Optimización de las auditorías de cumplimiento con Sprinto: El poder de la recopilación automatizada de pruebas.

El proceso de recopilación de pruebas implica mantener docenas de hojas de cálculo, plazos cambiantes, datos faltantes, recopilar información de sistemas aislados, administrar listas de verificación, implementar herramientas y numerosas conversaciones con auditores, lo que puede resultar caótico y mermar la productividad. Hacer malabares con todo a la vez puede parecer factible hasta que se descuida un aspecto y el proyecto se sume en el caos. 

El software automatizado para la recopilación de pruebas le ayuda a garantizar que todos los pasos del proceso se desarrollen en armonía y sin contratiempos. Este artículo analiza por qué debería automatizar el proceso y cómo una herramienta como Sprinto facilita la realización de auditorías sin problemas. 

¿Qué es la recopilación automatizada de pruebas?

La recopilación automatizada de evidencias es el proceso de reunir, documentar y organizar pruebas de cumplimiento con uno o más marcos regulatorios. Estas pruebas incluyen datos como configuraciones del sistema, acciones correctivas, controles implementados, evaluaciones de riesgos, capturas de pantalla, políticas y certificados de finalización de capacitación. 

¿Por qué debería automatizar el proceso de recopilación de pruebas?

Existen tres formas de recopilar evidencia. La primera consiste en un proceso semiautomático realizado por equipos internos de seguridad informática utilizando herramientas como calculadoras y hojas de cálculo. El segundo método implica la contratación de consultores de auditoría externos para supervisar los procesos de principio a fin. Finalmente, el método totalmente automatizado consiste en utilizar una herramienta como Sprinto.

He aquí por qué una herramienta totalmente automatizada tiene más ventajas que las otras dos opciones. 

Más rápido

La preparación de la auditoría lleva meses e incluso puede extenderse hasta un año, dependiendo de la complejidad de su infraestructura, el número de empleados y la cantidad de marcos de trabajo. No es raro que se incumpla el plazo, sobre todo si es la primera vez que se realiza. 

Si bien en la mayoría de los casos no es necesario cumplir con los plazos, puede ser un factor decisivo si la certificación es fundamental para desbloquear nuevas oportunidades de venta o si una normativa gubernamental exige que se cumplan ciertos criterios en una fecha determinada. 

Al automatizar el proceso de principio a fin, se elimina la carga de las pruebas manuales, la recopilación de evidencia y su organización para la revisión posterior. Eliminar las tareas manuales reduce el tiempo total necesario para la auditoría de meses a semanas. 

Más barato

Los dos primeros métodos implican múltiples puntos de contacto para lograr la preparación para la auditoría. Los equipos internos de seguridad informática que gestionan las auditorías, especialmente si es la primera vez, deben adquirir herramientas antivirus, escáneres de vulnerabilidades y sistemas de capacitación. Si a esto le sumamos los costos de consultoría, el resultado es una factura bastante elevada. 

Las herramientas de automatización de la recopilación de pruebas, como Sprinto, integran todas estas funciones en un único panel de control. Esto garantiza que el cumplimiento normativo se convierta en un ahorro de costes en lugar de una carga a largo plazo. 

Exactitud 

Los humanos cometemos errores, las máquinas no. Dado que las auditorías tienen una larga lista de verificación, es común que los equipos pasen por alto puntos débiles, lo que puede derivar en observaciones durante la auditoría. Cuando hay una fecha límite que cumplir, no se puede permitir el lujo de omitir información crucial, ya que esto podría provocar el aplazamiento de la certificación. 

Las herramientas de automatización de la recopilación de pruebas le ayudan a garantizar que el proceso sea correcto y exhaustivo. Herramientas como Sprinto se integran con la nube para supervisar el entorno en tiempo real y así evitar que se pierda alguna prueba importante. 

¿Qué tipo de pruebas se pueden recopilar automáticamente? 

Si utiliza una herramienta de automatización del cumplimiento normativo, este tipo de pruebas se pueden recopilar automáticamente:

• Capturas de pantalla del sistemaCaptura y almacena capturas de pantalla de sistemas, configuraciones de documentos, ajustes o actividades que demuestren el cumplimiento. Esto incluye capturas programadas o activadas en función de eventos o criterios específicos.
• Políticas implementadasAlmacena versiones digitales de las políticas implementadas, realiza un seguimiento de las versiones, las fechas de aprobación y los cambios. Extrae metadatos de los sistemas de gestión de políticas para mostrar cómo y cuándo se adoptaron las políticas. 
• Formación completando evidenciaSe integra con sistemas de gestión del aprendizaje (LMS) o plataformas de recursos humanos para recopilar automáticamente certificados de finalización, registros de asistencia e informes de progreso de las sesiones de capacitación de los empleados.
• Acciones correctivasDocumenta las acciones correctivas mediante el seguimiento de las tareas en los sistemas de gestión de proyectos o a través de la información directa de los equipos de cumplimiento. Puede registrar la naturaleza del problema, las medidas adoptadas para solucionarlo y el resultado, lo que garantiza un registro de auditoría claro.
• Informes de evaluación de riesgosRecopila datos de evaluación de riesgos y elabora informes que muestran los riesgos identificados, las fechas de evaluación, los planes de mitigación y los responsables de cada riesgo. Ilustra eficazmente los riesgos, los controles y la postura general ante los riesgos mediante informes exhaustivos. 
• Historial de incidentesSe integra con los sistemas de gestión de incidentes para registrar y recuperar datos históricos sobre incidentes de seguridad, como detalles de los incidentes, acciones correctivas y estado de resolución. Documenta todos los incidentes para que estén disponibles para su revisión. 
• Eficacia de los controlesRecopilar datos sobre la eficacia de los controles mediante la agregación de métricas, resultados de auditorías y datos de rendimiento de diversas herramientas de monitoreo. Realizar un seguimiento de los cronogramas y resultados de las pruebas de control, lo que proporciona evidencia de monitoreo y mejora continuos.

Cómo Sprinto le ayuda a automatizar la recopilación de evidencia de diferentes marcos de cumplimiento

Sprinto te ayuda a reducir el trabajo de preparación de auditorías en al menos un 90 % mediante la automatización adaptable. La herramienta permite a tus equipos de seguridad de la información gestionar la implementación de controles, la recopilación de pruebas y el muestreo de pruebas. La plataforma te ayuda a: 

Mantenga un inventario de activos actualizado : La herramienta se integra a la perfección con más de 200 aplicaciones y recursos implementados en su infraestructura en la nube. Esto le ayuda a crear un inventario de activos que incluye códigos, personas y controles. Una visión integral del inventario de activos facilita la determinación de los controles necesarios para cumplir con los criterios de cumplimiento.

Implemente los controles adecuados : Asigne automáticamente las políticas y los controles a los criterios de cumplimiento según los requisitos del marco de trabajo. Esto permite realizar un seguimiento de la eficacia de los controles y supervisar su estado en un panel de control. Puede recopilar evidencia con marca de tiempo para mantener un registro de auditoría completo y preciso.

Cómo Recruit CRM adoptó la automatización del cumplimiento para realizar auditorías de seguridad fluidas y en múltiples marcos de trabajo.

Automatización adaptable : Sprinto se basa en integraciones altamente adaptables y flujos de trabajo basados ​​en reglas. Esto permite a los equipos de seguridad informática agregar mejor los controles y probarlos de forma fiable. Además, las API personalizadas ayudan a reducir significativamente la intervención manual a un nivel mínimo.

Recopile evidencia de calidad de auditor : Implemente el marco de seguridad que prefiera y recopile evidencia de calidad de auditor de forma continua, correcta y exhaustiva. Sprinto funciona eficazmente sin consumir muchos recursos del sistema, accediendo a las configuraciones mínimas necesarias para evaluar los controles y capturar la evidencia.

Recopile evidencia para múltiples auditorías : Planifique, prepare, inicie y ejecute varias auditorías sin interrumpir las operaciones diarias de su negocio. Defina un período de tiempo para cada marco, ubicación o unidad de negocio para recopilar evidencia y monitorear los controles de cada uno. Restrinja el acceso a cualquier auditoría durante un período definido y comuníquese con su auditor desde un único panel de control.

Cómo CareStack utilizó Sprinto para optimizar el cumplimiento normativo y organizar auditorías multi-marco en 3 meses.

Preguntas Frecuentes

¿Qué tipos de técnicas se utilizan para recopilar pruebas?

Las técnicas habituales para recopilar pruebas de cumplimiento incluyen la realización de inspecciones, la observación de procesos, la realización de entrevistas a empleados, la revisión de registros y la utilización de herramientas automatizadas para la recopilación de pruebas.

¿Cuáles son las directrices para recopilar evidencia para marcos como SOC 2 e ISO 27001?

No existen directrices específicas para la recopilación de pruebas en el marco de ningún sistema de seguridad. Todo se reduce a los requisitos y plazos establecidos por el organismo regulador. 

¿Cuáles son las mejores herramientas para recopilar automáticamente pruebas de cumplimiento normativo?

Según los comentarios de los usuarios y su popularidad, algunas de las mejores herramientas para la recopilación de pruebas de cumplimiento son Sprinto, Drata, Hyperproof, AuditBoard y OneTrust.