¿Qué es la debida diligencia de terceros? – Proceso de 6 pasos para lograrla.

Según un estudio reciente, el 62 % de las filtraciones de datos se originan en vulnerabilidades en las relaciones con terceros, lo que subraya la importancia de una debida diligencia rigurosa con dichos terceros. A medida que las empresas forjan alianzas complejas, una debida diligencia sólida con terceros se convierte en una defensa fundamental contra los riesgos y la exposición inherentes.

Las prácticas de debida diligencia con terceros son una salvaguarda esencial para las empresas SaaS que gestionan información valiosa de sus clientes. Estas prácticas refuerzan los sistemas de información frente a posibles amenazas y mejoran la integridad de las medidas de seguridad de los datos, desempeñando un papel fundamental en la gestión y mitigación de riesgos. Este blog servirá como guía completa sobre la debida diligencia con terceros y detallará su importancia para mantener relaciones efectivas con los proveedores.

¿Qué es la debida diligencia de terceros?

La debida diligencia de terceros evalúa a proveedores, vendedores y socios para detectar posibles riesgos relacionados con conflictos de interés, problemas legales o de cumplimiento normativo. Es un paso fundamental en la gestión de riesgos y permite a las empresas identificar y mitigar eficazmente los riesgos relacionados con la seguridad de la información, el daño a la reputación, las interrupciones, etc. 

Para lograrlo, las empresas evalúan los procedimientos operativos, los protocolos de seguridad y las prácticas de manejo de datos de sus proveedores externos. Asimismo, el monitoreo continuo de estas actividades garantiza el cumplimiento de las normas regulatorias. En definitiva, se trata de asegurar que estos socios externos sean legítimos, confiables y no perjudiquen la reputación ni las finanzas de la empresa.

Un enfoque que priorice la seguridad en la debida diligencia es innegociable.

La debida diligencia protege sus datos, reputación y cadena de suministro de posibles amenazas. Un enfoque proactivo y centrado en la seguridad es fundamental para garantizar que no se pase por alto ninguna vulnerabilidad. Esto sienta las bases para relaciones de colaboración sólidas y seguras con los proveedores.

Vaya más allá de la confianza superficial y revise las políticas de seguridad, las certificaciones y los incidentes anteriores de los proveedores. Solicite pruebas de cumplimiento con marcos como el RGPD o SOC 2, y no se fíe solo de su palabra. 

Es más probable que un socio que comparte voluntariamente sus protocolos, evaluaciones de vulnerabilidad y resultados de auditorías de terceros se alinee con sus prioridades de seguridad.  

¿Por qué necesita una auditoría externa?

Las empresas necesitan la debida diligencia de terceros, ya que los estándares regulatorios son cada vez más exigentes, lo que requiere mayor atención por parte de los líderes. Comprender la evolución de las regulaciones de privacidad de datos y cumplir con las normas es fundamental en el panorama regulatorio actual.

Además, las relaciones con terceros añaden un nivel de vulnerabilidad y exposición al riesgo. Para las grandes empresas que gestionan numerosas colaboraciones, la falta de evaluaciones efectivas podría acarrear graves consecuencias derivadas de los riesgos potenciales asociados a dichas relaciones.

Algunas razones clave para priorizar la debida diligencia de terceros incluyen:

Identificación de riesgos: La colaboración con proveedores externos expone a las empresas a diversos riesgos. la debida diligencia Permite detectar posibles amenazas con antelación, lo que posibilita una mitigación proactiva.

Garantía de cumplimiento: Garantizar que terceros cumplan con las leyes y regulaciones es una obligación legal y ética. La debida diligencia ayuda a las empresas a evitar sanciones legales al asegurar que sus socios cumplan con los estándares.

Mantiene su reputación: Las prácticas poco éticas o ilegales de socios externos pueden dañar la reputación de una empresa. La debida diligencia permite identificar a los socios con un historial de desempeño deficiente y una reputación dudosa.

Toma de decisiones mejorada: Una exhaustiva diligencia debida por parte de terceros permite a las empresas tomar decisiones informadas, fomentando relaciones duraderas con socios fiables y éticos para lograr el éxito a largo plazo.

Eficiencia de costo: Anticiparse a disputas legales o interrupciones en la cadena de suministro debido a socios poco fiables ayuda a ahorrar gastos considerables.

Niveles de debida diligencia de terceros

La debida diligencia de terceros se desarrolla en distintos niveles o categorías según la profundidad y el alcance de la evaluación realizada. Los riesgos potenciales y la importancia del papel del tercero pueden provocar que estos niveles varíen; por consiguiente, las empresas suelen adaptar su enfoque de debida diligencia a la naturaleza e importancia de las relaciones comerciales. 

