Rollen und Verantwortlichkeiten im Bereich Data Governance: Ein vollständiger Leitfaden

Organisationen müssen verschiedene Vorschriften und Standards zur Datennutzung einhalten, wie beispielsweise die DSGVO, HIPAA und andere. Daher ist es wichtig, die Rollen und Verantwortlichkeiten im Bereich Data Governance zu verstehen, um die Einhaltung dieser Vorschriften zu gewährleisten.

Niemand formuliert die Definition von Daten-Governance treffender als Mike Ferguson von Intelligent Business Strategies –

 „Data Governance ist die Orchestrierung von Menschen, Prozessen, Richtlinien und Technologien, um strukturierte und unstrukturierte Datenbestände während ihres gesamten Lebenszyklus formal zu definieren, zu ermitteln, zu bewerten, zu bereinigen, zu integrieren und zu schützen, um unternehmensweit allgemein verständliche, vertrauenswürdige und sichere Daten zu gewährleisten.“ 

Governance-Funktionen sind jedoch zentral für den Strategieerfolg. Unser Leitfaden zum Governance-Prozess beschreibt, wie Sie die operativen Strukturen – Zeitpläne, Vorgehensweisen und Arbeitsabläufe – einrichten, die ein effektives Funktionieren der Daten-Governance-Funktionen ermöglichen.

In diesem Leitfaden gehen wir auf die wichtigsten Rollen und Verantwortlichkeiten im Bereich Data Governance ein und vermitteln Ihnen ein umfassendes Verständnis davon, wer was tut und warum das für Ihr Unternehmen wichtig ist.

Rollen und Verantwortlichkeiten der Datenverwaltung

Die Rollen und Verantwortlichkeiten im Bereich Data Governance umfassen typischerweise ein dediziertes Governance-Team, einen Lenkungsausschuss als Leitungsgremium und ein Team von Datenverantwortlichen. Datenverantwortliche überwachen die Datenqualität und verwalten die Datenbestände. Zentralisierte, dezentralisierte und hybride Governance-Modelle legen fest, wo die Datenverantwortlichen innerhalb der Organisation angesiedelt sind und wie sich ihre Verantwortlichkeiten in den verschiedenen Governance-Strukturen unterscheiden.

Zu ihren Aufgaben gehören die Verwaltung und Optimierung der Datenbestände des Unternehmens, die Bereitstellung von Fachwissen sowie die Unterstützung bei der Entwicklung und Implementierung von Datenstrategien. Sie tragen außerdem zur Verfeinerung des Daten-Governance-Prozesses bei, um die Gesamteffektivität zu steigern. Im nächsten Abschnitt werden alle Rollen und Verantwortlichkeiten detailliert erläutert.

Verschiedene Rollen im Bereich Data Governance und ihre Verantwortlichkeiten 

Ein Data-Governance-Team umfasst verschiedene Rollen, die alle wichtig sind, um eine datenzentrierte Kultur in Ihrem Unternehmen zu schaffen. Die Verantwortlichkeiten im Bereich Data Governance können je nach Organisation variieren, aber das Folgende dient als allgemeine Orientierungshilfe.

