Wie man ein effektives Compliance-Programm aufbaut (Schritt für Schritt)

Compliance mag nicht immer oberste Priorität haben, ist aber in vielerlei Hinsicht wichtig. Ein solides Programm schützt nicht nur vor behördlichen Auflagen. Es verschafft Ihnen einen besseren Überblick über Ihre Geschäftsprozesse, hilft, Ineffizienzen frühzeitig zu erkennen und fördert eine operative Disziplin, die sich langfristig auszahlt.

Und wenn man sich die Zahlen ansieht, ist der Sachverhalt ziemlich eindeutig: Organisationen geben etwa 5.47 Millionen Dollar, um die Vorschriften einzuhaltenDoch wenn sie es nicht sind, entstehen ihnen Kosten in Höhe von fast 14.82 Millionen Dollar.

Wenn die Einhaltung von Vorschriften bisher vernachlässigt wurde, ist es vielleicht an der Zeit, sie wieder in den Vordergrund zu rücken. Es geht nicht nur darum, Strafen zu vermeiden, sondern auch darum, ein besseres Unternehmen zu führen.

Wir haben diesen ausführlichen Leitfaden erstellt, um Sie bei der Umsetzung Ihrer Compliance-Vorgaben zu unterstützen. Er behandelt die Definition eines Compliance-Programms, seine wichtigsten Elemente, die Schritte zum Aufbau eines solchen Programms und vieles mehr.

Tl; DR Ein Compliance-Programm legt interne Richtlinien fest, um Gesetze, Vorschriften und Normen einzuhalten und so kostspielige Bußgelder und Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden. Es fördert eine ethische Unternehmenskultur, identifiziert Risiken, setzt Regeln durch und schützt den Ruf des Unternehmens durch strukturierte Richtlinien und Schulungen. Zu den Schlüsselelementen gehören die Dokumentation der Richtlinien, die Rollenverteilung in der Führungsebene, Kommunikationskanäle, kontinuierliche Schulungen, Überwachung und Korrekturmaßnahmen bei Verstößen. Ein frühzeitiger Start verankert Compliance in der Unternehmenskultur, reduziert die Kosten von Verstößen und demonstriert Verlässlichkeit gegenüber Stakeholdern.

Was ist ein Compliance-Programm?

Ein Compliance-Programm ist ein Satz interner Richtlinien, Vorgaben und Verfahren eines Unternehmens zur Einhaltung geltender Gesetze und Normen. Bevor man ein solches Programm erstellt, muss man die folgenden Punkte verstehen: Unterschied zwischen Sicherheit und Compliance Hilft Teams dabei, zu vermeiden, dass sie ein Programm entwerfen, das zwar auf dem Papier die Aufsichtsbehörden zufriedenstellt, die tatsächliche Gefährdung von Daten aber unberücksichtigt lässt.

Je nach Art Ihres Geschäfts und den geografischen Einsatzgebieten muss Ihr Unternehmen bestimmte staatliche Regeln und Vorschriften einhalten. 

Ihr Compliance-Team entwickelt Programme, um geltende Regeln und Vorschriften zu erfüllen. ISMS-Sensibilisierungsschulungsprogramm ist eines der erforderlichen Programme für Organisationen, die eine ISO 27001-Zertifizierung anstreben, und befasst sich direkt mit der Kompetenz der Belegschaft und der Sicherheitskultur, wie in Abschnitt A.7.2.2 vorgeschrieben.

Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise im US-amerikanischen Gesundheitswesen tätig ist, müssen Sie den Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) einhalten. Ihr Compliance-Team wird ein entsprechendes Programm entwickeln, um die Einhaltung der Vorschriften in Ihrem Unternehmen sicherzustellen. entspricht den HIPAA-Bestimmungen..  

Die Aufgaben eines Compliance-Programms umfassen unter anderem: 

• Förderung einer verantwortungsvollen und ethischen Organisationskultur
• Identifizieren Sie Compliance-Risiken und setzen Sie Korrekturmaßnahmen um.
• Beachten Sie die geltenden Regeln, Vorschriften und Normen.
• Rechtsverstöße und Fehlverhalten von Mitarbeitern des Unternehmens verhindern.