Aquí tienes un desglose simplificado de los niveles de diligencia debida de terceros:

Diligencia debida básica – Nivel I

La diligencia debida de nivel uno implica verificaciones y comprobaciones preliminares, validando detalles fundamentales como el registro mercantil y la situación jurídica de la empresa. Su objetivo es recopilar información reciente de terceros y evaluar los riesgos relacionados con los beneficiarios finales, los accionistas y la administración para determinar si cumplen los requisitos para ser incluidos en las listas de vigilancia.

Diligencia debida estándar - Nivel II

La debida diligencia de nivel dos implica una evaluación integral que abarca verificaciones detalladas de la estabilidad financiera, la reputación y el cumplimiento legal del tercero. Este nivel incluye evaluaciones realizadas por analistas que utilizan tecnología para detectar señales de alerta o posibles riesgos regulatorios y reputacionales. El resultado consiste en la emisión de informes formales para su revisión por parte de la organización.

Diligencia debida reforzada – Nivel III

La debida diligencia de nivel tres implica evaluaciones exhaustivas de terceros de alto riesgo o con una participación significativa. Incluye un análisis financiero detallado, verificaciones exhaustivas de la titularidad real y una evaluación profunda de los riesgos potenciales vinculados a dichos terceros.

Como beneficio adicional, descargue la “Política de Gestión de Riesgos de Terceros” para proteger su negocio. Este importante documento describe cómo gestionar los riesgos de terceros y proteger la información vital.

6 pasos para implementar la debida diligencia de terceros 

Comprender y gestionar los riesgos asociados a las colaboraciones con terceros es un proceso vital que requiere especial atención. Adoptar este enfoque estructurado de diligencia debida con terceros garantiza una postura vigilante ante los riesgos potenciales, protegiendo sus datos, su reputación y la continuidad de sus operaciones. Aquí tiene una guía simplificada:

1. Analice sus proveedores externos actuales. 

Inicie su proceso comprendiendo los datos que comparte con proveedores externos; priorice la protección de la información confidencial, en particular los datos financieros de los consumidores, que tienen un valor inmenso.

Organice a sus proveedores según su nivel de riesgo, teniendo en cuenta la importancia de sus productos/servicios y el almacenamiento de datos. Analice detenidamente su lista de proveedores, prestando especial atención a las obligaciones contractuales, para determinar quién tiene acceso a sus datos más confidenciales.

2. Evalúe y documente los riesgos de sus proveedores.

Más allá de los riesgos de ciberseguridad, evalúe las posibles interrupciones operativas o el daño a la reputación causados ​​por la mala gestión o los conflictos con los proveedores. Documente los riesgos exhaustivamente, incluidas las vulnerabilidades de ciberseguridad y las infracciones legales o éticas. Para determinar la gravedad de los riesgos que representan los terceros, considere diversos tipos de datos y reflexione sobre las consecuencias de una posible violación de seguridad.

3. Implementar redundancias y medidas de mitigación.

Incorpore redundancias en los contratos para evitar de forma proactiva los cuellos de botella operativos; elabore estrategias para la geodiversidad dentro de la infraestructura; establezca planes de mitigación que protejan los datos en escenarios imprevistos, todo ello respaldado por una sólida cobertura de seguro.

4. Asegúrese de notificar el incidente con prontitud.

Los proveedores deben comunicarle de inmediato cualquier problema, especialmente aquellos que afecten a sus clientes. Debe colaborar estrechamente con el departamento de compras para obtener un seguro contra filtraciones cibernéticas y garantizar que nuestros contratos incluyan informes exhaustivos de incidentes.

5. Evaluación continua

Realizar reevaluaciones periódicas es fundamental para una debida diligencia eficaz. Las evaluaciones de riesgos anuales le ayudan a alinearse con las mejores prácticas del sector y refuerzan sus esfuerzos en la respuesta y mitigación de incidentes. Logramos esto incorporando dichas evaluaciones en los informes periódicos del consejo de administración y coordinándolas con la renovación de contratos con proveedores.

6. Emplear la automatización para mejorar la eficiencia.

Aproveche las herramientas y tecnologías de automatización para optimizar el proceso de diligencia debida: la automatización ayuda en la recopilación de datos, facilita la evaluación de riesgos y, gracias a sus sólidas capacidades de monitoreo, permite evaluaciones eficientes y consistentes, todo ello ahorrando tiempo y recursos.

Sprinto es una plataforma inteligente de automatización del cumplimiento normativo que permite a las organizaciones fortalecer su gestión de riesgos con terceros sin esfuerzo. La plataforma aborda la gestión de riesgos de proveedores y ofrece un conjunto completo de funciones que garantizan evaluaciones efectivas de la debida diligencia con terceros.

