TL, DR:
| Una política de privacidad del RGPD explica qué datos personales se recopilan, por qué y cómo. |
| Debe abarcar la base legal, la retención de datos, el intercambio con terceros, los contactos del responsable de protección de datos y los derechos de los interesados. |
| El artículo incluye los requisitos de la política, las cláusulas comunes, ejemplos de aplicación y una plantilla descargable. |
Lista de verificación
- El RGPD exige que cualquier empresa que utilice servicios alojados en la nube y procese datos de ciudadanos de la UE informe a sus clientes sobre sus principios y procesos de procesamiento de datos mediante una política de privacidad.
- La política de privacidad del RGPD debe ser detallada, completa e incluir cláusulas específicas del RGPD, como los derechos de los interesados y la información de contacto de su DPO y/o representante en la UE/Reino Unido.
Introducción al RGPD
La plantilla de política de privacidad del RGPD o el aviso de privacidad del RGPD es un requisito legal fundamental para todos los sitios web que atienden a ciudadanos de la UE, independientemente de la ubicación de la empresa que aloja el servicio en la nube. Los sitios web utilizan cookies del navegador para procesar datos personales con fines estadísticos, funcionales o de marketing.
El RGPD de la UE exige que las empresas elaboren una política de privacidad para informar a sus clientes sobre el tratamiento de sus datos personales. Esto ayuda a los clientes a tomar decisiones informadas sobre el procesamiento de su información personal. El incumplimiento del RGPD conlleva fuertes multas e incluso la suspensión de la actividad.
Por ejemplo, la autoridad francesa de protección de datos multó a Google con 150,000 euros porque su política de privacidad «no informaba suficientemente a sus usuarios sobre las condiciones en las que se procesan sus datos personales, ni sobre las finalidades de dicho procesamiento». España también multó a Google con 90,000 euros por tener una política de privacidad deficiente.
Como resultado, Google realizó cambios importantes en su política de privacidad en dos áreas: cómo se utiliza la información de las cookies y cómo se utilizan los datos de la cuenta de Google.
En este artículo, analizaremos qué constituye una política de privacidad y cómo elaborar una política de privacidad que cumpla con el RGPD para su empresa alojada en la nube. Una política bien redactada distingue claramente el rol del responsable del tratamiento del de cada encargado del tratamiento de datos según el RGPD, ya que los interesados tienen derecho a saber quién decide los fines del tratamiento y quién simplemente procesa los datos siguiendo las instrucciones del responsable.
¿Qué es una Política de Privacidad del RGPD?
La política de privacidad del RGPD (también llamada Aviso de Privacidad del RGPD) es un documento público que establece cómo su empresa alojada en la nube procesa los datos personales de sus usuarios y otras partes interesadas, y cómo se aplican los principios de protección de datos.
Como ley de protección de la privacidad de la Unión Europea, el RGPD otorga derechos específicos de privacidad a los ciudadanos de la UE. Este marco normativo exige que las empresas sean transparentes sobre sus prácticas de recopilación y almacenamiento de datos, y la política de privacidad del RGPD ayuda a comunicar dichas prácticas.
Los artículos 12, 13 y 14 del RGPD contienen directrices detalladas sobre cómo elaborar una política de privacidad. Existen requisitos específicos sobre lo que debe incluirse en una política de privacidad, y la UE la denomina «aviso de privacidad».
Según el RGPD, las empresas que utilizan servicios en la nube deben crear una política de privacidad que incluya lo siguiente:
- Debe ser fácilmente accesible, inteligible, transparente y conciso.
- Utilice un lenguaje claro y sencillo, especialmente cuando la información esté dirigida a un niño.
- Entregarse a tiempo
- Estar disponible de forma gratuita
Una política de privacidad que cumpla con el RGPD establece un nivel de confianza entre las empresas que utilizan servicios en la nube y sus clientes. Elimina cualquier incertidumbre sobre cómo la empresa pretende utilizar los datos personales.