Die Implementierung eines Compliance-Programms bietet zahlreiche Vorteile. Es hilft Ihnen, Ihren Kunden, Lieferanten, Partnern und anderen Interessengruppen zu zeigen, dass Sie in Governance, Risikomanagement und Compliance investieren.  

Ein Compliance-Programm hilft Mitarbeitern, den Verhaltenskodex einzuhalten und Fehlverhalten zu vermeiden. Es etabliert außerdem ein System zur Lösung von Problemen und zur Verhinderung von Skandalen und schützt so den Ruf Ihrer Marke.

Wann ist der beste Zeitpunkt, um ein Compliance-Programm zu starten?

Der beste Zeitpunkt für den Start eines Compliance-Programms ist, wenn Sie Ihre Unternehmensstruktur aufbauen.

Unternehmen in stark regulierten Branchen wie dem Gesundheitswesen, dem Versicherungswesen oder der öffentlichen Auftragsvergabe müssen von Anfang an strenge Regeln befolgen. Auch wenn das Gesetz nicht immer ein formelles Compliance-Programm vorschreibt, ist ein solches häufig unerlässlich, um rechtliche, regulatorische oder vertragliche Verpflichtungen zu erfüllen.

Auch wenn Ihr Unternehmen in einem weniger regulierten Sektor tätig ist, bietet die frühzeitige Einführung eines Compliance-Programms zahlreiche Vorteile, wie zum Beispiel: 

• Die Einhaltung von Vorschriften in die Unternehmenskultur und den täglichen Betrieb integrieren
• Dadurch werden die hohen Kosten für die Behebung langjähriger Verstöße vermieden.
• Reduzierung von Störungen durch Verstöße gegen die Compliance-Vorschriften
• Zuverlässigkeit gegenüber Kunden und Partnern beweisen

Das heißt aber nicht, dass Sie mit der Implementierung eines Compliance-Programms warten sollten, bis Sie neue Märkte erschließen, neue Produkte auf den Markt bringen, mehr Mitarbeiter einstellen oder sensible Daten verarbeiten. 

Je früher desto besser. 

Doch was sind die Schlüsselelemente eines effektiven Compliance-Programms? Wir werden sie im nächsten Abschnitt besprechen.

Schlüsselelemente, die eine entscheidende Rolle in Ihrem Compliance-Programm spielen

Nicht alle Compliance-Programme sind gleich, aber alle erfolgreichen Programme weisen die folgenden Elemente auf. 

1. Richtlinien und Standarddokumentation

Schriftliche Richtlinien, Verfahren und Verhaltensstandards spielen eine entscheidende Rolle für den Erfolg eines Compliance-Programms. Diese Dokumente bekräftigen das Bekenntnis eines Unternehmens zur Compliance und dienen als Leitfaden für das Verhalten der Mitarbeiter. 

Ein effektives Compliance-Programm verfügt über eine umfassende Richtlinien- und Standarddokumentation, die sich auf wichtige Bereiche konzentriert, wie zum Beispiel: 

• Branchenspezifische Anforderungen 
• Interessenkonflikt 
• Ethik
• Datenschutz 
• Antikorruption 

Alle Richtlinien und Verfahren sollten an einem zentralen Ort gespeichert werden, damit jeder problemlos darauf zugreifen kann. 

Da sich Regeln, Vorschriften und Gesetze ständig ändern, aktualisieren Organisationen regelmäßig ihre Richtlinien und Standarddokumente, um den Änderungen Rechnung zu tragen. 

Sie befolgen außerdem einen standardisierten Überprüfungsprozess, um sicherzustellen, dass die Richtlinien und Vorschriften konsistent sind und den aktuellen Compliance-Anforderungen entsprechen. 