Cómo mantener la debida diligencia con terceros

La debida diligencia con terceros debe supervisarse constantemente y adaptarse a las condiciones cambiantes. A continuación, se presentan algunas prácticas esenciales que garantizan una debida diligencia continua y una gestión de riesgos eficaz en las relaciones con proveedores:

Desarrollar estándares para la monitorización por terceros

Establezca procedimientos operativos estandarizados que puedan utilizarse en toda la corporación. Fomente auditorías y una gestión de proveedores eficientes. Realice auditorías periódicas para evaluar si sus prácticas actuales siguen cumpliendo con las obligaciones contractuales y legales.

Actualizar perfiles de riesgo

Ajuste continuamente los perfiles de riesgo en función de los cambios en las operaciones de los proveedores, el alcance de los servicios prestados o cualquier normativa aplicable. En tercer lugar, reevalúe constantemente la gravedad de los riesgos y ajuste las prioridades en la gestión de riesgos. Realice comprobaciones periódicas para garantizar el cumplimiento continuo de los compromisos contractuales y la normativa legal.

Ajustes contractuales

Revise los contratos periódicamente cuando se produzcan cambios en los requisitos de cumplimiento, los niveles de servicio o los protocolos de seguridad. El contrato también debe incluir normas sobre las responsabilidades de los proveedores y los procedimientos para responder a incidentes y revisar las estrategias de gestión de riesgos.

Realizar auditorías de debida diligencia periódicamente

Realizar auditorías anuales para evaluar la eficacia de la gestión de riesgos. Comparar el desempeño con los umbrales de tolerancia al riesgo predefinidos. Identificar los puntos de control de seguridad y supervisar su cumplimiento por parte de la empresa.

Utilice herramientas de automatización para mejorar

Aproveche la tecnología para automatizar las evaluaciones y la supervisión. En tercer lugar, garantice la evaluación y mejora continua de los procesos de gestión de terceros. Establezca criterios de éxito claros que correspondan al nivel de tolerancia al riesgo. Actúe en función de las lecciones aprendidas y la implementación de análisis (como incidentes, hallazgos de auditoría o mejores prácticas del sector) para fortalecer los procesos de debida diligencia.

Funciones y responsabilidades relacionadas con la debida diligencia de terceros.  

En el proceso de debida diligencia participan varios miembros del equipo. La colaboración entre todos los roles contribuye a la correcta ejecución de la debida diligencia. A continuación, se detalla cómo contribuye cada uno: 

1. Director de Cumplimiento Normativo (CCO)

Como Director de Cumplimiento Normativo (CCO), usted es responsable de supervisar todo el proceso de debida diligencia. Garantiza el cumplimiento de esta política coordinando con las partes interesadas pertinentes según sea necesario. Si surge algún problema durante la revisión, intervendrá para resolverlo en colaboración con el Gerente de Cumplimiento u otras partes necesarias.

2. Gerente de Cumplimiento

Si eres el responsable de cumplimiento normativo, te encargarás de implementar la política de diligencia debida. Esto implica establecer los procedimientos necesarios y trabajar en estrecha colaboración con equipos como Exportación, Compras, Ventas, Servicio al Cliente y Cuentas por Pagar. Tus funciones incluyen:

• Evaluar el nivel de riesgo de terceros utilizando criterios de revisión establecidos.
• Señalar cualquier posible señal de alerta.
• Si fuera necesario, se elaboraría y distribuiría un cuestionario de diligencia debida de terceros para recopilar la información esencial.

3. Patrocinador empresarial

Tu trabajo consiste en actuar como enlace entre la empresa y el responsable de cumplimiento normativo. Deberás justificar la contratación de un tercero, incluyendo:

• Por qué es necesaria esta colaboración.
• Cómo se compara la remuneración con los estándares del mercado.
• Detalles sobre las capacidades del tercero y los motivos de su elección.

También serás responsable de distribuir y recoger el cuestionario de diligencia debida cuando sea necesario, asegurándote de que se proporcionen todos los detalles necesarios para una revisión exhaustiva.

4. Departamentos Operativos

Equipos como Exportación, Ventas, Compras, Ingeniería y otros desempeñan un papel fundamental. Garantizan la correcta implementación de los procedimientos del responsable de cumplimiento normativo. Esto puede implicar adaptar los flujos de trabajo para que se ajusten al proceso de diligencia debida y proporcionar la información o los documentos necesarios.

Buenas prácticas en materia de diligencia debida por parte de terceros

Realizar una exhaustiva diligencia debida con los proveedores permite a las organizaciones evaluar la alineación de los informes con sus necesidades de seguridad y cumplimiento normativo. Este proceso ayuda a determinar la fiabilidad e idoneidad de los proveedores antes de firmar acuerdos. A continuación, se presentan algunas buenas prácticas que le serán útiles durante este proceso.