Rolle der Datenverwaltung	Aufgaben
Unterstützungslevel	Büro für Daten-Governance / DG-Programmteam: Entwicklung des unternehmensweiten Daten-Governance-Programms überwachen; Programm verwalten und Lösungen konzipieren; Sitzungen des Gremiums moderieren und Tagesordnungen erstellen; Schulungsmaterialien entwickeln und Qualitätssicherung gewährleisten; Richtlinien festlegen und überprüfen sowie Kennzahlen zur Datenqualität definieren; Audits durchführen
Partner für Daten-Governance (IT)	Informationstechnologie (Daten-KMU und System-KMU)Gewährleistung eines einheitlichen Datenschutzes und einer einheitlichen Datenklassifizierung; Sicherung der IT-Infrastruktur; Schutz sensibler Daten; Integration von Data Governance in Projekte; Modellierung und Definition strategischer Daten; Bereitstellung von technischem Support für Datenqualität und -governance
Operativer Ebene	Operative Datenverantwortliche: Organisationsdaten definieren, erstellen, nutzen und verwalten; Datendefinitionen erstellen und genehmigen; Datenintegrität und -qualität gewährleisten, Datenzugriffsebenen klassifizieren; regulatorische/rechtliche Fragen dokumentieren; andere Verantwortliche unterstützen; neue Anforderungen kommunizieren; Datenbedenken/-probleme angehen.
Taktische Ebenen	Datenbereichsverantwortliche: Sicherstellung der Datenqualität in den Domänen, bereichsübergreifendes Handeln, Unterstützung bei der Problemlösung, Eskalation von Problemen, Dokumentation und Kommunikation von Regeln, Teilnahme an taktischen Gruppen für spezifische Probleme/Projekte.  Datenverantwortliche KoordinatorenRegeln und Vorschriften verteilen; Probleme dokumentieren und kommunizieren; operative Verantwortliche benennen; in taktischen Teams mitarbeiten; Datenverwaltung übernehmen
Strategische Ebene	Data Governance CouncilSchulung zu Daten-Governance; Genehmigung von Richtlinien und Rahmenwerken; Förderung von Daten-Governance-Praktiken; Strategische Entscheidungen treffen; Schlüsselrollen identifizieren; Beratung zu Governance, Risikomanagement und Compliance
Executive-Ebene	Höheres Führungsteam / LenkungsausschussStrategische Pläne fördern und genehmigen; Erwartungen an die Daten-Governance kommunizieren; Initiativen zur Datenqualität identifizieren und priorisieren
Sonstiges	Datensicherheitsteam:Verantwortlich und rechenschaftspflichtig für die Sicherheit des Datenzugriffs und die Einhaltung der Datenschutzrichtlinien. Datenveröffentlichungsmanager:Verantwortlich und rechenschaftspflichtig für die Qualitätssicherung und Veröffentlichung neu erstellter vertrauenswürdiger Inhalte.

Dies sind nun die gängigsten Rollen und Verantwortlichkeiten von Data-Governance-Leitern. Gehen wir also näher darauf ein.

1. Chief Data Officer (CDO)

Ein Chief Data Officer (CDO) spielt eine entscheidende Rolle bei der Nutzung von Daten, dem wohl wertvollsten Gut Ihres Unternehmens. Der CDO, ein leitender Angestellter, ist für die Datennutzung und -verwaltung im gesamten Unternehmen verantwortlich.

Zu den Aufgaben eines CDO gehören unter anderem folgende:

• GovernanceBeratung, Überwachung und Steuerung von Unternehmensdaten.
• Einkauf & ProzesseSicherstellen, dass die Daten nutzbar, verfügbar und effizient sind.
• Innovation : Digitale Transformation vorantreiben, Kosten senken und Umsätze generieren.
• AnalyseUnterstützung von Analysen und Berichten zu Produkten, Kunden, Betriebsabläufen und Märkten.

2. Datenverwaltung

Datenadministratoren sind die stillen Helden Ihres Daten-Governance-Programms. Bei der Ausführung ihrer zentralen Aufgaben im Bereich Daten-Governance überwachen sie dessen Implementierung genau und sind erste Anlaufstelle für Fachberater bei Datenfragen.

Sie sind entsprechend qualifiziert und vorwiegend technisch versiert; ihre Aufgabe besteht darin, sicherzustellen, dass Ihre Datensysteme optimal funktionieren und den Governance-Anforderungen entsprechen.

