Sicherstellung der DSGVO-Konformität für Ihr Startup

„Startups konzentrieren sich auf die Kundengewinnung und die Finanzierung, und obwohl sie sich wahrscheinlich um Datenschutz kümmern „sollten“, haben sie immer andere, dringlichere Prioritäten.“ – Anthony Rose, CEO, SeedLegals

Es stimmt, dass man sich als Startup vor allem auf seine Kunden und die Finanzierung konzentrieren sollte. Compliance gehört wahrscheinlich nicht zu den ersten Dingen, an die man denkt, wenn man ein Unternehmen gründen oder expandieren möchte. 

Betrachten Sie es nicht als Belastung, sondern als Chance. Der Zeit-, Arbeits- und Kostenaufwand für die Einhaltung der DSGVO ist minimal im Vergleich zu den Folgen einer Nichteinhaltung. 

Die Strafen für Verstöße gegen die DSGVO können bis zu 4 % Ihres weltweiten Umsatzes oder 20 Millionen Euro betragen. Sie wollen sicherlich nicht zu denjenigen gehören, die ihr Geschäft ausbauen und ihren Umsatz durch die Zahlung von Strafen aufzehren. Und da Sie hier sind, haben Sie den ersten Schritt bereits getan. 

In diesem Blog erklären wir den komplexen DSGVO-Prozess Schritt für Schritt und führen Sie durch alle rechtlichen Anforderungen und notwendigen Datenschutzmaßnahmen, um die Vorgaben zu erfüllen. Wenn Sie bis zum Schluss dabei bleiben, erhalten Sie außerdem einen Tipp, mit dem Sie Ihren Arbeitsaufwand halbieren können.

Beginnen wir mit den Grundlagen.

Was ist die DSGVO und der Datenschutz?

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist ein wichtiges Datenschutzgesetz, das am 25. Mai 2018 in der EU in Kraft trat. Sie wurde eingeführt, um den EU-Bürgern mehr Mitspracherecht bei der Erhebung, Verwendung und Weitergabe ihrer personenbezogenen Daten zu geben.

Im Kern geht es bei der DSGVO darum, die Kontrolle über die eigenen Daten wieder in die Hände der Einzelnen zu legen. Sie gibt EU-Bürgern das Recht zu entscheiden, wann, wie und in welchem ​​Umfang auf ihre personenbezogenen Daten, wie Namen, E-Mail-Adressen, Kontaktdaten, Standorte und sogar Online-Aktivitäten, zugegriffen oder diese verwendet werden dürfen.

Und das gilt nicht nur für Unternehmen mit Sitz in der EU. Wenn Ihr Unternehmen Daten von EU-Bürgern erhebt oder verarbeitet, unterliegt es der DSGVO, unabhängig von seinem Standort. Die vollständige Anwendbarkeit der DSGVO umfasst neben dem geografischen Standort weitere Kriterien (z. B. das Anbieten von Waren und Dienstleistungen, die Überwachung des Nutzerverhaltens und Ihre Rolle bei der Datenverarbeitung), die jeweils unabhängig voneinander dazu führen können, dass ein Unternehmen außerhalb der EU in den Anwendungsbereich der DSGVO fällt.

Die Regeln sind recht einfach: Transparenz ist wichtig, es dürfen nur die wirklich notwendigen Daten erhoben werden, und der Schutz dieser Daten muss gewährleistet sein. Im Prinzip ist es simpel, in der Praxis aber äußerst wirkungsvoll.

Warum sollten sich Startups für die DSGVO interessieren?

Startups müssen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) umsetzen, nicht nur um hohe Bußgelder zu vermeiden , sondern auch um das Vertrauen ihrer Kunden auf dem europäischen Markt zu gewinnen. Eine frühzeitige Einhaltung der Verordnung kann Ihrem Unternehmen beim Datenmanagement helfen, rechtliche Risiken reduzieren und eine starke Datenschutzkultur schaffen.

Die DSGVO ist eine Grundvoraussetzung für jedes Startup-Unternehmen. Selbst Investoren betrachten mangelnde DSGVO-Konformität als Warnsignal. 

Es beschleunigt außerdem Ihre Markteinführungsstrategie: Ein häufiger Trend bei jungen SaaS- und Analytics-Startups ist die proaktive Einhaltung von Datenschutzbestimmungen. Anstatt auf einen Sicherheitsfragebogen eines potenziellen Kunden zu warten, bereiten sich Gründer bereits vor dem Start ihrer Markteinführungsstrategie auf die DSGVO (oftmals parallel zu SOC 2) vor. Durch die proaktive Sicherstellung Ihrer Datenschutzpraktiken vermeiden Sie rechtliche Hürden in Ihren ersten großen Vertriebszyklen und schließen schneller Unternehmensverträge ab.

