Was ist Datenmapping oder ROPA (Record of Processing Activities)?
Die Datenkartierung ist der erste Schritt, um zu verstehen, wie personenbezogene Daten in Ihrem Unternehmen verarbeitet werden und wie sie fließen. Sie beinhaltet die Erstellung eines allgemeinen Plans, wie Ihr Unternehmen alle gesammelten und gespeicherten Informationen konzipiert, erfasst, verwaltet und verarbeitet.
Dies umfasst: welche Art von personenbezogenen Daten erhoben werden, wo diese Daten gespeichert werden, wie sie genutzt werden und wer Zugriff darauf hat. Mit anderen Worten: Datenmapping bietet einen Überblick darüber, wie Daten innerhalb einer Organisation, einer bestimmten Abteilung oder an Dritte fließen.
Dies ist besonders wichtig beim Umgang mit personenbezogenen Daten, die gesetzlichen Bestimmungen wie der DSGVO oder dem CCPA unterliegen, da es ermöglicht, unveränderte Daten von der Quelle ihrer Erhebung bis zum Ort ihrer Verwendung oder Löschung nachzuverfolgen. Eine übersichtliche Datenlandkarte hilft Unternehmen, Risiken im Zusammenhang mit Datenverlust oder dem Missbrauch sensibler Informationen im Falle einer Datenschutzverletzung zu minimieren.
Das Konzept der ROPA (Records of Processing Activities) basiert auf der Datenabbildung und geht noch einen Schritt weiter, indem es eine präzise Dokumentation der Datenverarbeitung in Ihrem Unternehmen erstellt. Dies gilt insbesondere für Vorschriften wie die DSGVO oder den CCPA, für die eine ROPA vorgeschrieben ist, vor allem für Unternehmen, die große Datenmengen verarbeiten oder mit sensiblen Datenkategorien arbeiten.
Ein ROPA-Dokument ist ein detailliertes Dokument, das einige wichtige Aspekte Ihrer Datenverarbeitungstätigkeiten enthält, darunter die Arten der von Ihnen verarbeiteten personenbezogenen Daten, den Verarbeitungszweck, die Rechtsgrundlage, die Ihnen die Verarbeitung der Daten erlaubt, die Dritten, denen die Daten offengelegt werden sollen (falls erforderlich), und die Dauer, für die verschiedene Arten von Daten aufbewahrt werden.
Darüber hinaus werden die Maßnahmen zur Sicherung dieser Informationen detailliert beschrieben. Dieser Detaillierungsgrad hilft nicht nur beim Nachweis der Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen im Falle von Prüfungen, sondern trägt auch zur Rechenschaftspflicht für die Datenverarbeitung bei und liefert wertvolle Beweise im Falle einer Auditierung.
