Die Beweissammlung erfordert die Pflege dutzender Tabellenkalkulationen, flexible Fristen, fehlende Daten, die Datenbeschaffung aus isolierten Systemen, die Verwaltung von Checklisten, den Einsatz von Tools und zahlreiche Rückfragen bei den Prüfern. Das kann chaotisch werden und die Produktivität erheblich beeinträchtigen. Alles gleichzeitig zu bewältigen, mag zunächst machbar erscheinen, bis man einen Fehler macht und das Projekt im Chaos versinkt.
Automatisierte Software zur Beweissicherung hilft Ihnen, einen reibungslosen und effizienten Ablauf aller Schritte der Beweissicherung zu gewährleisten. Dieser Artikel erläutert die Vorteile der Automatisierung und zeigt, wie ein Tool wie Sprinto zu reibungslosen Audits beiträgt.
Was ist automatisierte Beweissicherung?
Die automatisierte Nachweiserfassung ist der Prozess des Sammelns, Dokumentierens und Organisierens von Nachweisen für die Einhaltung eines oder mehrerer regulatorischer Rahmenbedingungen. Zu den Nachweisen gehören Daten wie Systemkonfigurationen, Korrekturmaßnahmen, implementierte Kontrollen, Risikobewertungen, Screenshots, Richtlinien und Schulungsabschlusszertifikate.
Warum sollte man den Prozess der Beweiserhebung automatisieren?
Es gibt drei Möglichkeiten, Beweise zu sammeln. Die erste ist die halbmanuelle Erfassung durch interne IT-Sicherheitsteams mithilfe von Tools wie Taschenrechnern und Tabellenkalkulationen. Die zweite Methode beinhaltet die Beauftragung externer Wirtschaftsprüfer, die den gesamten Prozess überwachen. Die dritte und letzte Methode ist die vollautomatisierte Erfassung mithilfe eines Tools wie … Sprint.
Hier erfahren Sie, warum ein vollautomatisiertes Tool mehr Vorteile bietet als die beiden anderen Optionen.
Schneller
Die Vorbereitung eines Audits kann Monate dauern und sich je nach Komplexität Ihrer Infrastruktur, Mitarbeiterzahl und Anzahl der Frameworks auf bis zu ein Jahr ausdehnen. Das Verpassen der Frist ist nicht ungewöhnlich, insbesondere wenn Sie zum ersten Mal an einem Audit teilnehmen.
Die Einhaltung der Fristen ist zwar in den meisten Fällen nicht notwendig, kann aber ein Ausschlusskriterium sein, wenn die Zertifizierung für den Abschluss neuer Verkaufsverträge unerlässlich ist oder eine staatliche Verordnung die Erfüllung bestimmter Kriterien innerhalb eines bestimmten Datums vorschreibt.
Durch die Automatisierung des gesamten Prozesses entfällt der Aufwand für manuelle Tests, die Beweiserhebung und deren Aufbereitung für die spätere Prüfung. Die Eliminierung der manuellen Arbeitsschritte reduziert die gesamte Prüfungsdauer von Monaten auf Wochen.
billigere
Die ersten beiden Methoden erfordern mehrere Schritte, um die Auditbereitschaft zu erreichen. Interne IT-Sicherheitsteams, die Audits durchführen, insbesondere zum ersten Mal, müssen Antivirenprogramme, Schwachstellenscanner und Schulungssysteme anschaffen. Zusammen mit den Beratungskosten ergibt sich so eine beträchtliche Rechnung.
Tools zur automatisierten Beweissicherung wie Sprinto vereinen all diese Funktionen in einem einzigen Dashboard. Dadurch wird sichergestellt, dass Compliance langfristig Kosten spart, anstatt eine Belastung darzustellen.
Richtigkeit
Menschen machen Fehler, Maschinen nicht. Da Audits eine lange Checkliste umfassen, ist es nicht ungewöhnlich, dass Teams Schwachstellen übersehen, was zu einem Vermerk im Audit führen kann. Wenn ein Termin eingehalten werden muss, dürfen keine wichtigen Nachweise übersehen werden, da dies die Zertifizierung verzögern kann.
