DSGVO-Datenschutzrichtlinie: Sicherstellung der Einhaltung der EU-Datenschutzbestimmungen

Wichtige Punkte

• Die DSGVO verpflichtet jedes Cloud-basierte Unternehmen, das Daten von EU-Bürgern verarbeitet, seine Kunden über seine Datenverarbeitungsgrundsätze und -prozesse mittels einer Datenschutzerklärung zu informieren.
• Die DSGVO-Datenschutzrichtlinie sollte detailliert und umfassend sein und DSGVO-spezifische Klauseln wie die Rechte der betroffenen Personen und Kontaktinformationen für Ihren Datenschutzbeauftragten und/oder Ihren EU-/UK-Vertreter enthalten.

Einführung in die DSGVO

Die DSGVO-konforme Datenschutzerklärung bzw. Datenschutzerklärung ist eine zwingende rechtliche Voraussetzung für jede Website, die sich an EU-Bürger richtet, unabhängig vom Standort des Cloud-Anbieters. Websites verwenden Browser-Cookies, um personenbezogene Daten für statistische, funktionale oder Marketingzwecke zu verarbeiten. 

Die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verpflichtet Unternehmen zur Erstellung einer Datenschutzerklärung, um ihre Kunden über den Umgang mit ihren personenbezogenen Daten zu informieren. Dies hilft Kunden, fundierte Entscheidungen über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu treffen. Verstöße gegen die DSGVO ziehen hohe Geldstrafen oder sogar die Schließung des Unternehmens nach sich. 

So wurde Google beispielsweise von der französischen Datenschutzbehörde mit einer Geldstrafe von 150,000 € belegt, weil die Datenschutzerklärung des Unternehmens die Nutzer „nicht ausreichend über die Bedingungen der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten und die Zwecke dieser Verarbeitung informierte“. Auch Spanien verhängte gegen Google eine Geldstrafe von 90,000 € wegen einer unzureichenden Datenschutzerklärung. 

Als Folge davon hat Google seine Datenschutzrichtlinien in zwei Bereichen umfassend geändert: der Verwendung von Informationen aus Cookies und der Verwendung von Google-Kontodaten. 

In diesem Artikel erfahren Sie, was eine Datenschutzerklärung ausmacht und wie Sie eine DSGVO-konforme Datenschutzerklärung für Ihr Cloud-Unternehmen erstellen können. Eine gut formulierte Datenschutzerklärung grenzt die Rolle des Verantwortlichen klar von der Rolle jedes DSGVO-Auftragsverarbeiters ab, da betroffene Personen das Recht haben zu erfahren, wer die Zwecke der Datenverarbeitung festlegt und wer Daten lediglich im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet.

Was ist eine DSGVO-Datenschutzrichtlinie?

Die DSGVO-Datenschutzrichtlinie (auch DSGVO-Datenschutzerklärung genannt) ist ein öffentliches Dokument, das darlegt, wie Ihr Cloud-Hosting-Unternehmen die personenbezogenen Daten seiner Nutzer und anderer Interessengruppen verarbeitet und wie die Datenschutzgrundsätze angewendet werden.

Als Datenschutzgesetz der Europäischen Union gewährt die DSGVO EU-Bürgern spezifische Datenschutzrechte. Das Rahmenwerk verpflichtet Unternehmen zur Transparenz ihrer Datenerfassungs- und -speicherungspraktiken, und die DSGVO-Datenschutzerklärung trägt zur Kommunikation dieser Praktiken bei.

Die Artikel 12, 13 und 14 der DSGVO enthalten detaillierte Richtlinien zur Erstellung einer Datenschutzerklärung. Es gelten spezifische Anforderungen an den Inhalt einer Datenschutzerklärung, die in der EU als „Datenschutzhinweis“ bezeichnet wird.  

Gemäß der DSGVO müssen Cloud-Anbieter eine Datenschutzerklärung erstellen, die Folgendes beinhalten sollte:

• Seien Sie leicht zugänglich, verständlich, transparent und prägnant.
• Verwenden Sie eine klare und einfache Sprache, insbesondere wenn die Informationen an ein Kind gerichtet sind.
• Pünktlich geliefert werden
• Kostenlos verfügbar sein

Eine DSGVO-konforme Datenschutzerklärung schafft Vertrauen zwischen Cloud-Anbietern und ihren Kunden. Sie beseitigt jegliche Unsicherheit darüber, wie das Unternehmen personenbezogene Daten verwenden will.

