7 verschiedene Phasen des Lieferantenmanagement-Lebenszyklus

Laut einer aktuellen Gartner-Umfrage gaben 84 % der Mitglieder von Risikokomitees an, dass Lücken im Risikomanagement von Drittanbietern ihre Geschäftstätigkeit erheblich beeinträchtigten. Diese Zahl unterstreicht die entscheidende Bedeutung eines strukturierten Prozesses für das Management von Risiken und Abläufen im Zusammenhang mit externen Anbietern.

Für Organisationen, die bei wichtigen Geschäftsfunktionen auf Drittanbieter angewiesen sind, ist der Aufbau und die Pflege eines robusten Lieferantenmanagement-Lebenszyklus von entscheidender Bedeutung. Ein gut durchdachtes Rahmenwerk minimiert das Risiko von Sicherheitslücken und Betriebsunterbrechungen und schafft die Grundlage für stabile und sichere Lieferantenbeziehungen.

In diesem Leitfaden gehen wir auf die Schlüsselelemente eines effektiven Lieferantenlebenszyklus ein, zeigen bewährte Methoden für dessen Gestaltung auf und erklären, warum er für den Schutz Ihres Unternehmens unerlässlich ist.

Was ist ein Lieferantenmanagement-Lebenszyklus?

Der Lieferantenmanagement-Lebenszyklus beschreibt den gesamten systematischen Rahmen, der festlegt, wie ein Unternehmen seine Beziehungen zu Geschäftspartnern und externen Dienstleistern gestaltet. Der Lebenszyklus beginnt mit dem Vertragsabschluss und dem Onboarding und endet mit der Vertragsbeendigung und dem Offboarding. 

Die Entwicklung und Implementierung eines strukturierten Rahmens für das Lieferantenmanagement unterstützt Sie bei der Überwachung der Lieferantenleistung und der Einhaltung von Compliance-Vorgaben, gewährleistet Transparenz im gesamten Prozess, stärkt die Kundenbeziehungen und steigert die Effizienz. Indem Sie jede Phase als Teil eines umfassenderen Risikomanagements für Drittanbieter betrachten , stellen Sie sicher, dass Entscheidungen bezüglich Onboarding, Scoring und Monitoring auf derselben Risikobewertung basieren und nicht isoliert von Einkauf, Sicherheit oder Rechtsabteilung behandelt werden.

Phasen des Lieferantenmanagement-Lebenszyklus

Unternehmen vernachlässigen häufig das aktive Management ihres Lieferantenlebenszyklus, was zu erheblichen operativen Herausforderungen führt. Im Folgenden erfahren Sie, worauf Sie sich in jeder Phase konzentrieren sollten, um die Lieferantenleistung zu verbessern und den Lebenszyklus zu optimieren.

1. Erstkontakt und Bewertung 

Der erste Schritt im Lieferantenlebenszyklus ist die Evaluierung der Anbieter. In dieser Phase prüfen Sie verschiedene Optionen, um denjenigen zu ermitteln, der am besten zu Ihren individuellen Geschäftsanforderungen passt. Dies umfasst Vor-Ort-Besuche, Umfragen, Bewertungsbögen, Live-Demos und bei einigen Anbietern auch eine Due-Diligence-Prüfung .

Das obere Management und andere wichtige Entscheidungsträger nutzen weitere Aspekte wie Kosten, bisherige Leistung, Reputation, Skalierbarkeit, Peer-Reviews, Kostenbedenken, Servicequalität und andere geschäftskritische Faktoren, um ihre Bewertung abzuschließen.

2. Dokumentenprüfung und Sorgfaltspflicht

Dies ist der zweite Teil der ersten Bewertung. Ihr Team prüft, ob beim Anbieter Probleme bestehen, die zukünftig zu potenziellen Hindernissen führen könnten. Idealerweise sollten Sie die finanzielle Stabilität, den Ruf am Markt, frühere Leistungsprobleme, die operativen Fähigkeiten und die internen Kapazitäten Ihres Lieferanten überprüfen. 