Tools zur Beweisautomatisierung helfen Ihnen, einen korrekten und vollständigen Erfassungsprozess sicherzustellen. Tools wie Sprinto lassen sich in Cloud-Umgebungen integrieren, um die Umgebung in Echtzeit zu überwachen, damit Ihnen keine wichtigen Beweise entgehen.
Welche Art von Beweismitteln kann automatisch erfasst werden?
Bei Verwendung eines Tools zur Automatisierung der Compliance-Prüfung können diese Arten von Nachweisen automatisch erfasst werden:
- System-ScreenshotsErfasst und speichert Screenshots von Systemen, Dokumentkonfigurationen, Einstellungen oder Aktivitäten, die die Einhaltung von Vorschriften belegen. Dies umfasst geplante oder ereignisgesteuerte Aufnahmen basierend auf bestimmten Ereignissen oder Kriterien.
- Umgesetzte RichtlinienEs speichert digitale Versionen implementierter Richtlinien, verfolgt Versionen, Genehmigungsdaten und Änderungen. Es ruft Metadaten aus Richtlinienverwaltungssystemen ab, um darzustellen, wie und wann Richtlinien verabschiedet wurden.
- Nachweis über den Abschluss der Ausbildung: Integriert sich in Lernmanagementsysteme (LMS) oder HR-Plattformen, um automatisch Abschlusszertifikate, Anwesenheitslisten und Fortschrittsberichte für Mitarbeiterschulungen zu erfassen.
- KorrekturmaßnahmenDokumentiert Korrekturmaßnahmen durch die Verfolgung von Aufgaben in Projektmanagementsystemen oder durch direkte Eingaben von Compliance-Teams. Es kann die Art des Problems, die zu seiner Behebung ergriffenen Schritte und das Ergebnis erfassen und so eine lückenlose Nachverfolgbarkeit gewährleisten.
- RisikobewertungsberichteErfasst Risikobewertungsdaten und erstellt Berichte, die identifizierte Risiken, Bewertungsdaten, Minderungspläne und Risikoverantwortliche aufzeigen. Veranschaulicht Risiken, Kontrollmaßnahmen und die allgemeine Risikolage anhand umfassender Berichte.
- VorfallsgeschichteDie Software integriert sich in Incident-Management-Systeme, um historische Daten zu Sicherheitsvorfällen zu protokollieren und abzurufen, darunter Details zu den Vorfällen, Korrekturmaßnahmen und deren Lösungsstatus. Alle Vorfälle werden dokumentiert und sind somit jederzeit zur Überprüfung zugänglich.
- Wirksamkeit der KontrollenDaten zur Wirksamkeit der Kontrollen werden durch die Zusammenführung von Kennzahlen, Prüfungsergebnissen und Leistungsdaten aus verschiedenen Überwachungsinstrumenten erfasst. Die Zeitpläne und Ergebnisse der Kontrolltests werden verfolgt, um die kontinuierliche Überwachung und Verbesserung nachzuweisen.
Zentralisieren Sie Nachweise auf Prüferniveau: Nutzen Sie diese Vorlage für eine Nachweisdatenbank mit Implementierungsschritten.
Wie Sprinto Ihnen bei der Automatisierung der Nachweiserfassung für verschiedene Compliance-Frameworks hilft
Sprinto hilft Ihnen, den Aufwand für die Auditvorbereitung durch reaktionsschnelle Automatisierung um mindestens 90 Prozent zu reduzieren. Das Tool ermöglicht Ihren IT-Sicherheitsteams die Verwaltung der Kontrollimplementierung, der Beweissicherung und der Beweisstichprobenziehung. Die Plattform unterstützt Sie dabei:
Führen Sie ein aktuelles Anlagenverzeichnis.Das Tool integriert sich nahtlos in über 200 Anwendungen und Ressourcen Ihrer Cloud-Umgebung. So erstellen Sie ein Anlageninventar mit Codes, Mitarbeitern und Kontrollen. Die umfassende Übersicht des Anlageninventars hilft Ihnen, die notwendigen Kontrollen zur Erfüllung der Compliance-Kriterien zu ermitteln.