También permite a los clientes mantener el control sobre cómo se utilizan sus datos personales. Si no están satisfechos con el tratamiento de sus datos, pueden presentar una solicitud de acceso a los datos personales (DSAR, por sus siglas en inglés) a la empresa y solicitar que se detenga el procesamiento de dichos datos.
¿Por qué son importantes las políticas de privacidad del RGPD?
El RGPD exige que su empresa de alojamiento en la nube cuente con una política de privacidad si su sitio web recopila datos personales de los clientes. Una política de privacidad no solo ayuda a cumplir con los requisitos legales, sino que también genera confianza con los clientes. En ocasiones, otras partes interesadas también exigen que usted cuente con una política de privacidad.
Las multas por incumplimiento de los requisitos de la política de privacidad del RGPD pueden ascender hasta el 4 % de sus ingresos globales o 20 millones de euros, lo que sea mayor. Incluso si la infracción se considera menos grave, puede esperar una multa de hasta el 2 % de sus ingresos o 10 millones de euros, lo que sea mayor.
La autoridad irlandesa de protección de datos impuso una multa millonaria de 225 millones de euros a WhatsApp por no explicar adecuadamente sus prácticas de procesamiento de datos en su política de privacidad. La empresa debería haber redactado dicha política en un lenguaje sencillo y en un formato fácilmente accesible.
Cuando usted alega "interés legítimo" como base legal para el tratamiento de datos, debe explicar cuáles son esos intereses con respecto a cada operación de tratamiento pertinente.
En otro caso, la autoridad española de protección de datos multó a Caixabank con 6 millones de euros por proporcionar información inconsistente y vaga sobre sus prácticas de tratamiento de datos en su política de privacidad. La empresa también se amparaba en el «interés legítimo» como base jurídica para el tratamiento de datos personales sin justificarlo adecuadamente. Asimismo, incumplió los requisitos de transparencia del RGPD, establecidos en los artículos 13 y 14.
En caso de que deba acudir a los tribunales para defender sus prácticas y políticas de privacidad de datos, usted será responsable del contenido de su política de privacidad conforme al RGPD (o de lo que falte en ella).
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Requisitos de la Política de Privacidad del RGPD para su sitio web
El RGPD sirve tanto para la protección de datos de los ciudadanos de la UE como para que las empresas que utilizan servicios en la nube se protejan de acciones legales.
Puedes usar un generador de políticas de privacidad del RGPD o un ejemplo de política de privacidad del RGPD para redactar documentos personalizados y completos para tu sitio web y aplicación. También puedes usar una plantilla de política de privacidad del RGPD elaborada por expertos en protección de datos. Estas plantillas gratuitas suelen incluir anotaciones que te ayudarán a cumplir con los requisitos del RGPD.
Los datos de contacto
El artículo 13(1) (a) exige que su política de privacidad incluya el nombre, la dirección, la dirección de correo electrónico y el número de teléfono de su empresa alojada en la nube, es decir, el “responsable del tratamiento de datos” o la entidad que decide cómo y por qué se procesan los datos personales.
Si ha designado un responsable de protección de datos (RPD) y/o un representante en el Reino Unido/UE, el artículo 13(1)(b) le exige que incluya su información de contacto.
Tipos de datos personales que procesa
La definición de datos personales en el RGPD es bastante amplia: desde datos de cookies hasta direcciones IP, todo se considera un tipo de dato personal. Por lo tanto, debe ser específico y detallado sobre cada tipo de dato personal que procesa y el motivo por el cual lo hace.
Podrías estar procesando datos personales de personas que quizás nunca se pongan en contacto con tu empresa alojada en la nube.
Por lo general, las empresas dividen esta sección de la política de privacidad en subsecciones como:
- Datos que usted nos proporciona
- Datos recopilados por nuestro sitio web
Estos se subdividen a su vez en secciones más detalladas.
Toda esta información se proporciona de forma sencilla y evitando la jerga legal.
