Was ist Lieferantenrisikomanagement (VRM)?

Wenn ein Unternehmen mit Drittanbietern zusammenarbeitet, erhalten diese häufig Zugriff auf sensible Daten, die im Auftrag des Unternehmens verarbeitet werden. Dies erhöht das Risiko der Offenlegung von Daten und erweitert somit die Compliance-Anforderungen. Aus diesem Grund betrachten Unternehmen das Lieferantenrisikomanagement als einen entscheidenden Streitpunkt bei der Entwicklung einer Sicherheitsstrategie.

In diesem Artikel gehen wir detailliert auf das Lieferantenrisikomanagement, seine Anwendung, seinen Lebenszyklus, seine Reifegrade und die Möglichkeiten zur Entwicklung einer effektiven Strategie zur Beseitigung oder Minderung von Risiken ein.

Was ist Lieferantenrisikomanagement?

Das Lieferantenrisikomanagement ist eine Methode zur Minderung von Risiken, die zu Geschäfts- oder Leistungsstörungen im Zusammenhang mit der Nutzung von Lieferanten oder Dienstleistern führen können. Es bildet die Grundlage, um Risiken, die externe Lieferanten für Ihr Unternehmen darstellen könnten, zu identifizieren, zu bewerten, zu verfolgen und zu beseitigen. Lebenszyklus des Lieferantenmanagements Das Risiko, das diese Aktivitäten umgibt, erstreckt sich von der ersten Beschaffung und Vertragsgestaltung über die laufende Leistungsüberwachung bis hin zum endgültigen Ausscheiden aus dem Unternehmen, wobei die Risikobewertung in jeder Phase integriert ist und nicht als einmalige Aktivität beim Onboarding behandelt wird. 

Inwiefern ist Lieferantenrisikomanagement für Unternehmen hilfreich?

Jüngste Ereignisse wie die SolarWinds Datenpannen, die Kolonial Pipeline-Angriffe und andere Ransomware-Attacken haben die Gefahren durch die Zusammenarbeit mit Anbietern deutlich gemacht. Unabhängig von Branche, Größe oder Standort des Unternehmens haben diese Ereignisse Millionen von Firmen und anderen Organisationen betroffen.

Hier sind vier Gründe, warum das Lieferantenrisikomanagement für Unternehmen so wichtig ist:

Risikoidentifizierung und -minimierung

Das Lieferantenrisikomanagement bietet eine strukturierte Methode zur Ermittlung und Bewertung potenzieller Risiken Im Zusammenhang mit externen Anbietern können Unternehmen Störungen, finanzielle Verluste und Reputationsschäden minimieren, indem sie diese Risiken proaktiv angehen.

Auswahl des richtigen Anbieters 

Das Lieferantenrisikomanagement ermöglicht eine gründliche Due Diligence Verfahren, die es Unternehmen ermöglichen, die finanzielle Lage, die operativen Fähigkeiten und die bisherige Erfolgsbilanz potenzieller Lieferanten zu beurteilen. Dies erleichtert die Entscheidungsfindung und verringert das Risiko, mit unethischen oder betrügerischen Organisationen Geschäfte zu machen.

Reputationsmanagement 

Unternehmen können ihren Ruf schützen, indem sie Lieferantenrisiken proaktiv managen. Ein effektives Lieferantenrisikomanagement hilft, Situationen zu vermeiden, die zu Datenschutzverletzungen oder anderen Vorfällen führen könnten, welche den Ruf des Unternehmens schädigen oder das Vertrauen der Kunden untergraben.

Sicherstellung der Einhaltung

Ein effektives Lieferantenrisikomanagement gewährleistet die Einhaltung von Branchennormen und -vorschriften. Unternehmen können dadurch die Kosten senken. Risiko der Nichteinhaltung Bußgelder und rechtliche Verwicklungen werden vermieden, indem sichergestellt wird, dass die Anbieter angemessene Sicherheitsvorkehrungen, Datenschutzmaßnahmen und regulatorische Anforderungen einhalten.

