Den Governance-Prozess verstehen: Ein umfassender Leitfaden

Governance-Prozesse gewannen an Bedeutung als Reaktion auf die Nachteile traditioneller, isolierter Sicherheitssysteme, die bei zunehmender Größe oft nicht mehr funktionieren. 

Ehe man sich versieht, hat man zu viele Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen: die Erwartungen der Stakeholder erfüllen, Vorschriften einhalten und die Unternehmensgrundsätze umsetzen. Anfangs mag es noch reibungslos funktionieren, all diese Aufgaben gleichzeitig zu jonglieren. Doch wenn man einen Punkt vernachlässigt, gerät der gesamte Ablauf ins Stocken. Deshalb sollten Sie Ihre Prozesse strukturiert steuern. 

In diesem Artikel erfahren wir mehr über Governance-Prozesse, ihre Bedeutung und wie man einen solchen Prozess gestaltet. 

Was ist ein Governance-Prozess?

Governance-Prozesse vereinen Richtlinien, Zeitpläne und Rollen in strukturierten Rahmen. Eine GRC-Automatisierungsplattform setzt diese Prozesse in die Praxis um, indem sie die Durchsetzung von Richtlinien automatisiert, Compliance-Fristen überwacht und Governance-Verantwortlichkeiten im gesamten Unternehmen zuweist. Der Prozess unterstützt Sie dabei, Ihre Ziele zu erreichen, die Leistung zu messen und bestehende Strukturen zu operationalisieren. 

Governance-Strukturen optimieren die Interaktion und Ausführung von Rollen. Unser Leitfaden zu Governance-Modellen vergleicht zentralisierte, dezentralisierte und hybride Ansätze und hilft Organisationen so, das Strukturmodell auszuwählen, das ihre Governance-Prozesse am besten unterstützt.

Data Governance ist keine Option, sondern eine grundlegende Voraussetzung für erfolgreiches Datenmanagement und die Gewährleistung von Datenqualität, Compliance und Sicherheit. – Girish Redekar, CEO von Sprinto und GRC-Experte

Wichtigste Einflussfaktoren von Governance-Prozessen

Im Laufe der Jahre haben sich Organisationsstruktur, Prozesse und Arbeitsabläufe verändert, was den Bedarf an besserer Unternehmensführung verstärkt hat. Drei Faktoren sind für diesen Wandel verantwortlich:

• Um ein ungestörtes Wachstum zu ermöglichenKunden, Investoren, Stakeholder und Geschäftspartner erwarten zuverlässige Dienstleistungen und attraktive Renditen. Unternehmen müssen diesen Anforderungen gerecht werden, ohne interne Prozesse zu beeinträchtigen. Um diese Bedürfnisse in Einklang zu bringen, gewinnen Governance-Prozesse zunehmend an Bedeutung für das Wachstum. 
• Ein neuer Tag, eine neue VerordnungMit der Expansion in neue Gebiete und dem Wachstum Ihres Unternehmens kommen vermehrt regulatorische Auflagen hinzu, was die Komplexität interner Prozesse erhöht. Dies stört bestehende Abläufe und macht ein strukturiertes Vorgehen erforderlich. 
• Die Notwendigkeit umfassender Transparenz: Von den Vorstandsmitgliedern wird erwartet, dass sie wichtige Entscheidungen in Bezug auf Compliance-Verpflichtungen, Risikomanagement und neue Initiativen überwachen. Sie benötigen einen umfassenden Überblick über diese Prozesse und prägen die Werte und Strategien des Unternehmens.

Wie man eine Governance-Prozessstruktur etabliert

Der Aufbau einer Governance-Struktur, insbesondere von Grund auf, erfordert mehr Aufwand als man zunächst annimmt. Wir haben bereits Hunderten von Unternehmen geholfen, effektive Governance-Workflows zu etablieren. Hier sind unsere wichtigsten Erkenntnisse für effiziente Prozesse. 

Berücksichtigen Sie den Umfang des Governance-Prozesses

Wählen Sie ein Rahmenwerk, das Ihren Geschäftszielen entspricht, um Ihr Governance-Programm zu starten. Governance-Modelle sind in der Regel Bestandteil von GRC-Rahmenwerken (Governance, Risk, Compliance) oder werden als separate Programme angeboten. 

Wenn Sie bereits über effektive Risiko- und Compliance-Management-Prozesse verfügen, kann eine eigenständige Governance-Lösung hinzugefügt werden. Wenn Sie von Grund auf neu aufbauen, empfehlen wir Ihnen ein Tool, das alle drei Aspekte vereint. 

Verstehen Sie Ihre Governance-Anforderungen

Zusätzlich zum Modell sollten Sie den Umfang Ihres Unternehmens berücksichtigen. Dieser basiert auf Ihrer Branche, Ihrem Standort, Ihren Betriebsabläufen, den Verpflichtungen gegenüber Ihren Stakeholdern und vor allem auf dem aktuellen Stand Ihrer Governance-Prozesse (dem Reifegradmodell). Dies hilft Ihnen, Ihre Schwerpunkte zu setzen und Prioritäten festzulegen. 