2. Rollen- und Verantwortungszuweisung

Kann ein Schiff ohne Kapitän und Besatzung durch unruhige Gewässer navigieren? Nein, das kann es nicht. Dasselbe gilt für ein Compliance-Programm. 

Es ist daher nicht verwunderlich, dass alle effektiven Compliance-Programme über eine klare Führungsstruktur mit designierter Führung und klar definierten Rollen verfügen.

Organisationen mit erfolgreichen Compliance-Programmen ernennen Compliance-Beauftragte, die über ausreichende Befugnisse, Ressourcen und Budgetzuweisungen verfügen, um die notwendigen Entscheidungen treffen zu können.

Compliance-Beauftragte können je nach Größe ihrer Organisation auch Mitarbeiter einstellen, um Compliance-Teams aufzubauen, oder sie können auch alleine arbeiten. 

Idealerweise berichten die Compliance-Beauftragten direkt an die Geschäftsleitung oder den Aufsichtsrat, um Transparenz und Unabhängigkeit zu gewährleisten.  

3. Einrichtung eines Kommunikationskanals

Jedes Compliance-Programm wird scheitern, wenn die Kommunikationswege unklar sind. Es wird Chaos herrschen. Beispielsweise wissen die Mitarbeiter nicht, wie sie Fehlverhalten oder Verstöße melden sollen.

Erfolgreiche Compliance-Programme verfügen daher über mehrere Kommunikationskanäle, über die Mitarbeiter potenzielle Compliance-Verstöße melden können. Zwar melden Mitarbeiter die Verstöße ihren direkten Vorgesetzten, doch sind häufig alternative Mechanismen vorhanden. 

Diese Programme gewährleisten, dass alle Kommunikations-Hotlines Anonymität und Vertraulichkeit bieten. 

Organisationen fördern außerdem Richtlinien zum Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen, damit sich die Mitarbeiter bei der Meldung von Compliance-Verstößen sicher fühlen.   

4. Laufende Weiterbildungsangebote

Schulungen sind erforderlich, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter und alle relevanten Interessengruppen ihre Compliance-Pflichten und die Folgen der Nichteinhaltung verstehen. 

Allerdings bieten alle soliden Compliance-Programme auch fortlaufende Schulungs- und Weiterbildungsprogramme an.

Eine Schulung zu Compliance-Programmen konzentriert sich häufig auf Folgendes:

• Unternehmensrichtlinien und Verhaltenskodex 
• Anwendbare Gesetze und Vorschriften 
• Meldeverfahren
• Rechte und Pflichten der Arbeitnehmer 
• Folgen der Nichteinhaltung 

Die fortlaufende Weiterbildung umfasst die Kommunikation neuer Richtlinien oder Änderungen geltender Regeln und Vorschriften. 

Alle erfolgreichen Trainingsprogramme beinhalten eine Aufgabenverfolgung, um eine 100%ige Abschlussquote innerhalb der vorgegebenen Zeiträume sicherzustellen. 

5. Einheitlichkeit der Regeldurchsetzung

Ohne gut kommunizierte und einheitliche Durchsetzungsstandards wäre jedes Compliance-Programm wirkungslos. 

Alle wirksamen Compliance-Programme kommunizieren disziplinarische Richtlinien an alle relevanten Interessengruppen. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder weiß, wie Verstöße geahndet werden. 

Darüber hinaus können Compliance-Programme Anreize bieten, die eine transparente, ethische und regelkonforme Kultur fördern. 

Und Verstöße werden Konsequenzen haben, unabhängig von der Position der betreffenden Person innerhalb der Organisation.

6. Überwachung der Compliance-Aktivitäten

Interne Überwachung und Prüfung sind notwendig, um die Wirksamkeit eines Compliance-Programms sicherzustellen. 

Es empfiehlt sich, sowohl simultane als auch retrospektive Überwachungssysteme einzusetzen. Dies hilft Ihnen, potenzielle Compliance-Probleme zu erkennen, bevor sie sich voll entfalten.

