Los mejores cursos de formación sobre el RGPD para crear una cultura de cumplimiento.

¿Su empresa maneja datos personales de clientes potenciales en el Espacio Económico Europeo (EEE)? ¿Desea obtener la certificación del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)? Su búsqueda de cursos de formación sobre el RGPD para que su empresa cumpla con la normativa termina aquí.

La responsabilidad de cumplir con la normativa recae no solo en los equipos de cumplimiento del RGPD y de tecnología, sino también en todos los empleados de la organización.

El RGPD de la UE no proporciona un programa de formación que las empresas puedan seguir al pie de la letra. Por lo tanto, resulta fundamental que las organizaciones adopten un programa de formación básico que abarque los principios fundamentales de la implementación de la seguridad a nivel de entidad del RGPD, la recopilación y el procesamiento de datos, y los escenarios de violación de datos, entre otros.

En este artículo profundizamos en:

• ¿Qué es GDPR?
• Por qué es esencial la formación en RGPD
• Alcance de la formación en cumplimiento del RGPD
• Las mejores prácticas que podrías incluir en el programa de formación sobre el cumplimiento del RGPD de tu empresa.

¿Qué es GDPR? 

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es una ley de privacidad y seguridad de datos regulada por la Unión Europea (UE) para salvaguardar los derechos de privacidad de datos digitales de sus ciudadanos. La Fundación RGPD es la versión más reciente de la Directiva de Protección de Datos, lanzada en 1995 para reforzar el marco de seguridad. La Fundación RGPD se publicó en 2018.

El RGPD de la UE protege la información personal de las personas otorgándoles mayor poder para decidir cómo y en qué medida se comparten sus datos.

Las organizaciones ahora deberán cumplir con leyes más estrictas para proteger los datos personales de las personas en el Espacio Económico Europeo (EEE). Además, están obligadas a mostrar públicamente información sobre cómo pretenden protegerlos en su Política de Privacidad del RGPD.

A medida que una organización busca cumplir con el RGPD, su personal debe recibir capacitación para lidiar con los matices que puedan surgir al manejar los datos de los usuarios.  

Ámbito de aplicación del RGPD Entrenamiento de cumplimiento

Un buen curso de formación sobre el RGPD ayuda a las organizaciones a garantizar que no infrinjan la normativa establecida por la ley del RGPD, siguiendo las mejores prácticas en las siguientes áreas.

1. Saber cuándo y dónde se aplica el RGPD:

El cumplimiento del RGPD es un proceso continuo, y es fundamental saber a quién se aplica . Los procedimientos que aquí se recomiendan tienen como objetivo ayudarle a mantener dicho cumplimiento de forma constante.

Asimismo, cualquier empleado que maneje datos personales de ciudadanos de la UE debe recibir formación sobre el ámbito geográfico del RGPD.

2. Cumplir con los seis principios fundamentales del RGPD.

• Información personal: Los fundamentos que definen los datos privados en el RGPD están sujetos a interpretación. Atributos de datos como el género y el historial médico se consideran sensibles. Si algún conjunto de datos incluye información sobre antecedentes penales, se recomienda un enfoque más riguroso para su protección.

• Procesar datos: Sea justo, legal y transparente.: Un buen programa equipa a todo el personal de una organización con la información que necesitan para procesar datos del RGPD De forma justa y legal. Cuando el usuario ejerce su derecho a retirar su información, el responsable del tratamiento (la organización en cuestión) debe ser transparente respecto a su solicitud de tratamiento.

• Defina su propósito: Al recopilar datos de usuario, es imprescindible que exprese su intención sobre cómo y dónde utilizará esos datos. 

• Recolectar DatosCon la formación en cumplimiento del RGPD, los empleados pueden aprender a recopilar datos correctamente. Es fundamental que las empresas recopilen únicamente la información necesaria para la finalidad indicada.

• Precisión y almacenamiento de datos: Los empleados deben recibir capacitación para mantener la exactitud y autenticidad de los datos que recopilan. Antes de recopilar datos, es fundamental que las organizaciones declaren públicamente el propósito de su recopilación y la finalidad de su uso. En los casos en que las organizaciones tengan previsto almacenar datos personales durante períodos prolongados, se debe indicar el plazo extendido y el motivo de dicha extensión.

• Integridad en la protección de datos: Deben establecerse medidas de seguridad para garantizar que los datos recopilados no se utilicen para fines no autorizados.

