Cómo crear un sistema de gestión de cumplimiento

Ya se trate de la conducta interna de la empresa o de las normativas internacionales, el cumplimiento normativo es algo que las organizaciones ya no pueden eludir. Y, desde luego, no es ahí donde termina el trabajo; de hecho, es donde empieza.

Un solo incidente puede provocar un fallo. Y, con frecuencia, puede ser consecuencia de un error de cálculo aparentemente insignificante. JP Morgan fue multada con 125 millones de dólares porque sus empleados intercambiaron información sobre asuntos relacionados con el mercado de valores a través de mensajes de texto y correos electrónicos personales.

Es fundamental evitar este tipo de incidentes. Por eso, necesita contar con un Sistema de Gestión de Cumplimiento (SGC) adecuado.

¿Qué es un Sistema de Gestión de Cumplimiento (CMS)?

Una gestión eficaz del cumplimiento normativo requiere un marco integral que ayude a las organizaciones a cumplir con los requisitos reglamentarios, las políticas internas y los estándares del sector. Al implementar un sistema de gestión del cumplimiento (CMS) eficaz, las empresas pueden minimizar los riesgos asociados al incumplimiento y mantener un cumplimiento normativo constante.

Los pasos que puede seguir para implementar el sistema son:

• Realizar auditorías periódicas
• Identificar la normativa aplicable
• Desarrollar políticas y procedimientos.
• Asignar responsabilidades
• Implementar herramientas de monitoreo
• Proporcionar formación

Aquí tienes un vídeo sobre el Sistema de Gestión de Cumplimiento que debes ver:

Importancia de un sistema de gestión de cumplimiento

La gestión del cumplimiento normativo es importante porque el incumplimiento puede acarrear multas, involucrar en investigaciones legales, dañar la reputación, privar de la certificación y causar repercusiones devastadoras. Un sistema de gestión del cumplimiento normativo actúa más como una medida preventiva que como una solución definitiva; y, específicamente para los equipos orientados a la seguridad, un enfoque dedicado a la gestión del cumplimiento normativo en materia de seguridad va un paso más allá al vincular cada control con una prueba fehaciente, de modo que el sistema sea demostrable, no solo presente.

Establece las bases para el desarrollo de una organización que cumpla con las normas mediante procedimientos guiados, automatización y monitoreo constante. Todos están comprometidos con los objetivos de cumplimiento de la organización y existe una gestión centralizada del progreso general.

He aquí por qué es importante contar con un CMS:

1. Gestión de riesgos sin complicaciones

Las normativas que rigen su sector se actualizan y modifican constantemente en un entorno dinámico. Si se basa en procedimientos y directrices obsoletos, no podrá adaptarse a los cambios del mercado. Una solución de cumplimiento continuo le notifica periódicamente sobre los cambios normativos y le guía en su implementación, manteniendo su sistema de gestión de cumplimiento (CMS) actualizado sin necesidad de seguimiento manual.

2. Automatización

Los flujos de trabajo manuales son ineficientes y propensos a errores. Una plataforma de automatización del cumplimiento normativo reemplaza los seguimientos manuales y las herramientas obsoletas con flujos de trabajo automatizados que se adaptan al crecimiento de su negocio. Estos flujos de trabajo suelen implicar el seguimiento manual de los miembros del equipo y el control de amenazas con herramientas obsoletas. Con la automatización, las tareas se programan y ejecutan automáticamente, reduciendo considerablemente la dependencia humana. Un sistema de gestión del cumplimiento normativo ofrece las ventajas de la automatización y aporta agilidad a los procesos.

3. Una ventaja sobre los competidores

Las pequeñas empresas que se presenten a grandes corporaciones se enfrentarán a un riguroso control de cumplimiento. Invertir en software de auditoría de cumplimiento ayuda a demostrar su preparación y credibilidad durante el proceso de debida diligencia. ¿Quiere evitar dudas a las marcas al firmar acuerdos? Entonces, debe cumplir con la normativa para demostrar su credibilidad. Una certificación de cumplimiento puede diferenciarle de la competencia que no la cumple.

Un CMS garantiza que usted cumpla con los estándares más recientes al tiempo que impulsa una ventaja competitiva.