Die Überwachung von Compliance-Aktivitäten umfasst häufig Folgendes:

• Überprüfung, ob die Beteiligten die vorgeschriebenen Richtlinien, Verfahren und Standards eingehalten haben.
• Stärkere Fokussierung auf Bereiche mit einem höheren Risiko der Nichteinhaltung 
• Überwachungsberichte, Schulungsabschlüsse und Vorfalltrends 
• Protokollierung und Überprüfung von Beschwerden, Verstößen oder verdächtigen Aktivitäten 
• Bewertung der Wirksamkeit von Compliance-Richtlinien in der Praxis  

Alle wirksamen Compliance-Programme nutzen Risikoanalysen, um die Ressourcen auf die Bereiche mit dem höchsten Risiko zu konzentrieren. Sie beinhalten ein Verfahren zur Meldung von Ergebnissen unterhalb der Zielvorgaben an den Compliance-Ausschuss, um zeitnahe Korrekturmaßnahmen zu ermöglichen.

7. Umgang mit Verstößen und Korrekturmaßnahmen

Das letzte Element effektiver Compliance-Programme stellt sicher, dass Organisationen umgehend auf festgestellte Verstöße reagieren und Korrekturmaßnahmen ergreifen. 

Dies umfasst die Untersuchung, Dokumentation und Lösung von Compliance-Problemen mithilfe von Fachexperten. 

Die Compliance-Teams führen Ursachenanalysen durch, um Korrekturmaßnahmenpläne zur Reduzierung oder Beseitigung von Compliance-Verstößen zu entwickeln.  

Diese Elemente von Compliance-Programmen wirken synergistisch zusammen. Und sie verwandeln Compliance von einer bloßen Checklistenübung in einen grundlegenden Aspekt der organisatorischen Entscheidungsfindung und des Verhaltens.

Nachdem Sie nun die wichtigsten Elemente von Compliance-Programmen kennengelernt haben, erklärt der folgende Abschnitt eine Checkliste zum Aufbau des Compliance-Programms Ihres Unternehmens.

Checkliste zum Aufbau eines effektiven Compliance-Programms

Der Aufbau eines effektiven Compliance-Programms ist einfacher als Sie denken. Wir haben den Prozess in die folgenden acht einfachen Schritte unterteilt. 

1. Schätzen Sie Ihre Risiken ein. 

Die Risikobewertung ist der erste Schritt zum Aufbau eines erfolgreichen Compliance-Programms. Sie hilft Ihnen, das Risikoprofil Ihres Unternehmens zu verstehen. 

Ihr Risikoprofil repräsentiert die individuellen Risiken, denen Ihr Unternehmen je nach Branche, geografischem Tätigkeitsbereich und Mitarbeiterzahl ausgesetzt sein kann.

Der Risikobewertungsprozess umfasst häufig Folgendes:

• Identifizierung von Gesetzen, Richtlinien und Bereichen, in denen Verstöße auftreten könnten
• Analysieren Sie, wie sich die identifizierten Risiken (jedes einzelne) auf Ihr Unternehmen auswirken können.
• Abschätzen, wie wahrscheinlich das Eintreten jedes Risikos ist
• Risikobewertung nach ihrer Auswirkung und Wahrscheinlichkeit 
• Alle Risiken klar dokumentieren 

Ihr Risikoprofil kann sich ändern, wenn sich staatliche Regeln, Vorschriften und Gesetze ändern. 

Daher sollten Sie Ihre Risikobewertung regelmäßig aktualisieren, um diese Änderungen zu berücksichtigen.  

2. Führung und Aufsicht einrichten

Ihr Compliance-Programm benötigt eine starke Führung und klare Verantwortlichkeiten, um erfolgreich zu sein. Ohne diese verliert es die Richtung und verfehlt seine Wirkung.

Üblicherweise ist der Vorstand für die Überwachung der Umsetzung und Wirksamkeit des Compliance-Programms zuständig. 

Außerdem wird Ihnen ein Compliance-Manager zur Seite gestellt, der Compliance-Richtlinien entwickelt, Aktivitäten überwacht und auf Verstöße reagiert. 