Base jurídica para el tratamiento de datos personales
El artículo 13 (1) (c) exige a las empresas que utilizan servicios en la nube que indiquen la finalidad específica del tratamiento de datos personales. Según el RGPD, no pueden hacerlo si no disponen de una base jurídica para ello.
En el artículo 6, el RGPD establece seis bases legales para el tratamiento de datos personales:
- Tienes su consentimiento para hacerlo.
- Necesitas procesar sus datos personales debido a un requisito legal o contractual.
- Usted está obligado por ley a procesar su información personal.
- Usted está realizando una tarea de interés público o tiene la autoridad legal.
- Usted tiene un interés legítimo en recopilar su información personal.
- Podrías poner en riesgo su vida o la de otra persona si no procesas los datos personales.
Cómo procesamos los datos personales
Los principios de limitación de la finalidad y minimización de datos dictan que las empresas que utilizan servicios en la nube deben tener una buena razón para procesar los datos personales que han recopilado.
Debes establecer la(s) finalidad(es) específica(s) para el tratamiento de datos personales en tu política de privacidad.
Según el RGPD, puedes compartir datos personales siempre que tengas una base legal válida para ello y seas transparente al respecto en tu política de privacidad.
El RGPD no exige a las empresas que publiquen una lista con los nombres de las empresas con las que comparten datos personales, sino únicamente los tipos de empresas, como las de mensajería o las de procesamiento de pagos.
También debe explicar en su política de privacidad si transfiere datos personales de la UE a un tercer país que no pertenece a la UE y qué mecanismos utiliza para estas transferencias internacionales.
¿Cuánto tiempo conservará los datos?
Según el principio de limitación de almacenamiento, las empresas que utilizan servicios en la nube pueden conservar los datos personales mientras la base legal para su tratamiento siga vigente. Por ejemplo, los datos tratados para cumplir con requisitos legales o contractuales deben conservarse mientras la empresa que utiliza servicios en la nube realice la tarea a la que se refiere la ley o el contrato.
La política de privacidad debe detallar cuánto tiempo se conservarán los datos personales. No necesariamente se trata de un período fijo, sino que puede depender del tiempo durante el cual se necesiten los datos.
Derechos del interesado
La certificación GDPR otorga a las personas ocho derechos sobre sus datos personales, que usted debería incluir en su política de privacidad:
- Derecho a ser informado: Las empresas de alojamiento en la nube deben informar a las personas sobre los datos que se recopilan, cómo se utilizarán, cuánto tiempo se conservarán y si se compartirán con terceros.
- Derecho de acceso: Las personas tienen derecho a solicitar una copia de la información que una empresa posee sobre ellas. El alcance completo de la Derecho de acceso al RGPD según el artículo 15 Esto incluye conocer las categorías de datos, los destinatarios, los períodos de almacenamiento y la fuente de la información recopilada.
- Derecho de rectificación: Las personas tienen derecho a solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos.
- Derecho al olvido: En determinadas circunstancias, las personas tienen derecho al olvido y pueden solicitar que las empresas que alojan sus datos en la nube los eliminen.
- Derecho de portabilidad: En determinadas circunstancias, las personas tienen derecho a solicitar que una empresa que utiliza servicios de alojamiento en la nube transfiera a otra empresa los datos personales que tenga sobre ellas.
- Derecho a restringir el procesamiento: Las personas tienen derecho a solicitar que una empresa que aloja sus datos en la nube limite el uso de sus datos personales en determinadas circunstancias.
- Derecho a oponerse Las personas tienen derecho a expresar su desacuerdo si consideran que sus datos personales están siendo utilizados indebidamente.
- Derechos relacionados con la toma de decisiones automatizada, incluida la elaboración de perfiles: En la mayoría de los casos, las personas tienen derecho a oponerse a que se tomen decisiones sobre ellas mediante procesos automatizados o elaboración de perfiles.
¿Qué papel desempeña una Política de Privacidad del RGPD?
El objetivo del consentimiento en virtud del RGPD es ayudar a los ciudadanos de la UE a comprender cómo las empresas que utilizan servicios en la nube emplean sus datos personales y permitirles presentar reclamaciones si consideran que sus datos están siendo utilizados indebidamente de alguna manera.
