Auditvorbereitung – Wie Sie ein erfolgreiches Audit sicherstellen

Audits basieren zwar auf Stichproben, ihr Erfolg hängt jedoch maßgeblich von der kontinuierlichen Wirksamkeit und aktiven Anwendung von Sicherheitsmaßnahmen ab. Es ist wichtig, die Implementierung und Prüfung der Kontrollen während des gesamten Auditzeitraums zu priorisieren und nicht erst in letzter Minute Nachweise zu sammeln. Dieser proaktive Ansatz verbindet Compliance mit operativer Exzellenz und bietet ein klares Bild des aktuellen Sicherheitsstatus – die beste Voraussetzung für reibungslose Audits und optimale Auditvorbereitung. 

Eine erfolgreiche Auditvorbereitung umfasst im Wesentlichen drei Phasen:

• Auditplanung – Festlegung des Prüfungsumfangs durch Identifizierung relevanter Kontrollen und Durchführung regelmäßiger Überprüfungen 

•  Datenerhebung – Erfassung präziser, empirischer Daten ohne falsch-positive Ergebnisse

• Evidenzprüfung – Auswahl einer gültigen, relevanten und ausreichenden Menge an Evidenz für eine gründliche, aber einfache interne und externe Prüfung 
  
  

Wenn diese drei Phasen sich überschneiden und ineinander übergehen, dann weiß man, dass aus den Prüfungsvorbereitungen ein Prüfungsnotfall wird. 

Jegliche Überschneidungen zwischen diesen Phasen führen zu veralteten Beweismitteln, die mit falsch-positiven Ergebnissen durchsetzt sind und nicht validiert werden können – was den gesamten Auditvorbereitungsprozess untergräbt. 

PrüfungsbereitschaftEine sinnvolle Betrachtung ist nur mit einer vernetzten Sicht auf Vermögenswerte, Risiken und Kontrollen möglich; und mit einer Möglichkeit, kontinuierlich mit diesem Wissen zu interagieren – Risiken zu managen, Kontrollen zu implementieren und zu überwachen sowie Beweise zu sammeln. 

Ist ein solches System einmal implementiert, verleiht es der Auditvorbereitung Struktur und Strenge, sodass Organisationen auf Kurs bleiben und Audits mit Zuversicht angehen können.

Die Vorbereitungen für Audits sind von Chaos und Verwirrung geprägt – die Zusammenarbeit mit mehreren Teams, das häufige Versenden von Erinnerungen an die Beteiligten, der Austausch von Screenshots und Tabellenkalkulationen sowie das erneute Überprüfen von Kontrollen gehören zu den Aufgaben. 

Mangels eines systematischen Vorgehens bei der Vorbereitung von Audits greifen IT-Sicherheitsteams naturgemäß auf manuelle Techniken und Ad-hoc-Arbeitsabläufe zurück, um sich auf Audits vorzubereiten – die größten Hindernisse für eine erfolgreiche Auditvorbereitung. 

Weitere häufige Herausforderungen bei der Vorbereitung auf Audits sind: 

• Es ist notwendig, sich mit mehreren Teams abzustimmen, um sicherzustellen, dass die Kontrollen vorhanden sind, einschließlich Richtlinien, abgeschlossener Schulungen, gerätebezogener Sicherheitsvorkehrungen usw. 

• Minderwertige, oft unvollständige und irrelevante Nachweise führen zu Rückfragen der Prüfer und verlängern die Prüfungsdauer zusätzlich. 

• Das Versäumnis, Sonderfälle und Ausnahmen bis zur abschließenden Beweisprüfung zu berücksichtigen, wirft Zweifel an der Rechtmäßigkeit der Prüfungsvorbereitung auf.

Audits stressfrei gestalten: 3 Zutaten 

Die Optimierung der Prüfungsvorbereitung und die Sicherstellung der Prüfungsbereitschaft erfordern den Übergang von einem fragmentierten Anlagen- und Kontrollmanagement zu einem Ganzheitlicher Ansatz für das Kontrollmanagement.

Folgendes müssen Organisationen beachten, um Audits stressfrei zu gestalten. 

1. Eine vernetzte Sicht auf Vermögenswerte, Risiken, Kontrollen und Compliance-Kriterien 

Unternehmen benötigen stets aktuelle Informationen über alle sicherheitsrelevanten Assets, deren Risiken und die zugehörigen Compliance-Kontrollen. Diese Informationen helfen Ihnen, die Kontrolle über Ihre Auditvorbereitungen zu behalten, indem sie Ihnen zeigen, welche Kontrollen bereits erfolgreich sind und welche noch verbessert werden müssen. 

2. Kontinuierliche Anlagenverfolgung und Kontrollmanagement 

Durch die Sicherstellung eines stets aktuellen Bestands an Anlagen und Prozessen sowie durch die Überprüfung aller Kontrollen können Organisationen neu auftretende Risiken, Anomalien und Kontrolllücken frühzeitig erkennen und beheben, ohne die Compliance-Position zu gefährden. Dieser proaktive Ansatz eliminiert Überraschungen in letzter Minute.