Es ermöglicht Kunden außerdem, die Kontrolle darüber zu behalten, wie ihre personenbezogenen Daten verwendet werden. Sollten sie mit der Art und Weise der Datenverarbeitung unzufrieden sein, können sie das Unternehmen über eine Auskunftsanfrage gemäß dem Datenschutzgesetz (DSAR) kontaktieren und die Einstellung der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten beantragen. 

Warum sind Datenschutzrichtlinien gemäß DSGVO wichtig?

Die DSGVO verpflichtet Ihr Cloud-Hosting-Unternehmen zur Erstellung einer Datenschutzerklärung, wenn Ihre Website personenbezogene Daten von Kunden erhebt. Eine Datenschutzerklärung hilft nicht nur bei der Erfüllung gesetzlicher Vorgaben, sondern schafft auch Vertrauen bei den Kunden. Manchmal fordern auch andere Interessengruppen eine Datenschutzerklärung. 

Bei Nichteinhaltung der Datenschutzbestimmungen der DSGVO drohen Bußgelder von bis zu 4 % Ihres weltweiten Umsatzes oder 20 Millionen Euro, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Selbst bei einem weniger schwerwiegenden Verstoß müssen Sie mit einem Bußgeld von bis zu 2 % Ihres Umsatzes oder 10 Millionen Euro rechnen, je nachdem, welcher Betrag höher ist. 

Die irische Datenschutzbehörde verhängte gegen WhatsApp eine Geldstrafe von 225 Millionen Euro, weil das Unternehmen seine Datenverarbeitungspraktiken in seiner Datenschutzerklärung nicht ausreichend erläutert hatte. WhatsApp hätte seine Datenschutzerklärung in leicht verständlicher Sprache und in einem gut zugänglichen Format verfassen müssen. 

Wenn Sie „berechtigtes Interesse“ als Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung angeben, sollten Sie erläutern, worin dieses Interesse in Bezug auf jeden einzelnen relevanten Verarbeitungsvorgang besteht. 

In einem anderen Fall verhängte die spanische Datenschutzbehörde eine Geldstrafe von 6 Millionen Euro gegen die Caixabank, weil diese in ihrer Datenschutzerklärung widersprüchliche und unklare Angaben zu ihren Datenverarbeitungspraktiken gemacht hatte. Das Unternehmen berief sich zudem auf „berechtigte Interessen“ als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten, ohne dies ausreichend zu begründen. Darüber hinaus hatte es die Transparenzanforderungen der DSGVO gemäß Artikel 13 und 14 nicht erfüllt. 

Falls Sie gezwungen sein sollten, vor Gericht zu gehen, um Ihre Datenschutzpraktiken und -richtlinien zu verteidigen, werden Sie für den Inhalt Ihrer DSGVO-konformen Datenschutzerklärung (oder für das, was darin fehlt) zur Rechenschaft gezogen.

Anforderungen der DSGVO an die Datenschutzrichtlinie für Ihre Website

Die DSGVO dient sowohl dem Datenschutz der EU-Bürger als auch dem Schutz von Cloud-Anbietern vor rechtlichen Schritten. 

Sie können einen Generator für DSGVO-konforme Datenschutzerklärungen oder ein Beispiel für eine DSGVO-konforme Datenschutzerklärung verwenden, um individuelle und umfassende Dokumente für Ihre Website und App zu erstellen. Alternativ können Sie eine von Datenschutzexperten erstellte Vorlage für eine DSGVO-konforme Datenschutzerklärung nutzen. Diese kostenlosen Vorlagen enthalten in der Regel Anmerkungen, die Ihnen helfen, die Anforderungen der DSGVO zu erfüllen.

Kontaktdaten

Gemäß Artikel 13(1) (a) müssen in Ihrer Datenschutzerklärung Name, Anschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer Ihres Cloud-Hosting-Unternehmens, d. h. des „Verantwortlichen für die Datenverarbeitung“ oder der Stelle, die entscheidet, wie und warum personenbezogene Daten verarbeitet werden, angegeben werden. 