La lista de verificación de cumplimiento del RGPD exige que la comunicación sobre el uso de datos sea específica y precisa. Esto significa que, si bien la política de privacidad puede ser un documento estático, la sección sobre cookies del navegador debe actualizarse periódicamente y se debe solicitar el consentimiento de cada usuario del sitio web. Esta información debe enviarse con precisión al propietario del sitio web y mostrarse de forma clara a los usuarios mediante banners o ventanas emergentes sobre cookies.
De este modo, las empresas que utilizan servicios en la nube pueden asegurarse de que la información de sus cookies esté actualizada.
Fuente: Showpad
¿Cómo redactar una política de privacidad conforme al RGPD?
Crear una política de privacidad que cumpla con el RGPD consiste en explicar qué datos recopilas, por qué los recopilas y cómo los proteges de forma transparente.
A continuación encontrará una guía sencilla y fácil de seguir que puede utilizar.
1. Consulte a su profesional de cumplimiento normativo/legal.
Antes de redactar cualquier documento, consulte con un experto legal o de cumplimiento normativo especializado en el RGPD. Le ayudarán a confirmar qué obligaciones se aplican a su empresa, qué categorías de datos maneja y qué requisitos específicos del sector debe incluir. Esto evitará que pase por alto aspectos legales clave más adelante.
2. Configurar flujos de trabajo de derechos de usuario
El RGPD otorga a las personas varios derechos, por lo que es necesario contar con procesos internos antes de publicar una política. Esto incluye flujos de trabajo para gestionar:
- Solicitudes de acceso a datos – Los usuarios pueden solicitar una copia de los datos personales que su empresa posee sobre ellos.
- Correcciones/actualizaciones – Los usuarios pueden solicitar que se corrijan los datos personales inexactos o incompletos.
- Supresión (“derecho al olvido”) – Los usuarios pueden solicitar que se borren permanentemente sus datos personales bajo ciertas condiciones.
- Límites en el procesamiento – Los usuarios pueden solicitar que se restrinja el uso de sus datos sin eliminarlos por completo.
- Objeciones (especialmente al marketing) – Los usuarios pueden oponerse a ciertos tipos de procesamiento, incluido el marketing directo.
- la portabilidad de datos – Los usuarios pueden solicitar sus datos en un formato estructurado y legible por máquina para transferirlos a otro servicio. Para obtener un desglose completo de Requisitos de portabilidad de datos del artículo 20Para obtener información detallada sobre las obligaciones del Controlador y las especificaciones técnicas, consulte nuestra guía.
- Retirada de consentimiento – Si el usuario dio su consentimiento previamente, puede revocarlo en cualquier momento, y usted debe detener las actividades de procesamiento que dependían de él.
3. Redacte la Política de Privacidad.
Ahora, cree la política en sí, asegurándose de que cubra todos los componentes necesarios en un lenguaje sencillo y claro. Como mínimo, incluya:
- Lo que coleccionas: Tipos de datos personales (por ejemplo, nombres, correos electrónicos, datos del dispositivo)
- Por qué lo coleccionas (fines): Prestación de servicios, mejora de productos, marketing (solo con consentimiento).
- Su base legal: Podría tratarse de un contrato, consentimiento, interés legítimo u obligación legal.
- Cómo se recopilan los datos: Formularios, cookies, herramientas de análisis, interacciones de soporte, etc.
- Cuánto tiempo lo conservas: Enumere los períodos de retención o los criterios para determinarlos.
- Con quién compartes tus datos: Proveedores de servicios, procesadores de pagos, proveedores de servicios en la nube, etc.
- Derechos del usuario y cómo ejercerlos: Indique un punto de contacto claro (correo electrónico o formulario web).
- Cookies y seguimiento: Explicación básica y un enlace a su política de cookies, si dispone de una.
- Datos de contacto para presentar quejas: Tu información de contacto + la autoridad supervisora correspondiente.