Phasen des Lebenszyklus des Lieferantenrisikomanagements

Der Lieferantenlebenszyklus umfasst eine Reihe von Verfahren, die sicherstellen, dass Ihre Lieferantenbeziehung in jeder Phase einheitlich und korrekt verwaltet wird. Die aktive Verwaltung dieses Lebenszyklus ist nicht nur eine bewährte Vorgehensweise, sondern auch gesetzlich vorgeschrieben. Sie haben wahrscheinlich zu jedem Zeitpunkt Lieferanten in jeder Phase des Lebenszyklus, sei es bei der Due-Diligence-Prüfung, der Vertragsverwaltung oder der Beendigung der Zusammenarbeit. 

Der Lieferantenrisikolebenszyklus ist in drei Phasen unterteilt: Onboarding, kontinuierliche Überwachung und Offboarding, wobei der operative Kontext zusätzlich berücksichtigt wird. 

Die Untersuchung der grundlegenden Faktoren, die jede Phase steuern und unterstützen, hilft Ihnen, die drei Hauptphasen des Lieferantenrisikolebenszyklus besser zu verstehen. Zu diesen Faktoren gehören Aufsicht und Verantwortlichkeit, Compliance, Dokumentation und Berichterstattung sowie unabhängige Überprüfung. 

Ein auf diesen Faktoren basierendes Lieferantenrisikomanagementprogramm erleichtert es, festzustellen, wer in Ihrem Unternehmen für das Lieferantenrisikomanagement verantwortlich ist, was angegangen werden muss und wie das Gesamtprogramm verbessert werden kann.

Hier sind die 3 Phasen des Lebenszyklus des Lieferantenrisikomanagements

1. Einarbeitung

Die Identifizierung und Bewertung potenzieller Lieferanten ist der erste Schritt im Lieferantenrisikomanagement-Lebenszyklus. Dies umfasst die Überprüfung ihres Hintergrunds, die Beurteilung ihrer finanziellen Tragfähigkeit und das Verständnis der Vielfalt ihrer angebotenen Dienstleistungen.

Dieses Verfahren umfasst auch die Bestätigung der Einhaltung der für ihr Geschäft geltenden Regeln und Vorschriften sowie des gesamten Lebenszyklus von Drittanbietern.

Die Vertragsgestaltung ist der letzte Schritt im Onboarding-Prozess. Sie umfasst die Planung, Entwicklung, Verhandlung, Genehmigung/Ausführung und Verwaltung der rechtlichen Vereinbarung zwischen dem Anbieter und Ihrem Unternehmen. Ihr Vertrag sollte Service-Level-Agreements (SLAs) und weitere notwendige Bestimmungen enthalten. 

2. Lieferantenüberwachung und -bewertung

Sobald Anbieter identifiziert und bewertet wurden, ist es wichtig, eine kontinuierliches Überwachungssystem um Änderungen im Geschäfts- und Compliance-Status des Anbieters zu identifizieren

Dies beinhaltet regelmäßige Audits und Überprüfungen, um sicherzustellen, dass der Anbieter alle vertraglichen Verpflichtungen erfüllt und über alle relevanten rechtlichen Entwicklungen informiert ist.

Darüber hinaus ist es wichtig, ein System zur Überwachung von Vorfällen wie Sicherheitsverletzungen oder Datenverlusten im Zusammenhang mit dem Anbieter einzurichten, damit gegebenenfalls Korrekturmaßnahmen hinsichtlich der Leistung des Anbieters ergriffen werden können.

Hier ist eine schrittweise Aufschlüsselung des Lieferantenüberwachungsprozesses:

• Erstellen Sie einen Überwachungs- und Prüfplan auf der Grundlage der inhärenten Risikobewertung.

• Führen Sie jährlich eine erneute Risikobewertung durch, um neue oder aufkommende Gefahren zu entdecken oder um zu bestätigen, dass sich nichts geändert hat.

• Entwickeln Sie ein System zur Nachverfolgung von SLAs.