Wenn Sie einen Datenschutzbeauftragten (DSB) und/oder einen Vertreter des Vereinigten Königreichs/der EU ernannt haben, sind Sie gemäß Artikel 13(1)(b) verpflichtet, deren Kontaktdaten anzugeben. 

Arten von personenbezogenen Daten, die Sie verarbeiten

Die Definition personenbezogener Daten in der DSGVO ist sehr weit gefasst – von Cookie-Daten bis hin zu IP-Adressen gilt alles als personenbezogene Daten. Daher müssen Sie jede Art von personenbezogenen Daten, die Sie verarbeiten, genau und detailliert beschreiben und begründen, warum diese Verarbeitung notwendig ist. 

Möglicherweise verarbeiten Sie personenbezogene Daten von Personen, die niemals mit Ihrem Cloud-basierten Unternehmen in Kontakt treten werden.

Üblicherweise unterteilen Unternehmen diesen Abschnitt der Datenschutzrichtlinie in Unterabschnitte wie:

• Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen
• Daten, die von unserer Website erfasst werden

Diese sind weiter in detailliertere Abschnitte unterteilt. 

Alle Informationen werden in leicht verständlicher Weise und ohne juristische Fachsprache bereitgestellt. 

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Artikel 13 Absatz 1 Buchstabe c verpflichtet Cloud-Anbieter, den konkreten Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten anzugeben. Dies ist nach der DSGVO nicht möglich, wenn keine Rechtsgrundlage dafür besteht. 

Artikel 6 der DSGVO legt sechs Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten fest:

• Sie haben deren Zustimmung dazu.
• Sie müssen deren personenbezogene Daten aufgrund einer gesetzlichen oder vertraglichen Verpflichtung verarbeiten.
• Sie sind gesetzlich verpflichtet, deren personenbezogene Daten zu verarbeiten.
• Sie führen eine Aufgabe im öffentlichen Interesse aus oder haben die rechtliche Befugnis dazu.
• Sie haben ein berechtigtes Interesse daran, deren personenbezogene Daten zu erheben.
• Sie könnten ihr eigenes Leben oder das Leben einer anderen Person gefährden, indem Sie personenbezogene Daten nicht verarbeiten.

Wie Sie personenbezogene Daten verarbeiten

Die Grundsätze der Zweckbindung und Datenminimierung schreiben vor, dass Cloud-Anbieter einen triftigen Grund für die Verarbeitung der von ihnen erhobenen personenbezogenen Daten haben müssen.

Sie müssen in Ihrer Datenschutzerklärung den/die konkreten Zweck(e) der Verarbeitung personenbezogener Daten festlegen.

Gemäß der DSGVO dürfen Sie personenbezogene Daten weitergeben, solange Sie eine gültige Rechtsgrundlage dafür haben und dies in Ihrer Datenschutzerklärung transparent darlegen.

Die DSGVO verpflichtet Unternehmen nicht dazu, eine Liste der Namen der Unternehmen zu veröffentlichen, mit denen sie personenbezogene Daten teilen, sondern nur die Art der Unternehmen, wie z. B. Postdienstleister oder Zahlungsabwickler.

Sie müssen in Ihrer Datenschutzerklärung auch erläutern, ob Sie personenbezogene Daten aus der EU in ein Drittland außerhalb der EU übermitteln und welche Mechanismen Sie für diese internationalen Übermittlungen verwenden.

Wie lange Sie die Daten aufbewahren werden

Gemäß dem Grundsatz der Speicherbegrenzung dürfen Cloud-Anbieter personenbezogene Daten so lange speichern, wie die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung besteht. Beispielsweise sollten Daten, die zur Erfüllung gesetzlicher oder vertraglicher Verpflichtungen verarbeitet werden, so lange aufbewahrt werden, wie der Cloud-Anbieter die Aufgabe erfüllt, auf die sich das Gesetz oder der Vertrag bezieht. 

Die Datenschutzerklärung sollte Angaben zur Speicherdauer personenbezogener Daten enthalten. Dies muss nicht unbedingt ein festgelegter Zeitraum sein. Die Speicherdauer kann sich auch nach dem Zeitraum richten, in dem die Daten benötigt werden. 

