Cómo crear un programa de cumplimiento eficaz (paso a paso)

Aunque el cumplimiento normativo no siempre parezca una prioridad, es importante por muchas razones. Un programa sólido no solo evita problemas con los reguladores, sino que también ofrece una visión más clara del funcionamiento de la empresa, ayuda a detectar ineficiencias a tiempo y fomenta la disciplina operativa que da sus frutos con el tiempo.

Y si analizamos las cifras, la situación es bastante clara: las organizaciones gastan alrededor de 5.47 millones de dólares para cumplir con la normativa , pero se enfrentan a costes de casi 14.82 millones de dólares cuando no la cumplen.

Si el cumplimiento normativo ha quedado en segundo plano, quizás sea el momento de darle prioridad. No se trata solo de evitar sanciones, sino de gestionar mejor el negocio.

Hemos creado esta guía detallada para ayudarte en tu proceso de cumplimiento normativo. En ella encontrarás información sobre qué es un programa de cumplimiento, sus elementos clave, los pasos para crearlo y mucho más.

Tl; DR Un programa de cumplimiento establece directrices internas para cumplir con las leyes, regulaciones y estándares, previniendo multas costosas y problemas legales. Promueve una cultura ética, identifica riesgos, hace cumplir las normas y protege la reputación de la marca mediante políticas estructuradas y capacitación. Los elementos clave incluyen la documentación de políticas, roles de liderazgo, canales de comunicación, capacitación continua, monitoreo y acciones correctivas para las infracciones. Comenzar pronto integra el cumplimiento en la cultura de la empresa, reduce los costos derivados del incumplimiento y demuestra confiabilidad ante las partes interesadas.

¿Qué es un programa de cumplimiento normativo?

Un programa de cumplimiento normativo es el conjunto de directrices, políticas y procedimientos internos de una empresa para cumplir con las leyes y normas aplicables. Antes de crearlo, comprender la diferencia entre seguridad y cumplimiento normativo ayuda a los equipos a evitar diseñar un programa que cumpla con los requisitos regulatorios en teoría, pero que no aborde la exposición real de datos.

Dependiendo de la naturaleza de su negocio y las áreas geográficas de operación, su empresa debe cumplir con normas y reglamentos gubernamentales específicos. 

Su equipo de cumplimiento desarrolla programas para cumplir con las normas y regulaciones aplicables. Un programa de capacitación sobre el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI) es uno de los programas obligatorios para las organizaciones que buscan la certificación ISO 27001, ya que aborda directamente la competencia del personal y la cultura de seguridad, tal como lo exige la cláusula A.7.2.2.

Por ejemplo, si su empresa opera en el sector sanitario en Estados Unidos, debe cumplir con la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA). Su equipo de cumplimiento normativo elaborará un programa para garantizar que su empresa cumpla con la HIPAA.

El papel de un programa de cumplimiento incluye, entre otras cosas: 

• Promover una cultura organizacional responsable y ética.
• Identificar los riesgos de cumplimiento e implementar medidas correctivas.
• Cumplir con las normas, reglamentos y estándares aplicables.
• Prevenir infracciones legales y mala conducta por parte del personal de la empresa.

Implementar un programa de cumplimiento ofrece numerosos beneficios. Le ayuda a comunicar a sus clientes, proveedores, socios y demás partes interesadas su compromiso con la gobernanza, la gestión de riesgos y el cumplimiento normativo.  

Un programa de cumplimiento normativo ayuda a los empleados a seguir el código de conducta y evitar malas prácticas. Además, establece un sistema para resolver problemas y prevenir escándalos, protegiendo así la reputación de su marca.

¿Cuál es el mejor momento para iniciar un programa de cumplimiento normativo?

El mejor momento para iniciar un programa de cumplimiento normativo es cuando se está estableciendo la estructura de la empresa.

Las empresas que operan en sectores altamente regulados, como la sanidad, los seguros o la contratación pública, deben cumplir normas estrictas desde el principio. Si bien la ley no siempre exige un programa de cumplimiento formal, contar con uno suele ser esencial para cumplir con las obligaciones legales, regulatorias o contractuales.