3. Protección de los derechos de los interesados

En este contexto, a la persona cuyos datos personales se recopilan se le denomina interesado. Un buen programa de capacitación en protección de datos instruye a los empleados sobre la forma correcta de procesar los datos, respetando los ocho derechos del interesado.

4) Cumplir con el RGPD como responsable del tratamiento:

Como responsable del tratamiento de datos, es fundamental que su organización esté capacitada en las metodologías adecuadas para procesar la información correctamente. Con la formación en cumplimiento del RGPD, los responsables del tratamiento pueden proteger la integridad de los datos personales y, al mismo tiempo, defender los derechos de los usuarios (interesados).

Estas son las cuatro cosas que un responsable del tratamiento de datos debe hacer para cumplir con la normativa:

1. Un controlador debe ser transparente sobre los datos que están recopilando, su intención de utilizarlos y el tiempo durante el cual los almacenarían.
   
2. Todos los datos deben almacenarse de forma que sean fácilmente transferibles cuando se soliciten.
   
3. Para cumplir con el RGPD, el responsable del tratamiento debe poder demostrar las medidas de seguridad que ha implementado para la protección de datos. Asimismo, debe conservar todos los registros de cuándo se accedió a los datos.
   
4. El controlador debe tener información válida y detallada Cláusulas Contractuales Estándar (CCE) en colaboración con sus procesadores y subprocesadores para garantizar que los datos compartidos con sus proveedores se utilicen para el fin previsto.  

5) Cumplir con el RGPD como Procesador de Datos:

Si eres un subencargado del tratamiento, debes cumplir con el RGPD al igual que los responsables del tratamiento. Como un responsable del tratamiento, debes ser transparente, almacenar los datos de la forma prescrita, proteger la información privada y contar con contratos contractuales tipo válidos con tus proveedores.

6) Recopilación de datos:

Recopilar datos correctamente es uno de los seis principios fundamentales de la Fundación GDPR. Si bien el proceso de recopilación de datos está ampliamente automatizado, los empleados deben recibir capacitación tanto en métodos automáticos como manuales.

Al recopilar datos, los responsables del tratamiento deben seguir estas prácticas para cumplir con la normativa:

• Mantener informado al interesado cuando se recopilan sus datos.

• Asegúrese de que sus procesos de recopilación de datos, tanto automatizados como manuales, cumplan con las directrices del RGPD.

• Los sujetos de datos Consentimiento de cookies del RGPD en cuanto a la recopilación de datos. Deben ser informados de los detalles de los datos recopilados, la finalidad de su uso y el período durante el cual se almacenarán.

• Los empleados involucrados en el proceso de recopilación de datos deben realizar las debidas diligencias para asegurarse de que su interés en recopilar datos sea válido y no contravenga las normas del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). 
  

Un buen programa de formación básica se esfuerza por desarrollar estos aspectos orientados al cumplimiento normativo de manera que fomente un comportamiento a favor del cumplimiento por parte de los empleados, en lugar de recibirlos como mandatos de la alta dirección.

7) Almacenamiento de datos privados

El almacenamiento y procesamiento seguro de la información privada es esencial para cualquier responsable o encargado del tratamiento. Los empleados encargados de estas actividades deben respetar los datos y los derechos del titular de los datos mediante:

• Prevenir el acceso no autorizado a los datos mediante el cifrado consistente de los conjuntos de datos.
  
• Utilizar sistemas de gestión de contraseñas para garantizar que todas las contraseñas de los sistemas críticos sean robustas y no puedan ser vulneradas fácilmente.
  
• Ignorar la seguridad física de los datos constituye una infracción. Los empleados deben recibir capacitación sobre cómo mantener un escritorio ordenado y garantizar que todo acceso no autorizado a computadoras y dispositivos USB prevenga el robo de datos.
  
• Mantener registros administrativos para documentar el acceso a datos privados según el rol del usuario es una buena práctica de seguridad. En caso de una filtración de datos, esto ayudará a identificar el origen y a implementar medidas de seguridad inmediatas para solucionar el problema.
  
• Todas las partes involucradas en una transferencia de datos deben estar legalmente autorizadas para desempeñar su función.

Por ejemplo , si un responsable del tratamiento transfiere datos a un encargado del tratamiento, ambas partes deben cumplir con el RGPD para iniciar la transferencia de datos.

