SOC-2-Ausnahmen: Ihre Bedeutung und wie man mit ihnen umgeht

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In Accenture-Risikostudie 202427 % der Risikomanager stuften die Einhaltung von Vorschriften als dringendes Problem ein, und 44 % gaben zu, vor Audits Schwierigkeiten mit der Risikotransparenz zu haben.

Ein Bereich, in dem diese Herausforderungen oft deutlich werden, sind SOC-2-Audits, bei denen selbst geringfügige Lücken im Risikomanagement und in den Kontrollen zu Ausnahmen führen können.

Diese Ausnahmen beziehen sich auf Kontrollmängel, die von Prüfern im Rahmen einer SOC-2-Typ-2-Bewertung festgestellt wurden. Sie resultieren häufig aus unbemerkten Lücken in der Kontrolle des Tagesgeschäfts. Beispiele hierfür sind unterlassene Zugriffsprüfungen, nicht erfasste Lieferantenrisiken oder widersprüchliche Nachweisführung durch verschiedene Teams.

Ein Teil des Problems liegt in der Denkweise.

Viele Unternehmen betrachten SOC-2-Typ-2-Audits immer noch als reine Bestanden/Nicht-Bestanden-Prüfungen, bei denen „Ausnahmen“ als Makel gelten. Doch SOC-2-Ausnahmen sind beherrschbar, wenn man versteht, was sie sind, warum sie auftreten und wie man darauf reagiert.

Im Folgenden werden wir die Ausnahmen gemäß SOC 2 für das Bestehen dieser Prüfungen aufschlüsseln und auch bewährte Vorgehensweisen zur Vermeidung von Verstößen vorstellen.

Was ist eine SOC-2-Ausnahme?

Eine SOC-2-Ausnahme bezeichnet jeden Fall, in dem eine implementierte Kontrollmaßnahme während des Prüfungszeitraums nicht wie vorgesehen funktioniert hat. Sie wird im Prüfbericht vermerkt, sobald der Prüfer Kontrollausnahmen feststellt. 

Diese Ausnahmen können verschiedene Ursachen haben, wie z. B. unvollständige Automatisierung, menschliches Versagen, Prozessänderungen während des Zyklus oder Kontrollen, die nur teilweise implementiert wurden. 

Das bedeutet nicht zwangsläufig, dass Ihr gesamtes Programm fehlerhaft ist, aber es beeinflusst, wie Ihr Auditor Ihre allgemeine Compliance beurteilt.

Arten von SOC-2-Ausnahmen

Das Verständnis der verschiedenen Arten von SOC-2-Ausnahmen hilft, Bedenken abzubauen, indem man sich darauf konzentriert, diejenigen zu vermeiden, die das Prüfungsurteil erheblich beeinflussen können.

Die meisten Ausnahmeflags lassen sich in drei Hauptkategorien einteilen:

1. Kontrolle nicht implementiert

Dies ist der Fall, wenn der Prüfer feststellt, dass eine vorgeschriebene Kontrollmaßnahme während des Prüfungszeitraums nicht umgesetzt wurde.

Eine Ausnahme von der Kontrollregelung liegt beispielsweise dann vor, wenn die Richtlinie vierteljährliche Schwachstellenscans vorschreibt, diese aber nicht durchgeführt wurden.

2. Teilweise umgesetzt

Die bestehenden Kontrollmaßnahmen werden nicht konsequent angewendet. Beispielsweise wurden zwar Schwachstellenscans eingerichtet, aber zwei von vier erforderlichen Scans wurden im Prüfzeitraum versäumt.

3. Test fehlgeschlagen

Dies tritt ein, wenn die implementierte Kontrollmaßnahme während der Testphase versagt. Beispielsweise wurden Zugriffsüberprüfungen durchgeführt, aber ein Benutzer mit übermäßigen Berechtigungen wurde nicht entfernt.

Unterschied: Ausnahme vs. Prüfungsfeststellung

Es gibt verschiedene Prüfungsbegriffe, wie zum Beispiel Prüfungsausnahme, Prüfungsfeststellung oder Prüfung von Kontrollausnahmen. 

Um Missverständnisse zu vermeiden, wollen wir die beiden wichtigsten Punkte genauer betrachten.

