9 Grenzen interner Kontrollen und wie man sie mindern kann

Interne Kontrollmechanismen bilden die Grundlage für die Sicherheitsstrategie eines Unternehmens. Sie prägen die Sicherheitsarchitektur des Unternehmens und können oft den entscheidenden Unterschied zwischen einem sicheren und einem angreifbaren Unternehmen ausmachen. 

Eine aktuelle Studie deutet darauf hin, dass etwa 68 % der Wirtschaftskriminalität auf Lücken im internen Kontrollsystem zurückzuführen sind – die Gründe reichen von fehlenden internen Kontrollen über die Umgehung bestehender Kontrollen bis hin zu unzureichenden Überprüfungen durch das Top-Management.

Die obige Statistik verdeutlicht, dass selbst strenge interne Kontrollsysteme nicht unfehlbar sind. Es gibt immer Schwachstellen, die ausgenutzt werden können, wenn sie nicht regelmäßig überprüft und aktualisiert werden. In diesem Beitrag gehen wir näher auf die Grenzen interner Kontrollsysteme ein und zeigen, wie man diese minimieren kann. 

Was sind interne Kontrollen?

Interne Kontrollen sind Prozesse und Maßnahmen, die ein Unternehmen implementiert hat, um betriebliche, finanzielle, rechtliche oder regulatorische Ziele zu erreichen und zu sichern. Es handelt sich um Richtlinien, die vom Vorstand eines Unternehmens entworfen und umgesetzt werden und Verfahren sowie Betriebsabläufe definieren, um Effizienz, Genauigkeit und Struktur zu gewährleisten.

Warum sind interne Kontrollsysteme für Organisationen wichtig?

Interne Kontrollen spielen eine entscheidende Rolle, um sicherzustellen, dass die Organisation für den Umgang mit Sicherheitsbedrohungen gerüstet ist , Risiken minimiert, wichtige Prozesse für die Mitarbeiter definiert und reibungslose Abläufe gewährleistet. Im Folgenden werden die Gründe erläutert, warum interne Kontrollen für eine Organisation von entscheidender Bedeutung sind:

Verbessert Prozesse

Interne Kontrollen sind standardisierte Arbeitsabläufe, die zwei Funktionen erfüllen. Zum einen definieren sie die wichtigsten Rollen und Prozesse für die Mitarbeiter aus operativer Sicht, zum anderen legen sie Best Practices im Bereich der Sicherheit fest. Ein starkes internes Kontrollsystem ist unerlässlich für Unternehmen, die ihre Sicherheit und Effizienz verbessern möchten. 

Bringt Compliance und Sicherheit in Einklang

Jede Organisation definiert individuelle Compliance-Ziele – diese reichen von der Erlangung neuer Compliance-Zertifizierungen bis hin zur Einbeziehung weiterer Systeme und Prozesse in den Compliance-Bereich. Interne Kontrollen bilden das Fundament von Compliance-Programmen. Jede Compliance-Vorschrift beinhaltet spezifische Anforderungen, die durch interne Kontrollen erfüllt werden müssen. Dies gewährleistet nicht nur eine schnellere Einhaltung der Vorschriften, sondern stärkt auch die Sicherheitslage des Unternehmens.

Definiert Rollen und Verantwortlichkeiten

Eine Organisation ist nur so stark wie ihr schwächstes Glied – ihre Mitarbeiter. Interne Kontrollen sind mehr als nur Prozesse. Sie beziehen Mitarbeiter aus allen Bereichen der Organisation mit ein. Interne Kontrollen bieten einer Organisation in zweierlei Hinsicht Vorteile: Zum einen helfen sie Mitarbeitern, bewährte Verfahren zu verstehen und anzuwenden. Zum anderen unterstützen sie Unternehmen dabei, Verantwortlichkeiten und die Aufgabentrennung innerhalb der kurz- und langfristigen Sicherheitsstrategie zu definieren. 

