Funciones y responsabilidades de la gobernanza de datos: una guía completa

Las organizaciones deben cumplir con diversas normativas y estándares que rigen el uso de datos, como el RGPD, la HIPAA y otros. Por ello, es fundamental comprender las funciones y responsabilidades en la gobernanza de datos para garantizar el cumplimiento.

Nadie define mejor el concepto de gobernanza de datos que Mike Ferguson, de Intelligent Business Strategies.

 “La gobernanza de datos consiste en la coordinación de personas, procesos, políticas y tecnología para definir, descubrir, evaluar, limpiar, integrar y proteger formalmente los activos de datos estructurados y no estructurados a lo largo de su ciclo de vida, con el fin de garantizar que los datos sean comprensibles, fiables y seguros en toda la empresa.” 

Sin embargo, las funciones de gobernanza son fundamentales para el éxito de la estrategia. Nuestra guía de procesos de gobernanza explica cómo establecer las estructuras operativas (cronogramas, prácticas y flujos de trabajo) que permiten que las funciones de gobernanza de datos funcionen eficazmente.

En esta guía, exploraremos las funciones y responsabilidades clave de la gobernanza de datos, proporcionando una comprensión integral de quién hace qué y por qué es importante para su organización.

Funciones y responsabilidades del gobierno de datos

Las funciones y responsabilidades de la gobernanza de datos suelen consistir en un equipo de gobernanza especializado, un comité directivo que actúa como órgano rector y un equipo de administradores de datos. Los administradores de datos supervisan la calidad y gestionan los activos. En los modelos de gobernanza centralizados, descentralizados e híbridos , se determina la ubicación de los administradores de datos dentro de la organización y cómo varían sus responsabilidades según las diferentes estructuras de gobernanza.

Sus responsabilidades incluyen la gestión y mejora de los activos de datos de la organización, el ofrecimiento de conocimientos especializados y el apoyo al desarrollo e implementación de estrategias de datos. Asimismo, contribuyen a perfeccionar el proceso de gobernanza de datos para optimizar su eficacia general. La siguiente sección analizará en detalle todas las funciones y responsabilidades.

Diversas funciones de gobernanza de datos y sus responsabilidades 

Un equipo de gobernanza de datos está compuesto por diversos roles, cada uno importante para crear una cultura centrada en los datos en su organización. Las responsabilidades de gobernanza de datos pueden variar entre organizaciones, pero la siguiente es una guía general.

Función de gobernanza de datos	Responsabilidades
Niveles de soporte	Oficina de Gobernanza de Datos / Equipo del Programa de Gobernanza de DatosSupervisar el desarrollo del programa de gobernanza de datos empresariales. Administrar el programa y diseñar soluciones. Facilitar las reuniones del consejo y proporcionar agendas. Desarrollar materiales educativos y garantizar la garantía de calidad. Establecer y revisar políticas y definir métricas de calidad de datos. Realizar auditorías.
Socios de gobernanza de datos (TI)	Tecnologías de la Información (Expertos en Datos y Expertos en Sistemas)Garantizar la protección/clasificación coherente de los datos. Proteger la infraestructura de TI. Proteger los datos confidenciales. Integrar la gobernanza de datos en los proyectos. Modelar y definir los datos estratégicos. Proporcionar soporte técnico para la calidad y la gobernanza de los datos.
Nivel operacional	Responsables de datos operativos: Definir, producir, usar y administrar datos organizacionales Crear y aprobar definiciones de datos Mantener la integridad y calidad de los datos, clasificar los niveles de acceso a los datos Documentar cuestiones regulatorias/legales Apoyar a otros administradores Comunicar nuevos requisitos Abordar inquietudes/problemas de datos.
Niveles tácticos	Administradores del dominio de datos: Asegurar la calidad de los datos en los dominios, actuar en todas las unidades de negocio. Facilitar la resolución de problemas. Escalar problemas, documentar y comunicar reglas. Participar en grupos tácticos para problemas/proyectos específicos.  Coordinadores de gestión de datosDistribuir normas y reglamentos Documentar y comunicar problemas Identificar responsables operativos Trabajar en equipos tácticos Gestionar la administración de datos
Nivel Estratégico	Consejo de Gobierno de DatosCapacitar en gobernanza de datos, aprobar políticas y marcos, promover prácticas de gobernanza de datos, tomar decisiones estratégicas, identificar roles clave, asesorar sobre gobernanza en materia de gestión de riesgos y cumplimiento normativo.
Nivel ejecutivo	Equipo Directivo Superior / Comité DirectivoPatrocinar y aprobar planes estratégicos. Comunicar las expectativas de gobernanza de datos. Identificar y priorizar iniciativas de calidad de datos.
Otros	Equipo de seguridad de la fecha:Responsable de la seguridad del acceso a los datos y del cumplimiento de la política de privacidad de datos. Gestor de publicación de datos:Responsable de la verificación y publicación del control de calidad de los documentos de nueva creación.