• Berichten Sie regelmäßig über Lieferantenrisiken an die Geschäftsleitung und den Aufsichtsrat.

• Behalten Sie wichtige Termine im Blick, wie z. B. Kündigungsfristen für Vertragsverlängerungen und -ausläufe.

3. Offboarding

Sollte es aufgrund von Nichteinhaltung von Vorschriften oder aus anderen Gründen notwendig werden, die Geschäftsbeziehung zu einem bestimmten Lieferanten zu beenden, ist es unerlässlich, einen Plan für dessen Ersatz zu haben. 

Das Verständnis der Lebenszyklen des Drittanbieter-Risikomanagements in Ihrem Unternehmen ist entscheidend für die Identifizierung und Minderung von Lieferantenrisiken. 

Des Weiteren herrscht der weitverbreitete Irrglaube, dass das Risikomanagement von Drittparteien eine jährliche Risikobewertung oder ein Sanierungsprogramm sei. Im Folgenden werden die konkreten Prozesse bei der Beendigung des Vertrags beschrieben:

• Vertragsbeendigung – Dies ist die formelle Mitteilung an den Anbieter, dass der Vertrag nicht verlängert wird. Auch wenn Sie den Anbieter lange vor Vertragsablauf über die Kündigung informieren, wird die Zusammenarbeit erst zum vertraglich vereinbarten Datum offiziell beendet.

• Umsetzung des Ausstiegsplans – Der Ausstiegsplan sollte die jeweiligen Rollen, Pflichten und Aufgaben beider Parteien für einen sicheren und reibungslosen Ausstieg aus der Geschäftsbeziehung festlegen. Die Rückgabe oder Vernichtung sensibler Daten ist ein Beispiel für die Sperrung des Zugriffs von Anbietern auf Daten, Netzwerke, Systemanwendungen und physische Einrichtungen.

• Abschluss des TPRM-Prozesses – Nach Abschluss des Ausstiegsplans sind möglicherweise noch einige letzte Schritte erforderlich, wie die Bezahlung der Schlussrechnungen, die Aktualisierung des Lieferantenstatus in allen Systemen und die Archivierung relevanter Lieferantenunterlagen.

Wie richtet man einen Lieferantenrisikomanagementprozess ein?

1. Um ein funktionierendes Rahmenwerk für das Drittanbieter-Risikomanagement zu entwickeln, müssen Sie einheitliche Standards für alle Anbieter anwenden, die auf die Art der von ihnen angebotenen Produkte und Dienstleistungen zugeschnitten sind. Einrichtung eines Anbieters Risikomanagement-Prozess erfordert von Ihnen:

• Alle Schwierigkeiten erkennen und auflisten. Beispielsweise sollten Sie die Einstellungen Ihres Cloud-Anbieters überprüfen, sich vergewissern, dass der Anbieter Sie über Datenschutzverletzungen informiert, einen Datenschutzbeauftragten benennen, die Einwilligung der Nutzer einholen, bevor deren Daten verarbeitet werden, und Daten zum Schutz der Privatsphäre anonymisieren.
• Stellen Sie sicher, dass die gesamte Organisation mitzieht; wenn Ihre Lieferantenmanagementstruktur nicht vollständig eingehalten wird, ist sie nicht so effektiv, wie sie sein könnte.
• Beschreiben Sie, wie und wann die Überwachung erfolgt, wie Überprüfungen und Feedback durchgeführt werden und wie Risiken erkannt und reduziert werden.

2. Ein ideales Rahmenwerk für das Lieferantenrisikomanagement sollte den gesamten Lebenszyklus des Lieferantenrisikomanagements optimieren, von der Beschaffung und Auswahl des Lieferanten über die Vertragsverhandlungen mit dem Lieferanten und den Aufbau der Geschäftsbeziehung bis hin zur kontinuierlichen Überwachung. 