8) Violación de datos

Los empleados con cargos directivos deben recibir formación sobre cómo actuar durante una filtración de datos. 

Los tres puntos críticos de la gestión de incidentes incluyen:

• En caso de una brecha de seguridad, el empleado que ocupe este puesto deberá informar del incidente a las autoridades supervisoras en un plazo de 72 horas. Asimismo, deberá presentar un informe sobre la naturaleza de la brecha y las medidas adoptadas para mitigar los daños. 
  
• Estas autoridades de supervisión examinarán los detalles de la infracción y dictaminarán sobre los pasos a seguir por el responsable del tratamiento (sanciones, multas, etc.).
  
• Es responsabilidad de la organización informar a todos los titulares de datos afectados por la filtración y sobre las posibles consecuencias para sus datos y su futuro.

Por qué es importante la formación de los empleados en materia del RGPD

Cumplir con el RGPD es un esfuerzo que involucra a toda la empresa y que todos los departamentos deben cumplir. Esta tarea puede resultar abrumadora, pero existen muchas metodologías divertidas que puedes adoptar para convertirla en una actividad interesante e integrarla en la cultura de tu empresa.

La formación en RGPD para los empleados sienta las bases para una postura segura y sólida que cumpla con el RGPD, priorizando la seguridad en todos los empleados. Esta inclusión desempeña un papel fundamental en la eliminación de vulnerabilidades que podrían surgir a gran escala.

Hemos enumerado cinco razones principales por las que la formación en RGPD para empleados puede beneficiar a su empresa:

1) Documentación disponible:

Mantener actualizada la documentación de cumplimiento de su organización es uno de los requisitos fundamentales de la lista de verificación del RGPD . La realización de sesiones de capacitación periódicas para toda la organización garantiza que todos sus empleados, independientemente de su equipo, cumplan con el RGPD y documenten las mejores prácticas y las medidas de seguridad que aplican regularmente.

Esta documentación puede ser útil en caso de una violación de datos, servir como prueba del cumplimiento de su empresa con el RGPD y ayudar a reducir o eliminar las multas posteriores que pudieran derivarse.

2) Concienciación sobre ciberseguridad:

Los módulos de formación sobre protección de datos del RGPD incluyen información sobre vulnerabilidades de ciberseguridad y buenas prácticas para minimizar este tipo de incidentes.

Estos módulos de capacitación pueden modificarse aún más para que funcionen a nivel de equipo, con el fin de reducir la dependencia y maximizar la eficiencia.

3) Reducir los casos de error humano:

Según una encuesta de Gartner, el 90 % de las vulnerabilidades se deben a errores humanos. Con los cursos de formación sobre el RGPD, las organizaciones profundizan en los errores humanos más comunes e implementan medidas para minimizar su incidencia.

4) Identificación de los derechos de acceso del interesado a los datos (DSAR, por sus siglas en inglés)

Según el artículo 15 del RGPD , en virtud de las solicitudes de acceso a los datos personales, todo usuario tiene derecho a saber qué datos posee un responsable del tratamiento, con quién se comparten y durante cuánto tiempo se almacenarán. Los empleadores deben responder en plazos estrictos. Este tipo de consultas suelen dirigirse al servicio de atención al cliente de la organización. Contar con un módulo de formación sobre el RGPD para los empleados les ayuda a identificar estas solicitudes y a comprender que se trata de casos en los que los interesados ​​ejercen sus derechos. Esto les permite responder con eficacia.

¿Qué características definen un buen curso de formación sobre el RGPD?

Los cursos de formación sobre el RGPD incluyen:

1) Una introducción completa al RGPD de la UE y por qué es importante cumplirlo.

2) Una explicación de los principios de protección de datos y cómo puede aprovechar las mejores prácticas para garantizar su integridad.

3) Los derechos de los interesados

4) Introducción a los conceptos de "Controlador" y "Encargado del tratamiento" y qué deben hacer para garantizar la seguridad de los datos de forma continua.

5) Un enfoque integrado que priorice la seguridad en la protección de datos en todas las organizaciones.

6) Identificar los errores humanos más comunes que se producen en un entorno empresarial e introducir métodos para evitar que se repitan los mismos errores.

7) Hacer hincapié en la participación de los empleados para mantener el cumplimiento normativo, en lugar de considerar el RGPD como una actividad técnica/legal.

8) Conocimiento de cuándo y dónde se aplica el RGPD y de los métodos y políticas que deben seguirse para garantizar el cumplimiento continuo.