Prüfen Sie Dokumente wie den vollständigen Firmennamen, die Legitimität der Website, die Gewerbeerlaubnis, die Steuernummer, die Registrierungsunterlagen, den Versicherungsschutz und den Verhaltenskodex. Ihr Onboarding-Team ist dafür verantwortlich, mit dem Partner zu kommunizieren und einen reibungslosen Ablauf der Zusammenarbeit zu gewährleisten. Dazu gehört, die Erwartungen an die Stakeholder zu kommunizieren, Schulungsmaterialien, interne Richtlinien und Verfahren bereitzustellen sowie den Zugriff auf die benötigten Systeme zu ermöglichen. 

Sobald beide Parteien den Vertrag unterzeichnet haben, erfassen Sie die Kontaktdaten (E-Mail- und Büroadressen, primäre und sekundäre Ansprechpartner) und dokumentieren Sie diese in Ihren Systemen. Erfassen Sie außerdem die Bankverbindung und vereinbaren Sie die bevorzugte Zahlungsmethode.

3. Konformitäts- und Qualitätsprüfung

Neben der Durchführung einer Due-Diligence-Prüfung ist die Überprüfung der Einhaltung von Vorschriften und der Qualität ein weiterer entscheidender Aspekt bei der Auswahl von Lieferanten. Ihr Partner sollte nicht nur über interne Governance-Prozesse und -Richtlinien verfügen, sondern auch Ihre Compliance-Verpflichtungen und regulatorischen Anforderungen wie ISO 27001, SOC 2 oder HIPAA gut verstehen. 

Beheben Sie etwaige Compliance-Lücken frühzeitig, um spätere Risiken zu minimieren. Stellen Sie sicher, dass Ihre Lieferanten alle Qualitätsanforderungen und -standards erfüllen. Compliance- und Qualitätsprüfungen sind kein einmaliger Punkt auf Ihrer Lieferantenmanagement-Checkliste, sondern ein fortlaufender Prozess, der dazu beiträgt, dass Ihre Lieferanten die Vorschriften einhalten. 

4. Onboarding und Vertragsmanagement

Sobald Sie einen Anbieter ausgewählt und die erforderliche Sorgfaltsprüfung durchgeführt haben, können Sie ihn in Ihr System integrieren. In dieser Phase sollten Sie auf ein Höchstmaß an Transparenz und Verantwortlichkeit sowohl von Ihrer Seite als auch von der Seite des Partners hinarbeiten. 

Stellen Sie während des Onboarding-Prozesses die Teammitglieder des Anbieters Ihren Mitarbeitern vor, die direkt mit ihnen zusammenarbeiten werden. Prüfen und finalisieren Sie alle Vertragsdokumente und Fragebögen und stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind. 

5. Risikobewertung

Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens werden dem Ökosystem neue Tools, Mitarbeiter, Prozesse und Partner hinzugefügt. Dies ist zwar notwendig, um die Wachstumschancen zu erweitern, erhöht aber gleichzeitig das Risiko. 

Neue Anbieter bergen Sicherheitslücken, Compliance-Probleme, rechtliche Risiken und Leistungseinbußen, die sich letztendlich negativ auf Ihr Geschäftsergebnis auswirken. Da Anbieter Zugriff auf Ihre sensiblen Daten haben, ist es unerlässlich, sorgfältig zu prüfen, ob sie über die notwendigen Kontrollmechanismen verfügen, um das Risiko eines Sicherheitsverstoßes zu minimieren. 

Wir empfehlen die Verwendung eines Rahmenwerks für das Drittanbieter-Risikomanagement, um Risiken zu identifizieren und zu minimieren. Ein solches Rahmenwerk hilft Ihnen, jedes mit einem bestimmten Anbieter verbundene Risiko einzuordnen, indem es die Risiken anhand ihrer potenziellen Auswirkungen bewertet. So können Sie Risiken proaktiv auf Basis ihres Schadenspotenzials minimieren.