• Audit-Ausnahme
  Ein konkreter Fall, in dem eine Kontrollmaßnahme während des Prüfungszeitraums nicht effektiv funktionierte. Es handelt sich um eine faktische Feststellung des Fehlers, die direkt in Ihre Dokumentation einfließt. SOC 2-Bericht.
  
• Prüfungsfeststellungen
  Eine weitergehende Erkenntnis oder Beobachtung des Wirtschaftsprüfers kann beispielsweise das Aufzeigen einer oder mehrerer Ausnahmen oder anderer Risiken oder Schwächen beinhalten. 

Nicht jeder Befund stellt eine Ausnahme dar.

Prüfungsausnahme	Prüfungsfeststellungen
Direkter Kontrollfehler (übersehener Scan, fehlgeschlagene Zugriffsprüfung)	Weiterführende Betrachtungen zu Regelungstechnik, Prozesslücken und wiederkehrenden Problemen
Im Bericht als formale Ausnahme dokumentiert.	Kann eine formale Ausnahme auslösen oder auch nicht.
Hat wesentliche Auswirkungen auf den Prüfungsvermerk	Kann als Leitfaden für Sanierungsmaßnahmen oder zukünftige Prüfungen dienen, hat aber nicht immer Einfluss auf die öffentliche Meinung.

Beispiele für SOC-2-Audit-Ausnahmen

Wir werden einige Beispiele aus der Praxis für SOC-2-Ausnahmen durchgehen, die Ihrem Team helfen können, potenzielle Lücken frühzeitig zu erkennen.

1. Überprüfung des verpassten Zugriffs

Nehmen wir an, Sie haben vierteljährliche Zugriffsüberprüfungen dokumentiert, aber im letzten Jahr nur zwei durchgeführt.

Der Prüfer würde Ihren Kalender überprüfen, Ihre Unterschriftsnachweise prüfen und eine Lücke feststellen, was zu einer Kontrollausnahme gemäß der Sicherheits- oder Vertraulichkeitskriterien.

• Warum es passiert: Kein Alarmmechanismus, keine Urlaubszyklen, keine Personalfluktuation.
• Fix: Automatisieren Sie Kalenderaufgaben und die Erfassung von Nachweisen in Ihrem GRC-Tool.

2. Nicht widerrufener Zugriff nach Beendigung

Ein ehemaliger Mitarbeiter hat noch seit über 15 Tagen aktiven Administratorzugriff auf AWS oder GitHub. Das ist verdächtig, wenn Ihre Richtlinien eine 48-stündige Widerrufsfrist vorsehen.

• Warum es passiert: Die HR- und IT-Systeme sind nicht synchronisiert, oder die Zugriffsdeaktivierung erfolgt manuell.
• Fix: Verbinden Sie HRIS mit IAM und den Offboarding-Prozess automatisieren.

3. Fehlende Schwachstellenscans

Sie haben sich zu monatlichen Scans verpflichtet, diese jedoch aufgrund der Arbeitsbelastung im Januar und Mai ausgelassen. Ihre Scannerprotokolle belegen dies als Testfehler, und es handelt sich um eine nur teilweise implementierte Kontrollmaßnahme.

• Warum es passiert: Vermutlich liegt es an Problemen wie der geteilten Verantwortung innerhalb des DevSecOps-Teams und der Tatsache, dass niemand die Kontrolle allein hat.
• Fix: Weisen Sie die Zuständigkeit zu und richten Sie Scan-Ergebnisprüfungen in Sprinto ein.

4. Keine Nachweise über Mitarbeiterschulungen

Was passiert, wenn Sie Datenschutz und Sicherheitstraining Aber es gibt keine Aufzeichnungen darüber, wer es erfolgreich abgeschlossen hat? Ohne Beweise muss Ihr Prüfer davon ausgehen, dass es nicht stattgefunden hat.

• Warum es passiert: Sich auf Slack/Google Forms anstatt auf ein geeignetes LMS oder ein revisionssicheres System zu verlassen.
• Fix: Einführung von Plattformen zur Erfassung von Bestätigungen, Zeitstempeln und Abschluss.

