Más allá de las casillas de verificación: ¿Cómo protegen los controles de cumplimiento a su organización?

En la mayoría de los casos, cuando se incumplen las normas, se debe a deficiencias en los controles de cumplimiento. Esto puede ser consecuencia de un fallo de diseño, un error de implementación o una insuficiencia en las pruebas o el monitoreo de los controles. No actualizar una política o pasar por alto un requisito reglamentario menor puede resultar en problemas y una auditoría, lo que genera una percepción pública negativa.

Con un sistema sólido para implementar y mantener controles, el cumplimiento normativo no interferirá con sus tareas críticas. Lamentablemente, muchas empresas ven los controles como simples trámites burocráticos para evitar auditorías, pero son mucho más que eso.

A través de este blog, nuestro objetivo es explicar los conceptos clave relacionados con los controles de cumplimiento, cómo se relacionan con los riesgos y cómo construir un sistema de controles sólido con facilidad.

¿Qué son los controles de cumplimiento?

Los controles de cumplimiento son políticas, procedimientos y mecanismos que permiten a una organización minimizar riesgos, proteger datos críticos y demostrar el cumplimiento de las leyes y regulaciones vigentes. Estos controles pueden ser preventivos, de detección o correctivos, y se aplican en áreas como la seguridad de la información, la información financiera o los requisitos específicos del sector.

¿Qué son los controles de cumplimiento interno?

Los controles de cumplimiento interno son un conjunto de políticas y directrices formales que una organización debe seguir para garantizar el cumplimiento de sus políticas internas y las normas reglamentarias. Estos controles ayudan a mantener la integridad organizacional, minimizar los problemas legales y de cumplimiento, y proteger los activos críticos frente a los riesgos.

Tipos de controles de cumplimiento junto con ejemplos

Los controles de cumplimiento pueden clasificarse según diferentes criterios. Los que se clasifican en función del tiempo y la interacción con los riesgos son los controles preventivos, de detección y correctivos. Los controles preventivos reaccionan ante los riesgos antes de que se materialicen, mientras que los controles de detección y correctivos interactúan con los riesgos cuando estos se producen.

1. Controles preventivos

Los controles preventivos son medidas proactivas diseñadas para minimizar errores y riesgos antes de que perjudiquen a la organización. Ayudan a crear un entorno de control sólido, garantizan la seguridad e integridad de los sistemas y permiten a la organización cumplir con los requisitos de cumplimiento normativo.

Aquí hay algunos ejemplos de controles preventivos:

• Separación de funciones: Definir claramente los roles y responsabilidades para minimizar errores y fraudes.
• Aprobaciones del gerente: Asegurarse de que la persona que realiza la solicitud no sea la misma que la aprueba.
• Implementación de cortafuegos: Instalación de dispositivos de seguridad de red para bloquear el tráfico potencialmente dañino.
• Cifrado: Conversión de información confidencial en texto cifrado al que solo las personas autorizadas pueden acceder o descifrar.
• Procedimientos de gestión de riesgos de proveedores: Introducción de procedimientos rigurosos controles de diligencia debida y estableciendo procesos de incorporación de proveedores

2. Controles de detectives

Los controles de detección son mecanismos que ayudan a identificar riesgos y problemas que los controles preventivos no pueden evitar. El objetivo principal de estos controles es permitir que la organización responda con prontitud a los problemas para minimizar los daños.

Algunos ejemplos de controles de detección incluyen:

• Sistemas de detección de intrusiones: Monitoreo del tráfico para identificar actividades sospechosas.
• Los registros de auditoría: Mantener registros de la actividad del usuario para detectar cualquier acción no autorizada.
• Revisiones de acceso: Revisar periódicamente los permisos de acceso para garantizar que se ajusten a las funciones del puesto.
• Revisiones de código seguro: Examinar el código fuente en busca de vulnerabilidades que no se detectaron en la fase de desarrollo.
• Auditorías internas: Realización de auditorías periódicas para identificar áreas de incumplimiento y deficiencias en los controles.

