsgemäßen Entsorgungsrichtlinien eingehalten werden.
• Weisen Sie einer bestimmten Person oder einem Team die Verantwortung für die sichere Entsorgung von PHI zu.

Weitere häufige Verstöße dieser Art sehen Sie in diesem Video:

Hier finden Sie eine detaillierte Liste mit Beispielen für HIPAA-Verstöße inklusive Fallstudien.

Wie lassen sich HIPAA-Verstöße vermeiden?

Arbeitgeber und Arbeitnehmer verursachen häufig HIPAA-Verstöße aufgrund von Fahrlässigkeit. Diese Fahrlässigkeit ist oft die Folge mangelnder Schulungen zu den HIPAA-Bestimmungen und bewährten Verfahren für alle Mitarbeiter eines Unternehmens.

Dem kann durch die Durchführung regelmäßiger Schulungsprogramme begegnet werden, die die Mitarbeiter über die aktuelle Bedrohungslage und bewährte Verfahren zur fortlaufenden Einhaltung der HIPAA-Bestimmungen informieren.

Um Verstöße gegen HIPAA zu vermeiden, sollten Organisationen Folgendes tun:

• Führen Sie regelmäßig HIPAA-Schulungen für alle Mitarbeiter durch, um das Bewusstsein für die aktuelle Bedrohungslage zu schärfen und sie zur ersten Verteidigungslinie des Unternehmens zu machen.
• Führen Sie regelmäßige HIPAA-Risikobewertungen um zu beurteilen, ob die technischen Sicherheitsvorkehrungen ausreichend sind oder ob zusätzliche Maßnahmen erforderlich sind
• Setzen Sie Verschlüsselung in jeder Phase des PHI-Lebenszyklus ein. Informationen, die in Ihr Unternehmen gelangen und es verlassen, sollten verschlüsselt werden.
• Implementieren Sie Zugriffskontrollen, die nur autorisiertem Personal den Zugriff auf PHI und ePHI ermöglichen.
• Führen Sie beim Ausscheiden eines Mitarbeiters ein gründliches Offboarding durch, einschließlich des Entzugs sämtlicher Systemzugriffe.
• Verwenden Sie eindeutige Benutzer-IDs, um sicherzustellen, dass verdächtige Aktivitäten protokolliert, verfolgt und zugeordnet werden.
• Schützen Sie PHI vor unbefugter Nutzung, sowohl intern als auch extern.
• Benachrichtigen Sie die betroffenen Personen innerhalb von 60 Tagen nach Entdeckung des Datenschutzverstoßes und dessen Auswirkungen.
• Vermeiden Sie die Verwendung von Standard-SMS zum Austausch von PHI und nutzen Sie stattdessen HIPAA-konforme, sichere Messaging-Anwendungen.

Die konsequente Umsetzung all dieser Aspekte in einem wachsenden Unternehmen ist der Punkt, an dem die meisten Compliance-Programme scheitern.

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Was passiert, wenn Sie die HIPAA-Bestimmungen nicht einhalten?

Verstöße gegen HIPAA können erhebliche Geldstrafen, zivilrechtliche Klagen und in schweren Fällen sogar strafrechtliche Anklagen nach sich ziehen. Die Höhe der zivilrechtlichen Geldstrafen richtet sich nach dem Grad des Verschuldens und wird jährlich inflationsbereinigt – eine Struktur, die in der HIPAA-Omnibus-Regel formalisiert wurde . Diese Regelung legte das vierstufige System fest (unwissentlich, begründeter Verdacht, vorsätzliche Unterlassung mit Korrektur, vorsätzliche Unterlassung ohne Korrektur), das von den Aufsichtsbehörden bis heute angewendet wird.

Die aktuellen Strafrahmen richten sich nach 45 CFR §160.404 und dem jährlich aktualisierten Strafrahmen des US-Gesundheitsministeriums (HHS). Organisationen sollten sich für aktuelle Beträge an den jeweils aktuellen HHS-Strafrahmen halten und nicht auf statische Spannen zurückgreifen, die möglicherweise nicht mehr die angepassten Beträge widerspiegeln.

Es ist wichtig zu beachten, dass die HIPAA-Bestimmungen Organisationen zur Wahrung der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von PHI verpflichten. Jeder Verstoß gegen die HIPAA-Bestimmungen kann bei Feststellung im Rahmen von Prüfungen, Untersuchungen oder Beschwerden zu Strafen führen.

Welche vier Stufen von HIPAA-Verstößen gibt es?