4. Te evita pérdidas económicas.

Los incidentes de incumplimiento pueden tener repercusiones financieras. Las multas y sanciones pueden triplicar el costo del cumplimiento. Gestionar las investigaciones legales es costoso y, para colmo, los bancos pueden imponer medidas punitivas. Los costos asociados a la pérdida de productividad y la recuperación de daños suelen ser mayores que el costo de cumplir con la normativa.

5. Visibilidad del progreso

Un sistema de gestión de cumplimiento centraliza los requisitos de cumplimiento y facilita el seguimiento del progreso. Ya no es necesario revisar múltiples hojas y documentos para consultar informes de evaluación de riesgos, informes de auditoría, estado de la capacitación, etc.

Un CMS ofrece a las empresas una visión consolidada que ayuda a proporcionar una mayor visibilidad, eliminar la ambigüedad y erradicar la supervisión.

¿Cuáles son los componentes de un sistema de gestión de cumplimiento?

Cada CMS cuenta con una lista de componentes que conforman la base de un sólido marco de cumplimiento normativo. Estos componentes crean una cultura que prioriza la privacidad y la seguridad, al tiempo que garantiza la fluidez de los procesos.

En esta sección, analizamos los componentes de un sistema de gestión de cumplimiento eficaz:

1. Supervisión del consejo de administración y la gerencia

El consejo de administración y la alta dirección no necesitan inspeccionar todos los controles ni revisar todas las pruebas. Su función es garantizar que el sistema de gestión de controles (CMS) proporcione el nivel de visibilidad adecuado: qué riesgos son relevantes, qué controles están fallando, quién es responsable de la corrección y qué requiere escalamiento. Esto implica traducir grandes volúmenes de datos técnicos de seguridad en señales prácticas para la toma de decisiones empresariales.

Esta estructura de responsabilidad es crucial, ya que un sistema de gestión de control (CMS) no es sostenible si el equipo de GRC tiene que gestionar cada control manualmente. Los programas maduros separan claramente las responsabilidades: los responsables de los controles los operan y mantienen, mientras que el equipo de GRC ayuda a validarlos, supervisarlos y preparar la documentación de garantía para auditores, directivos y clientes. Así es como se pasa de un cumplimiento inicial improvisado a un programa sostenible donde la responsabilidad, la supervisión y las funciones están claramente definidas desde el primer día.

2. Políticas y protocolos fundamentales

Como fuente centralizada de información fidedigna sobre cumplimiento normativo, un CMS debe especificar claramente las políticas y los protocolos relativos a cada aspecto, proceso y activo. Las declaraciones de política deben estar actualizadas conforme a los últimos requisitos normativos y redactadas en un lenguaje sencillo para todos los empleados y partes interesadas.

3. Flujos de trabajo de seguridad

Los flujos de trabajo de seguridad constituyen la base de todo CMS. Ya sea para solucionar problemas técnicos, facilitar sesiones de capacitación o ejecutar protocolos, los flujos de trabajo de seguridad deben ser rápidos y eficientes. Un CMS debe facilitar flujos de trabajo optimizados que permitan a las empresas formular mejores políticas, implementar actualizaciones o tomar medidas cuando sea necesario.

4. Control a nivel de entidad

Cada empleado y proveedor participa en el programa de cumplimiento de una empresa. Para mantener dicho cumplimiento, las empresas necesitan controlar a las personas, la tecnología y otros activos a un nivel detallado. Esto suele implicar analizar las deficiencias de seguridad a nivel de entidad y llevar a cabo acciones tácticas para subsanarlas. Un sistema de gestión de cumplimiento (CMS) debe ayudar a las organizaciones a diagnosticar internamente las deficiencias, proporcionándoles de forma proactiva un plan de acción para abordarlas adecuadamente. 

5. Monitoreo y Vigilancia

El proceso de cumplimiento no termina con la certificación; es un proceso continuo que ayuda a las organizaciones a mantenerse al día con los últimos estándares y requisitos. Para lograrlo, las organizaciones deben someterse a auditorías de vigilancia. Estas auditorías implican supervisar constantemente sus controles, monitorear los procedimientos y realizar observaciones que detallen las deficiencias a lo largo del tiempo. Una auditoría de vigilancia es una forma de evaluar el grado de preparación de una organización para el cumplimiento y ayuda a las empresas a tener una mayor estructura y confianza antes de la auditoría.

