Cumplimiento corporativo: Construyendo una cultura de cumplimiento

El cumplimiento corporativo es uno de esos términos que se usan con frecuencia, pero ¿qué significa realmente y por qué debería importarle a las empresas? Para muchas organizaciones, el cumplimiento se asemeja a una lista de reglas a seguir, pero en realidad es mucho más que eso. 

El derecho de cumplimiento corporativo es el enfoque sistemático que emplean las empresas para garantizar el cumplimiento de las leyes y regulaciones pertinentes que rigen sus operaciones. 

De hecho, empresas de diversos sectores se han enfrentado a sanciones que oscilan entre los 100,000 y más de un millón de dólares por incumplir las normas de cumplimiento. Desde infracciones de la HIPAA en el sector sanitario hasta filtraciones de datos en el sector tecnológico, las consecuencias son más graves que nunca.

En este blog se explicará qué es el cumplimiento normativo corporativo, por qué es importante y cómo un programa de cumplimiento sólido no solo protege a su empresa de los riesgos legales, sino que también promueve prácticas éticas y el crecimiento a largo plazo.

¿Qué es el cumplimiento corporativo?

El cumplimiento corporativo es un marco que garantiza que una empresa cumpla con las leyes, regulaciones y estándares de la industria aplicables. Al implementar protocolos de cumplimiento, las empresas pueden prevenir y detectar infracciones, protegiendo así a la organización de posibles multas, acciones legales y daños a su reputación.

Este enfoque comienza con el diseño, la implementación y el seguimiento de diversas prácticas, procedimientos e iniciativas de capacitación para mantener los estándares legales y éticos en todos los aspectos de las actividades de su empresa.

Por ejemplo, si usted es una organización de atención médica o una empresa que trabaja con empresas de atención médica, debe estar Cumple con HIPAA, ya que es un requisito reglamentario obligatorio.

Leyes y reglamentos de cumplimiento corporativo

Las leyes y regulaciones de cumplimiento corporativo varían según el sector, la ubicación, el modelo de negocio y el tipo de datos que maneja la empresa. Una empresa de atención médica, una empresa de software como servicio (SaaS), una firma de servicios financieros y un fabricante no tendrán las mismas obligaciones de cumplimiento. El objetivo de un programa de cumplimiento corporativo es identificar qué normas se aplican y convertirlas en políticas, controles, capacitación, monitoreo y evidencia.

Las áreas comunes de cumplimiento corporativo incluyen:

Área de cumplimiento	Lo que cubre	Ejemplos
Privacidad de datos y ciberseguridad	Cómo las empresas recopilan, almacenan, procesan, protegen y comparten datos personales o confidenciales.	RGPD, CCPA/CPRA, HIPAA, leyes estatales de privacidad, requisitos de ciberseguridad
Informes financieros y contabilidad	Exactitud de los registros financieros, controles internos, divulgaciones y prevención del fraude.	SOX, normas de la SEC, estándares contables, controles antifraude
Lucha contra el soborno y la corrupción	Soborno, pagos indebidos, regalos, conflictos de intereses y conducta de terceros	FCPA, Ley de Soborno del Reino Unido, políticas anticorrupción
Cumplimiento en materia de empleo y lugar de trabajo	Derechos de los empleados, seguridad en el lugar de trabajo, prevención del acoso, discriminación, salarios y beneficios.	Normas de OSHA y EEOC, leyes laborales, políticas de conducta en el lugar de trabajo.
Regulaciones específicas de la industria	Normas que se aplican a sectores regulados como la sanidad, las fintech, los seguros y el SaaS.	Requisitos de HIPAA, PCI DSS, SOC 2, ISO 27001, GLBA y FINRA
Cumplimiento ambiental y ESG	Impacto ambiental, informes de sostenibilidad, salud y seguridad, y prácticas de los proveedores.	Normas de información ESG, regulaciones ambientales, debida diligencia en la cadena de suministro
Cumplimiento por parte de proveedores y terceros	Riesgos introducidos por proveedores, contratistas, proveedores de servicios en la nube y socios de servicios.	Diligencia debida de proveedores, revisiones de seguridad, acuerdos de procesamiento de datos

En la práctica, estas leyes y regulaciones se convierten en obligaciones: compromisos que la empresa debe cumplir mediante políticas, controles, evidencias, revisiones y acciones correctivas. Algunas obligaciones provienen de leyes externas. Otras, de contratos con clientes, acuerdos con proveedores, políticas internas, compromisos de seguridad, prácticas laborales o expectativas de riesgo del consejo de administración.