Es gibt vier Stufen von HIPAA-Verstößen, die nach dem Grad der Fahrlässigkeit oder Vorsätzlichkeit und dem daraus resultierenden Schaden gestaffelt sind. Zivilrechtliche Geldstrafen werden jährlich inflationsbereinigt. Die folgenden Zahlen geben die inflationsbereinigten Sätze von 2025 mit Gültigkeit ab dem 28. Januar 2026 wieder :

• Stufe 1 – Wissensmangel: Mindestens 145 US-Dollar pro Verstoß, bis zu 36,505.50 US-Dollar pro Verstoß, mit einer jährlichen Obergrenze von 36,505.50 US-Dollar.
• Stufe 2 – Begründeter Grund: Mindestens 1,461 US-Dollar pro Verstoß, bis zu 73,011 US-Dollar pro Verstoß, mit einer jährlichen Obergrenze von 146,053 US-Dollar.
• Stufe 3 — Vorsätzliche Vernachlässigung (korrigiert): Mindestens 14,602 US-Dollar pro Verstoß, bis zu 73,011 US-Dollar pro Verstoß, mit einer jährlichen Obergrenze von 365,052 US-Dollar.
• Stufe 4 – Vorsätzliche Vernachlässigung (nicht innerhalb von 30 Tagen behoben): Mindestens 73,011 US-Dollar pro Verstoß, bis zu 2,190,294 US-Dollar pro Verstoß, mit einer jährlichen Obergrenze von 2,190,294 US-Dollar.

Strafrechtliche Sanktionen bei Verstößen gegen HIPAA

Sprinto hilft Ihnen, Bußgelder wegen Nichteinhaltung der HIPAA-Bestimmungen zu vermeiden.

Als Einrichtung, die mit sensiblen Patienten- und medizinischen Daten arbeitet, ist es unerlässlich, dass Sie die HIPAA-Bestimmungen verstehen und einhalten. Die Folgen einer Nichteinhaltung sind gravierend und umfassen Geldstrafen von bis zu 250,000 US-Dollar, mögliche Haftstrafen sowie zivil- und strafrechtliche Klagen. Deshalb benötigen Sie eine Lösung, die Ihnen hilft, stets auf dem neuesten Stand zu bleiben.

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Häufig gestellte Fragen

1. Woran erkennt man, ob die eigene Organisation gegen HIPAA verstößt?

Als Organisation sollten Sie regelmäßig Risikobewertungen und interne Audits durchführen, um die Einhaltung der HIPAA-Richtlinien sicherzustellen. Diese Maßnahmen decken häufig Verstöße auf. Darüber hinaus ist die Beauftragung eines externen, HIPAA-zertifizierten Auditors zur Überprüfung der Compliance-Situation Ihrer Organisation eine hervorragende Möglichkeit, wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen.

2. Was gilt als Verstoß gegen HIPAA?

Viele Verstöße gegen HIPAA hängen üblicherweise mit dem unbefugten Zugriff auf oder der Weitergabe von Patientendaten zusammen. Zu den Verstößen zählen jedoch auch unzureichende Schulungen des Personals oder eine ungenügende Überwachung der Zugriffsprotokolle.

3. Was ist nicht durch HIPAA geschützt?

Obwohl verschiedene Branchen strengen Vorschriften unterliegen, gilt HIPAA nicht für Hotels, Einzelhandelsgeschäfte, Fluggesellschaften oder Tierarztpraxen. Diese Einrichtungen erfüllen nicht die Definition einer „abgedeckten Stelle“ gemäß HIPAA.

4. Welche Arten von HIPAA-Verstößen gibt es?

Verstöße gegen HIPAA werden in drei Kategorien eingeteilt: administrative, zivilrechtliche und strafrechtliche Verstöße. Das OCR ist die zentrale Behörde für die Durchsetzung zivilrechtlicher Bestimmungen im Zusammenhang mit HIPAA. Es untersucht Beschwerden, führt Compliance-Prüfungen durch und verhängt gegebenenfalls zivilrechtliche Geldstrafen. Stellt das OCR im Rahmen einer Untersuchung Hinweise auf eine mögliche Straftat fest, können diese Fälle dem Justizministerium zur Strafverfolgung vorgelegt werden.

5. Stellt das Verbreiten von Gerüchten einen Verstoß gegen HIPAA dar?

Angenommen, Gerüchte am Arbeitsplatz betreffen eine Person, deren personenbezogene Gesundheitsdaten durch die Datenschutzbestimmungen geschützt sind , und finden am Arbeitsplatz einer Einrichtung oder eines Geschäftspartners statt. In diesem Fall handelt es sich um einen Verstoß gegen HIPAA.