Ahora bien, estas son las funciones y responsabilidades más comunes de un líder en gobernanza de datos, así que profundicemos en el tema.

1. Director de Datos (CDO)

El Director de Datos (CDO) desempeña un papel fundamental en el uso de los datos, considerados por muchos el activo más valioso de su organización. El CDO, un alto ejecutivo, es responsable de la utilización y la gobernanza de los datos en toda la organización.

Las responsabilidades de un CDO incluyen las siguientes:

• Gobernanza: Asesoramiento, supervisión y gestión de datos empresariales.
• OperacionesGarantizar que los datos sean utilizables, estén disponibles y sean eficientes.
• InnovaciónImpulsar la transformación digital, reducir costes y generar ingresos.
• Análisis estadísticos: Proporcionar análisis e informes sobre productos, clientes, operaciones y mercados.

2. Administrador de datos

Los administradores de datos son los héroes anónimos de su programa de gobernanza de datos. Al desempeñar sus funciones principales de gobernanza de datos, supervisan de cerca su implementación y son el primer punto de contacto para los consultores especializados en cuestiones relacionadas con los datos.

Su trabajo, altamente cualificado y principalmente técnico, consiste en garantizar que sus sistemas de datos funcionen de forma óptima y cumplan con las expectativas de gobernanza.

Responsabilidades de un administrador de datos

• En resumen, será responsable de la gestión integral del proceso de gobernanza de datos.
• Actuar como árbitro y tener la potestad de gestionar todos los asuntos relacionados con los datos.
• Verificar el correcto funcionamiento de los sistemas de datos y su cumplimiento con las normas de gobernanza.
• Supervisar las conversiones de datos, evaluar el movimiento de datos y construir arquitecturas de datos.
• Establecer, poner en marcha y mantener una infraestructura de almacenamiento de datos que abarque bases de datos y almacenes de datos.
• Incluir análisis de datos para la toma de decisiones y la gestión de la formación y la incorporación de nuevos usuarios al grupo.
• Garantizar la credibilidad del registro de datos para asegurar la fiabilidad, relevancia y pertinencia de los mismos.

3. Administrador de datos

Un administrador de datos supervisa el uso y la protección de los datos de una organización, además de traducir los aspectos técnicos entre la tecnología y los procesos de negocio. Implementa soluciones de gobernanza de datos que ayudan a las organizaciones a obtener y mantener una gestión de datos adecuada.

Responsabilidades de un administrador de datos

• Satisfacer los requisitos de datos de la comunidad de usuarios
• Acumular, reunir y evaluar cuestiones y problemas basándose en los hechos.
• Es aconsejable delegar las funciones de supervisión en relación con el tema o la línea de negocio.
• Alinear las funciones de administración con los límites de las Entidades de Datos Clave (KDE, por sus siglas en inglés) en los casos de Gestión de Datos Maestros (MDM, por sus siglas en inglés).
• También es importante comunicar las preocupaciones más importantes a las personas que puedan verse afectadas.
• Estandarizar las definiciones, reglas y descripciones de los datos para proporcionar contexto a los activos de datos.
• Garantizar que la calidad y los estándares de los datos se evalúen, controlen y verifiquen en toda la empresa.
• Adoptar las mejores prácticas de gobernanza de la seguridad de los datos para integrarlas con los objetivos, políticas, normas y regulaciones de gobernanza.
• Identificar y clasificar los niveles de acceso a los datos, garantizando que los usuarios empresariales adecuados puedan acceder a los datos necesarios.