6. Formación de los empleados

Un sistema de gestión de cumplimiento debe facilitar una mejor formación para los empleados. Esto implica proporcionar a las organizaciones los pasos necesarios para formular mejores políticas y capacitar a los empleados sobre los últimos cambios. 

El CMS adecuado no solo responde a preguntas clave sobre el cumplimiento normativo, sino que también ayuda a proporcionar un foro que los empleados de una organización pueden utilizar para mantenerse al día y cumplir con los últimos estándares de seguridad del sector.

7. Gestión de auditoría interna

Las auditorías internas son una excelente manera de identificar deficiencias de cumplimiento en distintos niveles. Establecen un enfoque metódico para recibir, documentar y abordar quejas u observaciones. Un sistema de gestión de cumplimiento (CMS) facilita este proceso al permitir programas de autoevaluación interna y preparar a la organización para las auditorías externas.

8. Mecanismo de certificación

El penúltimo paso en el proceso de cumplimiento normativo es la certificación. Este proceso suele implicar la recopilación y presentación de pruebas clave a un auditor externo, quien verifica que los procesos, la infraestructura y la documentación se ajusten a los requisitos de certificación. El auditor también puede visitar la empresa para realizar revisiones presenciales de los controles internos, entrevistar a los empleados y examinar la documentación según sea necesario.

En promedio, el proceso de certificación puede durar unas cuatro semanas. Posteriormente, el auditor elabora un informe de auditoría exhaustivo que destaca las áreas de incumplimiento. Estas recomendaciones deben implementarse dentro del plazo establecido para evitar sanciones y multas. Un CMS facilita el proceso al conectar a las organizaciones con una red de auditores, automatizar la recopilación de evidencia , consolidar datos y acortar significativamente el proceso de certificación.

¿Cómo configurar un sistema de gestión de cumplimiento normativo?

La configuración de una plataforma de software de gestión de cumplimiento es un proceso iterativo de varios pasos. Por lo general, el procedimiento es el siguiente:

1. Evaluación y recopilación de requisitos

Evalúe minuciosamente sus requisitos de cumplimiento, procedimientos y cualquier área problemática que deba abordarse. Involucre a todas las partes interesadas y reconozca el alcance de este proceso, desde las leyes y regulaciones hasta las políticas que deberá cumplir. 

 2. Evaluación y selección

Analice las distintas opciones de CMS teniendo en cuenta sus limitaciones financieras y necesidades empresariales. Seleccione algunas y considere aspectos como el soporte del proveedor, la escalabilidad, el potencial de integración y la experiencia del usuario. Programe una demostración una vez finalizada la selección para obtener más información sobre el producto. 

 3. Poner en práctica

Forme un equipo compuesto por un gerente de proyecto, personal de soporte técnico y expertos en la materia. Este grupo supervisará la implementación y se encargará de programar el cronograma, los hitos, la migración de datos y la asignación de recursos. 

 4. Configuración y personalización del sistema 

Configure la plataforma CMS de acuerdo con los requisitos y procedimientos de su empresa. Adapte las funcionalidades del CMS para que se ajusten a su normativa de cumplimiento. Si dispone de otros sistemas relevantes, conéctelos también para facilitar una integración fluida.

5. Formación de usuarios 

Impartir programas de capacitación a todos los usuarios. Infórmeles sobre las funciones, los procedimientos y las mejores prácticas. Para garantizar una mínima resistencia y una adopción fluida por parte de los usuarios, fomente el diálogo abierto y la transparencia. 

6. Migración y prueba de datos 

Transfiera los datos actuales y cualquier otra política al nuevo sistema. Pruebe la aceptación del sistema por parte de los usuarios para asegurarse de que funcione según lo previsto. Solucione cualquier problema antes del lanzamiento. 

7. Lanzamiento en directo  

Realizar un seguimiento con los comentarios y los cambios en los requisitos de cumplimiento normativo para supervisar y optimizar continuamente el sistema después de su puesta en marcha.