Wie sich Ausnahmen auf das Prüfungsurteil auswirken

Prüfen Sie, wie Ausnahmen angezeigt werden, wo sie auftreten und wie Sie sie behandeln können. Normalerweise hat die Auswirkung einer Ausnahme zwei Hauptfolgen:

1. Uneingeschränktes (sauberes) Urteil

Das ist ein Ergebnis, das sich jedes Unternehmen wünscht: Es bedeutet, dass der Wirtschaftsprüfer im Prüfungszeitraum keine wesentlichen Kontrollmängel festgestellt hat. Geringfügige Ausnahmen sind möglich. wie eine verpasste Überprüfung, ein unvollständiger Test usw. Aber es wird keine Fragen zur Betriebseffektivität Ihres Kontrollsystems geben.

2. Eingeschränkter Meinungsbericht

Ein eingeschränkter Bestätigungsvermerk bedeutet, dass Ihr Abschlussprüfer eine oder mehrere wesentliche Abweichungen festgestellt hat. Diese stellen so gravierende Mängel dar, dass sie die Beurteilung der Wirksamkeit Ihrer Kontrollen beeinträchtigen. Sie haben die Prüfung nicht nicht bestanden, aber der Bericht enthält nun einen formellen Vorbehalt.

3. Wie Ausnahmen Ihr Prüfungsurteil beeinflussen

Eine Ausnahme beeinträchtigt nicht automatisch das Ergebnis Ihrer Prüfung.

Entscheidend ist, wie die Ausnahme aufgetreten ist, wie weit verbreitet sie in Systemen oder Prozessen ist und welcher Teil Ihrer Umgebung betroffen ist. 

Insbesondere wenn es sich um sensible Daten handelt, und wie effektiv Sie reagiert haben, um die Auswirkungen einzudämmen und die Kontrolle zu demonstrieren.

Dies sind vier wichtige Wege, auf denen Ausnahmen die endgültige Entscheidung beeinflussen.

A. Schweregrad der Kontrollausnahme

Kontrollausnahmen können aus verschiedenen Gründen auftreten.

Das Versäumnis einer vierteljährlichen Zugriffsprüfung kann beispielsweise als Ausnahme mit geringer Schwere eingestuft werden. Wenn Sie jedoch die vierteljährlichen Zugriffsprüfungen nicht eingehalten haben, … NIST-Passwortrichtlinien (Wenn die Multi-Faktor-Authentifizierung nicht für alle Produktionskonten implementiert ist) können Fehler leicht zu einer Ausnahme mit hohem Schweregrad eskalieren. Sicherheits- und Vertraulichkeitskriterien.

B. Häufigkeit und Wiederkehr

Wenn Prüfer auf mehrere einzelne Fehler stoßen, schlagen sie Alarm und weisen darauf hin, dass die Abweichungen mehrere Kontrollbereiche betreffen. Beispielsweise kann das Versäumnis, dieselbe Kontrolle drei Monate in Folge durchzuführen, dazu führen, dass Prüfer dies als systemische Schwäche einstufen.

C. Reaktion während der Prüfung

Die Prüfer achten darauf, wie Sie reagiert haben, als Ausnahmen festgestellt wurden.

Haben Sie das Problem zur Kenntnis genommen, behoben und Prozessänderungen aufgezeigt? Oder dauerte die Klärung wochenlang und wurde schlecht dokumentiert?

Ein Sanierungsplan und Prüfungsbereitschaft Sie beeinflussen, ob die Ausnahme Ihnen zum Verhängnis wird oder lediglich eine Notiz für zukünftige Zyklen darstellt.

Wie reagiert man auf Ausnahmen und wie behebt man sie?

Eine gemeldete SOC2-Ausnahme erfordert den Nachweis von Auditbereitschaft und Prozessreife, um in Echtzeit gegensteuern zu können.

Dies geschieht, wenn Sie:

• Reagieren mit Klarheit und mit Absicht beheben
• Abhilfe schaffen damit es nicht wieder vorkommt.

Wie reagiert man auf eine SOC-2-Ausnahme?

Die Reaktion beginnt, sobald der Prüfer die Abweichung meldet. Erkennen Sie die Lücken an, bewerten Sie das Risiko und wahren Sie das Vertrauen, indem Sie zeigen, dass das Problem verstanden, eingedämmt und bereits behoben wird.