Por ello, el cumplimiento normativo corporativo no debe limitarse a documentos legales o revisiones anuales de políticas. Cada obligación debe traducirse en una acción empresarial clara: quién es el responsable, qué control garantiza su cumplimiento, qué pruebas demuestran su eficacia, con qué frecuencia debe revisarse y qué sucede en caso de incumplimiento.

Un buen programa de cumplimiento corporativo no trata estos requisitos como listas de verificación separadas. Los vincula a los procesos de negocio, asigna responsables, supervisa los controles y mantiene la evidencia lista para revisiones internas, auditorías externas, la debida diligencia del cliente y el escrutinio regulatorio.

Importancia del cumplimiento corporativo

No se puede subestimar la importancia del cumplimiento normativo corporativo, ya que cuando se cumplen las normas regulatorias de su negocio, se promueve la transparencia, la rendición de cuentas y la equidad en las prácticas operativas de su empresa. 

Esto, a su vez, mejorará su reputación y credibilidad como organización tanto entre el público como entre los clientes. 

Aquí hay algunas razones más cruciales por las que necesita implementar el cumplimiento corporativo:

1. Para evitar sanciones y multas legales.

Es fundamental priorizar el cumplimiento normativo para evitar problemas legales y multas cuantiosas. Un solo caso de incumplimiento puede perjudicar el flujo de caja de su empresa y requerir una inversión considerable de recursos para su corrección. 

Cumplir con la ley significa conocer las leyes pertinentes para su negocio y aplicarlas diligentemente en todos los aspectos de sus operaciones.

2. Una imagen positiva de su negocio.

La percepción pública de su empresa juega un papel fundamental en su éxito. Cualquier problema legal o demanda puede dañar la reputación de su empresa, erosionando la confianza del público.

3. Ayuda a retener a los empleados.

El cumplimiento normativo corporativo no es solo una carga regulatoria, sino un componente vital para el éxito de una organización. Al priorizar el cumplimiento, su empresa obtiene beneficios de dos maneras.

• En primer lugar, está la satisfacción de los empleados, que surge gracias a las iniciativas que las empresas emprenden para crear políticas, procedimientos y protocolos a través de la formación en cumplimiento normativo.
• En segundo lugar, el cumplimiento normativo ayuda a prevenir filtraciones de datos. Los empleados aprenden a manejar la información confidencial correctamente, lo que reduce el riesgo de problemas de seguridad. Esto proporciona estabilidad a la empresa a largo plazo.

Construyendo una cultura de cumplimiento

Una cultura de cumplimiento implica que los empleados comprendan las normas que rigen su trabajo y cuenten con mecanismos prácticos para seguirlas. No se limita a la formación anual ni a la firma de un documento que acredite el cumplimiento de las políticas. Se manifiesta en la forma en que los gerentes toman decisiones, en cómo se informan los riesgos, en cómo se aplican las políticas y en la rapidez con que los equipos responden cuando surge algún problema.

Una sólida cultura de cumplimiento no depende de que los empleados memoricen todas las reglas ni de que tomen decisiones perfectas en todo momento. Por lo general, las personas intentan realizar su trabajo y buscarán soluciones alternativas ante procesos que resulten poco claros, lentos o ajenos al negocio. El objetivo es diseñar controles, aprobaciones, recordatorios y mecanismos de reporte que faciliten al máximo el cumplimiento de las normas.

Para crear una cultura de cumplimiento, las empresas necesitan más que políticas escritas. Necesitan el apoyo del liderazgo, una clara responsabilidad, comunicación regular, canales de denuncia seguros y un seguimiento constante.

Aquí te presentamos algunas maneras de integrar el cumplimiento normativo en las operaciones diarias:

• Marcar la pauta desde el liderazgo: Los altos directivos y gerentes deben reforzar las expectativas de cumplimiento en las decisiones empresariales, la contratación, la selección de proveedores, los lanzamientos de productos y la respuesta a incidentes.
• Asignar propietarios claros: Cada área importante de cumplimiento normativo debe tener un responsable, ya sea que pertenezca al departamento legal, de seguridad, de recursos humanos, de finanzas, de operaciones o a un equipo de cumplimiento normativo especializado.
• Facilitar el acceso a las políticas: Los empleados deben saber dónde encontrar las políticas, cómo interpretarlas y a quién acudir cuando las normas no estén claras.
• Crear canales de denuncia seguros: Los empleados deben poder informar sobre sus inquietudes, deficiencias en los controles, actividades sospechosas o violaciones de las políticas sin temor a represalias.
• Capacitación en función del rol y el riesgo: Un empleado de finanzas, un ingeniero, un gerente de recursos humanos y un representante de ventas se enfrentan a diferentes riesgos de cumplimiento normativo. La capacitación debe ser específica para cada puesto, práctica y estar vinculada a las decisiones que los empleados toman en la práctica, no solo un trámite anual.
• Supervise y tome medidas ante las deficiencias: Las auditorías internas, las revisiones de acceso, las revisiones de proveedores y las comprobaciones de control deben dar lugar a acciones correctivas, no solo a informes.
• Reconocer el comportamiento conforme a las normas: Es más probable que los equipos sigan los procesos de cumplimiento cuando el buen comportamiento es visible, se refuerza y ​​se considera parte del desempeño.

Aquí es donde la automatización puede ser de gran ayuda. Cuando las confirmaciones de políticas, las comprobaciones de control, las revisiones de acceso, la recopilación de pruebas y los flujos de trabajo de corrección se gestionan en un solo lugar, el cumplimiento normativo resulta más fácil de mantener en todos los equipos.

Cómo crear un programa de cumplimiento corporativo

Los programas de cumplimiento normativo no son una solución universal. Intervienen muchos factores, y deberá desarrollar un plan que abarque todos los elementos necesarios. 

Esto incluye buenas prácticas que hacen que el programa sea más práctico. Por ejemplo, puede comenzar con las leyes, los contratos, las políticas y los riesgos que se aplican a su negocio; vincular cada obligación con un control; asignar un responsable real del control; definir la fuente de la evidencia; establecer la frecuencia de revisión; y documentar qué sucede cuando falla el control.

La responsabilidad es fundamental para diferenciar un simple repositorio de políticas de un programa de cumplimiento eficaz. Si bien el departamento de GRC, el departamento legal o la dirección pueden coordinar el programa, los controles suelen ser gestionados por equipos como los de TI, seguridad, recursos humanos, finanzas, ingeniería, operaciones, compras o gestión de proveedores. Si la responsabilidad no está clara, los equipos de cumplimiento terminan recopilando pruebas manualmente antes de cada revisión o auditoría.

Un programa de cumplimiento corporativo maduro debe responder a cinco preguntas para cada obligación importante:

• ¿Qué requisito o compromiso estamos tratando de cumplir?
• ¿Qué control o proceso lo satisface?
• ¿Quién tiene el control?
• ¿Qué pruebas demuestran que funciona?
• ¿Cuál es el procedimiento a seguir en caso de fallo?

Estos son algunos pasos que debes seguir para crear un programa de cumplimiento eficaz como líder:

1. Establece metas, objetivos y puntos de control claros.

El primer paso es definir el propósito y los objetivos de su programa de cumplimiento. Determine qué regulaciones y estándares se aplican a su organización y establezca metas medibles para el cumplimiento.

Por ejemplo, si usted es una empresa de atención médica, entonces HIPAA es imprescindible. O si está tratando con clientes europeos, entonces GDPR es una necesidad.

2. Evaluar la situación actual

Realice una evaluación exhaustiva de las prácticas de cumplimiento actuales de su empresa, incluyendo políticas, procedimientos y controles. Identifique cualquier área de incumplimiento o riesgo potencial.

Una de las mejores maneras de hacerlo sin invertir demasiado tiempo es automatizar el proceso. Invierta en software de cumplimiento corporativo como piqueTe ayudará a configurar todos los controles predefinidos, los flujos de trabajo automatizados, la monitorización en tiempo real y las alertas para anomalías.

De esta forma, siempre estará al tanto de su situación de seguridad actual.

3. Obtener la opinión de las partes interesadas/del Consejo de Administración.

El siguiente paso para implementar un programa de cumplimiento normativo implica a su junta directiva y a sus altos ejecutivos.

Su junta directiva y la alta gerencia son las personas más importantes en el proceso de implementación exitosa de un plan de ética y cumplimiento. Al principio, puede ser necesario priorizar la obtención de recursos humanos y financieros suficientes.

Además, deberían centrarse en promover el éxito a largo plazo de la empresa, definir su propósito y valores, y elaborar estrategias para el futuro. 