Reduziert Sicherheitsvorfälle

Strenge interne Kontrollmechanismen können das Risiko und die Häufigkeit von Sicherheitsvorfällen deutlich reduzieren. Diese reichen von unbefugtem Zugriff und Datendiebstahl bis hin zu Betrug. Die Integration von Kontrollmechanismen in die langfristige Unternehmensstrategie ermöglicht es Unternehmen, sich durch fundiertere Entscheidungen an die sich wandelnde Bedrohungs- und Risikolandschaft anzupassen.   

Schützt interne Vermögenswerte

Bestimmte Datenarten, wie beispielsweise Karteninhaberinformationen, Gesundheitsdaten und personenbezogene Daten ( PII ), sind sensibler als andere. Organisationen sind verpflichtet, die Sicherheit dieser Daten zu gewährleisten und deren Erfassung, Zugriff und Verarbeitung zu jedem Zeitpunkt einzuschränken. Interne Kontrollen stellen sicher, dass Datenschutzgesetze und Datensicherheitsmaßnahmen während des gesamten Datenlebenszyklus eingehalten werden.

Stärkt das Vertrauen der Interessengruppen 

Stakeholder sind ein entscheidender Bestandteil des Erfolgs jeder Organisation. Ein starkes internes Kontrollsystem trägt wesentlich dazu bei, Kunden und Stakeholdern die Gewissheit zu geben, dass die Organisation Compliance und Datensicherheit gewährleistet. Fehlende oder unzureichende operative Kontrollen hingegen können die Einhaltung regulatorischer Vorgaben erheblich erschweren und disziplinarische Maßnahmen, finanzielle Risiken und Reputationsschäden nach sich ziehen.  

Siehe auch: Beste Software für interne Kontrollsysteme

Die neun dringlichsten Einschränkungen interner Kontrollen

So wichtig interne Kontrollen auch sind, sie weisen Schwächen und inhärente Grenzen auf. Das Verständnis dieser Grenzen ist entscheidend für eine bessere Vorbereitung von Unternehmen, insbesondere bei der Entwicklung der darauf aufbauenden Sicherheitsrichtlinien und -verfahren . Gut formulierte Richtlinien schließen die Lücken, die Kontrollen allein nicht schließen können, indem sie die Regeln für die menschliche Seite festlegen, die Umgehung, Absprachen und Schattenprozesse verhindern. Vor diesem Hintergrund werden im Folgenden die neun wichtigsten Grenzen interner Kontrollen und Möglichkeiten zu deren Minderung vorgestellt:

1. Menschlicher Fehler

Im Hinblick auf Risiken gelten Menschen als das schwächste Glied in der Cybersicherheit. Ein einziger Fehlgriff oder eine Fahrlässigkeit kann das gesamte Kontrollsystem zum Erliegen bringen und es gegenüber bestimmten internen und externen Risiken wirkungslos machen.

Menschliches Versagen minimieren: Menschliches Urteilsvermögen vollständig zu verstehen und menschliche Fehler gänzlich auszuschließen, ist unmöglich. Ein wirksamer Weg, menschliches Versagen zu minimieren, besteht jedoch darin, regelmäßige Schulungen zu Sicherheit und Unternehmensrichtlinien für die Mitarbeitenden anzubieten. So bleibt das Thema Sicherheit stets präsent und bewährte Verfahren werden in die Unternehmenskultur integriert.

2. Kontrollieren Sie tote Winkel

Selbst die sichersten internen Kontrollsysteme können versagen, wenn sie nicht regelmäßig aktualisiert werden. Angesichts der sich ständig weiterentwickelnden Bedrohungslandschaft stellen Schwachstellen in der Compliance und den Kontrollmechanismen eine ernsthafte Gefahr für die Datensicherheit dar. Daher ist es unerlässlich, die richtigen internen Kontrollprozesse einzusetzen, um eine maximale Abdeckung zu gewährleisten.