Incluso si su empresa opera en un sector menos regulado, la adopción temprana de un programa de cumplimiento ofrece múltiples ventajas, tales como: 

• Integrar el cumplimiento normativo en la cultura y las operaciones diarias de su empresa.
• Ayudar a evitar los altos costos de corregir incumplimientos de larga data.
• Reducción de las interrupciones causadas por problemas de incumplimiento normativo.
• Demostrar fiabilidad a clientes y socios.

Dicho esto, no espere a entrar en nuevos mercados, lanzar nuevos productos, contratar más empleados o manejar datos confidenciales para implementar un programa de cumplimiento normativo. 

Cuanto antes mejor. 

Pero, ¿cuáles son los elementos clave de un programa de cumplimiento eficaz? Los analizaremos en la siguiente sección.

Elementos clave que desempeñan un papel crucial en su programa de cumplimiento.

No todos los programas de cumplimiento son iguales, pero todos los que tienen éxito cuentan con los siguientes elementos. 

1. Documentación sobre políticas y estándares

Las políticas, los procedimientos y las normas de conducta por escrito desempeñan un papel fundamental en el éxito de un programa de cumplimiento normativo. Estos documentos refuerzan el compromiso de la organización con el cumplimiento y sirven como guía para el comportamiento de los empleados. 

Un programa de cumplimiento eficaz cuenta con una política integral y documentación estándar que se centra en áreas cruciales, tales como: 

• Requisitos específicos de la industria 
• Conflicto de intereses 
• Ética
• Privacidad de datos 
• Anti corrupcion 

Todas las políticas y procedimientos deben almacenarse en un repositorio centralizado para que todos puedan acceder a ellos fácilmente. 

Dado que las normas, los reglamentos y las leyes cambian constantemente, las organizaciones actualizan periódicamente sus políticas y su documentación estándar para reflejar dichos cambios. 

Además, siguen un proceso de revisión estandarizado para garantizar que las políticas y regulaciones sean coherentes y pertinentes a los requisitos de cumplimiento vigentes. 

2. Asignación de roles y responsabilidades

¿Puede un barco navegar en aguas turbulentas sin un capitán y una tripulación designados? No, no puede. Lo mismo ocurre con un programa de cumplimiento normativo. 

Por lo tanto, no sorprende que todos los programas de cumplimiento eficaces cuenten con una estructura de gobernanza clara, con un liderazgo designado y funciones bien definidas.

Las organizaciones con programas de cumplimiento exitosos designan responsables de cumplimiento con la autoridad, los recursos y el presupuesto adecuados para tomar las decisiones necesarias.

Los responsables de cumplimiento normativo también pueden contratar personal para formar equipos de cumplimiento o trabajar de forma independiente, dependiendo del tamaño de sus organizaciones. 

Lo ideal es que los responsables de cumplimiento normativo dependan directamente de la alta dirección o del consejo de administración para garantizar la transparencia y la independencia.  

3. Establecimiento de canales de comunicación

Cualquier programa de cumplimiento fracasará si no existen canales de comunicación eficaces y claros. Se generará un caos. Por ejemplo, los empleados no sabrán cómo denunciar faltas o infracciones.

Por lo tanto, todos los programas de cumplimiento exitosos cuentan con múltiples canales de comunicación para que los empleados informen sobre posibles problemas de cumplimiento. Los empleados informan las infracciones a sus supervisores inmediatos, pero a menudo existen mecanismos alternativos. 

Estos programas garantizan que todas las líneas de comunicación directa ofrezcan anonimato y confidencialidad. 

Las organizaciones también promueven políticas de no represalias para que los empleados se sientan seguros al informar sobre problemas de cumplimiento normativo.   

4. Provisión de formación continua

Es necesario impartir formación para garantizar que los empleados y todas las partes interesadas pertinentes comprendan sus obligaciones de cumplimiento y las consecuencias del incumplimiento. 