Wie sollte ein Startup mit der DSGVO umgehen?

Startups sollten sich der DSGVO so früh wie möglich nähern, indem sie deren Best Practices implementieren. Dies schafft die Grundlage für solide Datenschutzstrategien. Zudem ermöglicht es, den Prozess von Anfang an detaillierter zu dokumentieren und diese Praktiken in Design und Betriebsabläufe zu integrieren.

Als Startup müssen Sie einen Datenschutzbeauftragten (DSB) ernennen, der die Sicherheitsrisiken bewertet und die Datenschutzmaßnahmen in Ihrem Unternehmen überwacht. Ein DSB ist ein Experte für Datenschutz und Recht und kann entweder ein interner Mitarbeiter oder ein externer Dienstleister sein.

Eine weitere Möglichkeit bestünde darin, sich mit einer GRC- oder Compliance-Automatisierungssoftware zu beraten , um fachkundige Unterstützung zu erhalten und gleichzeitig Kapital, Zeit und Aufwand zu sparen.

Wer muss die DSGVO einhalten?

Sie müssen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einhalten, wenn Sie ein Startup sind, das:

• Bietet Produkte oder Dienstleistungen in der EU an
• Erfasst oder verarbeitet personenbezogene Daten von EU-Bürgern
• Akzeptiert Geschäftszahlungen in Euro

Wenn Ihr Startup innerhalb der Europäischen Union tätig ist oder Daten von EU-Bürgern verarbeitet, ist die Einhaltung der DSGVO obligatorisch, unabhängig von Ihrer Größe – auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) müssen sich an ihre Anforderungen halten.

Wenn Sie ein in den USA ansässiges Unternehmen sind, das kürzlich ein europäisches oder britisches Unternehmen erworben hat, oder wenn Sie sich um regionale öffentliche Aufträge bewerben (z. B. den NHS in Großbritannien oder Unternehmenskunden in Deutschland), übernehmen Sie sofort deren Datenschutz- und Compliance-Verpflichtungen.

Welche Anforderungen gelten für die Einhaltung der DSGVO?

Die wichtigste Anforderung der DSGVO ist der Schutz personenbezogener Daten durch Ihr Unternehmen. Es gibt Bestimmungen, die die Einwilligung der Betroffenen zur Erhebung, Nutzung und Speicherung personenbezogener Daten regeln. Die Einwilligung ist jedoch keine Pflicht und stellt eine der sechs Rechtsgrundlagen gemäß Artikel 6 der DSGVO dar.

Hier sind die wichtigsten Schritte, die jedes Unternehmen befolgen muss, um auf dem richtigen Weg zu bleiben:

1. Erheben Sie personenbezogene Daten nur dann, wenn Sie einen triftigen Grund dafür haben.
2. Verwenden Sie die Daten nur für den spezifischen Zweck, den Sie ihnen mitgeteilt haben
3. Sammeln Sie nicht mehr personenbezogene Daten als nötig
4. Stellen Sie sicher, dass die gesammelten Informationen korrekt sind.
5. Aktualisieren oder löschen Sie die Daten, falls sie fehlerhaft sind.
6. Daten nur so lange speichern, wie nötig
7. Schützen Sie Ihre Daten mit Sicherheitsmaßnahmen.
8. Halten Sie Aufzeichnungen über Ihre DSGVO-Konformität bereit.
9. Benachrichtigen Sie die Betroffenen im Falle einer Datenschutzverletzung

Informieren Sie sich detailliert über die Anforderungen der DSGVO. 

8 Schritte zur Sicherstellung der DSGVO-Konformität für Startups

Beim Aufbau Ihres Startups müssen Sie sich auf Wachstum einstellen und gleichzeitig die regulatorischen Anforderungen einhalten, um das Vertrauen der Kunden zu gewinnen.

Hier sind 8 Schritte, die Ihnen als Startup helfen, die DSGVO-Konformität zu erreichen:

1. Das Bewusstsein für Datenschutz stärken.

Die Einhaltung der DSGVO betrifft alle Mitarbeiter eines Unternehmens, nicht nur die Führungsebene. Daher ist es entscheidend, alle Mitarbeiter in einen ganzheitlichen Ansatz zur Einhaltung der Vorschriften einzubinden. 

Zunächst müssen Sie potenzielle Bereiche der Nichteinhaltung von Vorschriften identifizieren. Dies kann mithilfe einer Risikomanagement -Software erfolgen. Sämtliche Vermögenswerte des Unternehmens, einschließlich der Geräte der Mitarbeiter, müssen gesichert werden.