Ihr Risikomanagement-Rahmenwerk sollte auch TPRM-Richtlinien umfassen . Stellen Sie die Richtlinien vor dem Onboarding-Prozess zur Verfügung und lassen Sie sich von allen Verantwortlichen bestätigen. Die Richtlinien sollten Zweck, Geltungsbereich, Grundsatzerklärung, Compliance-Verpflichtungen und Bereiche der gemeinsamen Verantwortung beinhalten.

Sprinto Die Lösung integriert sich nahtlos in Ihre Cloud und ermöglicht die zentrale Verwaltung aller Anbieter. Sie können damit kritische Risikofaktoren, die auf Ihr Unternehmen zugeschnitten sind, bewerten und ein umfassendes Risikoprofil für jeden Anbieter erstellen. Jetzt Demo anfordern. 

6. Leistungsüberwachung 

Da der Lieferant nun Teil Ihrer Organisation ist, sollten Sie seine Leistung messen und überwachen, genau wie bei internen Mitarbeitern. 

Mithilfe von KPIs (Key Performance Indicators) können Sie bewerten, inwieweit der Lieferant Ihre Erwartungen erfüllt: ob er sie ausreichend erfüllt, hinter ihnen zurückbleibt oder sie übertrifft. Eine Lieferantenbewertung hilft zudem, die Gesamteffizienz zu beurteilen und Kennzahlen wie Problemlösungszeiten, Servicequalität, technische Kompetenzen und die Einhaltung von Vorschriften zu verfolgen. 

Zögern Sie nicht, wertvolles Feedback zu geben und Ihre Bewertung mitzuteilen, damit Ihr Anbieter seine Leistungen verbessern kann. Nutzen Sie einen Feedback-Mechanismus, der den kontinuierlichen Ideenaustausch fördert. Die meisten Anbieter nehmen Feedback ernst und arbeiten an Alternativen, da sie nicht möchten, dass Sie zur Konkurrenz wechseln. 

7. Abmeldung und Kündigung 

Der Lebenszyklus des Lieferantenmanagements endet mit der Beendigung der Geschäftsbeziehung. Dies kann der Fall sein, wenn Ihr Vertrag ausläuft oder Sie sich für einen Wechsel zu einem Mitbewerber entschieden haben. 

In jedem Fall müssen bei der Beendigung des Arbeitsverhältnisses bestimmte Herausforderungen berücksichtigt werden. Während der Vertragslaufzeit hatten Personen außerhalb des Sicherheitsbereichs Ihres Unternehmens Zugriff auf sensible interne Informationen. 

Um Missverständnisse zu vermeiden, kommunizieren Sie die Gründe für die Vertragsbeendigung klar und deutlich und teilen Sie die Kündigungsfrist mit. Legen Sie alle ausstehenden Zahlungen transparent dar, prüfen Sie, ob eine der Parteien ihren vertraglichen Verpflichtungen nicht nachkommen kann, und kontrollieren Sie alle Vertragsklauseln. 

Wenn beide Parteien alle Verpflichtungen erfüllen, wird der Zugriff des Anbieters auf sensible Dateien und Systeme gesperrt. Dieser Prozess variiert je nach Größe des Anbieters; bei Anbietern mit Zugriff auf wenige Systeme kann er einige Tage dauern. Anbieter, die für Ihren Betrieb unerlässlich sind und Zugriffsrechte auf eine Vielzahl von Systemen besitzen, erfordern einen komplexeren und längeren Ausstiegsprozess. 

Wie Sie die Einhaltung der Vorschriften im Umgang mit Lieferanten sicherstellen können

Bei der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern teilen Sie den Zugriff auf kritische Systeme und sensible Dateien mit Personen, die nicht durch Ihre Sicherheitsfirewall geschützt sind. Daher ist die Implementierung strenger Maßnahmen und Kontrollen zur Gewährleistung der Compliance unerlässlich. 