Kontrolllücken schließen: Die kontinuierliche Überwachung von Kontrollen ist ein wichtiges Instrument, das Unternehmen dabei unterstützt, interne Kontrollen in Echtzeit zu verfolgen und deren Übereinstimmung mit aktuellen Best Practices und Compliance-Anforderungen sicherzustellen. Sie hilft Sicherheitsteams zudem, Anomalien zu erkennen und betrügerische Handlungen zu verhindern.

Das Sprinto Vorteil: Sprinto ist eine hervorragende Lösung für Unternehmen, die eine kontinuierliche Überwachung ihrer IT-Systeme implementieren möchten. Die Plattform unterstützt Sicherheitsteams dabei, sich einen umfassenden Überblick über ihre Kontrollen zu verschaffen und Schwachstellen umgehend zu beheben. Sicherheitsteams werden zudem benachrichtigt, wenn Kontrollen auszufallen drohen, sodass sie in Rekordzeit Gegenmaßnahmen ergreifen und die Kontrollen wiederherstellen können.

3. Übersteuerung durch die Verwaltung

Die meisten internen Richtlinien werden von der Geschäftsleitung formuliert und umgesetzt. Häufig kann die Geschäftsleitung bestimmte Kontrollmechanismen außer Kraft setzen, selbst wenn diese ordnungsgemäß funktionieren. Solche Eingriffe der Geschäftsleitung können gefährlich sein, da sie von persönlichen Vorteilen motiviert sein können. Darüber hinaus können sie zu fehlerhafter Buchführung führen und somit anderen betrügerischen Aktivitäten Tür und Tor öffnen.    

Umgehung von Kontrollmechanismen zu verhindern: Eine sorgfältige Dokumentation der Änderungen ist ein effektives Mittel, um diese nachzuverfolgen und sicherzustellen, dass jede Umgehung von Kontrollmechanismen erfasst wird. Änderungen müssen unter Berücksichtigung der ethischen Werte der gesamten Organisation und der potenziellen Risiken, die mit einer raschen Änderung vorgegebener Richtlinien einhergehen, vorgenommen werden.

4. Interne Bedrohungen und Absprachen unter Mitarbeitern

Idealerweise sollten Mitarbeiter die internen Kontrollverfahren des Unternehmens einhalten. In manchen Fällen kann es jedoch vorkommen, dass Mitarbeiter diese Kontrollen umgehen. Dies geschieht nicht immer in böser Absicht – es kann auch durch Fehlinterpretationen von Geschäftsanforderungen oder der Funktionstrennung geschehen. Es gab aber auch Fälle, in denen Mitarbeiter selbst Schwächen im internen Kontrollsystem aufdeckten und administrative Kontrollen außer Kraft setzten.

Minderung interner Bedrohungen: Interne Bedrohungen lassen sich auf zwei Wegen beseitigen. Ähnlich wie menschliches Versagen können interne Bedrohungen durch ein durchdachtes Mitarbeiterschulungsprogramm eingedämmt werden. Prozessverantwortliche müssen zudem den Schutz von Vermögenswerten und kritischen Systemen gewährleisten, einen umfassenden Genehmigungsprozess implementieren und den Missbrauch von Ressourcen vermeiden.

Lesetipp: Leitfaden für interne Kontrollaktivitäten

5. Beeinträchtigtes Urteilsvermögen

Interne Kontrollsysteme bestimmen im Wesentlichen den Betriebsstil einer Organisation. Es erfordert viel Erfahrung und ein gutes Urteilsvermögen, die Geschäftsanforderungen und Managementvorgaben zu verstehen und in eine entsprechende Kontrollarchitektur umzusetzen. Sich von anderen inspirieren zu lassen, ist zwar hilfreich, doch es gibt keine Universallösung. Die Kontrollziele jeder Organisation sind unterschiedlich und erfordern sorgfältige Überlegung. 