Ein weiterer Punkt, der oft übersehen wird, ist die Überprüfung, ob alle Drittanbieter und Lieferanten DSGVO-konform sind. Sind sie es nicht, erfüllen auch Sie die Anforderungen nicht. Dem kann durch Vereinbarungen zur ordnungsgemäßen Datenverarbeitung mit Ihren Lieferanten entgegengewirkt werden. 

2. Prüfen Sie Ihre Rechtsgrundlage

Gemäß DSGVO benötigen Sie einen gültigen Grund für die Verarbeitung personenbezogener Daten. Artikel 6 nennt sechs rechtmäßige Gründe :

1. ZustimmungDie betroffene Person stimmt der Verwendung ihrer Daten für einen bestimmten Zweck zu.
2. ContractDie Datenverarbeitung ist zur Erfüllung eines Vertrags mit der betroffenen Person erforderlich.
3. Rechtliche VerpflichtungDie Verarbeitung ist zur Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen erforderlich.
4. Lebenswichtige InteressenDie Datenverarbeitung ist notwendig, um Menschenleben zu schützen.
5. Öffentliches InteresseDie Verarbeitung erfolgt zum Wohle der Allgemeinheit.
6. Legitime InteressenDie Verarbeitung ist zur Wahrung Ihrer berechtigten Geschäftsinteressen erforderlich.

3. Adressrechte von Einzelpersonen gemäß DSGVO

Ihr Unternehmen muss sicherstellen, dass seine Datenschutzrichtlinien der DSGVO entsprechen und die Rechte der betroffenen Personen berücksichtigen. Dazu gehört die Erläuterung, wie Sie personenbezogene Daten löschen und ob Sie diese kostenlos in elektronischer Form zur Verfügung stellen können.

Die DSGVO verleiht Einzelpersonen erweiterte Rechte, wie zum Beispiel:

• Zugriff auf ihre Informationen
• Fehler korrigieren
• Datenportabilität
• Löschung personenbezogener Daten
• Vermeidung automatisierter Profilerstellung und Entscheidungsfindung 

4. Aktualisieren Sie Ihre Cookie-Einwilligung

Die DSGVO verpflichtet Cloud-Anbieter, ihre Cookie-Einwilligungshinweise in leicht verständlicher Sprache zu aktualisieren. Sie sollten kurz und prägnant sein und die Möglichkeit bieten, die Verwendung von Cookies abzulehnen. 

Sie können personalisierte Einwilligungsformulare mithilfe automatisierter Tools erstellen. Prüfen Sie außerdem andere Möglichkeiten zur Einholung der Einwilligung und stellen Sie sicher, dass diese den DSGVO-Bestimmungen entsprechen . Falls nicht, fordern Sie eine neue Einwilligung an.

5. Ein System zum Umgang mit Datenschutzverletzungen einrichten

Wenn Ihr Start-up die DSGVO einhalten muss, ist ein System zum Umgang mit Datenschutzverletzungen unerlässlich. Gemäß den DSGVO-Bestimmungen müssen Cloud-basierte Unternehmen bestimmte Datenschutzverletzungen dem ICO (Information Commissioner’s Office) und gegebenenfalls auch den betroffenen Personen melden.

Stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Maßnahmen ergriffen haben, um Datenschutzverletzungen zu erkennen, zu melden und zu bewerten. Führen Sie eine DSGVO-Prüfung oder eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) durch , um die von Ihnen gespeicherten Datenarten zu ermitteln und festzuhalten, welche Daten im Falle einer Verletzung meldepflichtig sind.

6. Einen Datenschutzbeauftragten benennen.

Artikel 37 der DSGVO besagt, dass Startups, die regelmäßig Nutzerdaten überwachen oder mit sensiblen Informationen umgehen, einen Datenschutzbeauftragten (DSB) ernennen müssen.

In einem Startup-Unternehmen überwacht der Datenschutzbeauftragte die Einhaltung der DSGVO-Vorgaben. Er oder sie berät zu Datenschutzfragen, führt regelmäßige Audits durch und dient als Ansprechpartner für Prüfer, Datenschutzbehörden und Betroffene. 

Die Verarbeitung großer Mengen an Gesundheitsdaten oder die Verhaltensanalyse kann beispielsweise einen Datenschutzbeauftragten erfordern. Auch wenn dies nicht zwingend vorgeschrieben ist, kann ein Datenschutzbeauftragter hilfreich sein, um die Einhaltung der DSGVO sicherzustellen.

