Garantizar el cumplimiento del RGPD para su startup

“Las startups se centran en captar clientes y obtener inversión, y si bien probablemente deberían preocuparse por la protección de datos, siempre tienen otras prioridades más apremiantes y urgentes.” – Anthony Rose, CEO de SeedLegals

Es cierto que, como startup, tu principal objetivo debe ser centrarte en tus clientes y en la financiación. El cumplimiento normativo no suele ser una de las primeras cosas que te vienen a la mente al pensar en iniciar un negocio o en su expansión. 

En lugar de verlo como una carga, considérelo como una oportunidad. El tiempo, el esfuerzo y el coste que implica cumplir con el RGPD son mínimos en comparación con las consecuencias de no hacerlo. 

Las multas por incumplimiento del RGPD pueden ascender hasta el 4 % de tus ingresos globales o 20 millones de euros. Sin duda, no querrás formar parte de un grupo que expande su negocio y dilapida sus ingresos en el pago de multas. Y ya que estás aquí, has dado el primer paso. 

En este blog, desglosamos el complejo proceso del RGPD en pasos sencillos y te guiamos a través de todos los requisitos legales y las prácticas de protección de datos que necesitas implementar para cumplir con la normativa. Si nos acompañas hasta el final, también encontrarás un consejo que puede reducir tu carga de trabajo a la mitad.

Empecemos con lo básico.

¿Qué es el RGPD y la privacidad de datos?

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es una importante ley de privacidad de datos que entró en vigor en la UE el 25 de mayo de 2018. Fue introducido para dar a los ciudadanos de la UE más control sobre su información personal: cómo se recopila, utiliza y comparte.

En esencia, el RGPD busca devolver el control a las personas. Otorga a los ciudadanos de la UE el derecho a decidir cuándo, cómo y en qué medida se puede acceder a sus datos personales, como nombres, direcciones de correo electrónico, información de contacto, ubicaciones e incluso actividad en línea, o utilizarlos.

Y no se limita a las empresas con sede en la UE. Si su empresa recopila o procesa datos de ciudadanos de la UE, el RGPD le es aplicable independientemente de su ubicación. El alcance completo del RGPD incluye factores adicionales más allá de la geografía (ofrecer bienes y servicios, monitorizar el comportamiento y el papel que desempeña en el procesamiento), cada uno de los cuales puede, de forma independiente, incluir a una organización no perteneciente a la UE en su ámbito de aplicación.

Las reglas son bastante sencillas: ser transparente, recopilar solo la información estrictamente necesaria y garantizar la protección de los datos. Es simple en teoría, pero muy eficaz en la práctica.

¿Por qué deberían las startups preocuparse por el RGPD?

Las startups deben implementar el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) no solo para evitar multas cuantiosas , sino también para generar confianza en los clientes del mercado europeo. El cumplimiento temprano puede ayudar a su empresa con la gestión de datos, reducir los riesgos legales y crear una sólida cultura de privacidad.

El RGPD es un requisito indispensable para cualquier empresa emergente. Incluso los inversores consideran que un cumplimiento deficiente del RGPD es una señal de alerta. 

También acelera tu estrategia de comercialización: una tendencia común entre las startups de SaaS y análisis en fase inicial es el cumplimiento normativo preventivo. En lugar de esperar a que un cliente potencial envíe un cuestionario de seguridad del proveedor, los fundadores se preparan para el RGPD (a menudo junto con la certificación SOC 2) antes de lanzar su estrategia de comercialización. Al proteger tu privacidad de forma proactiva, eliminas obstáculos legales durante tus primeros ciclos de ventas importantes y cierras acuerdos empresariales más rápidamente.

¿Cómo debería una startup abordar el RGPD?

Una startup debería abordar el RGPD implementando sus mejores prácticas lo antes posible. Esto sienta las bases para unas buenas estrategias de protección de datos y privacidad. Además, permite documentar el proceso con mayor detalle desde el principio e integrar estas prácticas en el diseño y las operaciones.

Como empresa emergente, es fundamental designar un responsable de protección de datos (RPD) para evaluar los riesgos de seguridad y supervisar las actividades de protección de datos en la actividad empresarial. Un RPD es un profesional de la privacidad y un experto legal, que puede ser un empleado de la empresa o un profesional externo.

Otra opción sería consultar con un software de automatización de GRC o cumplimiento normativo para obtener asesoramiento experto y, al mismo tiempo, ahorrar capital, tiempo y esfuerzo.

¿Quiénes deben cumplir con el RGPD?