– Anerkennen, nicht abwehren.

Ob es sich um einen Verfahrensfehler oder einen technischen Fehler handelte, benennen Sie ihn. Prüfer wünschen sich Klarheit, vermeiden Sie daher, einen Fehler als Fehlinterpretation umzudeuten.

– Umfang und Auswirkungen aufzeigen

Handelt es sich um einen Einzelfall? Einen Prozessfehler? Einen Konfigurationsfehler in einem nicht kritischen System? Untermauern Sie Ihre Argumentation mit Protokollen, Screenshots, Zeitleisten oder Richtlinienverweisen, um zu beweisen, dass es sich nicht um ein systemisches Problem handelt.

– Skizzieren Sie umgehend die nächsten Schritte.

Schildern Sie Ihre aktuellen Maßnahmen zur erneuten Durchführung der Kontrollmaßnahmen, zur Eingrenzung des Risikos und zur Benachrichtigung der betroffenen Teams. Im nächsten Schritt legen Sie einen Zeitplan für die Behebung des Problems fest.

Wie lässt sich eine SOC-2-Ausnahme beheben?

Die Behebung des Fehlers erfordert die Reparatur der defekten Verbindung in Ihrem Steuerungssystem und die Sicherstellung, dass dieser nicht erneut auftritt. Es handelt sich um einen Schritt von der Schadensbegrenzung hin zu einem ausgereiften Betrieb, der beweist, dass die Ausnahme ein Sonderfall und kein wiederkehrendes Muster war.

– Genau feststellen, was kaputtgegangen ist

Identifizieren Sie das Problem, das zu SOC-2-Ausnahmen führt.

War die Steuerung selbst unklar? Hatte niemand die Verantwortung dafür? Oder wurde die Automatisierung nur teilweise ausgeführt? Solange die Ursache des Fehlers nicht gefunden ist, verzögert eine oberflächliche Behebung lediglich das Auftreten des nächsten Fehlers.

– Die Kontrolle verstärken

Beseitigen Sie Anfälligkeiten, indem Sie Ihre Systemarchitektur optimieren. Passen Sie dazu die Tools an, definieren Sie SLAs neu oder setzen Sie auf Automatisierung, wo immer menschliche Fehler auftreten können.

Die Steuerung sollte so konstruiert sein, dass sie jedes Mal korrekt funktioniert und nicht darauf angewiesen ist, dass sich jemand daran erinnert, was zu tun ist.

– Wiederholen und aufzeichnen

Führen Sie die korrigierte Kontrollmaßnahme erneut durch, erfassen Sie eindeutige Nachweise und dokumentieren Sie genau, was sich wann geändert hat. Dies liefert den Prüfern einen klaren, auf konkreten Maßnahmen und nicht nur auf Absichten basierenden Zeitplan für die Behebung des Mangels.

– Dokumentieren Sie den festen Pfad

Legen Sie alles detailliert dar: Was ist schiefgelaufen, warum ist es passiert, wie haben Sie das Problem gelöst und welche Richtlinienaktualisierungen verhindern es nun. Je präziser Ihr Protokoll der Maßnahmen ist, desto schneller gewinnen Sie das Vertrauen Ihres Wirtschaftsprüfers und Ihres Aufsichtsrats zurück.

Kann man SOC 2 mit Ausnahmen bestehen?

Ja, Sie können die SOC 2 Typ 2-Prüfung mit Ausnahmen bestehen, jedoch nur, wenn diese Ihre Fähigkeit, die Anforderungen zu erfüllen, nicht wesentlich beeinträchtigen. Kriterien für Vertrauensdienste.

Die Prüfer beurteilen Art, Häufigkeit und Auswirkungen von Abweichungen. Einzelne Fehler mit einem klaren Abhilfeplan verhindern in der Regel keinen uneingeschränkten Bestätigungsvermerk. Treten jedoch mehrere Abweichungen auf, die ein Muster erkennen lassen, wie beispielsweise mangelhafte Dokumentation oder ungelöste Risiken, kann dies zu einem eingeschränkten Bestätigungsvermerk führen.