3. Controles correctivos

Los controles correctivos son medidas que se toman para corregir errores y problemas una vez que ocurren, con el fin de mitigar los daños. Ayudan a una organización a recuperarse de incidentes y a reforzar las medidas de seguridad para minimizar las posibilidades de que se repitan.

Eche un vistazo a estos controles correctivos:

• Gestión de parches: Aplicar parches y actualizar el software para solucionar los problemas identificados. vulnerabilidades
• Planes de respuesta a incidentes: Implementar un plan bien documentado para responder a violaciones o eventos de seguridad.
• Procedimientos de copia de seguridad: Copia de seguridad de información confidencial y su restauración tras un fallo del sistema.
• Revocación de acceso: Revocar los derechos de acceso de un usuario tras detectar actividades no autorizadas.
• Actualizaciones de políticas: Actualización de los documentos de políticas después de un incidente, un problema de cumplimiento o una práctica obsoleta.

A continuación, los controles de cumplimiento también pueden clasificarse según su naturaleza en controles administrativos, físicos y técnicos.

1. Controles administrativos

Los controles administrativos utilizan modificaciones de políticas, cambios de procedimiento y nuevas prácticas para minimizar la exposición al riesgo de la organización. Algunos ejemplos incluyen la implementación de procedimientos de evaluación de riesgos, la elaboración de procesos de gestión de proveedores y la creación de planes de respuesta ante incidentes.

2. Controles físicos

Los controles físicos se centran en limitar el acceso físico a activos, recursos e instalaciones para minimizar el acceso no autorizado o la manipulación. Algunos ejemplos incluyen la implementación de cámaras de vigilancia, dispositivos biométricos y sistemas de alarma.

3. Controles técnicos

Los controles técnicos emplean medidas tecnológicas para proteger sistemas y redes y garantizar el cumplimiento normativo. Algunos ejemplos son los sistemas de autenticación multifactor, el cifrado y los controles de acceso.

En función de su función y criticidad , los controles de cumplimiento pueden clasificarse como controles primarios o secundarios.

1. Controles primarios

Los controles primarios son la primera línea de defensa que ayuda a abordar el riesgo directamente y a minimizar su impacto. Por ejemplo, la capacitación en concientización sobre seguridad y las auditorías internas son controles clave.

2. controles secundarios

Los controles secundarios complementan los controles primarios y actúan como una capa adicional de protección. Por lo tanto, constituyen la segunda línea de defensa. Las revisiones de la dirección y las revisiones de registros son ejemplos de controles secundarios.

¿Cómo interactúan los controles de cumplimiento con los riesgos?

Existen tres tipos clave de riesgos con los que interactúan los controles de cumplimiento: riesgos inherentes, riesgos de control y riesgos residuales. Analicemos cada uno de ellos y cómo una combinación de controles ayuda a mitigarlos.

Riesgos inherentes

Los riesgos inherentes surgen de forma natural debido a la naturaleza de las operaciones comerciales, el sector o el entorno. Estos riesgos persisten incluso antes de que se implementen controles de cumplimiento.

Por ejemplo, una empresa tecnológica se enfrenta a un riesgo inherente de errores y fallos técnicos.

¿Cómo reaccionarán los controles de cumplimiento ante este riesgo?

• Las medidas preventivas, como un ciclo de desarrollo de software seguro, ayudarán a minimizar los riesgos de fallos técnicos.
• Los controles de detección, como la monitorización y el seguimiento de incidencias, ayudarán a detectar anomalías en el software y permitirán tomar medidas proactivas.
• Las medidas correctivas, como la gestión de parches y las actualizaciones, minimizarán las posibilidades de que se produzcan incidentes en el futuro.

Controla los riesgos

Los riesgos de control se producen cuando los controles son inadecuados, están mal diseñados o se implementan de forma ineficaz, lo que puede provocar que la organización no detecte o minimice los riesgos o no cumpla con un requisito reglamentario.

Por ejemplo, si no existe una adecuada separación de funciones y el mismo empleado inicia y aprueba las transacciones, esto puede dar lugar a fraude o riesgo de negligencia.

¿Cómo reaccionarán los controles de cumplimiento ante este riesgo?