Debes cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) si eres una empresa emergente que:

• Ofrece productos o servicios en la UE
• Recopila o procesa información personal de ciudadanos de la UE.
• Acepta pagos comerciales en euros.

Si tu empresa emergente opera dentro de la Unión Europea o maneja datos de ciudadanos de la UE, el cumplimiento del RGPD es obligatorio, independientemente de su tamaño; incluso las pequeñas y medianas empresas (PYME) deben cumplir con sus requisitos.

Si usted es una entidad con sede en EE. UU. que recientemente adquirió una empresa con sede en Europa o el Reino Unido, o si está participando en licitaciones para contratos regionales del sector público (por ejemplo, el NHS en el Reino Unido o clientes empresariales en la región alemana), heredará instantáneamente sus obligaciones de privacidad y cumplimiento normativo.

¿Cuáles son los requisitos para el cumplimiento del RGPD?

El principal requisito del RGPD es que su empresa proteja los datos personales de las personas. Existen requisitos que abarcan el consentimiento de las personas para la recopilación, el uso y el almacenamiento de información personal. Sin embargo, el consentimiento no es obligatorio y constituye uno de los seis fundamentos jurídicos establecidos en el artículo 6 del RGPD.

Estos son los pasos clave que toda empresa debe seguir para mantenerse en el camino correcto:

1. Recopile datos personales únicamente cuando tenga un motivo válido.
2. Utilice los datos únicamente para el propósito específico que les comunicó.
3. No recopile más datos personales de los necesarios.
4. Asegúrese de que la información recopilada sea correcta.
5. Actualiza o elimina si los datos son incorrectos.
6. Almacenar los datos solo durante el tiempo necesario.
7. Mantén los datos seguros con medidas de seguridad.
8. Mantenga registros de su cumplimiento del RGPD.
9. Notificar a las personas en caso de una violación de datos.

Analice en detalle los requisitos del RGPD. 

8 pasos para garantizar el cumplimiento del RGPD en startups

Al crear tu startup, debes prepararte para el crecimiento sin descuidar los requisitos normativos para ganarte la confianza de los clientes.

Aquí tienes 8 pasos para ayudarte a cumplir con el RGPD como startup:

1. Sensibilizar sobre la protección de datos.

El cumplimiento del RGPD afecta a todos los miembros de una organización, no solo a la alta dirección. Por lo tanto, es fundamental involucrar a todos los empleados en un enfoque integral del cumplimiento. 

Para empezar, debe identificar las áreas de posible incumplimiento. Esto puede hacerse mediante un software de gestión de riesgos . Todos los activos de la empresa, incluidos los dispositivos de los empleados, deben estar protegidos.

Otro aspecto que a menudo se pasa por alto es comprobar si todos los proveedores externos cumplen con el RGPD. Si no lo hacen, tampoco se cumple con los requisitos de cumplimiento. Esto se puede solucionar mediante acuerdos de tratamiento de datos adecuados con los proveedores. 

2. Evalúe su base legal.

Según el RGPD, debe tener una razón válida para tratar datos personales. Existen seis fundamentos legales descritos en el artículo 6 :

1. Consentimiento: El individuo acepta que sus datos se utilicen para un propósito específico.
2. Contrato: El tratamiento de datos es necesario para cumplir un contrato con el interesado.
3. Obligación legal: El procesamiento es necesario para cumplir con la ley.
4. Intereses vitalesEl procesamiento de datos es necesario para proteger la vida de una persona.
5. Interés público: El procesamiento se realiza en beneficio del interés público.
6. Intereses legítimos: El procesamiento es necesario para sus intereses comerciales legítimos.

3. Abordar los derechos de las personas según el RGPD.

Su empresa debe asegurarse de que sus políticas de privacidad de datos cumplan con el RGPD, respetando los derechos de las personas. Esto incluye explicar cómo eliminará la información privada y si la proporcionará gratuitamente en formato electrónico.

Las personas obtienen derechos reforzados en virtud de las normas del RGPD, tales como:

• Acceder a su información
• Corrigiendo errores
• la portabilidad de datos
• Eliminar datos personales
• Evitar la elaboración de perfiles y la toma de decisiones automatizadas. 

4. Actualiza tu consentimiento de cookies.

El RGPD exige que las empresas que utilizan servicios en la nube actualicen sus avisos de consentimiento de cookies con un lenguaje fácil de entender. Deben ser breves y concisos, e incluir la opción de rechazar el uso de cookies. 

Puedes crear formularios de consentimiento personalizados con herramientas automatizadas. Además, revisa otras formas de obtener el consentimiento y asegúrate de que cumplan con el RGPD . Si no es así, solicita un nuevo consentimiento.