Die oberste Führungsebene Ihres Unternehmens muss ihre Verantwortung für die Schaffung und Aufrechterhaltung einer auf Compliance ausgerichteten Kultur verstehen und wahrnehmen. 

Mit der richtigen Aufsicht erhält Ihr Programm die Aufmerksamkeit, Autorität und Unterstützung, die es benötigt, um im gesamten Unternehmen erfolgreich zu sein.

3. Richtlinien und Verfahren erstellen

Richtlinien und Verfahren sind ein Eckpfeiler eines guten Compliance-Programms. Sie dienen als Leitfaden für das Verhalten der Mitarbeiter und die Compliance-Erwartungen des Unternehmens. 

Ihr Compliance-Beauftragter wird die geltenden Regeln, Vorschriften und Gesetze prüfen und anschließend Richtlinien und Verfahren zur Einhaltung dieser Vorschriften entwerfen. 

Hier einige Tipps für den Einstieg: 

• Erstellen Sie einen Verhaltenskodex, der die Werte und ethischen Erwartungen Ihres Unternehmens klar formuliert.
• Erstellen Sie eine umfassende, zentrale Plattform für Richtlinien und Verfahren, die alle relevanten Compliance-Bereiche und -Vorschriften abdeckt.
• Standardarbeitsanweisungen (SOPs) für gängige Compliance-Szenarien und Entscheidungsprozesse erstellen
• Implementieren Sie Prozesse zur Mitarbeiterbestätigung mit einem Mechanismus zur Nachverfolgung der Richtlinienakzeptanz.

Sie sollten außerdem Vorkehrungen treffen, um Ihre Richtlinien und Verfahren regelmäßig zu aktualisieren und sicherzustellen, dass sie den aktuellen Vorschriften und Geschäftspraktiken entsprechen.

4. Abstimmung mit den HR-Praktiken sicherstellen   

Erfolgreiche Compliance-Programme sind stets auf die HR-Praktiken abgestimmt. Können Sie sich vorstellen, welches Schicksal ein Compliance-Programm in einem Unternehmen ereilt, das seine Mitarbeiter nicht danach beurteilt, ob sie ethische oder Compliance-Verantwortlichkeiten einhalten?

Daher sollte Ihr HR-Team den Rat des Compliance-Teams zu Einstellungs-, Beförderungs- und Leistungsbeurteilungsrichtlinien einholen. 

Hier einige Tipps zur Abstimmung Ihres Compliance-Programms mit den HR-Praktiken: 

• Nutzen Sie Hintergrundüberprüfungen bei der Einstellung, Beförderung und dem Onboarding von Drittanbietern, um früheres Fehlverhalten oder ethische Warnsignale aufzudecken.
• Identifizieren Sie Positionen mit hoher Verantwortung oder hohem Risiko und stellen Sie sicher, dass die Kandidaten höhere ethische und rechtliche Standards erfüllen.
• Integrität und bisheriges Verhalten sollten Kernkriterien für interne Beförderungen sein, insbesondere in Führungspositionen.

Eine positive Beziehung zwischen Compliance-Teams und der Personalabteilung schafft eine starke Compliance-Kultur in Ihrem Unternehmen. 

5. Fokus auf klare Kommunikation und Schulung 

Sie sollten einen Kommunikationsplan und ein Schulungsprogramm erstellen, um den Mitarbeitern das Compliance-Programm zu erläutern und sie hinsichtlich der Richtlinien, für deren Kenntnis sie verantwortlich sind, zu prüfen.

Ihre Mitarbeiter sollten wissen, wo sie Compliance-Richtlinien finden oder wie sie einen Verstoß oder ein Fehlverhalten melden können. 

Die Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen innerhalb der Organisation kann dazu beitragen, den besten Kommunikationsplan für alle Mitarbeiter, die Führungsebene und andere relevante Interessengruppen zu ermitteln.