Realice verificaciones exhaustivas de antecedentes: Confirme la credibilidad de los proveedores externos mediante verificaciones exhaustivas. Esto ayuda a evitar asociarse con entidades poco confiables. Evalúe la confiabilidad de las personas clave, los propietarios y las entidades relacionadas mediante una evaluación: es fundamental para garantizar una asociación sólida.

Defina estrategias de mitigación de riesgos: Tras identificar los riesgos potenciales, establezca estrategias para mitigarlos eficazmente. Si bien es imposible eliminar todos los riesgos, se pueden considerar autoevaluaciones y herramientas de monitoreo continuo para gestionar y minimizar los riesgos identificados.

Establecer un marco legal: Formalizar las relaciones comerciales mediante obligaciones contractuales detalladas y acuerdos de nivel de servicio. Definir procedimientos claros para la respuesta ante incidentes, a fin de garantizar un enfoque unificado entre las partes en caso de una brecha de seguridad. Incorporar una cláusula que especifique la disponibilidad del servicio y el soporte técnico para abordar con prontitud cualquier problema que pueda surgir.

Definir protocolos de ciberseguridad: Asegúrese de que los proveedores cumplan con sus protocolos de ciberseguridad, incluyendo la protección de firewall, el cifrado de datos y la monitorización continua para evitar responsabilidades derivadas de filtraciones de datos dentro de su ecosistema.

Verificar continuamente: Si bien los informes de auditoría ofrecen una instantánea, el monitoreo continuo de amenazas es crucial. Las ciberamenazas evolucionan y los informes obsoletos pueden pasar por alto vulnerabilidades. Realizar monitoreos periódicos es fundamental. evaluaciones de riesgos de proveedores para identificar y mitigar los riesgos potenciales.

Desafíos en la debida diligencia de terceros y cómo resolverlos 

Al empezar a depender de proveedores y socios externos, la complejidad de gestionar dichas relaciones aumentará drásticamente. Independientemente del proceso que se utilice, existen ciertos desafíos que inevitablemente surgirán durante el ciclo de vida de la debida diligencia con terceros.

A continuación, se presentan cuatro desafíos clave a los que se enfrentan las organizaciones durante la debida diligencia de terceros en términos de lo que no deben y deben hacer. 

1. No ignores las brechas de ciberseguridad.

Muchas organizaciones no investigan a fondo las medidas de ciberseguridad de sus proveedores y se basan en garantías superficiales. Esta negligencia permite que se produzcan filtraciones que pueden comprometer datos confidenciales.

DoVaya más allá de las autoevaluaciones. Exija documentación de seguridad detallada, realice análisis de vulnerabilidades y priorice a los proveedores con certificaciones como ISO 27001 o SOC 2.

2. No subestime la complejidad de las redes de proveedores.

Gestionar una lista cada vez mayor de proveedores suele conllevar riesgos que se pasan por alto, especialmente en organizaciones de rápido crecimiento. El seguimiento de los riesgos en decenas o miles de terceros sin un sistema es prácticamente imposible.

Recomendaciones : Invierta en una plataforma TPRM robusta para automatizar la incorporación de proveedores, centralizar la debida diligencia y simplificar la categorización de riesgos.

3. No opere sin visibilidad completa

La falta de una visión clara de las relaciones con los proveedores suele generar puntos ciegos en los procesos de identificación y mitigación de riesgos. Sin visibilidad, los pequeños problemas pueden convertirse en grandes interrupciones para su negocio.

Qué hacer : Implementar herramientas que ofrezcan paneles de control dinámicos para supervisar el rendimiento, el cumplimiento y la postura de seguridad de los proveedores en todos los ámbitos.

4. No te fíes de las evaluaciones puntuales.

Las clasificaciones de riesgo cambian y, sin una monitorización continua, podría pasar por alto amenazas emergentes en su ecosistema de proveedores. Los procesos estáticos de diligencia debida quedan obsoletos rápidamente.

Qué hacer : Configurar sistemas de monitoreo automatizados para realizar un seguimiento en tiempo real de los cambios en los niveles de riesgo de los proveedores, las certificaciones de seguridad y el estado de cumplimiento.

Conclusión

Realizar verificaciones exhaustivas de socios externos es fundamental para las empresas hoy en día. No se trata solo de cumplir con un requisito formal, sino que es clave para gestionar adecuadamente los riesgos empresariales. En definitiva, la debida diligencia con terceros es crucial para la integridad operativa de una empresa SaaS. Impulsa un crecimiento sostenido y fortalece las defensas contra posibles vulnerabilidades. 

Desarrollar un programa de diligencia debida eficaz y garantizar que los proveedores se adapten a los últimos requisitos normativos puede resultar abrumador. A menos que cuente con una solución especializada que le ayude a simplificar todo este proceso. Ahí es donde entra Sprinto .

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