Dicho esto, todos los programas de cumplimiento sólidos ofrecen programas continuos de capacitación y formación.

Un programa de capacitación en cumplimiento normativo suele centrarse en lo siguiente:

• Políticas de la empresa y código de conducta 
• Leyes y reglamentos aplicables 
• Procedimientos de presentación de informes
• Derechos y responsabilidades de los empleados 
• Consecuencias del incumplimiento 

La formación continua incluye la comunicación de nuevas políticas o cambios en las normas y reglamentos aplicables. 

Todos los programas de capacitación exitosos incluyen un seguimiento de las tareas para garantizar una tasa de finalización del 100% dentro de los plazos establecidos. 

5. Coherencia en la aplicación de las normas

Ningún programa de cumplimiento sería eficaz sin normas de aplicación coherentes y ampliamente difundidas. 

Todos los programas de cumplimiento eficaces comunican las directrices disciplinarias a todas las partes interesadas pertinentes. Esto garantiza que todos sepan cómo se abordarán las infracciones. 

Además, los programas de cumplimiento normativo pueden ofrecer incentivos que promuevan una cultura transparente, ética y de cumplimiento. 

Y habrá consecuencias por su incumplimiento, independientemente del puesto que ocupe la persona dentro de la organización.

6. Seguimiento de la actividad de cumplimiento

El seguimiento y la auditoría internos son necesarios para garantizar la eficacia de un programa de cumplimiento normativo. 

La mejor práctica consiste en implementar sistemas de monitoreo tanto concurrentes como retrospectivos. Esto ayuda a detectar posibles problemas de cumplimiento antes de que se agraven.

El seguimiento de la actividad de cumplimiento suele incluir:

• Verificar si las partes interesadas han seguido las políticas, los procedimientos y los estándares establecidos.
• Centrarse más en las áreas con mayor probabilidad de incumplimiento. 
• Informes de seguimiento, finalización de la formación y tendencias de incidentes 
• Registrar y revisar quejas, infracciones o actividades sospechosas. 
• Evaluar la eficacia de las políticas de cumplimiento en la práctica.  

Todos los programas de cumplimiento eficaces utilizan el análisis de riesgos para supervisar y concentrar los recursos en las áreas de mayor riesgo. Incluyen un proceso para informar al comité de cumplimiento sobre los resultados inferiores a los previstos, lo que permite tomar medidas correctivas oportunas.

7. Gestión de infracciones y medidas correctivas

El último elemento de los programas de cumplimiento eficaces garantiza que las organizaciones respondan con prontitud a las infracciones detectadas y tomen medidas correctivas. 

Consiste en investigar, documentar y resolver problemas de cumplimiento con la ayuda de expertos en la materia. 

Los equipos de cumplimiento realizan análisis de las causas fundamentales para impulsar planes de acción correctiva que reduzcan o eliminen las infracciones de cumplimiento.  

Estos elementos de los programas de cumplimiento funcionan de forma sinérgica y transforman el cumplimiento, pasando de ser un simple trámite a un aspecto fundamental de la toma de decisiones y el comportamiento organizacional.

Ahora que ya conoce los elementos clave de los programas de cumplimiento normativo, la siguiente sección explica una lista de verificación para elaborar el programa de cumplimiento normativo de su empresa.

Lista de verificación para crear un programa de cumplimiento eficaz

Crear un programa de cumplimiento eficaz no es tan difícil como crees. Hemos dividido el proceso en los siguientes ocho sencillos pasos. 

1. Evalúe sus riesgos 

La evaluación de riesgos es el primer paso para crear un programa de cumplimiento exitoso. Le ayuda a comprender el perfil de riesgo de su organización. 

Su perfil de riesgo representa los riesgos únicos a los que su organización puede enfrentarse, dependiendo de su sector, áreas geográficas de operación y número de empleados.

