HIPAA-Regel zur Meldung von Datenschutzverletzungen: Meldung von Datenschutzverletzungen

Der HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) ist ein Bundesgesetz in den Vereinigten Staaten, das vom US-Gesundheitsministerium (Department of Health and Human Services) reguliert wird und die Integrität der geschützten Gesundheitsdaten (Protected Health Information, PHI) von Patienten gewährleisten soll. Die HIPAA-Regel zur Meldung von Datenschutzverletzungen legt die verbindlichen Protokolle fest, die Gesundheitseinrichtungen im Falle einer Datenschutzverletzung befolgen müssen.

Die Umsetzung und Einhaltung der Richtlinien kann schwierig sein, aber ein Verstoß kann zu hohen Verwaltungsstrafen oder strafrechtlichen Anklagen führen.

Wenn Ihre Organisation ihre Richtlinie zur Meldung von Datenschutzverletzungen noch nicht implementiert hat oder ihren bestehenden Rahmen verbessert, hilft Ihnen dieser Artikel, die Regelung zur Meldung von Datenschutzverletzungen, die Strafen bei Nichteinhaltung und einige Tipps zur Einhaltung zu verstehen.

Die HIPAA-Regel zur Meldung von Datenschutzverletzungen gilt für betroffene Einrichtungen (Covered Entities, CE) und Geschäftspartner (Business Associates, BA). Die Anwendung unterscheidet sich jedoch. Betroffene Einrichtungen haften für Datenschutzverletzungen, selbst wenn diese bei einem Geschäftspartner auftreten.

Was besagt die HIPAA-Regel zur Meldung von Datenschutzverletzungen?

Die HIPAA-Regel zur Meldung von Datenschutzverletzungen ist eine der wichtigsten Richtlinien, die festlegt, wie betroffene Patienten benachrichtigt werden müssen, wenn auf ihre geschützten Gesundheitsdaten (PHI) zugegriffen, diese verarbeitet oder offengelegt werden und dadurch ihre Privatsphäre oder Sicherheit gefährdet ist. Die zugehörige HIPAA-Sicherheitsregel ist im selben Compliance-Zyklus einen Schritt früher angesiedelt und definiert die administrativen, physischen und technischen Sicherheitsvorkehrungen, die betroffene Einrichtungen treffen müssen, um Datenschutzverletzungen von vornherein zu verhindern.

Warum sollten Organisationen die HIPAA-Regel zur Meldung von Datenschutzverletzungen befolgen?

Den Aufsichtsbehörden des HIPAA, dem US-Gesundheitsministerium (Department of Health and Human Services, HHS), ist bewusst, dass selbst die sichersten Organisationen mit ihren erstklassigen Sicherheitsmaßnahmen, modernster Technologie und gut ausgebildeten Mitarbeitern manchmal Opfer eines Sicherheitsvorfalls werden. 

Die HIPAA-Regel zur Meldung von Datenschutzverletzungen schreibt die Schritte und Prozesse vor, die Organisationen nach einer Datenschutzverletzung befolgen müssen. Verstöße können hohe Geldstrafen und strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Für eine Organisation, die sensible medizinische Daten verarbeitet, ist es unerlässlich zu wissen, was als Datenschutzverletzung gilt.

Was ist ein Sicherheitsverstoß?

Ein Verstoß ist im Allgemeinen eine unzulässige Nutzung oder Offenlegung gemäß der Datenschutzregel , die die Sicherheit oder den Schutz personenbezogener Gesundheitsdaten gefährdet.

Eine unzulässige Nutzung oder Offenlegung geschützter Gesundheitsdaten wird als Datenschutzverletzung vermutet, es sei denn, die verantwortliche Stelle oder der Geschäftspartner kann nachweisen, dass die Wahrscheinlichkeit einer Gefährdung der geschützten Gesundheitsdaten gering ist, und zwar auf der Grundlage einer Risikobewertung, die mindestens die folgenden Faktoren berücksichtigt:

• Art und Umfang der ungesicherten geschützten Gesundheitsdaten, einschließlich der Arten von Kennungen und die Wahrscheinlichkeit einer erneuten Identifizierung;
• Die unbefugte Person, die die geschützten Gesundheitsdaten verwendet hat oder an die die Offenlegung erfolgte
• Ob die geschützten Gesundheitsdaten erlangt oder eingesehen wurden; und
• In welchem ​​Ausmaß das Risiko für die geschützten Gesundheitsdaten gemindert wurde.