Aufgaben eines Datenadministrators

• Insgesamt tragen Sie die Verantwortung für das Projektmanagement des gesamten Prozesses der Daten-Governance.
• Als Schiedsrichter fungieren und alle Angelegenheiten im Zusammenhang mit Daten bearbeiten.
• Sicherstellen, dass die Datensysteme reibungslos funktionieren und die Governance-Standards einhalten.
• Datenkonvertierungen überwachen, Datenbewegungen bewerten und Datenarchitekturen erstellen.
• Aufbau, Inbetriebnahme und Wartung einer Datenspeicherinfrastruktur, die Datenbanken und Data Warehouses umfasst
• Beziehen Sie Datenanalysen in die Entscheidungsfindung und das Management von Schulungen und Einarbeitungsprozessen für die Benutzergruppe ein.
• Um die Zuverlässigkeit, Relevanz und Aktualität der Daten zu gewährleisten, muss die Glaubwürdigkeit der Aufzeichnungen sichergestellt werden.

3. Datenverantwortlicher

Ein Datenverantwortlicher überwacht die Nutzung und den Schutz der Daten einer Organisation und vermittelt zwischen Technologie und Geschäftsprozessen. Er implementiert Lösungen für die Daten-Governance, die Organisationen dabei unterstützen, ein ordnungsgemäßes Datenmanagement zu erreichen und aufrechtzuerhalten.

Verantwortlichkeiten eines Datenverwalters

• Die Datenanforderungen der Nutzergemeinschaft berücksichtigen
• Sachverhalte und Probleme anhand von Fakten sammeln, zusammentragen und bewerten
• Es ist ratsam, die Verantwortung für den jeweiligen Sachverhalt oder Geschäftsbereich zu delegieren.
• Im Rahmen des Master Data Management (MDM) sollten die Verantwortlichkeiten entlang der Grenzen der Key Data Entities (KDE) aufeinander abgestimmt werden.
• Es ist außerdem wichtig, wichtige Bedenken denjenigen Personen mitzuteilen, die möglicherweise betroffen sind.
• Standardisieren Sie Datendefinitionen, Regeln und Beschreibungen, um den Datenbeständen Kontext zu verleihen.
• Sicherstellen, dass die Datenqualität und -standards im gesamten Unternehmen bewertet, kontrolliert und überprüft werden.
• Übernehmen Sie bewährte Verfahren der Datensicherheits-Governance, um diese mit Governance-Zielen, Richtlinien, Normen und Vorschriften zu integrieren.
• Datenzugriffsebenen identifizieren und klassifizieren, um sicherzustellen, dass die richtigen Geschäftsanwender auf die benötigten Daten zugreifen können.

4. Datenverantwortlicher

Ein Datenverantwortlicher (Datenmodellierer oder ETL-Entwickler) ist für die Pflege, Bereitstellung und den Schutz der Datenbanken des Unternehmens zuständig. Zu seinen Aufgaben gehören:

Zu den Aufgaben eines Datenverantwortlichen gehören:

• Autorisierung und Kontrolle des Datenzugriffs
• Bestimmung des Datenverantwortlichen für jeden Datentyp
• Aufrechterhaltung der Diskursprozesse, damit die Daten erhalten bleiben
• Zusammenarbeit mit Datenverantwortlichen zur Bewältigung von Datenqualitätsproblemen
• Implementierung technischer Kontrollen zum Schutz der Daten
• Überprüfung der Datenkonsistenz mithilfe eines gemeinsamen Datenmodells
• Aufrechterhaltung von Backups der Stammdaten sowie Dokumentation des Aktualisierungsprozesses.
• Bei der Implementierung des Änderungsmanagementprozesses im Rahmen der Datenbankpflege

5. Datengovernance-Ausschuss

Der Data-Governance-Ausschuss ist dafür verantwortlich, dass die Datenbedürfnisse, -anforderungen und -bedenken von Organisationen und deren Aktivitäten über verschiedene Lebenszyklen hinweg konsistent berücksichtigt werden. Typischerweise hat der Ausschuss zwei Aufgabenbereiche: Strategisches Datenmanagement und Taktisches Datenmanagement.

Das Strategic Data Management Board umfasst die Rollen des Chief Data Officer (CDO), des Data Governance Council und des Senior Leadership Team / Steering Committee.