Implementieren Sie die richtigen Kontrollmechanismen.Die Richtlinien und Kontrollen werden automatisch den Compliance-Kriterien anhand der Anforderungen des jeweiligen Frameworks zugeordnet. So lässt sich die Wirksamkeit der Kontrollen verfolgen und der Status jeder einzelnen Kontrolle auf einem Dashboard überwachen. Sie können zeitgestempelte Nachweise erfassen, um eine lückenlose und vollständige Prüfspur zu gewährleisten.
Reaktionsschnelle AutomatisierungSprinto basiert auf hochreaktiven Integrationen und regelbasierten Workflows. Dadurch können IT-Sicherheitsteams Kontrollen besser aggregieren und zuverlässig testen. Darüber hinaus tragen benutzerdefinierte APIs dazu bei, den manuellen Eingriff auf ein vernachlässigbares Maß zu reduzieren.
Sammeln Sie Nachweise auf PrüferebeneImplementieren Sie ein beliebiges Sicherheitsframework Ihrer Wahl und erfassen Sie kontinuierlich, korrekt und umfassend Nachweise in Auditorqualität. Sprinto arbeitet effizient und ressourcenschonend und benötigt nur die minimal erforderlichen Konfigurationen, um Kontrollen zu bewerten und Nachweise zu erfassen.
Sammeln Sie Nachweise für mehrere Prüfungen.Planen, vorbereiten, starten und führen Sie mehrere Audits durch, ohne den laufenden Geschäftsbetrieb zu unterbrechen. Definieren Sie für jedes Framework, jeden Standort oder jede Geschäftseinheit einen Zeitraum, um Nachweise zu sammeln und die Kontrollen zu überwachen. Begrenzen Sie den Zugriff auf einzelne Audits für einen festgelegten Zeitraum und kommunizieren Sie mit Ihrem Auditor über ein zentrales Dashboard.
Häufig gestellte Fragen
Welche Techniken werden zur Beweiserhebung eingesetzt?
Gängige Methoden zur Erhebung von Nachweisen zur Einhaltung von Vorschriften sind die Durchführung von Inspektionen, die Beobachtung von Prozessen, die Befragung von Mitarbeitern, die Überprüfung von Aufzeichnungen und der Einsatz automatisierter Tools zur Beweiserfassung.
Welche Richtlinien gelten für die Erfassung von Nachweisen im Rahmen von Frameworks wie SOC 2 und ISO 27001?
Es gibt keine spezifischen Richtlinien für die Beweiserhebung im Rahmen von Sicherheitsrahmenwerken. Letztendlich richten sich die Vorgaben und Fristen der jeweiligen Aufsichtsbehörde.
Welche Tools eignen sich am besten für die automatische Erfassung von Compliance-Nachweisen?
Basierend auf Nutzerfeedback und Beliebtheit zählen Sprinto, Drata, Hyperproof, AuditBoard und OneTrust zu den führenden Tools für die Sammlung von Compliance-Nachweisen.
Autorin
Anwita
Anwita ist Cybersicherheits-Enthusiastin und erfahrene Bloggerin in einer Person. Ihre Leidenschaft für Cybersicherheit führte sie in die Welt der Compliance. Mit zahlreichen Cybersicherheitszertifizierungen im Gepäck hat sie es sich zum Ziel gesetzt, komplexe Sicherheitsthemen für alle Zielgruppen verständlich zu machen. Sie liest gern Sachbücher, hört Progressive Rock und sieht sich am Wochenende Sitcoms an.Gehen Sie über die Oberfläche hinaus und entdecken Sie die Erkenntnisse zu Governance, Risikomanagement und Compliance, die wirklich wichtig sind.
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