4. Custodio de datos

Un modelador de datos o desarrollador ETL, responsable de la custodia de datos, se encarga de mantener las bases de datos de la organización, ponerlas a disposición y protegerlas. Sus responsabilidades incluyen:

Las responsabilidades de un custodio de datos incluyen:

• Autorizar y controlar el acceso a los datos
• Determinación del responsable de los datos para cada tipo de dato.
• Mantener los procesos discursivos para que los datos se mantengan
• Colaboración con los responsables de datos para abordar los problemas de calidad de los datos.
• Implementar controles técnicos para salvaguardar los datos.
• Verificación de la coherencia de los datos con la ayuda de un modelo de datos común.
• Mantener copias de seguridad de los datos maestros, así como documentar el proceso de actualizaciones.
• Considerando la implementación del proceso de gestión de cambios en el mantenimiento de la base de datos

5. Comité de Gobernanza de Datos

El comité de gobernanza de datos es responsable de garantizar que las necesidades, demandas e inquietudes de las organizaciones en materia de datos y sus actividades relacionadas sean coherentes a lo largo de sus diversos ciclos de vida. Por lo general, las organizaciones tienen dos responsabilidades dentro de este comité: la primera se conoce como Gestión Estratégica de Datos, mientras que la segunda se considera Gestión Táctica de Datos.

El comité de Gestión Estratégica de Datos incluye los cargos de Director de Datos (CDO), Consejo de Gobernanza de Datos y Equipo Directivo Superior / Comité Directivo.

La gestión táctica de datos incluye las normas de la Oficina de Gobernanza de Datos / Equipo del Programa de Gobernanza de Datos, los Socios de Gobernanza de Datos, los Responsables Operacionales de Datos y los Responsables del Dominio de Datos: garantizar la calidad de los datos en todas las unidades de negocio, facilitar la resolución de problemas y participar en grupos tácticos.

Las responsabilidades de un comité de gobernanza de datos incluyen:

• Abordar las políticas, estándares, procesos y otros requisitos de gobernanza de datos.
• Control y aplicación de las normas de gobernanza de datos
• Proporcionar un marco para una comunicación y colaboración efectivas entre el departamento de TI y las unidades de negocio.
• Supervisar diversos tipos de políticas o estrategias de gestión de datos que aborden los procesos de aprobación.
• Sugerencias y recomendaciones sobre actividades relacionadas con la calidad de los datos.
• Alinear los requisitos, prioridades y problemas de datos entre diferentes entidades.
• Resolución de disputas relacionadas con la gobernanza de datos
• Modificar las políticas según sea necesario
• Coordinar cuestiones generales y específicas relacionadas con la estrategia de datos.

¿Cómo se asignan las responsabilidades al equipo de gobernanza de datos?

Asignar responsabilidades al equipo de gobernanza de datos es fundamental para garantizar que todos sepan qué deben hacer. Esto ayuda a mantener el orden y asegura una buena gestión de los datos.

Sin embargo, asignar responsabilidades a un equipo de gobernanza de datos implica varios pasos clave para garantizar la claridad y la eficacia:

1. Definir roles

Los roles dentro de la gobernanza de datos sientan las bases para una gestión eficaz de los activos y las actividades relacionadas con los datos en toda la organización. Cada rol especifica responsabilidades, lo que garantiza una clara rendición de cuentas, la consulta con las partes interesadas y la información a todos los involucrados sobre las tareas pertinentes relacionadas con los datos.

En una pequeña empresa tecnológica emergente, los roles en gobernanza de datos podrían verse así:

• Administrador de datos: Responsable de mantener la calidad de los datos en las bases de datos de clientes y de garantizar el cumplimiento de la normativa de protección de datos.
• Administrador de datosGestiona la infraestructura de la base de datos, garantizando la accesibilidad y la seguridad de los datos para el equipo de desarrollo.
• CDOSupervisa la estrategia general de datos, alineando las iniciativas de datos con los objetivos comerciales para impulsar el crecimiento y la innovación.