También deben asegurarse de que la empresa cuente con los recursos necesarios para alcanzar sus objetivos, interactuar eficazmente con los accionistas y las partes interesadas, y establecer políticas laborales alineadas con sus valores.

4. Crear políticas y procedimientos (adaptados a los marcos de trabajo)

El siguiente paso consiste en crear políticas, procedimientos y normas de conducta por escrito para su programa de cumplimiento normativo. 

Contar con un manual de políticas y procedimientos ofrece varios beneficios a su organización, desde promover el cumplimiento de las leyes y regulaciones hasta ayudar a mitigar riesgos y conflictos.

Sin embargo, asegúrese de que estas políticas escritas sean fácilmente accesibles para todos los empleados. Revise y actualice las políticas periódicamente para que sigan siendo relevantes y efectivas.

5. Implementar políticas y capacitar a los empleados.

Ahora que ya tiene establecidas todas las políticas y los procedimientos, es hora de capacitar a sus empleados sobre el cumplimiento de las normas de ciberseguridad y demás regulaciones. 

Al fin y al cabo, el cumplimiento normativo es inútil si tus empleados no lo respetan. Asegúrate de que todos los miembros del equipo tengan conocimientos básicos de ciberseguridad para que puedas cumplir con la normativa sin obstáculos.

6. Realizar auditorías internas frecuentes.

Realizar auditorías internas frecuentes brinda la oportunidad de evaluar el estado de cumplimiento actual de su organización, identificar cualquier deficiencia o riesgo y garantizar el cumplimiento de los requisitos reglamentarios. 

Esto le ayuda a evitar el riesgo de problemas costosos en el futuro. Además, cumplir con las auditorías internas permite que su empresa se mantenga al día con las normativas de cumplimiento cambiantes y reduce la probabilidad de sanciones o multas regulatorias.

7. Monitorear e improvisar

El cumplimiento normativo es una tarea que requiere atención constante. Es fundamental supervisar y auditar periódicamente las políticas, normas y programas de cumplimiento de su empresa. Estos procesos de revisión evalúan su compromiso con el cumplimiento normativo, así como la adecuación, eficiencia y eficacia de dichas iniciativas.

Sprinto está diseñado para mantenerte al día. Se integra con tus sistemas para mapear y monitorear automáticamente los controles según estándares de la industria como SOC 2 e ISO 27001.

Vea este vídeo para saber cómo funciona la monitorización continua si implementa Sprinto:

Realiza un seguimiento del cumplimiento, recopila pruebas e inicia flujos de trabajo de remediación las 24 horas del día, todos los días del año. Con Sprinto, el mantenimiento del cumplimiento se vuelve sencillo y eficiente.

8. Iniciar acciones correctivas

Ahora que tiene todas las medidas importantes en marcha y un Plataforma de gestión de cumplimiento continuo Para supervisar su red, necesita tener un plan establecido para iniciar acciones correctivas.

Necesitas un plan de acción correctiva bien definido que detalle los pasos para subsanar los problemas y deficiencias en el cumplimiento normativo. El plan debe ser SMART (específico, medible, alcanzable, relevante y con plazos definidos), e incluir plazos claros, costos y responsables.

De esta forma, podrá mitigar los riesgos y garantizar el cumplimiento continuo con facilidad.

Áreas clave en las que centrarse en materia de cumplimiento corporativo

Las áreas clave en las que centrarse al incorporar el cumplimiento corporativo y fomentar una cultura de concienciación sobre el mismo comienzan con pasos sencillos. Esto es lo que motiva a su equipo a respetar las normas.

Veamos cuáles son:

• Una de las primeras áreas clave en las que debe centrarse en materia de cumplimiento corporativo es contar con políticas y procedimientos corporativos por escrito que abarquen diversos aspectos de la gobernanza.
• El siguiente elemento es contar con un responsable o equipo de cumplimiento designado que supervise las iniciativas de cumplimiento. Esta persona o grupo debe tener la autoridad, los recursos y la capacidad de reportar directamente a la alta dirección o al consejo de administración. 
• Retomando el punto que mencionamos anteriormente en esta sección, un buen programa de capacitación garantizará que sus empleados comprendan y cumplan con las políticas y los procedimientos de cumplimiento normativo.
• Otro aspecto en el que centrarse es la realización de evaluaciones de riesgos periódicas para identificar posibles riesgos de cumplimiento tanto internos como externos. 
• Asegúrese de crear canales de denuncia confidenciales que animen a sus empleados a informar sobre cualquier problema de cumplimiento sin temor a represalias. De esta forma, podrá mitigar los riesgos de manera oportuna.
• Establecer un sistema de monitoreo continuo mediante vigilancia en tiempo real y auditorías internas ayudará a evaluar el cumplimiento de las políticas. 
• También es necesario realizar auditorías externas para proporcionar evaluaciones imparciales, especialmente en sectores altamente regulados como el de la salud.
• Comunicar claramente el consecuencias del incumplimiento Diríjase a todos los niveles de su empresa para reforzar la importancia del cumplimiento normativo.