4. Obtener la aprobación de las partes interesadas.
Comparta el borrador con los equipos legales, directivos, de ingeniería, de seguridad y cualquier otro equipo involucrado en el manejo de datos. Deben validar que lo que ha escrito refleje con precisión cómo su organización procesa los datos en la práctica.
5. Establecer un proceso de revisión y actualización
Defina quién revisará la política y con qué frecuencia (por ejemplo, anualmente o cuando se produzcan cambios importantes en el producto o los datos). Documente esto para que no se olviden las actualizaciones.
6. Monitorear regularmente
Supervisar periódicamente las prácticas de privacidad del RGPD es fundamental para cumplir con la normativa. Asegúrese de que su política publicada refleje con precisión las prácticas reales de su organización y confirme que todos los flujos de trabajo relacionados con los derechos de los usuarios funcionan según lo previsto.
Siempre que adopte nuevas herramientas, proveedores o procesos internos, actualice su documentación para reflejarlos. También es importante estar al tanto de cualquier cambio en las normativas de protección de datos para poder adaptar su política en consecuencia.
Si prefieres omitir los pasos anteriores y usar una plantilla para redactar la política, aquí tienes ayuda. Sin embargo, asegúrate de personalizar la plantilla que aparece a continuación antes de usarla directamente.
Errores que cometen las empresas al redactar una política de privacidad.
Los errores al redactar su política de privacidad del RGPD pueden acarrear multas regulatorias, responsabilidad legal y daños a las relaciones con los clientes.
Comprender y evitar estos errores comunes garantiza que su política de privacidad funcione tanto como documento legal protector como herramienta de comunicación transparente. Revisar las infracciones documentadas del RGPD y las lecciones aprendidas ayuda a anticipar los fallos específicos en las políticas de privacidad que los reguladores han señalado en la práctica, ya que las sanciones más costosas se atribuyen sistemáticamente a descripciones de procesamiento poco claras o a la falta de identificación de la base legal, más que a deficiencias puramente técnicas en los controles.
Error 1: Utilizar plantillas genéricas sin personalización.
Muchas empresas cometen el grave error de copiar políticas de privacidad de otros sitios web o usar plantillas estándar sin adaptarlas a sus operaciones específicas. Una política de privacidad debe reflejar con precisión sus prácticas únicas de recopilación de datos, servicios de terceros y modelo de negocio, en lugar de contener divulgaciones genéricas que no se ajusten a sus actividades reales.
Error 2: Escribir en un lenguaje jurídico demasiado complejo.
El uso de jerga legal complicada y terminología técnica aleja a la audiencia e incumple los requisitos de transparencia establecidos en leyes como el RGPD. Las políticas de privacidad deben redactarse en un lenguaje claro y sencillo que los consumidores puedan comprender fácilmente, no solo los abogados.
Error 3: No obtener el consentimiento claro y expreso.
Las empresas suelen dar por sentado que el consentimiento implícito es suficiente, cuando no lo es: es necesario obtener el consentimiento explícito de los usuarios antes de recopilar su información personal. Esto implica implementar mecanismos claros de aceptación voluntaria en lugar de casillas premarcadas o cláusulas de consentimiento ocultas.
Error 4: Ser vago sobre los detalles de la recopilación de datos.
Las declaraciones genéricas sobre la recopilación de “información personal” sin especificar exactamente qué datos se recogen (nombres, direcciones de correo electrónico, datos de pago, comportamiento de navegación) hacen que su política no cumpla con la normativa. Debe proporcionar información completa y detallada sobre cada categoría de datos que recopila y el motivo de su recopilación.
Error 5: Apresurarse en la preparación y la revisión
La falta de tiempo dedicado a investigar las leyes aplicables, auditar los flujos de datos y revisar los textos da lugar a políticas incompletas o inexactas que generan vulnerabilidades legales. Antes de redactar las políticas, conviene realizar una evaluación del impacto en la privacidad para comprender las prácticas de datos reales.