Betroffenenrechte

Die DSGVO-Zertifizierung gewährt Einzelpersonen acht Rechte in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten, die Sie in Ihre Datenschutzerklärung aufnehmen sollten:

• Auskunftsrecht: Cloud-Hosting-Unternehmen müssen die Nutzer darüber informieren, welche Daten erhoben werden, wie diese verwendet werden, wie lange sie aufbewahrt werden und ob sie an Dritte weitergegeben werden.
• Zugriffsrecht: Einzelpersonen haben das Recht, eine Kopie der Informationen anzufordern, die ein Unternehmen über sie speichert. Der volle Umfang der Auskunftsrecht nach Artikel 15 der DSGVO Dazu gehört die Kenntnis der Datenkategorien, Empfänger, Speicherfristen und der Quelle der gesammelten Informationen.
• Recht auf Berichtigung: Einzelpersonen haben das Recht, die Berichtigung ungenauer oder unvollständiger Daten zu verlangen.
• Recht auf Vergessen: Unter bestimmten Umständen haben Einzelpersonen das Recht auf Vergessenwerden und können verlangen, dass ihre personenbezogenen Daten von Cloud-Anbietern gelöscht werden.
• Recht auf Übertragbarkeit: Einzelpersonen haben unter bestimmten Umständen das Recht, von einem Cloud-Hosting-Unternehmen die Übertragung ihrer personenbezogenen Daten an ein anderes Unternehmen zu verlangen.
• Recht, die Verarbeitung einzuschränken: Einzelpersonen haben das Recht, unter bestimmten Umständen von einem Cloud-Hosting-Unternehmen die Einschränkung der Nutzung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
• Einspruchsrecht: Einzelpersonen haben das Recht, ihren Unmut auszudrücken, wenn sie der Ansicht sind, dass ihre persönlichen Daten missbraucht werden.
• Rechte im Zusammenhang mit automatisierter Entscheidungsfindung, einschließlich Profiling: Einzelpersonen haben in den meisten Fällen das Recht, der automatisierten Entscheidungsfindung oder dem Profiling zu widersprechen.

Welche Rolle spielt eine DSGVO-Datenschutzrichtlinie?

Die DSGVO-Einwilligung soll EU-Bürgern helfen zu verstehen, wie Cloud-Anbieter ihre personenbezogenen Daten nutzen, und ihnen ermöglichen, Beschwerden einzureichen, wenn sie der Ansicht sind, dass ihre Daten in irgendeiner Weise missbraucht werden.

Die Checkliste zur Einhaltung der DSGVO fordert, dass die Kommunikation zur Datennutzung sowohl spezifisch als auch präzise sein muss. Das bedeutet, dass die Datenschutzerklärung zwar ein statisches Dokument sein kann, der Abschnitt zu Browser-Cookies jedoch regelmäßig aktualisiert und die Einwilligung der einzelnen Website-Nutzer eingeholt werden muss. Diese Informationen müssen dem Website-Betreiber korrekt übermittelt und den Website-Nutzern umfassend in Form von Cookie-Bannern oder Pop-ups angezeigt werden.

Somit können Cloud-basierte Unternehmen sicherstellen, dass ihre Cookie-Informationen aktuell sind.

Quelle: Showpad

Wie verfasst man eine DSGVO-konforme Datenschutzerklärung? 

Bei der Erstellung einer DSGVO-konformen Datenschutzerklärung geht es darum, transparent zu erklären , welche Daten Sie sammeln, warum Sie sie sammeln und wie Sie sie schützen .

Nachfolgend finden Sie eine benutzerfreundliche, leicht verständliche Anleitung.

1. Konsultieren Sie Ihren Compliance-/Rechtsexperten.

Bevor Sie etwas aufsetzen, sollten Sie sich von einem DSGVO-erfahrenen Rechts- oder Compliance-Experten beraten lassen. Dieser kann Ihnen helfen, die für Ihr Unternehmen geltenden Pflichten, die von Ihnen verarbeiteten Datenkategorien und branchenspezifische Anforderungen zu klären. So vermeiden Sie, später wichtige rechtliche Aspekte zu übersehen.