Desafíos del cumplimiento corporativo

Al centrarse en el cumplimiento normativo corporativo, existen importantes obstáculos que superar. Entre ellos se incluyen lidiar con normas más complejas de los organismos reguladores, gestionar diversos sistemas legales y garantizar que la empresa siga creciendo sin dejar de cumplir con todas las normas y regulaciones.

Estos son algunos de los desafíos que debe superar al implementar el cumplimiento normativo corporativo:

1. Desafíos en la IA

2024 es un año en el que se producirán importantes experimentos con IA. Si bien pueden surgir disrupciones, sobre todo en los sectores del marketing y la computación en la nube, se espera que la mayoría de las empresas inviertan fuertemente en IA para mejorar la productividad. 

Sin embargo, esto también tiene su lado negativo, a pesar de las oportunidades que ofrece. Entre los posibles inconvenientes se encuentran los riesgos como los sesgos, la desinformación y los problemas de seguridad, que las empresas deben sopesar cuidadosamente al integrar la IA en sus operaciones.

2. El tiempo que se tarda en completar una auditoría de seguridad.

Las auditorías de certificación de seguridad pueden parecer interminables. La fase de auditoría en sí puede durar entre 1 y 3 meses, y luego el proceso de elaboración del informe puede tardar otros 6 a 12 meses en completarse. 

Estas auditorías implican muchas tareas que consumen mucho tiempo, como la revisión de cuestionarios de auditoría, informes y documentos relacionados con los procedimientos operativos estándar (POE) y las políticas internas.

Lo más frustrante es que a menudo hay que revisar toda la documentación pertinente varias veces para garantizar su exactitud. 

Sin embargo, puedes superar fácilmente este desafío utilizando Sprinto.

3. Resistencia de los empleados

Al introducir nuevos procesos como parte de la implementación del cumplimiento normativo corporativo, es posible que los empleados necesiten ayuda para comprenderlos, lo que puede generar resistencia. 

Con frecuencia, las personas se resisten al cambio y se aferran a las formas de hacer las cosas que les resultan familiares. Para superar esto, es necesario capacitar a los empleados sobre la importancia de los cambios y los nuevos procesos. 

Implementar procesos complejos gradualmente, en pequeños pasos, puede ayudar a sus empleados a aceptar y adaptarse poco a poco a los cambios.

4. Falta de capacidad para gestionar el cumplimiento

Cuando una empresa crece rápidamente, se dedica a expandir sus operaciones y a satisfacer las necesidades del mercado. Sin embargo, la gestión del cumplimiento normativo puede quedar relegada a un segundo plano por falta de tiempo o recursos. 

Con frecuencia, existe una falta de conocimiento sobre el cumplimiento normativo y la estructura interna no es lo suficientemente sólida. Esto implica que las tareas de cumplimiento deben recibir mayor atención, lo que podría acarrear riesgos y sanciones por parte de los organismos reguladores.

Mejora tu programa de cumplimiento con Sprinto.

Para que su programa de cumplimiento corporativo funcione de verdad, debe estar conectado en toda la empresa, abarcando desde la gestión de las normativas externas y las políticas internas hasta la formación exhaustiva de los empleados.

La cultura de tu empresa refleja directamente la solidez de tu programa de cumplimiento normativo. Pero existe una forma más inteligente y eficiente de gestionar la seguridad y el cumplimiento.

Ahí es donde entra en juego Sprinto. Con funciones como la gestión de riesgos y políticas, auditorías e informes, Sprinto aporta transparencia y eficiencia a los esfuerzos de cumplimiento normativo. Garantiza la coherencia y funciona a la perfección con cualquier configuración en la nube. 

Sprinto también ayuda a supervisar los riesgos comunes a nivel de entidad y gestiona todos los aspectos de un sólido programa de cumplimiento normativo, desde su lanzamiento hasta la auditoría, todo en un mismo lugar.

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