7. Datenschutz durch Design gewährleisten

Datenschutz durch Technikgestaltung ist besonders für Startups wichtig, da er sich idealerweise in der Frühphase eines Unternehmens realisieren lässt. Die DSGVO schreibt vor, dass Unternehmen dem Datenschutz bei der Konzeption und Entwicklung von Geschäftsanwendungen und -prozessen höchste Priorität einräumen müssen. 

Hier sind einige Punkte, die Sie beachten sollten, um Datenschutz von Anfang an zu gewährleisten:

• Bei Situationen mit hohem Risiko, wie z. B. der Erstellung von Nutzerprofilen, sollte eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) durchgeführt werden.
• Schützen Sie Daten mit Methoden wie Anonymisierung oder Pseudonymisierung, wie es die DSGVO empfiehlt.
• Löschen Sie regelmäßig ungenutzte oder unnötige Daten, einschließlich veralteter Sicherungskopien.
• Wählen Sie Rechenzentren an sicheren Standorten wie Europa oder den USA. 
• Kombinieren Sie IT-Sicherheit mit Maßnahmen wie TLS/SSL-Zertifikaten, doppelter Authentifizierung und verschlüsselten Passwörtern.
• Sichern Sie die Geräte Ihrer Mitarbeiter und führen Sie regelmäßig Schwachstellenscans durch, um mögliche Sicherheitslücken aufzudecken.

8. Datensicherheitsmaßnahmen implementieren

Mit dem Wachstum eines Startups steigen auch die Menge und die Art der verarbeiteten Daten. Daher ist es wichtig, dass Ihre Datensicherheitsmaßnahmen mit diesen Prozessänderungen Schritt halten können.

Gemäß der DSGVO müssen Sie sicherstellen, dass alle von Ihnen erhobenen und verwendeten Nutzerdaten vor Verlust, Diebstahl oder unberechtigtem Zugriff geschützt sind. Einige gängige Datensicherheitsmaßnahmen, die Sie als Startup ergreifen können, um die Einhaltung der DSGVO zu gewährleisten, sind:

• Datenverschlüsselung
• Zugangskontrollen
• Datenminimierung
• Zustimmungsmanagement
• Benachrichtigung über Datenschutzverletzungen
• Rechtzeitige Sicherheitsüberprüfungen

Siehe auch: Wie erhalte ich eine DSGVO-Zertifizierung?

Welche Konsequenzen hat die Nichteinhaltung der DSGVO?

Die Nichteinhaltung der DSGVO kann Startups schwerwiegend treffen. Die Folgen können von millionenschweren Strafverfahren bis hin zu dauerhaften Reputationsschäden reichen.

Hier die zweistufigen Bußgeldsysteme :

1. Stufe 1 (Weniger schwere Verstöße)

Bis zu 10 Millionen Euro oder 2 % des weltweiten Jahresumsatzes Ihres Unternehmens. Diese Regelungen gelten für weniger schwerwiegende Verstöße, wie zum Beispiel:

• Versäumnis, Aufzeichnungen zu führen
• Nichtbenachrichtigung der Behörden über Sicherheitsverstöße
• Nichtbestellung eines Datenschutzbeauftragten (DSB)

2. Stufe 2 (Schwere Verstöße)

Bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes Ihres Unternehmens. Folgende Verstöße ziehen Bußgelder der Stufe 2 nach sich:

• Rechtswidrige Verarbeitung ohne Rechtsgrundlage
• Verletzung der Rechte betroffener Personen
• Illegale grenzüberschreitende Datenübermittlungen

Neben den Geldstrafen könnten Ihnen auch rechtliche Ansprüche von Betroffenen drohen.

Wie verhält sich das Kosten-Nutzen-Verhältnis bei der Einhaltung der DSGVO?

Die Kosten für die Umsetzung der DSGVO-Vorschriften in Ihrem Unternehmen können zwischen 20,000 und 100,000 US-Dollar liegen . Die genaue Summe hängt von der Größe und Komplexität Ihres Unternehmens ab.

Die Verwendung eines umfassenden GRC-Tools wie Sprinto kann die Kosten für die Einhaltung der DSGVO in Ihrem Startup jedoch erheblich reduzieren.