Lista de cursos de formación sobre el RGPD que recomendamos.

En internet hay muchísimos cursos disponibles entre los que elegir para empezar tu formación sobre el RGPD. 

Aquí hemos enumerado algunos cursos que abordan aspectos específicos del cumplimiento del RGPD y que podrían facilitarle el proceso de cumplimiento.

1) RGPD para la privacidad individual

2) Introducción al RGPD por Computer Law Training

3) Certificado RGPD : Si sus clientes lo desean, usted puede emitir un certificado de formación para su equipo.

4) RGPD y Ley de Protección de Datos de 2018: Sensibilización del personal por parte de la gobernanza de TI.

5) Formación sobre el RGPD para empleados de nivel directivo.

6) Taller de capacitación sobre DPIA

Requisitos de formación para el cumplimiento del RGPD

Sprinto ha ayudado a más de 100 empresas SaaS a cumplir con las normativas GDPR, HIPAA , SOC 2 , ISO 27001 y otras. Además, hemos recopilado una lista de buenas prácticas que recomendamos incluir en su programa de capacitación sobre cumplimiento de GDPR para lograr y mantener dicho cumplimiento.

1) Contratar un Responsable de Protección de Datos (RPD)

Supongamos que su empresa procesa grandes volúmenes de datos personales. Un responsable de protección de datos (DPO) supervisa el cumplimiento del RGPD, monitoriza constantemente las prácticas existentes y recomienda correcciones cuando sea necesario. 

Un DPO también garantiza que se disponga de todo lo necesario para cumplir con la normativa.

Por ejemplo : formación básica para empleados, documentación precisa, evaluaciones de vulnerabilidad y más.

2) Etiquetar datos personales

La protección de los datos personales es la máxima prioridad para cualquier organización que procese información de identidad personal (IIP). Marcarlos como IIP/datos personales garantiza que se distingan fácilmente de otros datos y que se implementen con carácter prioritario medidas de seguridad para protegerlos.

3) Realizar una evaluación de impacto en la privacidad

Una evaluación de impacto en la privacidad permite identificar los riesgos derivados de la recopilación o el procesamiento de datos personales . Esta actividad le permitirá seguir el flujo de datos en toda la organización y supervisar cuántos equipos interactúan con ellos, cuántos están autorizados a hacerlo, monitorear los cambios realizados en los datos personales en su contexto y comprobar si los datos se transfieren a alguna otra entidad externa.

Este ejercicio le permite identificar las diversas vulnerabilidades dentro de su organización.

4) La documentación es la clave del cumplimiento

Documentar tus mejores prácticas de seguridad, informes de auditoría periódicos, cambios organizativos y programas de capacitación garantiza que tengas toda la información centralizada. Esto resulta útil cuando se te solicita que presentes pruebas de tu cumplimiento normativo o de tus políticas de seguridad para proteger los datos personales.

Una documentación adecuada de las políticas obligatorias también puede ayudarle significativamente a reducir o eliminar las fuertes sanciones en casos de filtración de datos.

5) Capacita a tus empleados

El cumplimiento del RGPD es una actividad que involucra a toda la organización y requiere la participación y la debida diligencia de cada empleado. La implementación de programas de capacitación sienta las bases para una cultura empresarial centrada en la seguridad, que siga sistemáticamente las mejores prácticas para garantizar un entorno libre de vulneraciones.

6) ¿Estás preparado para una brecha de seguridad?

La normativa del RGPD exige que cualquier organización que haya sufrido una infracción lo notifique a sus autoridades de control en un plazo inferior a 72 horas desde el incidente.

Su organización también deberá presentar un informe detallado sobre la naturaleza de la brecha de seguridad, incluyendo información sobre las medidas adoptadas para mitigar los daños. Asimismo, deberá contactar a los titulares de los datos afectados e informarles sobre las posibles repercusiones de este incidente.

Realizar simulacros para garantizar que su organización esté preparada para un escenario de violación de seguridad asegura que cuente con los procedimientos necesarios para funcionar eficazmente durante una crisis.

Los requisitos de formación sobre el RGPD varían según la organización. Existen más de 60 artículos que podrían aplicarse al cumplimiento del RGPD, dependiendo de diversas variables.

Si tiene dificultades para cumplir con el RGPD, contáctenos . Estamos aquí para ayudarle.

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