5. Implementar un sistema de gestión de violaciones de datos.

Si tu empresa emergente necesita cumplir con el RGPD , contar con un sistema de gestión de violaciones de datos es fundamental. Según las normas del RGPD, las empresas que operan en la nube deben notificar las violaciones de datos específicas a la ICO (Oficina del Comisionado de Información) y, en ocasiones, también a las personas afectadas.

Asegúrese de contar con los procedimientos adecuados para detectar, notificar y evaluar cualquier violación de datos personales. Realice una evaluación del RGPD o una EIPD para identificar los tipos de datos que posee y registre cuáles requieren notificación en caso de una violación.

6. Asignar un responsable de protección de datos (DPO).

El artículo 37 del RGPD establece que si su empresa emergente monitoriza regularmente los datos de los usuarios o maneja información sensible, deberá designar un Delegado de Protección de Datos (DPD).

En una startup, el DPO supervisará el cumplimiento del RGPD por parte de la empresa. Asesorará sobre protección de datos, realizará auditorías periódicas y servirá de enlace con auditores, autoridades de protección de datos y los propios interesados. 

Por ejemplo, gestionar grandes cantidades de información sanitaria o realizar un seguimiento del comportamiento podría requerir uno. Aunque no sea obligatorio, contar con un DPO puede resultar útil para garantizar el cumplimiento del RGPD.

7. Establecer la privacidad desde el diseño

La privacidad desde el diseño es especialmente importante para las startups, ya que es más efectiva cuando se implementa en las primeras etapas de la empresa. El RGPD insiste en que las empresas prioricen la protección de datos al diseñar y desarrollar aplicaciones y procesos de negocio. 

Aquí hay algunas cosas que debe tener en cuenta para garantizar la privacidad desde el diseño:

• Cuando se enfrente a situaciones de alto riesgo, como la elaboración de perfiles de usuarios, realice una Evaluación de Impacto en la Protección de Datos (DIPA, por sus siglas en inglés).
• Proteja los datos con métodos como la anonimización o la seudonimización, tal como recomienda el RGPD.
• Elimine periódicamente los datos no utilizados o innecesarios, incluidas las copias de seguridad obsoletas.
• Elija centros de datos en ubicaciones seguras como Europa o Estados Unidos. 
• Combine la seguridad informática con medidas como certificados TLS/SSL, autenticación de dos factores y contraseñas cifradas.
• Proteja los dispositivos de los empleados y realice análisis periódicos de vulnerabilidades para detectar posibles fallos de seguridad.

8. Implementar medidas de seguridad de datos

A medida que una startup crece, también lo hace la cantidad y la variedad de datos que maneja. Es fundamental asegurarse de que sus medidas de seguridad de datos estén preparadas para adaptarse a estos cambios en los procesos.

Según el RGPD, debe asegurarse de que todos los datos de usuario que recopile y utilice estén protegidos contra pérdidas, robos o accesos no autorizados. Algunas medidas comunes de seguridad de datos que puede adoptar como empresa emergente para garantizar el cumplimiento del RGPD son:

• Cifrado de datos
• Controles de acceso
• Minimización de datos
• Gestión de consentimiento
• Notificación de violación de datos
• Auditorías de seguridad oportunas

Consulta también: ¿Cómo obtener la certificación GDPR?

¿Cuáles son las consecuencias de no cumplir con el RGPD?

El incumplimiento del RGPD puede afectar gravemente a las empresas emergentes. Las consecuencias pueden ir desde multas multimillonarias hasta daños a su reputación a largo plazo.

Aquí están los sistemas de multas de dos niveles :

1. Nivel 1 (Infracciones menos graves)

Hasta 10 millones de euros o el 2 % de la facturación global anual de su empresa. Estas se aplican cuando se trata de infracciones menos graves, como por ejemplo:

• No mantener registros
• No notificar a las autoridades sobre las violaciones de seguridad.
• No designar un Responsable de Protección de Datos (RPD)

2. Nivel 2 (Infracciones graves)

Hasta 20 millones de euros o el 4 % de la facturación global anual de su empresa. Estas son las infracciones que conllevan las multas de nivel 2:

• Tratamiento ilícito de pacientes sin fundamento jurídico
• Violación de los derechos de los interesados
• Transferencias ilegales de datos transfronterizas

Además de las multas , también podría enfrentarse a demandas legales por parte de las personas afectadas.

¿Cuál es la relación coste-retorno de la inversión en el cumplimiento del RGPD?

El coste de lograr el cumplimiento del RGPD para su organización puede oscilar entre los 20,000 y los 100,000 dólares . La cifra exacta depende del tamaño y la complejidad de su empresa.