Die häufigsten Beispiele sind:

• Fälle, in denen Organisationen unverschlüsselte Kanäle nutzen, um über PHI (geschützte Gesundheitsdaten) entweder mit einem internen Mitarbeiter oder mit dem Patienten zu sprechen.
• Indem sie Opfer von Phishing-Angriffen werden und Zugangsdaten weitergeben oder geschützte Gesundheitsdaten übermitteln.
• Wenn Organisationen nicht implementieren Schutzmaßnahmen zum Schutz von PHI vor externem und internem Missbrauch.

Dies sind zwar einige gängige Beispiele für Datenschutzverletzungen, doch die Definition einer Datenschutzverletzung nach HIPAA ist differenzierter. Es gibt zahlreiche Szenarien, in denen der unbefugte Zugriff auf geschützte Gesundheitsdaten (PHI) nicht als Datenschutzverletzung gilt. Dieses Thema werden wir jedoch in einem anderen Artikel ausführlicher behandeln.

Anforderungen der HIPAA-Regel zur Meldung von Datenschutzverletzungen

Gemäß der HIPAA-Regel zur Meldung von Datenschutzverletzungen haben Organisationen, die geschützte Gesundheitsdaten (PHI) verarbeiten, 60 Kalendertage Zeit, die betroffenen Personen über die Datenschutzverletzung, deren Komplexität und die zur Minderung unmittelbarer und zukünftiger Risiken ergriffenen Maßnahmen zu informieren. Dies soll sicherstellen, dass die betroffene Person über die Situation informiert ist.

Es ist wichtig zu verstehen, dass die Meldepflicht bei Datenschutzverletzungen für CEs (Certified Executives) und BAs (Business Associates) unterschiedlich gilt. CEs müssen eine Datenschutzverletzung innerhalb von 60 Tagen nach deren Entdeckung dem US-Gesundheitsministerium (HHS) melden, während BAs die Datenschutzverletzung innerhalb von 60 Tagen ihrem jeweiligen CE melden müssen. Der CE entscheidet dann, ob der gemeldete Vorfall als Datenschutzverletzung einzustufen ist und welche weiteren Schritte erforderlich sind.

Hier sind die fünf Schritte, die Organisationen nach einem Sicherheitsvorfall umsetzen müssen:

Schritt 1: Legen Sie einen Zeitplan für die Benachrichtigung über Datenschutzverletzungen fest

Meldungen über HIPAA-Verstöße müssen innerhalb von 60 Tagen nach deren Entdeckung erfolgen. Die einzige Ausnahme von dieser Meldepflicht besteht, wenn die Organisation einer behördlichen Überprüfung unterliegt oder von der Regierung aufgefordert wurde, die betroffenen Personen nicht zu benachrichtigen.

Um die Meldepflichten bei Datenschutzverletzungen zu erfüllen, muss die entsprechende Mitteilung so früh wie möglich versendet werden. Es sind jedoch Fälle bekannt, in denen das US-Gesundheitsministerium (HHS) Organisationen für verspätete Benachrichtigungen bestraft hat, selbst wenn die Nachricht innerhalb der 60-Tage-Frist versendet wurde.

Schritt 2: Die von der Datenschutzverletzung betroffenen Personen informieren

Die Organisation muss allen von der Datenschutzverletzung betroffenen Personen schriftliche Benachrichtigungen zukommen lassen, entweder per Post erster Klasse oder per E-Mail, je nach bevorzugtem Kommunikationskanal des Patienten.

Sie sollten außerdem eine Hotline einrichten, bei der Patienten anrufen können, um zu überprüfen, ob ihre Gesundheitsdaten betroffen sind, und zwar für einen Zeitraum von 90 Tagen nach Entdeckung des Verstoßes.

Das übermittelte Kommuniqué sollte folgende Informationen enthalten:

• Die Art der Daten, auf die über nicht autorisierte Medien zugegriffen wurde
• Wie sich diese Datenschutzverletzung auf Einzelpersonen auswirken könnte und was diese tun müssen, um sich vor den Folgen dieses Vorfalls zu schützen.
• Die Organisation hat Maßnahmen ergriffen, um Schäden zu minimieren und ähnliche Vorfälle in Zukunft zu verhindern.
• Kontaktinformationen der CEs und BAs, damit Einzelpersonen diese kontaktieren können.
  Das Ganze sollte in einfacher und fachsprachfreier Weise präsentiert werden, damit jeder, der dies liest, die Bedeutung verstehen und die möglichen Auswirkungen auf sein eigenes Leben einschätzen kann.