3. Eigenverantwortliche Kontrolle und Risikoübernahme 

Weisen Sie die Verantwortung für Risiken, Kontrollen und Compliance-Arbeitslasten relevanten Interessengruppen zu, um die Rechenschaftspflicht zu erweitern, die Managementverantwortlichkeiten zu diversifizieren und die Risikokonzentration zu reduzieren.

Sprinto: Ein Werkzeugkasten für ausfallsichere Audits

Sprint ist ein durchgängiges System für die sichere Planung, Organisation und Durchführung von Audits. 

Die Plattform ermöglicht es IT-Sicherheitsteams, ihre Auditvorbereitungen von uneinheitlich und unorganisiert zu ganzheitlich und zielgerichtet zu transformieren, indem sie dabei hilft, die Bemühungen strategisch auf die Meilensteine ​​des Audits auszurichten.

Die Plattform trägt somit effektiv dazu bei, die wichtigsten Aspekte der Prüfung sicherzustellen, sodass nichts unversucht bleibt – von kontinuierlichen Kontrolltests bis hin zu … automatische Erfassung von zeitgestempelten BeweisenSprinto stellt sicher, dass alles Auditrelevante berücksichtigt wird. 

Das Besondere an Sprinto ist die Möglichkeit, Sie zu benachrichtigen, wenn bestimmte periodische Aktivitäten, wie z. B. die Risikoprüfung, außerhalb des definierten Prüfzeitraums liegen und neu kalibriert werden müssen, um die Durchführung innerhalb des relevanten Prüfzeitraums sicherzustellen. So werden Kontrollen berücksichtigt, Nachweise sichergestellt und Ausnahmen vermieden.

Vier Schritte zur Sicherstellung der Auditbereitschaft

Sprinto unterstützt Unternehmen bei der Durchführung von Audits, indem es die Rolle eines effektiven Programmmanagers übernimmt. Die Plattform schafft eine stringente Struktur für die Auditvorbereitung, trägt zur effizienten Umsetzung der Auditprozesse bei und automatisiert wichtige Arbeitsabläufe im Zusammenhang mit Kontrolltests, Beweiserhebung und Kontrollbehebung. 

So kann sich jede Organisation mit Sprinto optimal auf Audits vorbereiten.

Schritt 1 – Erstellung zukunftsorientierter Audits

Integrieren Sie Ihre Technologieinfrastruktur nahtlos in Sprinto. um Sicherheitskontrollen zu konsolidieren, Lücken gegenüber ausgewählten Compliance-Standards sofort zu erkennen und Maßnahmen zu implementieren, um eine umfassende Compliance-Abdeckung zu gewährleisten. 

Sprinto verknüpft Vermögenswerte, Kontrollen, Überwachung und Prüfungsprioritäten und liefert so ein klares und umfassendes Bild Ihrer Prüfungslandschaft. Mit diesem detaillierten Einblick in Ihren Weg zur Prüfungsbereitschaft wissen Sie genau, welche Schritte Sie unternehmen müssen, um eine Prüfung erfolgreich zu bestehen.

Schritt 4 – Nachweise mit den Prüfern teilen  

Zum Schluss können Sie Ihren bevorzugten Auditor in das Auditor-Dashboard von Sprinto einbinden, um die Überprüfung der Nachweise zu optimieren. 

Gewähren Sie Prüfern einen separaten Zugriff auf ein sicheres Dashboard mit Beweisbeispielen, um sicherzustellen, dass sie nur relevante Beweise prüfen. Teilen Sie zusätzliche oder fehlende Beweise auf Anfrage, kommunizieren Sie mit Prüfern und verfolgen Sie den Prüfungsfortschritt – alles innerhalb von Sprinto. 

Zusätzlich können Sie Nachweissätze und Risikoberichte zur Genehmigung an das Management über die Sprinto-Plattform weitergeben, um alle prüfungsrelevanten Informationen an einem Ort zu sammeln und den Prozess zu beschleunigen.

Meistern Sie jede Prüfung mit Sprinto 

Prüfungsbereitschaft Dies erfordert einen strukturierten Ansatz, der nur mit einem klaren Überblick über Vermögenswerte, Kontrollen und Nachweise sowie einem fundierten Verständnis dafür möglich ist, wie diese im Kontext der Compliance harmonisiert werden können.

Sprinto bündelt alle relevanten Informationen für Ihr Audit an einem Ort und automatisiert die Arbeitsabläufe für Kontrolltests und die Beweiserhebung, sodass die Auditvorbereitungen reibungslos verlaufen. 

Nehmen Sie Kontakt mit unseren Compliance-Experten auf. Erfahren Sie, wie Sprinto Ihnen helfen kann, innerhalb weniger Tage auditbereit zu sein.