• Se diseñarán e implementarán controles correctivos, y la organización abordará las violaciones de la segregación de funciones. Las actualizaciones de políticas, la capacitación y las sesiones de concientización garantizarán que todos conozcan sus roles y responsabilidades.
• Los controles preventivos, como los controles de acceso basados ​​en roles, limitarán el acceso a los sistemas y minimizarán el acceso no autorizado.
• Los controles de detección, como la monitorización y la auditoría de las actividades de los usuarios, ayudarán a identificar intentos sospechosos. Del mismo modo, acceder a revisiones Esto ayudará a garantizar que la segregación de roles y permisos de acceso funcione según lo previsto.

Riesgos residuales

Los riesgos residuales, como su nombre indica, son aquellos que persisten incluso después de que una organización implemente los controles y medidas de mitigación necesarios. Este riesgo debe mantenerse dentro del nivel de riesgo aceptable para la organización y, por lo tanto, es fundamental para comprender el impacto de las iniciativas de gestión de riesgos.

Por ejemplo, una organización de atención médica podría impartir capacitación sobre la HIPAA para sensibilizar a sus empleados y proteger los datos confidenciales de los pacientes. Sin embargo, aún existe el riesgo de que un empleado con malas intenciones haga un uso indebido de su acceso para consultar información de los pacientes.

Para garantizar que el riesgo residual se mantenga dentro de los niveles de tolerancia al riesgo de la organización, así es como los controles de cumplimiento desempeñarán su papel:

• Los controles preventivos, como los controles de autenticación, los controles de acceso y las revisiones periódicas, ayudarán a minimizar el acceso no autorizado.
• Los controles de detección, como la monitorización y los registros de auditoría, ayudarán a informar sobre actividades maliciosas.
• Los controles correctivos en caso de una violación ayudarán a abordar los riesgos a través de planes de respuesta a incidentes y cualquier actualización de políticas.

Cómo Sprinto te ayuda a comprender la relación entre riesgo y controles:

Para cada riesgo, puede consultar un perfil de riesgo detallado. Las puntuaciones de riesgo inherente le ayudan a comprender la gravedad del riesgo, mientras que la sección del plan de tratamiento de riesgos describe los controles que pueden ayudar a mitigarlo. También puede consultar la puntuación de riesgo residual tras la implementación de los controles y la estrategia de tratamiento de riesgos una vez superado dicho riesgo residual.

Pruebas y seguimiento del control de cumplimiento

Las pruebas de control de cumplimiento son el proceso de evaluar la eficacia de los controles internos para identificar y minimizar riesgos. Garantizan que los controles funcionen según lo previsto para proteger los activos críticos y cumplir con los requisitos de cumplimiento.

Existen dos enfoques para realizar pruebas de control:

Enfoque manual

Las pruebas de control manual dependen de personas independientes de los controles que se están probando para garantizar una visión imparcial de la eficacia del control. Para este ejercicio:

• Determinar qué controles probar y qué áreas y tamaño de muestra revisar. 

• Desarrollar un pruebas de conformidad procedimiento, que incluye métodos como entrevistas, observación, revisión de documentos y pruebas técnicas.
• Documentar y evaluar los hallazgos para identificar deficiencias en los controles.
• Elabore un informe final para la alta dirección y analice el plan de seguimiento para solucionar los problemas.

Si bien el método proporciona una excelente comprensión contextual de los controles, requiere muchos recursos y no ofrece una solución escalable.

Pruebas de control automatizadas

Las pruebas de control automatizadas aprovechan la tecnología para realizar procedimientos de prueba de control.

Aquí entran en juego herramientas GRC autónomas como Sprinto . Sprinto se integra a la perfección con su infraestructura en la nube existente gracias a su capacidad de integración ilimitada y sus API receptivas, lo que permite una visión conectada de los riesgos y los controles. La captura de evidencia basada en API desde los sistemas de origen permite la automatización de las pruebas de control y la recopilación de evidencia.

A diferencia del simple ejercicio de marcar casillas, Sprinto ofrece la ventaja de introducir autonomía en su conjunto de tecnologías y plataforma de pruebas de control ágil, reduciendo el trabajo manual y proporcionando resultados rápidos.