Sie sollten außerdem sicherstellen, dass Ihre Stakeholder zu relevanten Compliance-Risiken geschult werden. Die Schulungsprogramme sollten verschiedene Formate umfassen, wie z. B. Präsenzveranstaltungen, Newsletter, Online-Kurse usw. 

Erfolgreiche Compliance-Pläne beinhalten einen mehrjährigen Schulungsplan. Sie konzentrieren sich darauf, Schulungen anzubieten, die auf die Rollen der Beteiligten zugeschnitten sind. 

6. Berichterstattung und Reaktion

Ihr Compliance-Programm wird scheitern, wenn Mitarbeiter fürchten, für die Meldung von Verstößen bestraft zu werden.

Daher sollten Sie einen zuverlässigen Meldemechanismus implementieren, der sicherstellt, dass Mitarbeiter Verstöße oder Fehlverhalten schnell und sicher melden können, ohne Vergeltungsmaßnahmen befürchten zu müssen.

Effektive Compliance-Programme umfassen oft mehrere Meldeoptionen, wie z. B. eine Whistleblower-Hotline, E-Mail und ein webbasiertes System.

Sie müssen Richtlinien zum Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen implementieren, um Mitarbeiter zu ermutigen, Verstöße zu melden.

Um noch mehr Vertrauen aufzubauen, sollten anonyme Meldeoptionen mit starkem Vertraulichkeitsschutz angeboten werden.

7. Laufende Überwachung und Messung 

Sie können Ihr Compliance-Programm nicht verbessern, ohne es zu überwachen und zu messen. Nur so lässt sich seine Wirksamkeit beurteilen.

Ihre Aktivitäten zur Überwachung der Einhaltung der Vorschriften sollten Folgendes umfassen:

• Risikobasierte Überwachung mit Schwerpunkt auf Hochrisikogebieten
• Richtlinienverstöße dienen der Erfassung von Verstößen gegen Regeln, Verfahren oder den Verhaltenskodex.
• Berichtstätigkeiten zur Bewertung der Häufigkeit von Meldungen und deren Bearbeitung 
• Korrekturmaßnahmen zur Überprüfung, ob Probleme behoben wurden und Nachfassaktionen abgeschlossen sind
• Abschluss der Schulung, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten die Schulung abgeschlossen haben. 

Wenn Ihr Compliance-Programm auch Dritte umfasst, sollten Sie Lieferanten und Partner überwachen, um sicherzustellen, dass sie Ihre Standards einhalten.

Um die Effektivität Ihres Programms zu bewerten, können Sie Daten aus Bereichen wie Richtlinienmanagement, Schulungsprogrammmanagement, Vorfallmanagement und Drittparteienrisikomanagement beziehen. Diese Quellen liefern Ihnen Kennzahlen zur Beurteilung der Effektivität Ihres Compliance-Programms. 

Wie Sie ein Compliance-Programm in Ihrem Unternehmen implementieren

Sie haben ein solides Compliance-Programm mit allen wichtigen Elementen entwickelt. Jetzt ist es an der Zeit, es in die Praxis umzusetzen.

Hier sind ein paar kurze Schritte, die Ihnen bei der Umsetzung helfen.

1. Die Zustimmung und Unterstützung der Führungsebene gewinnen. 

Das Engagement der Führungsebene für Ihr Compliance-Programm gibt den Ton für die gesamte Organisation an. 

Wenn die Führungskräfte die Einhaltung von Vorschriften sichtbar unterstützen und ihr Priorität einräumen, werden die Mitarbeiter verstehen, dass die Einhaltung der Compliance-Richtlinien und -Verfahren nicht verhandelbar ist. 

Der erste Schritt bei der Implementierung eines Compliance-Programms ist die Gewinnung der Unterstützung der Führungsebene. Ihre Compliance-Abteilung muss eng mit den Führungskräften zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass diese ihre Rolle bei der Förderung von Compliance-Programmen und der Vorbildfunktion in Bezug auf ethisches Verhalten verstehen.