8. Proceso iterativo

El proceso de gestión del cumplimiento normativo implica iteraciones. Para mantenerse al día con las modificaciones en los procedimientos, leyes y regulaciones de la organización, deberá revisar y actualizar periódicamente la plataforma CMS. Siga las recomendaciones del proveedor para aplicar todas las actualizaciones, parches y mejoras del sistema.

Soluciones líderes en gestión del cumplimiento normativo

Las soluciones de gestión de cumplimiento son plataformas de software que ayudan a los equipos a centralizar los requisitos, asignar responsables de los controles, supervisar su estado, recopilar pruebas, realizar un seguimiento de las medidas correctivas y prepararse para las auditorías. Sin embargo, la mejor solución no es simplemente la que tiene la lista de funciones más extensa.

Antes de preseleccionar una herramienta CMS, defina primero su proceso: qué marcos o regulaciones se aplican, quién es responsable de cada control, dónde se almacena la evidencia, qué equipos deben participar y con qué frecuencia la dirección necesita actualizaciones. Términos de los proveedores como "con tecnología de IA", "integraciones perfectas" o "totalmente integrado" pueden sonar impresionantes, pero significan poco a menos que sean específicos, medibles y verificables en una demostración o prueba de concepto.

Al comparar ejemplos de sistemas de gestión de cumplimiento, compruebe si la plataforma puede soportar su flujo de trabajo real:

• ¿Puede establecer un vínculo entre marcos, políticas, contratos y obligaciones regulatorias y controles?
• ¿Puede asignar la responsabilidad a los equipos de GRC, seguridad, TI, recursos humanos, legal, finanzas y negocios?
• ¿Puede supervisar los controles de forma continua en lugar de solo ayudar durante la temporada de auditorías?
• ¿Puede recopilar pruebas listas para la auditoría sin necesidad de un seguimiento manual constante?
• ¿Puede mostrar el estado de las medidas correctivas, las excepciones y la postura de riesgo de una manera que permita a los líderes tomar medidas al respecto?
• ¿Las integraciones pueden extraer los datos correctos en ambos sentidos, o son limitadas, personalizadas o dependen de complementos?

Utilice demostraciones para probar su proceso, no solo el mejor caso de uso que propone el proveedor. Solicite a los proveedores que muestren cómo funcionarían sus controles, fuentes de evidencia, responsables y flujos de trabajo de informes dentro del producto. Si las afirmaciones parecen demasiado buenas para ser verdad, verifíquelas mediante una prueba de concepto, referencias y opiniones de clientes.

Aquí tienes algunas de las mejores soluciones de gestión de cumplimiento que puedes considerar:

1. Sprinto – 4.8/5

Sprinto es una plataforma de automatización del cumplimiento normativo que permite a las empresas basadas en la nube gestionar el cumplimiento de la seguridad, realizar auditorías de cumplimiento fluidas y corregir los controles deficientes para lograr una sólida postura de seguridad. Optimiza los flujos de trabajo de cumplimiento y automatiza la monitorización de los controles, garantizando que su empresa cumpla con las normativas vigentes. 

Con Sprinto, las empresas pueden implementar sin problemas controles de seguridad, recopilar pruebas de cumplimiento y presentar esta información al auditor de una manera fácil de comprender y evaluar.  

El centro de confianza de Sprinto también crea un perfil de seguridad personalizado que destaca las prácticas de seguridad de su organización, las certificaciones de cumplimiento y los informes de auditoría.

Sprinto está diseñado para aliviar la carga de gestionar el cumplimiento de la seguridad y simplificar dicho cumplimiento. 

Características clave: 

1. Sprinto es compatible con más de 20 marcos de cumplimiento de seguridad, incluidos SOC 2, ISO 27001, HIPAA, PCI DSS y otros. Puede combinar varios programas, incluidos programas personalizados, y realizar un seguimiento del cumplimiento. 
2. La plataforma reduce los esfuerzos manuales al automatizar todo el ciclo de vida del cumplimiento, desde evaluación de riesgos de cumplimiento y control de la implementación para el monitoreo continuo. 
3. Sprinto se integra con más de 200 servicios en la nube, para que puedas obtener información detallada sobre tu infraestructura tecnológica y optimizar la asignación de controles. 
4. Sprinto ofrece un panel de control para auditores donde recopila todas las pruebas, lo que permite una conexión con el auditor sencilla y con un solo clic. 