Identifizieren Sie die geltenden Vorschriften 

Wenn Sie sensible Daten verarbeiten, können eine oder mehrere Vorschriften gelten. Beispielsweise unterliegen Sie bei der Verarbeitung von Gesundheitsdaten dem HIPAA. Bei der Verarbeitung von Zahlungskarten ist die Einhaltung des PCI DSS verpflichtend. Wenn Sie personenbezogene Daten von EU-Bürgern zu Geschäftszwecken erheben, ist die DSGVO verpflichtend. 

Ihre Governance-Prozesse sollten den Anforderungen der geltenden Compliance-Vorschriften entsprechen. Beispielsweise beinhalten Compliance-Frameworks wie ISO 27001 und NIST 800-53 eine rollenbasierte Zugriffskontrolle in ihrer Checkliste.

Wenn eines dieser oder ein ähnliches Rahmenwerk für Datenschutz und Daten-Governance auf Ihre Organisation zutrifft, sollten die Governance-Prozesse so eingerichtet sein, dass sie dem darin festgelegten Katalog von Kontrollen und Praktiken entsprechen. 

Rollen und Verantwortlichkeiten verwalten

Prozesse lassen sich nicht implementieren, ohne dass alle Beteiligten die Details ihrer Ausführung kennen. Wenn wir über Rollen und Verantwortlichkeiten in einer Governance-Struktur sprechen, meinen wir nicht nur die Mitarbeitenden. Alle Unternehmensberater, externen Dienstleister, Stakeholder und sogar das obere Management sollten genau wissen, welche Rolle sie dabei spielen. 

Kleinere Unternehmen und Startups lagern ihre GRC-Anforderungen in der Regel an externe Berater aus, da ein internes Team kostenintensiv sein kann. Mittelständische Unternehmen und Konzerne stellen üblicherweise ein internes Team ein, bestehend aus einem IT-Sicherheitsbeauftragten, einem Datenschutzbeauftragten, einem Risikoanalysten, internen Revisoren und weiteren Experten. 

Ihre Richtlinien sollten festlegen, wer die Führung übernimmt, wer ein Vetorecht hat, wer Änderungen vornimmt, wer Konflikte löst usw. Wenn alle von Anfang an mitwirken, trägt dies zu Transparenz und Verantwortlichkeit während des gesamten Governance-Prozesses bei. 

Entwickeln Sie Richtlinien und Verfahren

Unternehmensführungsgrundsätze sollten die wichtigsten Führungsziele festlegen. Stellen Sie sicher, dass alle an den Führungsprozessen Beteiligten Ihre Grundsätze verstehen und anerkennen. 

Prozessrichtlinien sollten sich an den Rollen und Verantwortlichkeiten, dem Risikomanagement von Drittparteien , Risikomanagementstrategien, Mitarbeiterschulungen, der internen und externen Kommunikation, Verbesserungsmethoden und Mitarbeiterschulungsprogrammen orientieren.

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Risiko- und Änderungsmanagement sicherstellen

Governance-Modelle bestehen aus Komponenten wie globalen Betriebsinfrastrukturen, rechtlichen Haftungsfragen, Prüfungsaktivitäten und Kontrollfunktionen. All diese Komponenten sind komplex und bergen neue Risiken wie Sicherheitsbedrohungen für Ihre Betriebsumgebung. 

Ihre Governance-Prozesse sollten so gestaltet sein, dass diese Risiken rechtzeitig erkannt und gesteuert werden können, um Vorfälle zu minimieren und die Geschäftskontinuität zu gewährleisten. Wenn Sie beispielsweise viele externe Stakeholder haben, ist ein effektives Drittparteienrisikomanagement unerlässlich. 

Neben den Risiken werden bestehende Arbeitsabläufe kontinuierlich um neue Prozesse und Technologien erweitert. Entwickeln Sie einen Change-Management-Plan, um diese Änderungen zeitnah zu implementieren. Erstellen Sie eine Matrix zur Regelung von Verantwortlichkeiten und Eskalationsprozessen. 

Die Entkopplung von Änderungsmanagement und Compliance birgt Risiken. Werden Best Practices nicht befolgt, können Codeänderungen die Sicherheit schwächen und die Effektivität des Infrastrukturbetriebs beeinträchtigen. Unstrukturierte Codefreigaben und Projektverfolgung gefährden die Systemintegrität und die Einhaltung von Vorschriften.

Sprinto bietet Tools zur Systematisierung und Beschleunigung des Änderungsmanagements, abgestimmt auf Risikoschwellen und Compliance-Anforderungen. Sie können Änderungen auf Codeebene durchführen, einschließlich CI-Branches und Genehmigungen, und so Best Practices für die Sicherheit gewährleisten, die auf Ihre Überwachungsanforderungen zugeschnitten sind. 

Die Prozesse implementieren und messen

Nachdem Sie die Prozesse und Pläne entwickelt haben, ist es nun an der Zeit, diese umzusetzen. Ihre Implementierungsstrategie sollte GRC-Kennzahlen beinhalten , um die Effektivität Ihrer Prozesse zu messen und Governance-Anforderungen geschäftskritischen Funktionen zuzuordnen.