Der Return on Investment (ROI) der DSGVO lässt sich wie folgt nachvollziehen:

• Entwicklung einer Kultur des Datenschutzbewusstseins: Die Investition in (DSGVO) Datenschutzgrundverordnung konform wird eine Kultur des Datenschutzes in Ihrem Unternehmen aufbauen. Diese Entwicklung umfasst umfassende Schulungsprogramme, Sensibilisierungskampagnen und regelmäßige Aktualisierungen der Datenschutzrichtlinien und -verfahren.
• Vermeidung von Strafen und RechtsschutzDurch die Einhaltung der DSGVO-Regeln kann Ihr Startup das Risiko kostspieliger Bußgelder und Rechtsstreitigkeiten reduzieren und so für ein beruhigendes Gefühl sorgen.
• Förderung von Geschäftswachstum und ExpansionDie Einhaltung der DSGVO öffnet Türen zu europäischen Märkten. Dadurch können Sie datenschutzbewusste Kunden gewinnen und mehr Partnerschaften innerhalb der EU aufbauen.
• Stärkung des KundenvertrauensDie Einhaltung der DSGVO-Standards gibt Kunden die Gewissheit, dass ihre Daten sicher sind. Solche Standards stärken die Kundenbindung und ziehen neue Kunden an.
• Streamlining OperationenDie Einhaltung der Vorschriften führt oft zu einem effizienteren Datenmanagement, wodurch Reaktionszeiten und Betriebskosten reduziert werden.

Automatisierung des DSGVO-Konformitätsprozesses  

Die Einhaltung der DSGVO kann teuer und zeitaufwändig sein, aber die Kosten der Nichteinhaltung werden noch höher sein. 

Unternehmen in der Gründungsphase sind darauf ausgerichtet, ein konformes System aufzubauen – dies hilft ihnen nicht nur dabei, sich einen Ruf für Datenschutz und Datensicherheit zu erarbeiten , sondern stärkt auch das Kundenvertrauen.

GRC- Automatisierungstools wie Sprinto beschleunigen den Implementierungsprozess erheblich. Was normalerweise Monate dauern würde, lässt sich problemlos in wenigen Wochen erledigen. Sie sparen Zeit, indem Sie die Kontrollen an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen und Echtzeitwarnungen einrichten, die Sie informieren, sobald diese Kontrollen zu versagen drohen.

Sprinto unterstützt Sie nicht nur bei der Implementierung. Profitieren Sie auch von der automatisierten Nachweiserfassung , die Audits vereinfacht. Sie wissen nicht, wie Sie anfangen sollen? Wir bieten auch Compliance-Schulungen an!

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Häufig gestellte Fragen

1. Inwiefern unterscheidet sich die DSGVO für Startups?

Die DSGVO gilt auch für Startups. Ihre Vorgaben sind für alle Unternehmen unabhängig von Größe und Branche gleich. Startups sollten sich daher frühzeitig mit den DSGVO-Regeln auseinandersetzen, um Verstöße und hohe Strafen zu vermeiden. 

2. Gilt die DSGVO auch für kleine Unternehmen?

Ja, die DSGVO gilt auch für kleine Unternehmen. Tatsächlich ist sie für Unternehmen jeder Größe anwendbar, solange sie personenbezogene Daten verarbeiten und in der europäischen Region geschäftlich tätig sind oder mit Informationen umgehen.

3. Welche Mindestgröße muss ein Unternehmen haben, um die DSGVO einzuhalten?

Es gibt keine Mindestgröße für Unternehmen, um die DSGVO einzuhalten. Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern sind jedoch nicht verpflichtet, elektronische Aufzeichnungen ihrer Datenverarbeitungstätigkeiten zu führen. 

4. Ist die DSGVO eine zwingende Anforderung?

Ja, die DSGVO ist zwingend erforderlich, wenn Ihr Unternehmen personenbezogene Daten von EU-Bürgern verarbeitet. Dies gilt auch dann, wenn Ihr Unternehmen keine Niederlassung in der EU hat. 

5. Welche Unternehmen sind von der DSGVO ausgenommen?

Unternehmen, die keine Kunden aus der Europäischen Union ansprechen, sind von der DSGVO ausgenommen. Gemeinnützige Organisationen, Regierungsbehörden und Strafverfolgungsbehörden sind ebenfalls von der DSGVO ausgenommen.

6. Sollten wir die DSGVO separat angehen oder sie mit anderen Rahmenwerken bündeln?

Nur wenige Startups gehen die DSGVO isoliert an. Die meisten schlanken, wachsenden Teams planen einen schrittweisen Weg zur Einhaltung der Vorschriften. Ein gängiger Ansatz ist, SOC 2 und DSGVO parallel zu verfolgen, um sowohl die US-amerikanischen als auch die europäischen Datenschutzstandards abzudecken, und die bestehende Dokumentation dann einige Monate später für die ISO 27001-Zertifizierung wiederzuverwenden. Mithilfe einer Plattform zur Automatisierung der Compliance-Anforderungen lassen sich sich überschneidende Kontrollen in diesen Rahmenwerken abbilden, sodass keine doppelten Entwicklungsarbeiten anfallen.