Ein Geschäftspartner muss die verantwortliche Stelle spätestens 60 Tage nach Entdeckung des Verstoßes darüber informieren.

Schritt 3: Benachrichtigung der Medienagenturen über den Verstoß.

Angenommen, der Datenverstoß betrifft mehr als 500 Personen. In diesem Fall sollte das Unternehmen eine öffentliche Mitteilung an die Medien richten und diese bitten, die Nachricht in dem Gebiet, in dem das Unternehmen tätig ist, zu verbreiten. Diese Mitteilung sollte alle Datensätze enthalten.

Organisationen haben ab dem Datum des Vorfalls 60 Kalendertage Zeit, diese Pressemitteilung zu veröffentlichen. Bei Nichteinhaltung drohen hohe Verwaltungsstrafen, strafrechtliche Anklagen oder beides.

Schritt 4: Informieren Sie das Ministerium für Gesundheit und Soziale Dienste.

Neben der Veröffentlichung einer Pressemitteilung muss die Organisation auch den Minister des US-Gesundheitsministeriums über den Verstoß informieren, wenn mehr als 500 Personen betroffen sind.

Wenn weniger als 500 Personen von der Datenschutzverletzung betroffen sind, kann die Organisation das US-Gesundheitsministerium (HHS) jährlich benachrichtigen. Die Benachrichtigung des HHS muss innerhalb von 60 Tagen nach Ende des Kalenderjahres, in dem die Datenschutzverletzung aufgetreten ist, erfolgen.

Angenommen, eine Organisation ist im Oktober von einer Datenschutzverletzung betroffen, die weniger als 500 Personen betrifft. Dann muss das US-Gesundheitsministerium (HHS) innerhalb von 60 Tagen, also bis zum 1. März des Folgejahres, benachrichtigt werden.

Diese Meldung muss über das offizielle Meldetool erfolgen.

Schritt 5: Benachrichtigung über den Verstoß auf der Website anzeigen

Im Falle einer Datenschutzverletzung muss die Organisation, sofern ihr nicht mehr als zehn aktualisierte Kontaktdaten vorliegen, eine entsprechende Mitteilung auf ihrer offiziellen Website veröffentlichen. Diese Mitteilung muss einen Link zu einer Seite mit detaillierten Informationen zur Datenschutzverletzung enthalten.

Diese Benachrichtigung sollte für einen Zeitraum von 90 Tagen aktiv sein.

In einem anderen Szenario, wenn die Organisation nicht über aktuelle Kontaktdaten von weniger als zehn betroffenen Personen verfügt, kann sie alternative Kanäle wie Anrufe oder E-Mails in Betracht ziehen.

Bonus: Wir haben eine von Experten erstellte Checkliste zur HIPAA-Zertifizierung zusammengestellt. Laden Sie sie unten herunter!

Welche Strafe droht bei Missachtung der Meldepflicht bei Datenschutzverletzungen?

Die Strafe für die Nichteinhaltung der HIPAA-Meldepflichten ist hoch. Die Höhe der Strafe wird jedoch vom Office for Civil Rights (OCR) anhand der Schwere des Verstoßes, der Absicht und der von der Organisation ergriffenen Abhilfemaßnahmen festgelegt.

Die mit der HIPAA-Meldepflicht verbundenen Strafen liegen zwischen 200,000 und 400,000 US-Dollar.

Der Sprinto-Weg zur Einhaltung der Vorschriften

Die Nichteinhaltung der HIPAA-Bestimmungen ist mit hohen Kosten verbunden und bindet Zeit und Ressourcen von Unternehmen. Diese Ressourcen könnten besser in die Geschäftsentwicklung und Expansion investiert werden, indem man Verstöße von vornherein verhindert.

Sprinto unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung der HIPAA-Bestimmungen, indem es ihnen die notwendige Transparenz zur Überwachung ihres gesamten Compliance-Status bietet. Im Falle eines Vorfalls gewährleistet Sprinto die Einhaltung der Vorschriften, indem es das zuständige Team regelmäßig über die nächsten Schritte informiert.

Die Eskalationsmatrix von Sprinto wurde speziell entwickelt, um sicherzustellen, dass die Einhaltung der Vorschriften Priorität erhält, indem Prioritätsmaßnahmen, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern, eskaliert werden, um Bußgelder und strafrechtliche Anklagen wegen Nichteinhaltung zu vermeiden.

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Häufig gestellte Fragen