Voreingenommenheit minimieren: Um die Kontrollziele und Geschäftsanforderungen einer Organisation wirklich zu verstehen, sind umfassende Kenntnisse und Expertise unerlässlich. Das Top-Management ist häufig mit der Überwachung unabhängiger Risikobewertungen und Leistungsüberprüfungen beauftragt, um die Wirksamkeit der Kontrollen zu testen und deren systembedingte Einschränkungen zu überwinden. Nur so können die Sicherheitsteams gezielt auf die zu priorisierenden Kontrollaktivitäten ausgerichtet werden.

6. Siloartiges Vorgehen

Die Entwicklung geeigneter interner Kontrollprozesse ist aufwendig – Geschäftsprozesse müssen berücksichtigt werden, die Wartung erfordert sorgfältiges menschliches Urteilsvermögen und die Wirksamkeit administrativer Sicherheitsmaßnahmen muss geprüft werden. Es gibt viele Aspekte zu berücksichtigen, und deren separate Betrachtung kann sich als problematisch erweisen. Siloartiges Arbeiten kann zu Doppelarbeit, Ressourcenverschwendung und inkonsistenten Tests führen.

Um Silodenken zu vermeiden, sind Arbeitsabläufe die Grundlage der Lösung. Es ist entscheidend, dass das obere Management bei der Entwicklung, dem Testen und der Implementierung der richtigen Kontrollmechanismen einen einheitlichen Ansatz verfolgt. Regelmäßige Überprüfungen in Verbindung mit Berichten gewährleisten, dass die Kontrollen effektiv auf die Funktionen abgestimmt sind.

Das Sprinto Vorteil: Sprinto Diese Lösung unterstützt Unternehmen gezielt bei der Einhaltung von Compliance-Vorgaben durch einen systematischen und einheitlichen Ansatz. Die sofort einsatzbereite Lösung integriert sich nahtlos in die bestehende IT-Infrastruktur und maximiert so die Abdeckung. Sie trägt außerdem zur Automatisierung präventiver Kontrollmaßnahmen und Compliance-Prüfungen bei, um die effiziente Funktionsweise der Kontrollen sicherzustellen.

7. Übermäßiger Einsatz interner Kontrollen

Jeder neigt dazu, Entscheidungen zu überanalysieren. Das gilt auch für das Topmanagement. Überzogene Sicherheitsmaßnahmen sind oft die Folge davon, dass die Abläufe und das Risikomanagement des Unternehmens nicht ausreichend analysiert werden. Infolgedessen versucht das Topmanagement möglicherweise, eine Vielzahl von Kontrollen einzuführen, die das Unternehmen nicht benötigt, was zu erheblichen Ineffizienzen führt. 

Übermäßiger Einsatz interner Kontrollen vermeiden: Um den optimalen Kontrollmix zu finden, muss das Top-Management die differenzierten Bedürfnisse des Unternehmens verstehen. Kontrollen lassen sich in kritische und nicht-kritische interne Kontrollen unterteilen und entsprechend implementieren. Überschneidungen müssen geprüft und Kontrollen mit geringem Risiko oder nicht unbedingt notwendige Kontrollen deaktiviert werden. Auch das Änderungsmanagement spielt eine entscheidende Rolle, um den optimalen Punkt zu finden. Jede Änderung des Kontrollumfelds muss schrittweise, messbar und zielgerichtet erfolgen.

8. Technische Schwächen

Die Kontrollen werden auf zwei Ebenen implementiert – physisch auf Hardwarekomponenten sowie virtuell in der Cloud oder über Softwaresysteme. Daher kann jede Fehlkonfiguration in einem System Auswirkungen auf verwandte Kontrollen haben. Fehlende Wartung kann zu Sicherheitslücken führen, deren Behebung viel Zeit in Anspruch nehmen kann.    

Technische Schwächen minimieren: Technische Schwächen lassen sich nur durch die Anwendung bewährter Verfahren umfassend beheben. Zunächst muss sichergestellt werden, dass jede Komponente der Technologieinfrastruktur auf Kompatibilität geprüft wird. Dies erfordert wiederholte Tests, um Fehlkonfigurationen frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Schließlich sollten Wartungsarbeiten nach Möglichkeit regelmäßig durchgeführt werden. Darüber hinaus ist ein klarer Kommunikationsweg erforderlich, um sicherzustellen, dass jegliche Kontrollausfälle alle anderen Abteilungen im Unternehmen effektiv informieren.