Das taktische Datenmanagement umfasst die Regeln des Data Governance Office / DG Program Teams, Data Governance Partners, Operational Data Stewards und Data Domain Stewards: Sicherstellung der Datenqualität in allen Geschäftsbereichen, Unterstützung bei der Problemlösung und Teilnahme an taktischen Arbeitsgruppen.

Zu den Aufgaben eines Datengovernance-Ausschusses gehören:

• Berücksichtigung von Richtlinien, Standards, Prozessen und anderen Anforderungen der Daten-Governance
• Kontrolle und Durchsetzung von Daten-Governance-Standards
• Bereitstellung eines Rahmens für effektive Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen der IT-Abteilung und den Geschäftsbereichen
• Überwachung verschiedener Arten von Datenmanagementrichtlinien oder -strategien, die Genehmigungsprozesse betreffen
• Vorschläge und Empfehlungen zu Datenqualitätsaktivitäten
• Angleichung der Datenanforderungen, Prioritäten und Probleme über verschiedene Organisationen hinweg
• Beilegung von Streitigkeiten im Zusammenhang mit der Datenverwaltung
• Richtlinien nach Bedarf anpassen
• Koordinierung allgemeiner und detaillierter Fragen im Zusammenhang mit der Datenstrategie

Wie werden dem Data-Governance-Team Verantwortlichkeiten zugewiesen?

Die Zuweisung von Verantwortlichkeiten an Ihr Data-Governance-Team ist wichtig, damit jeder weiß, was er zu tun hat. Das trägt zu einer guten Organisation bei und gewährleistet ein ordnungsgemäßes Datenmanagement.

Die Zuweisung von Verantwortlichkeiten an ein Daten-Governance-Team erfordert jedoch mehrere wichtige Schritte, um Klarheit und Effektivität zu gewährleisten:

1. Rollen definieren

Die Rollen im Bereich Data Governance bilden die Grundlage für ein effektives Management von Datenbeständen und -aktivitäten in einer Organisation. Jede Rolle definiert Verantwortlichkeiten und gewährleistet so klare Rechenschaftspflicht, die Einbeziehung von Stakeholdern und die Information aller Beteiligten über relevante datenbezogene Aufgaben.

In einem kleinen Technologie-Startup könnten die Aufgaben im Bereich Data Governance folgendermaßen aussehen:

• DatenverwalterVerantwortlich für die Aufrechterhaltung der Datenqualität in Kundendatenbanken und die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen.
• DatenadministratorVerwaltet die Datenbankinfrastruktur und gewährleistet so die Datenzugänglichkeit und -sicherheit für das Entwicklungsteam.
• CDO: Verantwortlich für die Gesamtdatenstrategie und die Ausrichtung der Dateninitiativen an den Geschäftszielen, um Wachstum und Innovation voranzutreiben.

2. Verantwortlichkeiten identifizieren

Als Nächstes werden die Verantwortlichkeiten für diese Rollen festgelegt. Typischerweise übernimmt der Chief Data Officer (CDO) die Federführung bei der Überwachung der Daten-Governance-Aktivitäten. Die Hauptverantwortung des CDO besteht darin, sicherzustellen, dass die Datenrichtlinien die strategischen Ziele des Unternehmens unterstützen.

Dies beinhaltet die Definition klarer Aufgaben und Pflichten für jede Rolle, um sicherzustellen, dass diese effektiv zur Erreichung der Ziele der Daten-Governance beitragen.

3. Fähigkeiten und Erfahrung in Einklang bringen

Der nächste Schritt nach der Festlegung der Verantwortlichkeiten besteht darin, diese mit den passenden Fähigkeiten und Erfahrungen abzugleichen. Jemand mit Kenntnissen im Datenqualitätsmanagement würde sich beispielsweise darauf konzentrieren, die Datengenauigkeit im gesamten Unternehmen sicherzustellen. 

Auf diese Weise kann jedes Teammitglied Aufgaben übernehmen, für die es am besten geeignet ist, und Ihre Daten-Governance wird reibungslos verlaufen.