El proceso de evaluación de riesgos suele incluir:

• Identificar leyes, políticas y áreas donde podrían ocurrir infracciones.
• Analizar cómo los riesgos identificados (cada uno de ellos) pueden afectar a su negocio.
• Estimar la probabilidad de que ocurra cada riesgo.
• Clasificación de los riesgos en función de su impacto y probabilidad. 
• Registrar todos los riesgos claramente 

Su perfil de riesgo puede cambiar a medida que cambian las normas, reglamentos y leyes gubernamentales. 

Por lo tanto, debe actualizar periódicamente su evaluación de riesgos para reflejar esos cambios.  

2. Establecer liderazgo y supervisión.

Para que su programa de cumplimiento normativo tenga éxito, necesita un liderazgo sólido y una clara responsabilidad. Sin ellos, pierde el rumbo y no logra generar el impacto deseado.

Por lo general, se supone que su junta directiva debe supervisar la implementación y la eficacia del programa de cumplimiento. 

También contarás con un responsable de cumplimiento normativo que se encargará de desarrollar las políticas de cumplimiento, supervisar las actividades y responder a las infracciones. 

Los altos cargos directivos de su organización deben comprender y ejercer sus responsabilidades para crear y mantener una cultura orientada al cumplimiento normativo. 

Con la supervisión adecuada, su programa obtiene la atención, la autoridad y el apoyo que necesita para tener éxito en toda la organización.

3. Crear políticas y procedimientos

Las políticas y los procedimientos son la piedra angular de un buen programa de cumplimiento normativo. Sirven como guía para el comportamiento de los empleados y las expectativas de cumplimiento de la organización. 

Su responsable de cumplimiento estudiará las normas, reglamentos y leyes aplicables. A continuación, elaborará políticas y procedimientos para su cumplimiento. 

Aquí tienes algunos consejos para empezar: 

• Cree un código de conducta que establezca claramente los valores y las expectativas éticas de su organización.
• Cree un centro integral y centralizado de políticas y procedimientos que abarque todas las áreas y regulaciones de cumplimiento pertinentes.
• Crear procedimientos operativos estándar (POE) para escenarios de cumplimiento comunes y procesos de toma de decisiones.
• Implementar procesos de reconocimiento por parte de los empleados con un mecanismo de seguimiento para la aceptación de las políticas.

También debería prever la actualización periódica de sus políticas y procedimientos para garantizar que se ajusten a las normativas y prácticas comerciales vigentes.

4. Tener alineación con las prácticas de recursos humanos.   

Los programas de cumplimiento exitosos siempre se alinean con las prácticas de recursos humanos. ¿Se imaginan el destino de un programa de cumplimiento en una organización que no evalúa a sus empleados en función de si cumplen con sus responsabilidades éticas o de cumplimiento normativo?

Por lo tanto, su equipo de recursos humanos debería tener en cuenta la opinión del equipo de cumplimiento normativo en lo que respecta a las políticas de contratación, ascensos y evaluación del desempeño. 

Aquí tienes algunos consejos para alinear tu programa de cumplimiento con las prácticas de recursos humanos: 

• Utilice verificaciones de antecedentes durante la contratación, la promoción y la incorporación de terceros para detectar conductas indebidas pasadas o señales de alerta éticas.
• Identificar puestos de alta autoridad o riesgo y garantizar que los candidatos cumplan con estándares éticos y legales más elevados.
• Asegúrese de que la integridad y la conducta anterior sean criterios fundamentales para los ascensos internos, especialmente en puestos de liderazgo.

Una relación positiva entre los equipos de cumplimiento normativo y el departamento de recursos humanos contribuye a crear una sólida cultura de cumplimiento en su organización. 

5. Céntrese en la comunicación clara y la formación. 

Debe elaborar un plan de comunicación y un programa de capacitación para explicar el programa de cumplimiento a los empleados y evaluar sus conocimientos sobre las políticas que deben conocer.

Sus empleados deben saber dónde encontrar las políticas de cumplimiento o cómo denunciar una infracción o una mala conducta. 

Colaborar con los distintos departamentos de la organización puede ayudar a determinar el mejor plan de comunicación para todos los empleados, la dirección y demás partes interesadas relevantes.