Bei der Erstellung des Implementierungsplans sollten die kritischen Prozesse priorisiert und Zeitpläne für laufende Projekte festgelegt werden. Es sollte ein System eingerichtet werden, um Änderungen zu bewerten, Fortschritte zu verfolgen und Risiken zu begegnen. 

Die Implementierung eines Governance-Programms kann manuell Monate, ja sogar Jahre dauern. Mit einem GRC-Tool lässt sich der Prozess optimieren und schneller umsetzen.

Wichtigste Vorteile und Nutzen eines Governance-Prozesses

Wirksame Governance-Prozesse tragen zu Transparenz bei, gewährleisten Verantwortlichkeit und ermöglichen fundierte Entscheidungen. Hier sind drei Vorteile für Ihr Unternehmen: 

• Bessere TransparenzEine zentrale Herausforderung für das Topmanagement und die Vorstandsmitglieder besteht darin, ihre Richtlinien und Geschäftsprinzipien in die Praxis umzusetzen. Governance-Prozesse begegnen dieser Problematik durch ein vordefiniertes System, das Rollen, Verantwortlichkeiten, Datenflüsse, Sicherheitsmaßnahmen, regulatorische Vorgaben und weitere Komponenten regelt. Dies trägt zu einem harmonischen Gesamtsystem bei.
• Verbesserte SichtbarkeitGovernance-Prozesse helfen dem Management und den Entscheidungsträgern, den Fortschritt von Projekten, Richtlinien und Prinzipien in einem einheitlichen, nicht isolierten System zu verfolgen. Darüber hinaus sollten die Verantwortlichen einen tiefen Einblick in Risikomanagement- und Entscheidungsprozesse haben. 

Ein Governance-Modell hilft ihnen bei der Nachverfolgung, indem es die internen Prozesse hinsichtlich Wer, Was, Wann und Warum genau festlegt. 

• Bessere KoordinationMit zunehmender Unternehmensgröße werden auch die internen Prozesse komplexer. Ohne ein effektives Kommunikationssystem kann die Steuerung der einzelnen Geschäftsbereiche eine Herausforderung darstellen. 

Governance-Prozesse harmonisieren Compliance, rechtliche Anforderungen, Stakeholder-Vorgaben und mehr, indem sie isolierte Systeme aufbrechen.

Betriebsstruktur des Governance-Prozesses

Eine Governance-Betriebsstruktur besteht im Wesentlichen aus Verantwortlichkeiten, IT-Infrastruktur und deren Unterkomponenten. Diese sind durch Workflows, Prozesse und Berichtssysteme – das Fundament Ihrer Betriebsstruktur – miteinander verbunden. 

Vorstand und Geschäftsführung entscheiden über die Umsetzung. In der Praxis sieht die Hierarchie üblicherweise folgendermaßen aus: 

• Struktur: Ihre Berichtsprozesse und Ihre Ausschussstruktur 
• Aufsichtsverantwortung: Aufsicht durch den Vorstand, Rechenschaftspflicht des Managements und Ausschuss 
• Infrastruktur: Richtlinien und Verfahren, Berichterstattung und Kommunikation sowie Technologie 

Ihr Governance-Prozess sollte eine strukturierte Vorgehensweise für Risikomanagement, operative Abläufe und Berichtswesen aufweisen. Ziel ist es, die Kluft zwischen isolierten Systemen und der operativen Realität zu überbrücken. 

Immer noch Prozesse von Grund auf neu einrichten?

Die manuelle Verwaltung von Governance-Prozessen birgt viele Lücken und Verbesserungspotenzial. Dies gilt insbesondere für kleine Unternehmen ohne strukturiertes Prozessframework. GRC-Tools wie Sprinto vereinen Governance, Risikomanagement und Sicherheitskonformität und ermöglichen die Zentralisierung und Automatisierung Ihrer Daten-Governance-Prozesse. Mit diesem Tool können Sie:

• Optimieren und automatisieren Sie Arbeitsabläufe rund um Richtlinien, die Vorbereitung auf Datenprüfungen und das Management der Einhaltung von Sicherheitsbestimmungen.
• Zentralisieren Sie die Personalmanagementaktivitäten, damit Sie alle Ihre Compliance- und Audit-Checklisten mit minimalem bis gar keinem manuellen Eingriff abhaken können. 
• Richten Sie benutzerdefinierte rollenbasierte Zugriffskontrollberechtigungen für alle Assets basierend auf Rollen und Risikostufen ein.
• Statten Sie mit Werkzeugen aus, um das Änderungsmanagement so einzurichten, zu systematisieren und zu beschleunigen, dass es Ihren Risiko- und Compliance-Anforderungen entspricht.
• Nutzen Sie Branchenstandards, um Risiken für kritische Anlagen zu bewerten und Schwachstellen sowie nicht konforme Aktivitäten aufzudecken. 

Entdecken Sie Sprinto und erfahren Sie, wie wir Ihren Weg zu einer effektiven Governance-Implementierung beschleunigen.

Häufig gestellte Fragen