4. Verantwortlichkeit schaffen

Dieser Schritt legt klar fest, wer für welche spezifische Aufgabe oder welchen Bereich des Datenmanagements verantwortlich ist. Beispielsweise könnte der Chief Data Officer im Data-Governance-Team eines Unternehmens für die gesamte Datenstrategie und die Einhaltung der Datenrichtlinien zuständig sein. 

Unterdessen könnte ein Datenverantwortlicher dafür zuständig sein, die Qualität und Integrität der in Marketingkampagnen verwendeten Kundendaten sicherzustellen. 

Erkennen Sie die Klarheit? Dadurch wird sichergestellt, dass jeder Aspekt Ihrer Daten-Governance einen festen Verantwortlichen hat, der für den Erfolg und die Ergebnisse verantwortlich gemacht werden kann.

Ein GRC-Tool wie Sprinto unterstützt Sie bei der effektiveren Steuerung von Governance-Projekten, indem es Ihnen ermöglicht, alle Governance-Aufgaben einzusehen und deren Auswirkungen zu verstehen. Mit Sprinto können Sie jeder Aufgabe eindeutige Verantwortliche zuweisen und den Status basierend auf erfolgreichen und fehlgeschlagenen Prüfungen verfolgen. So wird sichergestellt, dass alle Aspekte der Daten-Governance optimal überwacht und verwaltet werden.

Insgesamt können Sie mit Sprinto hohe Datenstandards mit weniger Aufwand aufrechterhalten.

5. Schulungen anbieten

Um sicherzustellen, dass Ihr Data-Governance-Team seine Rollen und Verantwortlichkeiten effektiv versteht, sollten Schulungen und Ressourcen bereitgestellt werden. 

Ein Finanzdienstleistungsunternehmen implementiert beispielsweise ein Programm, in dem der Chief Data Officer sicherstellt, dass die Datenverantwortlichen Schulungen zu Datenqualität und Compliance erhalten. Sie nehmen an Workshops teil und erwerben Zertifizierungen. 

Sie müssen kontinuierliche Unterstützung in Form von aktualisierten Richtlinien, regelmäßigen Schulungen und Mentoring anbieten. So kann Ihr Data-Governance-Team hohe Datenstandards gewährleisten.

Sprinto-Vorteil: Dank der integrierten Sicherheitsschulungsmodule von Sprinto und der Möglichkeit, bei Bedarf individuelle Schulungskampagnen zu starten, wird das Erreichen und Aufrechterhalten der Compliance mühelos und deutlich weniger chaotisch.

Wie kann Sprinto helfen?

Die Schaffung einer datengetriebenen Kultur erfordert ein solides Daten-Governance-Programm zur Überwachung von Datenqualität, -sicherheit und Compliance. Der Aufbau eines solchen Programms setzt jedoch ein qualifiziertes Team mit vielfältigen Rollen und Verantwortlichkeiten voraus. Selbst mit kompetenten Teammitgliedern kann die manuelle Verwaltung schnell überfordernd sein.

Hier kommt Sprinto – die GRC-Automatisierungsplattform – ins Spiel. Sie ist Ihre Lösung, um Prozesse zu optimieren und wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und so Ihr Team zu entlasten. Sprinto überwacht Ihr System auf Richtlinienverstöße, automatisiert Maßnahmen zur Risikobehebung in der Cloud und benachrichtigt Sie bei Compliance-Problemen. 

Es handelt sich um ein ausgeklügeltes und automatisiertes Tool, das Ihre Arbeitsbelastung verringern soll.

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Sprinto verwaltet Richtlinien und lässt nichts unversucht. Es identifiziert und minimiert Risiken präzise und löst Warnmeldungen bei Compliance-Abweichungen aus. Darüber hinaus bietet es ein Schulungsmodul zur Daten-Governance, einem der wichtigsten Aspekte der Unternehmensführung – und das alles vollautomatisch.

Wenn Sie eine erstklassige Datenzugriffsverwaltung für Ihr Datenökosystem implementieren und gleichzeitig die Datendemokratisierung fördern möchten, sollten Sie Sprinto ausprobieren.

Häufig gestellte Fragen