Monitoreo de control continuo

La monitorización continua de los controles es una evaluación constante y en tiempo real que permite identificar y solucionar cualquier problema con prontitud. Este mecanismo se basa en software y herramientas para recopilar datos de forma continua de sistemas y aplicaciones, proporcionando una visión general del estado actual de los controles.

El panel de control de Sprinto le permite visualizar los controles en tiempo real. Puede ver si las comprobaciones de control han sido superadas o no, y notificar al responsable del control para que tome medidas proactivas. Las alertas multicanal y programadas también facilitan el proceso, activándose ante cualquier desviación de cumplimiento o fallo en un control.

Mira este video para obtener más información:

Desbloquea el potencial de la automatización inteligente.

Implementar un sistema integral de controles de cumplimiento requiere evaluaciones de riesgos exhaustivas, la identificación de deficiencias y la optimización de los flujos de trabajo. También se necesitan procedimientos de control estandarizados y un seguimiento continuo del rendimiento de los controles. Es fundamental garantizar el cumplimiento normativo constante mientras se construye una sólida infraestructura de seguridad. Aquí es donde la automatización resulta útil, y herramientas como Sprinto entran en juego.

Sprinto minimiza la fricción en el proceso y se encarga de todo el trabajo pesado para brindarle el máximo rendimiento con el mínimo esfuerzo.

• Las plantillas de políticas integradas eliminan la necesidad de empezar desde cero.
• La gestión integrada de riesgos ayuda a comprender la interacción entre riesgos y controles.
• Los módulos de formación listos para usar le ahorran los costes de asociarse con una empresa de formación.
• La supervisión continua del control garantiza que no haya puntos ciegos y que usted se mantenga siempre en cumplimiento.
• Los agentes de IA supervisan, analizan y actúan continuamente en función de las señales de cumplimiento en todos sus sistemas sin necesidad de intervención manual constante.
• Las herramientas de seguridad integradas, como MDM y los controles de acceso basados ​​en roles, le ahorran los costos de adquirirlas por separado.
• La recopilación automatizada de pruebas le prepara para las auditorías sin comprometer el ancho de banda.
• Las sesiones de implementación guiadas 1:1 y la interfaz de usuario amigable ayudan a minimizar la curva de aprendizaje.

¿Quieres ver la plataforma en acción? Haz un recorrido y simplifica tu proceso de cumplimiento normativo.

Preguntas Frecuentes

¿Cuáles son los riesgos de no vincular los controles con los procesos de riesgo y cumplimiento?

Los riesgos de no vincular los controles con los procesos de riesgo y cumplimiento incluyen una mayor vulnerabilidad a los riesgos, el incumplimiento normativo, una percepción pública negativa y la ineficiencia operativa.

¿Cuáles son algunos de los desafíos comunes en la implementación de controles de cumplimiento?

Entre los desafíos comunes en la implementación de controles de cumplimiento se incluyen:

•  Navegar por un entorno regulatorio complejo
• Mapeo de controles a riesgos y requisitos de cumplimiento
• Gestionar silos de datos, 
• Integración con sistemas existentes
• Cómo afrontar los costes de implementación.

¿Cuál es la diferencia entre las pruebas de control y el monitoreo?

Las pruebas de control evalúan la eficacia de los controles en un momento específico, mostrando su estado actual. Por otro lado, el monitoreo de controles es un proceso continuo que evalúa constantemente su desempeño.

¿Cuáles son los controles clave en materia de cumplimiento normativo?

Los controles clave son procedimientos primarios o la primera línea de defensa que ayudan a proteger a la organización contra las amenazas a la seguridad. Por ejemplo, si una organización procesa pagos en línea e implementa la autenticación multifactor (MFA) para todos los empleados que tienen acceso a los sistemas de pago, entonces la MFA es un control primario.

¿Qué son los controles compensatorios?

Los controles compensatorios son medidas secundarias o alternativas que se implementan para cumplir con los requisitos de seguridad cuando los controles primarios no son factibles. Estos controles ofrecen una protección comparable contra el riesgo.