3. Ein großer Teil des Lieferantenrisikomanagements (VRM) geht Hand in Hand mit Compliance. Sprinto ist eine Lösung zur Automatisierung von Compliance-Prozessen, die Sie auch beim Lieferantenrisikomanagement unterstützt, indem sie Kontrollen in der Compliance-Vorbereitung überwacht, die eng mit dem Lieferantenrisikomanagement verknüpft sind. 

Reifegrad des Lieferantenrisikomanagements

Ein Reifegradmodell für das Lieferantenrisikomanagement (VRMMM) ist eine umfassende Methodik zur Bewertung des Reifegrads von Programmen zum Management von Drittparteirisiken, einschließlich Kontrollen für Datensicherheit, Cybersicherheit und Informationstechnologie. Die Reifegradbewertung ist am aussagekräftigsten, wenn sie anhand eines dokumentierten Modells angewendet wird. Rahmenwerk für das LieferantenrisikomanagementDa das Framework den kanonischen Kontrollsatz bereitstellt, kann das Reifegradmodell das Programm anhand dieses Satzes bewerten, anstatt jeden Bereich isoliert zu betrachten.

Ein Reifegradmodell für das Lieferantenrisikomanagement umfasst sechs Stufen:

1. Startup oder kein Risikomanagement für Drittanbieter: Organisationen, die sich noch in der Gründungsphase befinden oder die derzeit kein Lieferantenrisikomanagement betreiben.

2. Ad-hoc-Maßnahmen und erste VisionEs werden Ad-hoc-Aktivitäten im Bereich des Drittparteienrisikomanagements durchgeführt, wobei die optimale Strukturierung dieser Aktivitäten berücksichtigt wird.

3. Roadmap und Ad-hoc-Aktivitäten genehmigt: Das Management hat grünes Licht für eine Strategie zur Organisation der Maßnahmen gegeben, um die vollständige Umsetzung zu erreichen.

4. Festgelegt und definiert: Organisationen mit vollständig operationalisierten Risikomanagementprozessen, die zwar Messungen und Durchsetzungsmaßnahmen erfordern, aber bereits vollständig definiert, genehmigt und geschaffen wurden.

5. Voll funktionsfähig und implementiert: Organisationen mit vollständig operationalisierten VRM-Praktiken und Compliance-Kontrollen, wie z. B. Berichterstattung und unabhängige Überprüfung.

6. Kontinuierliche Weiterentwicklung: Organisationen, die operative Exzellenz anstreben und ein umfassendes Verständnis von Best-in-Class-Leistungsstandards besitzen sowie wissen, wie man Programmanpassungen vornimmt, um die Abläufe kontinuierlich zu verbessern.

Der ideale Weg, Lieferantenrisiken zu managen, und wo Verbesserungspotenzial besteht, hängt davon ab, wie ausgereift Ihr Unternehmen Lieferantenrisiken handhabt. Software für das Management von Drittanbieterrisiken Beschleunigt typischerweise den Reifegradfortschritt durch die Zentralisierung von Lieferantenbeständen, die Automatisierung wiederkehrender Risikobewertungen und die Bereitstellung der Kennzahlen, die erforderlich sind, um der internen Revision und der Geschäftsleitung die Programmeffektivität nachzuweisen.

Sprintos Sicht auf das Lieferantenrisikomanagement

Es ist mittlerweile unbestreitbar, dass VRM ein entscheidender Bestandteil der Cybersicherheit und eines reibungslosen Geschäftsbetriebs ist. Unabhängig von der Unternehmensgröße kann die Bedeutung des sicheren Umgangs mit Kundendaten nicht hoch genug eingeschätzt werden. 

Sprint Sprinto ist eine Compliance-Automatisierungslösung, die Sie beim Lieferantenrisikomanagement unterstützt und Ihnen hilft, die wichtigsten Compliance-Rahmenwerke weltweit einzuhalten. Sprinto bietet ein zentrales Dashboard, über das Sie alle Ihre Kontrollen an einem Ort abrufen können. Der größte Vorteil: Sie erreichen die Compliance innerhalb weniger Wochen, während Sie manuell Monate oder Jahre benötigen würden.

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Häufig gestellte Fragen