También debe asegurarse de que sus partes interesadas reciban capacitación sobre los riesgos de cumplimiento pertinentes. Los programas de capacitación deben incluir diversos formatos, como sesiones en vivo, boletines informativos, cursos en línea, etc. 

Los planes de cumplimiento exitosos incluyen un plan de capacitación plurianual. Se centran en ofrecer formación en función de las funciones de las partes interesadas. 

6. Informes y respuesta

Su programa de cumplimiento fracasará si los empleados temen ser castigados por denunciar infracciones.

Por lo tanto, debe implementar un mecanismo de denuncia sólido que garantice que los empleados puedan denunciar infracciones o malas conductas de forma rápida y segura, sin temor a represalias.

Los programas de cumplimiento eficaces suelen incluir múltiples opciones para presentar denuncias, como una línea telefónica directa para denunciantes, correo electrónico y un sistema basado en la web.

Debe implementar políticas de no represalias para alentar a los empleados a denunciar las infracciones.

Para generar aún más confianza, ofrezca opciones de denuncia anónimas con sólidas medidas de protección de la confidencialidad.

7. Seguimiento y medición continuos 

No se puede mejorar un programa de cumplimiento sin supervisarlo y medirlo. Esta es la única manera de evaluar su eficacia.

Sus actividades de monitoreo del cumplimiento deben incluir:

• Monitoreo basado en el riesgo que se centra en áreas de alto riesgo
• Violaciones de políticas para rastrear incumplimientos de reglas, procedimientos o el código de conducta.
• Elaborar informes para evaluar con qué frecuencia se notifican los problemas y cómo se gestionan. 
• Acciones correctivas para comprobar si los problemas se han solucionado y si se han realizado los seguimientos.
• Finalización de la formación para garantizar que todas las partes interesadas hayan finalizado la formación. 

Si su programa de cumplimiento abarca a terceros, debe supervisar a los proveedores y socios para asegurarse de que cumplen con sus estándares.

Para evaluar la eficacia de su programa, puede obtener datos de áreas como la gestión de políticas, la gestión de programas de capacitación, la gestión de incidentes y la gestión de riesgos de terceros. Estas fuentes le ofrecen indicadores para evaluar la eficacia de su programa de cumplimiento. 

Cómo implementar un programa de cumplimiento en toda su organización.

Has creado un programa de cumplimiento sólido con todos los elementos clave. Ahora, es momento de ponerlo en práctica.

Aquí tienes algunos pasos sencillos para ayudarte a implementarlo.

1. Obtener el respaldo y el apoyo de la dirección. 

El compromiso de la dirección con su programa de cumplimiento normativo marca la pauta para toda la organización. 

Cuando los altos directivos apoyan y priorizan visiblemente el cumplimiento normativo, los empleados comprenderán que adherirse a las políticas y los procedimientos de cumplimiento no es negociable. 

El primer paso para implementar un programa de cumplimiento es obtener el apoyo de la dirección. Su departamento de cumplimiento debe trabajar con los ejecutivos para garantizar que comprendan su papel en la promoción de programas de cumplimiento y en la demostración de un comportamiento ético.

2. Hacer que las políticas y los procedimientos sean accesibles. 

Por muy buenas que sean sus políticas y procedimientos de cumplimiento, no darán los resultados deseados si no son fácilmente accesibles. 

Por lo tanto, el siguiente paso en la implementación de un programa de cumplimiento es garantizar que las políticas y los procedimientos sean fácilmente accesibles para los empleados. 

Si su organización necesita cumplir con múltiples normas de cumplimiento, verifique si existen solapamientos entre los requisitos.

En lugar de crear políticas separadas para cada una, elabore un conjunto de directrices que abarque todas las necesidades de cumplimiento pertinentes.

3. Implementar programas de capacitación y educación. 

Ahora que ya cuenta con políticas y procedimientos establecidos, planifique capacitar y educar a los empleados y a las partes interesadas pertinentes sobre los requisitos, políticas y procedimientos de cumplimiento. 