2. Workflows für Benutzerrechte einrichten 

Die DSGVO räumt Einzelpersonen verschiedene Rechte ein, daher benötigen Sie interne Prozesse, bevor Sie eine Richtlinie veröffentlichen. Dazu gehören Arbeitsabläufe für die Bearbeitung folgender Punkte:

• Datenzugriffsanfragen – Nutzer können eine Kopie der personenbezogenen Daten anfordern, die Ihr Unternehmen über sie speichert.
• Korrekturen/Aktualisierungen – Nutzer können beantragen, dass unrichtige oder unvollständige personenbezogene Daten korrigiert werden.
• Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) – Unter bestimmten Bedingungen können Nutzer Sie auffordern, ihre personenbezogenen Daten dauerhaft zu löschen.
• Verarbeitungsbeschränkungen – Nutzer können beantragen, dass Sie die Verwendung ihrer Daten einschränken, ohne sie vollständig zu löschen.
• Einwände (insbesondere gegen Marketing) – Nutzer können bestimmten Arten der Datenverarbeitung widersprechen, einschließlich Direktmarketing.
• Datenportabilität Nutzer können ihre Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format anfordern, um sie zu einem anderen Dienst zu übertragen. Eine vollständige Übersicht finden Sie hier. Anforderungen an die Datenportabilität gemäß Artikel 20Informationen zu den Pflichten des Verantwortlichen und den technischen Spezifikationen finden Sie in unserem ausführlichen Leitfaden.
• Widerruf der Einwilligung – Wenn der Nutzer zuvor seine Einwilligung erteilt hat, kann er diese jederzeit widerrufen, und Sie müssen die Verarbeitungstätigkeiten, die auf dieser Einwilligung beruhten, einstellen.

3. Verfassen Sie die Datenschutzerklärung.

Erstellen Sie nun die Richtlinie selbst und stellen Sie sicher, dass sie alle erforderlichen Bestandteile in einfacher, verständlicher Sprache enthält. Sie sollte mindestens Folgendes umfassen:

1. Was Sie sammeln: Arten personenbezogener Daten (z. B. Namen, E-Mail-Adressen, Gerätedaten)
2. Warum Sie es sammeln (Zwecke): Dienstleistungen anbieten, Produkte verbessern, Marketing (nur mit Einwilligung)
3. Ihre Rechtsgrundlage: Es könnte sich um einen Vertrag, eine Einwilligung, ein berechtigtes Interesse oder eine rechtliche Verpflichtung handeln.
4. Wie Sie Daten sammeln: Formulare, Cookies, Analysetools, Support-Interaktionen usw.
5. Wie lange Sie es behalten: Listen Sie Aufbewahrungsfristen oder die Kriterien für deren Festlegung auf.
6. Mit wem Sie Daten teilen: Dienstleister, Zahlungsabwickler, Cloud-Anbieter usw.
7. Nutzerrechte und wie man sie ausübt: Geben Sie eine klare Kontaktmöglichkeit an (E-Mail-Adresse oder Webformular).
8. Cookies & Tracking: Eine kurze Erklärung sowie ein Link zu Ihrer Cookie-Richtlinie, falls vorhanden.
9. Kontaktdaten für Beschwerden: Ihre Kontaktdaten + die zuständige Aufsichtsbehörde.

4. Zustimmung der Stakeholder einholen.

Teilen Sie den Entwurf mit den Abteilungen Recht, Management, Entwicklung, Sicherheit und allen anderen Teams, die an der Datenverarbeitung beteiligt sind. Diese sollten bestätigen, dass Ihre Ausführungen die tatsächliche Datenverarbeitung in Ihrem Unternehmen korrekt widerspiegeln.

5. Einen Überprüfungs- und Aktualisierungsprozess einrichten

Legen Sie fest, wer die Richtlinie überprüft und wie oft (z. B. jährlich oder bei größeren Produkt-/Datenänderungen). Dokumentieren Sie dies, damit Aktualisierungen nicht vergessen werden.

6. Regelmäßig überwachen

Die regelmäßige Überprüfung Ihrer Datenschutzpraktiken gemäß DSGVO ist unerlässlich, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten. Stellen Sie sicher, dass Ihre veröffentlichte Richtlinie die tatsächliche Praxis Ihres Unternehmens korrekt widerspiegelt und dass alle Prozesse zur Verwaltung von Benutzerrechten wie vorgesehen funktionieren. 