Sin embargo, utilizar una herramienta GRC integral como Sprinto puede reducir considerablemente el coste de cumplimiento del RGPD para su startup.

El retorno de la inversión o ROI del RGPD se puede medir de la siguiente manera:

• Desarrollar una cultura de concienciación sobre la protección de datos: Invertir en el Cumplimiento GDPR Se fomentará una cultura de protección de datos dentro de su organización. Este desarrollo incluirá programas de capacitación integrales, campañas de sensibilización y actualizaciones periódicas sobre las políticas y los procedimientos de protección de datos.
• Evitar sanciones y protección legalAl cumplir con las normas del RGPD, su startup puede reducir el riesgo de multas costosas y batallas legales, lo que le brindará tranquilidad.
• Impulsando el crecimiento y la expansión empresarial.El cumplimiento del RGPD abre las puertas a los mercados europeos. Como resultado, podrá atraer a clientes preocupados por la privacidad y establecer más alianzas dentro de la UE.
• Fomentar la confianza del clienteCumplir con los estándares del RGPD garantiza a los clientes que sus datos están seguros. Estos estándares fortalecen la fidelización y atraen nuevos clientes.
• racionalización de las operacionesEl cumplimiento normativo suele conducir a una gestión de datos más eficiente, lo que reduce los tiempos de respuesta y los costes operativos.

Automatización del proceso de cumplimiento del RGPD  

Cumplir con el RGPD puede resultar costoso y llevar mucho tiempo, pero el coste del incumplimiento será aún mayor. 

Las empresas en fase de puesta en marcha están preparadas para crear un sistema que cumpla con la normativa; esto no solo les ayuda a forjar una reputación de priorizar la privacidad y la seguridad de los datos , sino que también contribuye a aumentar la confianza de sus clientes.

Las herramientas de automatización GRC como Sprinto agilizan el proceso de implementación. Lo que normalmente lleva meses, se completa fácilmente en semanas. Puede ahorrar tiempo adaptando los controles a sus requisitos específicos y configurando alertas en tiempo real para que le informen cuando estos controles estén a punto de fallar.

Sprinto no solo te ayuda con la implementación. También puedes aprovechar la recopilación automatizada de evidencia para que las auditorías sean más sencillas. ¿No sabes por dónde empezar? ¡También ofrecemos capacitación en cumplimiento normativo!

¿Listo para dar el primer paso? Vea Sprinto en acción.

Preguntas frecuentes

1. ¿En qué se diferencia el RGPD para las startups?

El RGPD no es diferente para las startups. Sus requisitos son los mismos para todas las empresas, independientemente de su tamaño y sector. Es recomendable que las startups implementen las normas del RGPD desde el principio para evitar incumplimientos y costosas sanciones. 

2. ¿Se aplica el RGPD a las pequeñas empresas?

Sí, el RGPD se aplica a las pequeñas empresas. De hecho, es aplicable a empresas de todos los tamaños, siempre que traten datos personales y operen o gestionen información en la región europea.

3. ¿Cuál es el tamaño mínimo de empresa requerido para cumplir con el RGPD?

No existe un requisito de tamaño mínimo para que una empresa cumpla con el RGPD. Sin embargo, las empresas con menos de 250 empleados no están obligadas a conservar registros electrónicos de sus actividades de procesamiento de datos. 

4. ¿Es el RGPD un requisito obligatorio?

Sí, el RGPD es un requisito obligatorio si su empresa trata datos personales de cualquier ciudadano perteneciente a la Unión Europea. Esto es así incluso si su empresa no tiene presencia comercial en la zona. 

5. ¿Qué empresas están exentas del RGPD?

Las empresas que no se dirigen a clientes de la Unión Europea están exentas del RGPD. Las organizaciones sin ánimo de lucro, los organismos gubernamentales y las fuerzas del orden también están exentas del RGPD.

6. ¿Debemos abordar el RGPD de forma independiente o integrarlo con otros marcos normativos?

Muy pocas startups abordan el RGPD de forma aislada. La mayoría de los equipos ágiles y en crecimiento planifican un proceso de cumplimiento secuencial. Una estrategia común consiste en obtener la certificación SOC 2 y el RGPD simultáneamente para cubrir las normativas de privacidad de datos tanto de EE. UU. como de Europa, y luego reutilizar la documentación existente para obtener la certificación ISO 27001 unos meses después. El uso de una plataforma de automatización del cumplimiento permite mapear los controles superpuestos entre estos marcos, evitando así la duplicación de esfuerzos de ingeniería.