2. Junta de auditoría – 4.6/5 

Auditboard es una plataforma de gestión de riesgos que ayuda a las empresas a optimizar sus iniciativas de auditoría, gestión de riesgos, seguridad informática y ESG. Para ello, integra todas estas funciones en una única plataforma, ofreciendo una visión global del panorama de riesgos de la organización. 

Características clave: 

1. La plataforma ofrece flujos de trabajo predefinidos y capacidades de automatización. Cubre diversas tareas como la planificación de auditorías, las pruebas de control, la gestión de incidencias y la evaluación de riesgos. 
2. Auditboard tiene diferentes módulos que satisfacen las necesidades específicas de una organización, desde el cumplimiento de SOX, la gestión de riesgos, gestión de riesgos de tercerosy la gestión ESG. 
3. Auditboard alinea los riesgos con los objetivos de su organización, lo que permite tomar decisiones en tiempo real y basadas en información sobre riesgos. 
4. La plataforma también ofrece flujos de trabajo integrados para diversos procesos de gestión de riesgos, como por ejemplo: pruebas de conformidad, gestión de riesgos y planificación de auditorías, entre otros, 

Precios: Solicite una demostración con Auditboard para obtener información detallada sobre los precios.

3. Hyperproof – 4.6/5

Hyperproof es una plataforma de cumplimiento normativo y gestión de riesgos que administra de forma eficiente múltiples marcos de cumplimiento en una ubicación centralizada. Se integra con plataformas como AWS, Jira y ServiceNow para recopilar evidencia. Automatiza diversas tareas, desde la recopilación de evidencia hasta la preparación de auditorías. 

Características clave: 

1. Hyperproof ofrece acceso a más de 100 plantillas de marcos de trabajo predefinidas, como SOC 2, HIPAA, GDPR y marcos personalizados. Permite mapear controles entre diferentes marcos y asignar responsables a proyectos o grupos específicos. 
2. Hyperproof le ofrece visibilidad en tiempo real sobre el cumplimiento normativo y la situación de riesgo mediante paneles de control e informes que se pueden personalizar según sus necesidades. 
3. La plataforma ofrece un registro de riesgos y funcionalidades para generar informes que ayudan a los equipos a recopilar, realizar un seguimiento, priorizar y mitigar los riesgos en un único lugar. 
4. Cuenta con una interfaz fácil de usar que permite navegar fácilmente por las distintas evaluaciones de cumplimiento. 

Precios: Hyperproof ofrece diferentes planes, cada uno con un precio basado en el número de empleados. Para obtener más información, deberá completar su página de demostración.

Thoropass – 4.7/5 

Thoropass es una plataforma de gestión de cumplimiento que permite a las organizaciones gestionar múltiples estándares de marcos de cumplimiento. Ofrece diversas herramientas, integraciones, pruebas de penetración y mucho más.

Características clave:

1. Thoropass es compatible con diversos marcos de trabajo como SOC 2, ISO 27001, HIPAA y otros estándares. Además, garantiza el cumplimiento de los protocolos de seguridad. 
2. Se integra con una amplia gama de herramientas y plataformas para permitir una integración sin problemas. 
3. Thoropass es personalizable, ya que permite a las empresas adaptar la solución a sus necesidades específicas.
4. La plataforma consolida diversos requisitos de cumplimiento en una plataforma unificada, simplificando la gestión del cumplimiento normativo para su empresa.  

Precios: Solicite una demostración con Thoropass para obtener información detallada sobre los precios.

¿Cómo puede ayudar Sprinto?

Un sistema de gestión de cumplimiento actúa como un lugar centralizado que le brinda claridad, control y confianza en las funciones de cumplimiento. De lo contrario, estaría dando palos de ciego tratando de cumplir con los requisitos de cumplimiento mientras lidia con interrupciones frecuentes.

Sprinto convierte la automatización del cumplimiento de la seguridad en una experiencia fluida. Esta herramienta ayuda a organizaciones como la suya a prestar atención a los detalles más pequeños, a la vez que facilita la implementación de políticas y garantiza su cumplimiento con facilidad.

Nos gustaría mostrarle cómo se hace. Reserve una demostración con nuestros expertos y experimente un cumplimiento normativo más rápido e inteligente.

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