Wenn Sie neue Tools, Anbieter oder interne Prozesse einführen, aktualisieren Sie Ihre Dokumentation entsprechend. Es ist außerdem wichtig, sich über Änderungen der Datenschutzbestimmungen auf dem Laufenden zu halten, damit Sie Ihre Richtlinien gegebenenfalls anpassen können. 

Wenn Sie die obigen Schritte überspringen und stattdessen eine Vorlage für die Richtlinienerstellung verwenden möchten, finden Sie hier einige Hilfestellungen. Achten Sie jedoch darauf, die unten stehende Vorlage vor der direkten Verwendung anzupassen. 

Fehler, die Unternehmen beim Erstellen einer Datenschutzerklärung begehen

Fehler bei der Erstellung Ihrer DSGVO-Datenschutzrichtlinie können zu behördlichen Bußgeldern, rechtlicher Haftung und einer Beschädigung der Kundenbeziehungen führen. 

Das Erkennen und Vermeiden dieser häufigen Fehlerquellen gewährleistet, dass Ihre Datenschutzerklärung sowohl als schützendes Rechtsdokument als auch als transparentes Kommunikationsinstrument dient. Die Analyse dokumentierter DSGVO-Verstöße und der daraus gewonnenen Erkenntnisse hilft, die spezifischen Mängel in Datenschutzerklärungen vorherzusehen, die Aufsichtsbehörden in der Praxis festgestellt haben. Die teuersten Strafen lassen sich dabei durchweg auf undurchsichtige Verarbeitungsbeschreibungen oder fehlende Angaben zur Rechtsgrundlage zurückführen und nicht auf rein technische Kontrolllücken.

Fehler 1: Verwendung generischer Vorlagen ohne Anpassung

Viele Unternehmen begehen den schwerwiegenden Fehler, Datenschutzrichtlinien von anderen Websites zu kopieren oder Standardvorlagen zu verwenden, ohne sie an ihre spezifischen Abläufe anzupassen. Eine Datenschutzrichtlinie muss Ihre individuellen Datenerfassungspraktiken, Drittanbieterdienste und Ihr Geschäftsmodell präzise widerspiegeln und darf keine allgemeinen Angaben enthalten, die nicht Ihren tatsächlichen Aktivitäten entsprechen.

Fehler 2: Verwendung einer übermäßig komplexen juristischen Sprache

Komplizierte juristische Fachsprache und technische Terminologie schrecken Ihre Zielgruppe ab und verstoßen gegen Transparenzpflichten gemäß Gesetzen wie der DSGVO. Datenschutzrichtlinien sollten in einfachem, verständlichem Deutsch verfasst sein, das nicht nur Juristen, sondern auch Endverbraucher problemlos verstehen können.

Fehler 3: Fehlende klare und ausdrückliche Einwilligung

Unternehmen gehen oft fälschlicherweise davon aus, dass eine stillschweigende Einwilligung ausreicht. Sie müssen jedoch die ausdrückliche Zustimmung der Nutzer einholen, bevor deren personenbezogene Daten erhoben werden. Dies bedeutet, klare Opt-in-Mechanismen anstelle von vorausgewählten Kontrollkästchen oder versteckten Einwilligungsklauseln zu implementieren.

Fehler 4: Unklare Angaben zu den Details der Datenerhebung

Allgemeine Aussagen über die Erhebung „personenbezogener Daten“, ohne genau anzugeben, welche Daten Sie erfassen (Namen, E-Mail-Adressen, Zahlungsdaten, Surfverhalten), führen zu einer nicht konformen Datenschutzrichtlinie. Sie müssen umfassende und detaillierte Angaben zu jeder Kategorie von Daten machen, die Sie erheben, und erläutern, warum Sie diese erheben.

Fehler 5: Vorbereitung und Überprüfung überhastet durchführen

Unzureichende Recherche geltender Gesetze, Prüfung von Datenflüssen und Korrekturlesen führen zu unvollständigen oder fehlerhaften Richtlinien, die rechtliche Schwachstellen schaffen. Vor der Erstellung sollten Sie eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchführen, um Ihre tatsächlichen Datenpraktiken zu verstehen.