Bewährte Vorgehensweisen zur Vermeidung häufiger Ausnahmen

SOC-2-Ausnahmen häufen sich durch Verzögerungen, die nicht nachverfolgt werden. Die Konzentration auf Produkt- und Vertriebsziele kann dazu führen, dass SOC-2-Ausnahmen in den Hintergrund treten. Um häufige SOC-2-Ausnahmen zu vermeiden, können Sie einige der folgenden Best Practices anwenden.

1. Automatisierung in die Steuerungsausführung integrieren

Aufgaben können übersehen werden, wenn sich jemand an sie erinnern muss. Nutzen Sie Tools, um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren: Schwachstellen-Scans, Zugriffsprüfungen und Beweissammlung.

2. Weisen Sie die Verantwortlichen für die Kontrolle zu und veröffentlichen Sie deren Daten.

Jede Steuerung muss einen Verantwortlichen haben, der jedem bekannt sein sollte. So gibt es im Fehlerfall keine Missverständnisse, da man bereits weiß, wen man kontaktieren muss.

3. Überwachung des Kontrollstatus in Echtzeit

Setzen Sie Dashboards ein, die anzeigen, welche Kontrollen aktiv sind, welche überfällig sind und welche Nachweise fehlen, um frühzeitig Warnsignale zu erkennen.

4. Vierteljährliche Auditproben durchführen

Warten Sie nicht bis zum Schluss, um zu prüfen, ob Sie für ein Audit bereit sind. Wählen Sie stattdessen jedes Quartal eine Reihe wichtiger Kontrollmechanismen aus, testen Sie diese und prüfen Sie die Ergebnisse, um Abweichungen frühzeitig zu erkennen und zu beheben.

5. Notieren Sie, was kaputt geht.

Dokumentieren Sie fehlerhafte Kontrollen, geben Sie an, was sich geändert hat und wie Sie verhindern werden, dass dies erneut passiert, um für die Prüfung bereit zu sein.

Schnellere Verwaltung von SOC-2-Ausnahmen

Der Umgang mit SOC-2-Ausnahmen erfordert, dass Ihr Team weiß, wie es reagiert, was zu beheben ist und wie es dies nachweisen kann.

Sprinto erkennt SOC-2-Ausnahmen in Echtzeit, protokolliert sie automatisch, löst Behebungs-Workflows aus und sammelt während des gesamten Prozesses revisionssichere Nachweise. So wird sichergestellt, dass Ihre Reaktion nicht nur reaktiv, sondern systematisch erfolgt – damit Sie auch dann die Compliance-Vorgaben einhalten, wenn nicht alles planmäßig verläuft.

Kontakt und sehen Sie, wie Ihr Team mit Sprinto schneller reagieren, Fehlerbehebungen nachweisen und sauberere Audits durchführen kann.

Häufig gestellte Fragen

1. Was ist die häufigste SOC-2-Ausnahme?

Zu den häufigsten Ausnahmen zählen verpasste oder verzögerte Zugriffsüberprüfungen und die Nachverfolgung von Schulungsbestätigungen.

2. Führt eine Ausnahme zu einem eingeschränkten Urteil?

Nicht unbedingt. Wenn es sich um einen Einzelfall mit geringem Risiko und guter Behandlung handelt, können Sie trotzdem ein positives Testergebnis erhalten.

3. Worin besteht der Unterschied zwischen SOC-2-Audit-Ausnahmen und -Feststellungen?

Ausnahmen sind spezifische Kontrollversagen. Die Ergebnisse können Ausnahmen oder allgemeinere Beobachtungen zur Risikolage umfassen.

4. Kann die Ausnahme nach dem Prüfungszeitraum behoben werden?

Sie können den Fehler beheben, aber das Ergebnis der Prüfungsperiode ändert sich dadurch nicht. Ihre Korrektur könnte jedoch Einfluss darauf haben, wie der Prüfer den Sachverhalt im Bericht darstellt.

5. Tragen GRC-Tools dazu bei, Ausnahmen zu reduzieren?

Ja. Zwar garantieren sie keine Einhaltung der Vorschriften, aber sie helfen, die Durchführung und die Beweissicherung zu kontrollieren.