2. Identificar responsabilidades

El siguiente paso es asignar responsabilidades a estos roles. Por lo general, el Director de Datos (CDO) lidera la supervisión de las iniciativas de gobernanza de datos. Su principal responsabilidad es garantizar que las políticas de datos respalden los objetivos estratégicos de la organización.

Esto implica definir tareas y responsabilidades claras para cada puesto, a fin de garantizar que contribuyan eficazmente al logro de los objetivos de gobernanza de datos.

3. Compatibilidad entre habilidades y experiencia

El siguiente paso tras identificar las responsabilidades es asignarlas a las personas con las habilidades y la experiencia adecuadas. Por ejemplo, alguien con experiencia en gestión de la calidad de los datos se centraría en garantizar la precisión de los datos en toda la organización. 

De esta forma, cada miembro del equipo podrá encargarse de las tareas para las que está mejor capacitado, y la gobernanza de datos se desarrollará correctamente.

4. Establecer la rendición de cuentas

Este paso define claramente quién es responsable de cada tarea o área específica de gestión de datos. Por ejemplo, el Director de Datos podría ser responsable de la estrategia general de datos y del cumplimiento de las políticas de datos dentro del equipo de gobernanza de datos de la empresa. 

Por su parte, un responsable de datos podría encargarse de garantizar la calidad e integridad de los datos de los clientes utilizados en las campañas de marketing. 

¿Puedes apreciar la claridad aquí? Esto garantiza que cada aspecto de tu gobernanza de datos tenga un responsable específico que pueda ser considerado responsable de su éxito y resultados.

Una herramienta GRC como Sprinto te ayuda a gestionar la gobernanza de proyectos de forma más eficaz, permitiéndote visualizar todas las tareas de gobernanza y comprender su impacto. Sprinto te permite asignar responsables claros a cada tarea y realizar un seguimiento en función de los resultados de las comprobaciones. Esto garantiza que todos los aspectos de la gobernanza de datos se supervisen y gestionen de la mejor manera posible.

En resumen, con Sprinto puedes mantener altos estándares de datos con menos esfuerzo.

5. Proporcionar capacitación

Para garantizar que su equipo de gobernanza de datos comprenda eficazmente sus funciones y responsabilidades, proporcióneles formación y recursos. 

Por ejemplo, una empresa de servicios financieros implementa un programa en el que el Director de Datos se asegura de que los responsables de datos reciban capacitación sobre calidad y cumplimiento normativo. Asisten a talleres y obtienen certificaciones. 

Es necesario ofrecer apoyo continuo con directrices actualizadas, sesiones de formación periódicas y tutorías. De esta forma, su equipo de gobernanza de datos podrá mantener altos estándares de datos.

Ventaja de Sprinto: Los módulos de capacitación en seguridad integrados de Sprinto y la capacidad de lanzar campañas de capacitación personalizadas según sea necesario hacen que lograr y mantener el cumplimiento normativo sea sencillo y mucho menos caótico.

¿Cómo puede ayudar Sprinto?

Crear una cultura basada en datos requiere un programa sólido de gobernanza de datos para supervisar la calidad, la seguridad y el cumplimiento normativo de los mismos. Sin embargo, desarrollar un programa de este tipo exige un equipo capacitado con funciones y responsabilidades diversas. Incluso con miembros de equipo competentes, gestionar todo manualmente puede resultar abrumador.

Aquí es donde entra en juego Sprinto, la plataforma de automatización GRC. Es la solución ideal para optimizar los procesos y automatizar tareas repetitivas, reduciendo la carga de trabajo de tu equipo. Sprinto supervisa tu sistema para detectar infracciones de políticas, automatiza acciones para abordar riesgos en la nube y proporciona alertas ante problemas de incumplimiento. 

Es una herramienta sofisticada y automatizada diseñada para aligerar tu carga de trabajo.

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Sprinto gestiona las políticas y no deja ningún detalle al azar. Identifica y mitiga los riesgos con precisión y activa alertas ante incumplimientos. Además, ofrece un módulo de capacitación para formar a los empleados en gobernanza de datos, uno de los aspectos más importantes de la gobernanza en general, todo ello sin intervención manual.

Si busca implementar una gobernanza de acceso a datos de primer nivel para su ecosistema de datos, al tiempo que promueve la democratización de los datos, considere probar Sprinto.

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