2. Richtlinien und Verfahren zugänglich machen 

Ganz gleich, wie gut Ihre Compliance-Richtlinien und -Verfahren sind, sie werden nicht die gewünschten Ergebnisse erzielen, wenn sie nicht leicht zugänglich sind. 

Der nächste Schritt bei der Implementierung eines Compliance-Programms besteht also darin, sicherzustellen, dass Richtlinien und Verfahren für die Mitarbeiter leicht zugänglich sind. 

Prüfen Sie, ob es Überschneidungen zwischen den Anforderungen gibt, wenn Ihre Organisation mehrere Compliance-Standards erfüllen muss.

Anstatt für jeden einzelnen Bereich separate Richtlinien zu erstellen, sollte man einen einzigen Leitfaden entwickeln, der alle relevanten Compliance-Anforderungen abdeckt.

3. Schulung und Weiterbildung durchführen 

Nachdem Sie nun Richtlinien und Verfahren eingeführt haben, planen Sie, Mitarbeiter und relevante Interessengruppen hinsichtlich der Compliance-Anforderungen, Richtlinien und Verfahren zu schulen und weiterzubilden. 

Hier einige Hinweise für Compliance-Schulungen:

• Setzen Sie klare Fristen, innerhalb derer die Mitarbeiter die einzelnen Richtlinien und Verfahren lesen und bestätigen müssen.
• Stellen Sie sicher, dass alle neuen Mitarbeiter innerhalb der ersten Monate eine Compliance-Schulung absolvieren.
• Halten Sie jährliche oder vierteljährliche Treffen ab, um über Aktualisierungen zu informieren und Bedenken hinsichtlich des Compliance-Programms zu besprechen.
• Nutzen Sie interaktive Workshops, Online-Kurse und Fallstudien, um die Wirkung der Schulungen zu steigern.

Sie sollten die Schulungen regelmäßig und ansprechend gestalten, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die Compliance-Regeln verstehen und befolgen.

Außerdem sollten Sie Ihre Schulungsprogramme an die jeweiligen Rollen und Erfahrungsstufen anpassen. Mitarbeiter in risikoreichen Positionen sollten eine umfassende Schulung erhalten. 

4. Ein Überwachungs-, Prüf- und Berichtssystem einrichten

Sie haben Ihre Mitarbeiter und Stakeholder in Bezug auf Compliance-Richtlinien und -Verfahren geschult. Ihr Compliance-Plan ist somit nun in Kraft. 

Der nächste Schritt besteht darin, ein Überwachungs-, Prüfungs- und Berichtssystem einzurichten, damit Sie die Effektivität Ihres Compliance-Programms bewerten können.

Hier sind einige Tipps, die Ihnen weiterhelfen sollen: 

• Richten Sie ein System ein, um regelmäßig zu überprüfen, ob Ihr Compliance-Programm funktioniert.
• Nutzen Sie sowohl interne Überprüfungen als auch externe Audits, um Lücken oder Risiken aufzudecken.
• Sammeln und speichern Sie Nachweise über Compliance-Aktivitäten und -Probleme.
• Schaffen Sie sichere, anonyme Möglichkeiten für Mitarbeiter, Probleme zu melden
• Stellen Sie sicher, dass sich die Mitarbeiter ohne Angst vor Bestrafung äußern können.

5. Standards durchsetzen 

Nachdem Ihre Organisation nun ein vollständig implementiertes Compliance-Programm eingeführt hat, ist es an der Zeit, die Standards durchzusetzen, um sicherzustellen, dass sich jeder ethisch korrekt verhält und die Compliance-Regeln einhält.

Erstellen Sie einen Plan zur zeitnahen Durchsetzung der Standards. Ein Compliance-Programm ist nur dann wirksam, wenn Verstöße disziplinarische Maßnahmen nach sich ziehen. 

Daher müssen Sie Disziplinarmaßnahmen festlegen und diese allen Beteiligten erläutern. 

Achten Sie außerdem darauf, die Standards konsequent und fair durchzusetzen, um zu zeigen, dass alle Verstöße geahndet werden, unabhängig von der Position des Mitarbeiters.