Eine Möglichkeit, die Einhaltung von Compliance-Vorgaben durch Ihren Lieferanten zu überprüfen, besteht darin, ihn nach der Einhaltung gängiger Sicherheitsstandards wie SOC 2 oder ISO 27001 zu fragen. Jeder Geschäftspartner, der mit Ihnen zusammenarbeitet und sensible medizinische Daten verarbeitet, muss HIPAA einhalten. Die Kombination dieser Überprüfung mit einer fortlaufenden Checkliste zum Lieferantenrisikomanagement ermöglicht dem Sicherheitsteam, zentral nachzuverfolgen, welche Nachweise die einzelnen Lieferanten bereits erbracht haben und welche noch ausstehen.

Nutzen Sie ein Risikobewertungssystem, um das von ihnen verursachte Risiko zu beurteilen. Selbstverständlich lohnt sich eine Partnerschaft mit Anbietern mit hohem Risiko nicht, da solche Verträge mehr schaden als nutzen können. Wenn ein Anbieter ein hohes Risiko für Ihr System darstellt, sollte er umgehend Gegenmaßnahmen ergreifen, bevor die Situation zu einem kostspieligen Problem eskaliert. 

Kommunizieren Sie Ihre Erwartungen und internen Compliance-Prozesse, um Ihrem Anbieter einen Einblick in das Umfeld zu geben, in das er sich begibt. Teilen Sie SLAs (Service Level Agreements) und Richtlinien mit, die die Verantwortlichkeiten für Sicherheit und Datenschutz festlegen. 

Sobald ein Anbieter angebunden ist und Zugriff auf Ihre Systeme hat, sollten Sie seine Aktivitäten kontinuierlich auf unbefugten Zugriff oder verdächtige Vorgänge überwachen. Prüfen Sie Compliance-Berichte und Audits und bleiben Sie über wichtige Änderungen, die geschäftskritische Funktionen beeinträchtigen könnten, informiert. Die meisten Teams, die dies in großem Umfang einsetzen, wechseln schließlich von Tabellenkalkulationen zu einer spezialisierten Software für das Drittanbieter-Risikomanagement . Diese Software führt Aktivitätsprotokolle, Kontrollnachweise und Compliance-Bestätigungen des Anbieters in einer stets aktualisierten Ansicht zusammen.

Funktionen für das Lieferantenmanagement für Sicherheitsteams 

Sicherheitsteams stehen häufig vor einer Vielzahl von Herausforderungen bei der Bewertung des gesamten Risikospektrums von Anbietern. Diese Risiken gehen oft über die Informationssicherheit hinaus und umfassen auch operative, Reputations- und Compliance-Risiken. 

Das Fehlen einer einheitlichen Lieferantensicht und eines robusten, umfassenden Risikobewertungsrahmens verschärft diese Probleme. Ohne diese entscheidenden Elemente werden Lieferantenrisikomanagementprogramme (VRM) fragmentiert, fehleranfällig und unfähig, ein genaues Bild der Lieferantenrisiken zu liefern.

Sprinto vereinfacht das Lieferantenrisikomanagement und wandelt einen fragmentierten Prozess in einen effizienten, systematischen Ansatz um. 

Mit Instrumenten zur Bewertung aller Lieferantenrisiken, zur genauen Kategorisierung von Lieferanten und zur frühzeitigen Erkennung potenzieller Bedrohungen, Sprinto Sie können Risiken frühzeitig erkennen und ihnen vorbeugen. Erhalten Sie Echtzeit-Einblicke in die Auswirkungen der Lieferanten-Compliance und erfüllen Sie so Berichts- und regulatorische Anforderungen präzise und einfach.

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Häufig gestellte Fragen