Fehler 6: Missverständnis darüber, welche Gesetze gelten

Unternehmen versäumen es häufig, alle relevanten Datenschutzbestimmungen zu ermitteln, die ihre Geschäftstätigkeit in Bezug auf ihren Standort und den Standort ihrer Kunden regeln. Dies führt zu Richtlinien, die zwar einige Anforderungen erfüllen, aber wichtige Verpflichtungen aus anderen geltenden Gesetzen außer Acht lassen.

Fehler 7: Schlechte Platzierung und Sichtbarkeit

Wenn Sie Ihre Datenschutzerklärung in der Fußzeile Ihrer Website oder an schwer auffindbaren Stellen verstecken, können Nutzer Ihre Datenschutzpraktiken nicht finden und verstehen. Datenschutzerklärungen sollten leicht zugänglich, gut sichtbar und von wichtigen Datenerfassungspunkten wie Registrierungsformularen verlinkt sein.

Wo sollte Ihre Datenschutzerklärung gemäß DSGVO angezeigt werden?

Gemäß den Vorgaben der DSGVO sollte Ihre Datenschutzerklärung an einer gut sichtbaren Stelle auf Ihrer Website, in Ihrer mobilen App oder an jedem anderen Ort, von dem Sie Benutzerdaten erfassen, angezeigt werden.

Website

Sie können Ihre Datenschutzerklärung in den folgenden Bereichen Ihrer Website anzeigen:

• Kopfmenü – Der prominenteste Ort für Ihre Datenschutzerklärung ist das Kopfmenü. Es ist von jeder Seite der Website aus erreichbar und Besucher können die Datenschutzerklärung leicht finden. 
• Fußzeile – Die meisten Websites zeigen ihre Datenschutzerklärung in der Fußzeile an, da diese von jeder Seite der Website aus zugänglich ist. 
• Über uns – Sie könnten Ihre Datenschutzerklärung im Hauptmenü unter „Über uns“ anzeigen, was sie für Besucher besonders benutzerfreundlich und leicht zugänglich macht. Sie ist außerdem von jeder Seite der Website aus abrufbar.
• Bestellformulare – Eine hervorragende Möglichkeit, sicherzustellen, dass Besucher Ihre Datenschutzerklärung finden, ist deren Integration in Ihre Bestellformulare. Fügen Sie beispielsweise eine Checkbox neben einer Aussage wie „Ich habe die Datenschutzerklärung dieser Website gelesen und stimme ihr zu“ hinzu. Ist die Checkbox nicht aktiviert, kann die Transaktion nicht abgeschlossen werden. Fügen Sie außerdem einen Link zu Ihrer Datenschutzerklärung hinzu, um Besucher direkt zum Dokument zu führen. 

Mobile App 

Wenn Ihr Cloud-Hosting-Unternehmen eine mobile App anbietet, sollte ein Link zu Ihrer Datenschutzerklärung gut sichtbar in der App oder im Eintrag des App Stores angezeigt werden. 

• Weitere Kommunikationsformen – Sie können auch einen Link zu Ihrer Datenschutzerklärung in der Fußzeile jeder automatisierten E-Mail anzeigen, die Sie versenden, insbesondere wenn Sie Direktmarketing-Kommunikation versenden. 

Ihr schnellster Weg zur DSGVO-Konformität – Sprinto

Die Erstellung einer Datenschutzerklärung ist eine der wichtigsten rechtlichen Anforderungen der DSGVO. Auch wenn Sie nicht der Verordnung unterliegen, ist eine DSGVO-konforme Datenschutzerklärung ratsam. Die meisten Datenschutzgesetze weltweit orientieren sich heute an der DSGVO und verpflichten Cloud-Anbieter, ihre Kunden über ihre Datenschutz- und Verarbeitungsgrundsätze mittels einer Datenschutzerklärung oder eines Datenschutzhinweises zu informieren.

Mit automatisierten Plattformen wie Sprinto können Sie schnell DSGVO-konform werden, da Sie so die mühsame manuelle Beweissammlung vermeiden, Probleme schnell lösen und die DSGVO-Konformität problemlos erreichen können.

Sprinto stellt außerdem sicher, dass Sie die Vorschriften kontinuierlich einhalten, indem es Kontrollen in Echtzeit überwacht, Lücken aufzeigt, bevor sie zu Problemen werden, und Ihnen vollständige Transparenz über Ihre Compliance-Situation bietet. 

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Häufig gestellte Fragen