Aquí hay algunos consejos para la capacitación en cumplimiento:

• Establezca plazos claros para que los empleados lean y confirmen cada política y procedimiento.
• Asegúrese de que todos los nuevos empleados completen la capacitación sobre cumplimiento normativo durante sus primeros meses.
• Celebrar reuniones anuales o trimestrales para compartir novedades y abordar inquietudes sobre el programa de cumplimiento.
• Utilice talleres interactivos, cursos en línea y estudios de caso para potenciar el impacto de la formación.

Debes mantener la formación regular y atractiva para garantizar que los empleados comprendan y sigan las normas de cumplimiento.

Además, conviene adaptar los programas de formación según las funciones y los niveles. Los empleados en puestos de alto riesgo deben recibir una formación exhaustiva. 

4. Establecer un sistema de monitoreo, auditoría e informes.

Usted ha capacitado a sus empleados y partes interesadas sobre las políticas y los procedimientos de cumplimiento. Por lo tanto, su plan de cumplimiento ya está en marcha. 

El siguiente paso es establecer un sistema de seguimiento, auditoría e informes que le permita evaluar la eficacia de su programa de cumplimiento.

Aquí tienes algunos consejos que te pueden ayudar: 

• Establezca un sistema para comprobar periódicamente si su programa de cumplimiento está funcionando.
• Utilice tanto revisiones internas como auditorías externas para encontrar deficiencias o riesgos.
• Recopile y almacene pruebas de las actividades y problemas de cumplimiento.
• Cree formas seguras y anónimas para que los empleados informen sobre problemas.
• Asegúrese de que el personal pueda expresarse sin temor a represalias.

5. Hacer cumplir las normas 

Ahora que su organización cuenta con un programa de cumplimiento totalmente implementado, es hora de hacer cumplir las normas para garantizar que todos actúen de manera ética y sigan las reglas de cumplimiento.

Elabore un plan para hacer cumplir las normas de manera oportuna. Un programa de cumplimiento solo es efectivo si se aplican medidas disciplinarias en caso de incumplimiento. 

Por lo tanto, debe establecer medidas disciplinarias y explicárselas a todas las partes interesadas. 

Además, asegúrese de aplicar las normas de forma coherente y justa para demostrar que se abordarán todas las infracciones, independientemente del puesto que ocupe el empleado.

Cuando detecte infracciones, actúe con prontitud y constancia para corregir el problema. Aproveche estos incidentes como oportunidades de aprendizaje para fortalecer su programa de cumplimiento y prevenir problemas similares en el futuro.

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Preguntas más frecuentes: 

¿Cómo reduce el riesgo un programa de cumplimiento normativo?

Al implementar un programa de cumplimiento normativo, se realizan evaluaciones de riesgos para comprender los riesgos que enfrenta la organización en relación con dicho cumplimiento. Posteriormente, se crean políticas y procedimientos para abordar esos riesgos. 

Las herramientas de cumplimiento normativo como Sprinto ofrecen una monitorización continua del cumplimiento para que siempre disponga de esta visibilidad crucial.

¿Qué sectores requieren programas formales de cumplimiento normativo?

Las industrias que manejan datos confidenciales, dinero o información que compromete la seguridad pública requieren programas formales de cumplimiento normativo. Entre ellas se incluyen, entre otras, la sanidad, las finanzas y la banca, la industria farmacéutica, la energía y los servicios públicos, y la tecnología. 

¿Cuáles son las mejores prácticas para la capacitación en cumplimiento normativo?

Las mejores prácticas para la capacitación en cumplimiento incluyen el uso de un lenguaje sencillo y claro con ejemplos del mundo real, la adaptación del material de capacitación según la función laboral y el nivel de riesgo del empleado, la actualización periódica del material de capacitación para reflejar los cambios recientes y el seguimiento de la participación y la comprensión mediante cuestionarios.

¿Cómo se supervisa un programa de cumplimiento normativo?

Su organización debe realizar auditorías periódicas para supervisar su programa de cumplimiento. Asimismo, debe establecer un sistema para verificar si el programa está funcionando correctamente. 

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