9. Murphys Gesetz

So philosophisch es auch klingen mag, manchmal geschehen Dinge, die außerhalb jeglicher Kontrolle liegen. Murphys Gesetz besagt, dass die Natur oft versteckte Fehler begünstigt. Das bedeutet, dass ein einziger Fehlgriff eine Kettenreaktion auslösen kann, die nicht sofort erkennbar ist. Und genau diese Ereignisse sind die verheerendsten. Selbst ein kontrolliertes Umfeld ist nicht vor unvorhergesehenen Ereignissen gefeit. Ein einziger Fehltritt kann das gesamte Kontrollsystem zum Einsturz bringen, und selbst eine gründliche Ursachenanalyse kann wirkungslos bleiben. 

Murphys Gesetz abmildern: Externe Ereignisse sind schwer vorherzusagen. Die einzige Möglichkeit, dies zu verhindern, besteht darin, sich an die Abteilungsabläufe zu halten – sich auf Cyberrisiken vorzubereiten, indem man Kontrollen regelmäßig testet, die korrekten Verfahren befolgt, gründliche interne Audits durchführt und das interne Kontrollsystem jederzeit überwacht.

Denken Sie größer mit Sprinto

Es ist kein Geheimnis, dass Automatisierung zahlreiche Schwächen interner Kontrollsysteme wirksam behebt. Mit einer umfassenden Automatisierungslösung können Unternehmen nicht nur ihre betrieblichen Kontrollen stärken, sondern auch viele Compliance-Aktivitäten automatisieren und sich so auf das Wesentliche konzentrieren. 

Und das ist wo Sprinto kommt in. 

Sprinto ist eine Compliance-Automatisierungsplattform, die Ihnen nicht nur hilft, Schwächen zu kaschieren. Sie unterstützt Sie bei der Abstimmung von Kontrollen auf Rahmenwerksanforderungen, der Automatisierung der Nachweiserfassung und Auditbereitschaft erreichen in Rekordzeit. Und langfristig trägt es auch dazu bei, Kontrollen zu optimieren, mit den sich wandelnden regulatorischen Anforderungen Schritt zu halten und einen nachhaltigen Ansatz für Cybersicherheit zu verfolgen. 

Sind Sie bereit, den nächsten Schritt zu unternehmen?

Häufig gestellte Fragen 

Aus welchen Komponenten besteht das interne Kontrollsystem?

Das interne Kontrollsystem ist eng mit den Managementprozessen verknüpft. Der interne Kontrollrahmen besteht aus fünf Schlüsselkomponenten, die zusammenwirken, um hinreichende Sicherheit dafür zu gewährleisten, dass die Kontrollziele erreicht werden: Risikobewertung, Kontrollumfeld, Kontrollaktivitäten, Kommunikation sowie Überwachung und Leistungsanalyse.

Was sind die wichtigsten Vorteile eines starken internen Kontrollsystems?

Die Ausarbeitung eines soliden internen Kontrollsystems bringt eine Reihe von Vorteilen mit sich, wie zum Beispiel:

• Stärkerer Vermögensschutz
• Klare Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten
• Höhere Stakeholder-Zufriedenheit 
• Stärkere Angleichung an regulatorische und Compliance-Standards
• Verbesserte betriebliche Effizienz
• Erhöhte Transparenz und Rechenschaftspflicht

Worin besteht der Unterschied zwischen harten und weichen Bedienelementen?

Harte Kontrollmechanismen sind physisch beobachtbare und greifbare Maßnahmen wie Richtlinien, Verfahren und die Organisationshierarchie. Weiche Kontrollmechanismen hingegen sind immaterieller Natur und beziehen sich auf Aspekte wie Ethik, Transparenz, Personal, Kultur und Kompetenz.