HIPAA-Autorisierung: Gewährleistung der Patientendaten und -einwilligung

Die HIPAA-Autorisierung ist ein wichtiger Bestandteil des Schutzes sensibler Patientendaten. Sie ist erforderlich, wenn personenbezogene Gesundheitsdaten (PHI) für Handlungen verwendet oder weitergegeben werden, die gemäß der HIPAA-Datenschutzregel verboten sind. Als betroffene Einrichtung unterliegen Sie bei Nichteinhaltung dieser HIPAA-Bestimmungen Strafen.

Was ist eine HIPAA-Autorisierung?

Die HIPAA-Autorisierung ist ein Formular, das von einem Patienten ausgefüllt wird und einer Einrichtung, die unter die HIPAA-Richtlinien fällt, die Offenlegung oder Nutzung geschützter Gesundheitsdaten (PHI) gestattet. Sie wird in Fällen verwendet, in denen die Offenlegung der betreffenden Informationen gemäß den HIPAA-Datenschutzbestimmungen nicht zulässig ist.

Hinweis: Eine „Covered Entity“ (CE) im Sinne des HIPAA ist eine Organisation oder Person, die geschützte Gesundheitsdaten (PHI) verarbeitet. Dazu gehören Gesundheitsdienstleister, Krankenkassen und Abrechnungsstellen im Gesundheitswesen. Diese Einrichtungen müssen die Datenschutz-, Sicherheits- und Meldepflichten des HIPAA einhalten.

Patienten müssen das detaillierte HIPAA-Autorisierungsdokument ausfüllen, um der verantwortlichen Stelle die rechtliche Erlaubnis zu erteilen, PHI für Zwecke außer Behandlung, Zahlung, Betrieb oder Weitergabe von Gesundheitsdaten an Dritte zu verwenden.

Das Ausfüllen dieses Dokuments ist zwingend erforderlich, da eine freiwillige Einwilligung nicht ausreicht, um den betroffenen Einrichtungen die Nutzung oder Weitergabe von PHI zu gestatten, es sei denn, es werden die Anforderungen einer gültigen Genehmigung erfüllt. 

Wann ist eine HIPAA-Genehmigung erforderlich?

Die Verordnung zur administrativen Vereinfachung gemäß HIPAA listet die Fälle auf, die eine Genehmigung erfordern: 

Psychologische Notizen

Verantwortliche Einrichtungen benötigen eine Genehmigung zur Offenlegung von Psychotherapie-Aufzeichnungen. Ausnahmen von dieser Regel gelten für Behandlungs-, Abrechnungs-, Betriebs-, Schulungs- und Gerichtsverfahren. Die Ausnahmen für Behandlung, Abrechnung und Betriebsabläufe unterliegen weiterhin der HIPAA-Regel der minimal erforderlichen Datenweitergabe. Diese verpflichtet verantwortliche Einrichtungen, nur die geringstmögliche Menge an geschützten Gesundheitsdaten (PHI) offenzulegen, die zur Erreichung des zulässigen Zwecks erforderlich ist, anstatt der vollständigen Aufzeichnung.

Marketing

Verantwortliche Einrichtungen müssen für Marketingzwecke eine HIPAA-Genehmigung einholen. Sie benötigen außerdem eine Genehmigung, bevor sie geschützte Gesundheitsdaten weitergeben, wenn es sich um deren Verkauf handelt. Ausnahmen gelten für persönliche Gespräche und Werbegeschenke. 

Verkauf von PHI

Für die Weitergabe von Gesundheitsdaten zu Vertriebszwecken, die eine direkte Zahlung durch Dritte beinhaltet, ist eine Genehmigung erforderlich. Wenn beispielsweise ein Pharmaunternehmen einen Gesundheitsdienstleister damit beauftragt, Patienten Werbe-E-Mails zu einem neuen Medikament zu senden, benötigt es das unterzeichnete Genehmigungsformular. 

Wesentliche Elemente des HIPAA-Autorisierungsformulars

Zu den wichtigsten Elementen eines HIPAA-Autorisierungsformulars gehören: 

1. Beschreibung der offengelegten Informationen, wie z. B. Krankenakten, Testergebnisse und Behandlungspläne.
2. Name oder andere identifizierende Informationen der Person, die zur Weitergabe der Gesundheitsdaten berechtigt ist. Dies trägt zu mehr Klarheit und Transparenz bei.
3. Name oder sonstige identifizierende Informationen der Person, die die betroffene Stelle zur Offenlegung ermächtigt hat. 
4. Eine Beschreibung des Zwecks der Nutzung oder Offenlegung. Der Zweck lässt sich üblicherweise in drei Kategorien einteilen: Behandlung, Zahlung und Gesundheitsbetrieb.
5. Ein Ablaufdatum für den Zweck der Offenlegung. Das Ablaufdatum trägt dazu bei, sicherzustellen, dass die Gesundheitsdaten nicht mehr verwendet werden, sobald der Zweck nicht mehr gültig ist. 
6. Unterschrift der Person und Datum der Genehmigung, um sicherzustellen, dass die genehmigende Partei die Bedingungen der Offenlegung versteht. 

Was muss einem HIPAA-Autorisierungsformular hinzugefügt werden?

Ein HIPAA-Autorisierungsformular muss folgende Angaben enthalten: 

• Recht des Einzelnen, die Ermächtigung oder die Ausnahme vom Widerrufsrecht schriftlich zu widerrufen. 
• Die Möglichkeit oder Unfähigkeit, die Offenlegung von PHI für Behandlungs-, Zahlungs- oder Genehmigungszwecke zu gestatten. Es sollte angegeben werden, ob es der verantwortlichen Stelle untersagt ist, Behandlung, Zahlung, Aufnahme oder Leistungsanspruch von der Einwilligung der betroffenen Person abhängig zu machen. Ebenso, wenn die verantwortliche Stelle ist erlaubt Wenn die Behandlung, die Aufnahme in eine Einrichtung oder die Anspruchsberechtigung von der Erteilung der Genehmigung abhängig gemacht werden soll, müssen dem Betroffenen die Konsequenzen einer Verweigerung der Unterschrift klar erläutert werden. 
• Das Autorisierungsformular muss in klarer und einfacher Sprache verfasst sein, um Missverständnisse auszuschließen. 
• Die verantwortliche Stelle muss der betroffenen Person eine Kopie des unterzeichneten Autorisierungsformulars aushändigen. 

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Häufig gestellte Fragen