Error 6: No entender qué leyes se aplican
Con frecuencia, las empresas no identifican todas las normativas de privacidad pertinentes que rigen sus operaciones, según su ubicación geográfica y la de sus clientes. Esto da como resultado políticas que cumplen con algunos requisitos, pero que no cumplen con obligaciones fundamentales establecidas en otras leyes aplicables.
Error 7: Mala ubicación y visibilidad
Ocultar la política de privacidad en el pie de página del sitio web o en lugares poco visibles impide que los usuarios la encuentren y comprendan sus prácticas de manejo de datos. Las políticas de privacidad deben ser fácilmente accesibles, estar bien visibles y tener enlaces desde puntos clave de recopilación de datos, como los formularios de registro.
¿Dónde mostrar su política de privacidad conforme al RGPD?
De conformidad con el RGPD, su política de privacidad debe mostrarse en un lugar destacado de su sitio web, aplicación móvil o cualquier otro lugar desde donde recopile datos de los usuarios.
Sitio web
Puedes mostrar tu política de privacidad en las siguientes áreas de tu sitio web:
- Menú de encabezado: El lugar más destacado para colocar su política de privacidad es el menú de encabezado. Está disponible desde cualquier página del sitio web y los visitantes pueden acceder fácilmente a ella.
- Pie de página: La mayoría de los sitios web muestran su política de privacidad en el pie de página, ya que está disponible desde cualquier página del sitio web.
- Sobre nosotros: Puedes mostrar tu política de privacidad en el menú principal, en la sección "Sobre nosotros", lo que la hace muy práctica y accesible para los visitantes. También está disponible desde cualquier página del sitio web.
- Formularios de pago: Una excelente manera de asegurar que los visitantes encuentren tu política de privacidad es incluirla en tus formularios de pago. Puedes añadir una casilla de verificación junto a una declaración como «He leído y acepto la política de privacidad de este sitio web». Si la casilla no está marcada, la transacción no podrá completarse. Incluye un enlace a tu política de privacidad para guiar a los visitantes al documento.
Aplicación movil
Si su empresa, que utiliza servicios alojados en la nube, tiene una aplicación móvil, esta debería mostrar un enlace a su política de privacidad de forma clara dentro de la aplicación o en la ficha de la aplicación en la tienda de aplicaciones.
- Otras comunicaciones: También puedes incluir un enlace a tu política de privacidad en el pie de página de cada correo electrónico automatizado que envíes, especialmente cuando envíes comunicaciones de marketing directo.
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Su camino más rápido hacia el cumplimiento del RGPD – Sprinto
Elaborar una política de privacidad es uno de los requisitos legales más importantes del RGPD. Incluso si no está sujeto a esta normativa, contar con una política de privacidad que cumpla con el RGPD es recomendable. Actualmente, la mayoría de las leyes de privacidad en todo el mundo se asemejan al RGPD y exigen que las empresas que ofrecen servicios en la nube informen a sus clientes sobre sus principios de privacidad y tratamiento de datos mediante una política o aviso de privacidad.
Puedes utilizar plataformas automatizadas como Sprinto para cumplir rápidamente con el RGPD, ya que te permite evitar la tediosa recopilación manual de pruebas, resuelve los problemas con rapidez y te ayuda a obtener el cumplimiento del RGPD fácilmente.
Sprinto también garantiza que usted cumpla con la normativa de forma continua, supervisando los controles en tiempo real, detectando las deficiencias antes de que se conviertan en problemas y ofreciéndole una visibilidad completa de su nivel de cumplimiento.
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Preguntas frecuentes
Autor
Bhuvesh Lal
Bhuvesh escribe sobre cumplimiento de seguridad, gobernanza y gestión de riesgos para empresas SaaS modernas. En Sprinto, se centra en ayudar a las empresas a comprender y aplicar marcos normativos como SOC 2, ISO 27001, HIPAA, GDPR y los requisitos de cumplimiento de IA.Vaya más allá de la superficie y descubra los aspectos clave sobre gobernanza, riesgo y cumplimiento que realmente importan.
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