Wenn Sie Verstöße feststellen, ergreifen Sie umgehend und konsequent Maßnahmen, um das Problem zu beheben. Nutzen Sie diese Vorfälle als Lernmöglichkeit, um Ihr Compliance-Programm zu verbessern und ähnliche Probleme in Zukunft zu vermeiden.

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Sprinto ist ein leistungsstarkes Tool zur Überwachung der Einhaltung von Vorschriften, das Unternehmen bei der Erfüllung verschiedener Compliance-Anforderungen unterstützt. Es bietet Frameworks für führende Regulierungsbehörden wie SOC2, ISO, NIST, DSGVO, HIPAA und weitere. 

Mithilfe dieser Frameworks können Sie Risiken verschiedenen Compliance-Kontrollen zuordnen. Die vollautomatisierte Plattform überwacht Ihre Kontrollen kontinuierlich und benachrichtigt Sie bei jedem Risiko.  

Beispielsweise muss Ihre Organisation die HIPAA-Bestimmungen einhalten. Sprinto unterstützt Sie nach der Integration dabei:

• Führen Sie eine Sicherheits- und Datenschutzbewertung durch.
• HIPAA-konforme Richtlinien und Verfahren erstellen
• Einführungsschulung für relevante Mitarbeitergruppen
• Implementieren Sie die richtigen Datenschutz- und Sicherheitsmaßnahmen.
• Automatische Überwachung auf Verstöße
• Nachweise zur Einhaltung der Vorschriften für das Zertifizierungsaudit erfassen

Die kontinuierliche Compliance-Überwachung unterstützt Sie dabei, Ihre Compliance zu verfolgen, Nachweise zu sammeln und das ganze Jahr über Korrekturmaßnahmen einzuleiten. Durch die Automatisierung von 90 % der Compliance-Aufgaben sparen Sie Zeit und Ressourcen. 

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Häufig gestellte Fragen: 

Wie trägt ein Compliance-Programm zur Risikominderung bei?

Bei der Implementierung eines Compliance-Programms führen Sie Risikobewertungen durch, um die Risiken Ihres Unternehmens im Zusammenhang mit der betreffenden Compliance zu verstehen. Anschließend erstellen Sie Richtlinien und Verfahren, um diese Risiken zu bewältigen. 

Compliance-Tools wie Sprinto bieten eine kontinuierliche Compliance-Überwachung, sodass Sie diese entscheidende Transparenz stets im Blick haben.

Welche Branchen benötigen formale Compliance-Programme?

Branchen, die mit sensiblen Daten, Geldern oder der öffentlichen Sicherheit arbeiten, benötigen formale Compliance-Programme. Dazu gehören unter anderem das Gesundheitswesen, das Finanz- und Bankwesen, die Pharmaindustrie, die Energie- und Versorgungswirtschaft sowie die Technologiebranche. 

Was sind die besten Vorgehensweisen für Compliance-Schulungen?

Zu den besten Vorgehensweisen bei Compliance-Schulungen gehören die Verwendung einer einfachen, klaren Sprache mit Beispielen aus der Praxis, die Anpassung des Schulungsmaterials an die jeweilige Funktion und das Risikoniveau des Mitarbeiters, die regelmäßige Aktualisierung des Schulungsmaterials, um den jüngsten Änderungen Rechnung zu tragen, und die Überprüfung der Teilnahme und des Verständnisses mithilfe von Quizfragen.

Wie überwacht man ein Compliance-Programm?

Ihre Organisation muss regelmäßig Audits durchführen, um ihr Compliance-Programm zu überwachen. Sie sollten außerdem ein System einrichten, um die Wirksamkeit des Programms zu überprüfen. 

Mit einem Compliance-Tool wie Sprinto, das die Einhaltung von Vorschriften verfolgt, Beweise sammelt und Korrekturmaßnahmen rund um die Uhr und das ganze Jahr über auslöst, können Sie Ihr Compliance-Programm heute ganz einfach überwachen.